某辦公大廈告示欄設(shè)置使用管理程序
辦公大廈告示欄設(shè)置與使用管理程序
a.告示欄的設(shè)置
為了能將管理中心的各項(xiàng)工作安排及時(shí)通知客戶,為了加強(qiáng)管理中心與客戶之間的聯(lián)系與溝通,特此在公共區(qū)域設(shè)置告示欄,以方便客戶。
b.公告欄使用管理程序
1]前言
●公告欄的定義:管理中心設(shè)置在首層大堂明顯位置,用于張貼**國際中心物業(yè)管理中心針對(duì)**國際中心內(nèi)全體客戶之重要公告,及發(fā)布重要信息時(shí)使用的設(shè)施稱為公告欄。
●設(shè)置目的:**國際中心物業(yè)管理中心設(shè)置公告欄的目的是方便管理中心與客戶間的信息傳遞,使客戶能夠及時(shí)知曉管理中心發(fā)布的重要信息,方便客戶的日常辦公。
●批準(zhǔn)實(shí)施:由物業(yè)部統(tǒng)一安排,經(jīng)管理中心物業(yè)總經(jīng)理審核后批準(zhǔn)實(shí)施。
2]公告欄內(nèi)公告的張貼
●公告欄內(nèi)張貼的任何公告均須經(jīng)客服經(jīng)理批準(zhǔn)后方可張貼。
●除特殊原因外,所有公告均以a4紙(297mm×210mm)打印,每張公告在不與其他公告發(fā)生重疊時(shí),均以透明圖釘在距離紙張四角臨近兩邊各10mm處固定。
●張貼及撤換公告的工作由大物業(yè)助理負(fù)責(zé)。
●公告的張貼及撤換時(shí)間根據(jù)公告內(nèi)所載信息的生效時(shí)間確定,具體情況可參照以下2條處理:
如公告所載信息為不需要客戶提前做任何準(zhǔn)備工作,則張貼工作在公告時(shí)間生效前48小時(shí)(2天)完成。
如公告所載信息需要提前告之客戶做好準(zhǔn)備工作,需在所載信息生效前72小時(shí)(3天)將公告張貼在公告欄內(nèi)。
3]公告欄具體的張貼方式根據(jù)公告的多少來確定:
●1張公告時(shí),此公告張貼于公告欄的中心位置,即公告左邊距離公告欄左邊180mm,公告上邊距離公告欄280mm。
●當(dāng)有2張公告時(shí),2張公告上下排列,每張公告左邊距離公告欄左邊仍為180mm,上公告為生效日期早的公告,同時(shí)其上邊距離公告欄120mm,下公告為生效日期晚的公告。上公告下邊與下公告上邊距離為30mm。
●當(dāng)有3張公告時(shí),當(dāng)三張公告內(nèi)容相同,但文字分別以英文、中文、日文分別書寫時(shí),則公告欄左上角張貼英文公告,其左邊距離公告欄60mm,其上邊距離公告欄120mm;公告欄右上角張貼中文公告,其左邊距離英文公告右邊為30mm,其上邊距離公告欄同為120mm,英文公告正下方30mm張貼日文公告。如所張貼的三份公告的內(nèi)容不同,則左上角公告為生效日期最遠(yuǎn),右上角公告生效日期晚于左上角公告,左下角的公告為生效日期最近的公告。
●當(dāng)有4張公告時(shí),前三張的張貼位置同'c.';有3張公告時(shí),第四張公告張貼在第三張公告的正右方30mm處,且第四張公告的生效日期比其左側(cè)公告還近。
●當(dāng)有5張公告時(shí),左上角公告左邊距離公告欄左邊仍為60mm,其上邊距離公告欄上邊為10mm,右上角公告位于左上角公告正右方60mm處,第三張公告上邊壓在左上角第一份公告下邊重疊15mm處,第四張公告上邊壓在右上角第二份公告下邊重疊15mm處,第五張公告上邊壓在第三張公告下邊重疊15mm處,其日期及順序排列參照'c'及'd'。
●當(dāng)有6張公告時(shí),其前五張公告排列順序同上,第六張公告上邊壓在第四張公告下邊重疊15mm處。其日期及順序排列參照'c'及'd'。
●如兩張公告的生效日期相同時(shí),則已公告序號(hào)小的排在較早的位置上。
c.公告欄內(nèi)公告的撤消
1]公告的有效日期已到期時(shí),由物業(yè)助理于到期當(dāng)日20:00前,將到期的公告取下,并于次日交客服經(jīng)理確認(rèn)收回簽字。如有特殊情況未能按時(shí)撤消公告,大物業(yè)助理應(yīng)及時(shí)上報(bào),由客服經(jīng)理跟進(jìn)處理。
2]公告欄內(nèi)的到期公告被撤下后,如還有其他公告,撤下公告的人員需要按照本程序b項(xiàng)第5]條的規(guī)定對(duì)剩余的公告進(jìn)行重新排列。
3]所有撤消的公告由物業(yè)客服助理進(jìn)行存檔。
