- 目錄
第1篇 物業(yè)鑰匙管理控制程序
1.0 程序目的
加強鑰匙有序管理,有效控制鑰匙登記、領(lǐng)用、借用、配換手續(xù),增強管理處員工、業(yè)主和住戶安全意識。
2.0 適應(yīng)范圍
適用于管理處管轄樓宇、公共設(shè)施、設(shè)備房以及辦公場所的鑰匙管理。
3.0工作職責(zé)
3.1管理處客服中心負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)樓宇公共部分和未入伙的鑰匙管理。
3.2運行主管負(fù)責(zé)所管轄區(qū)域水、電、電梯、空調(diào)、消防設(shè)施鑰匙的管理。
4.0 程序內(nèi)容
5.1 鑰匙放置在帶鎖的鑰匙柜內(nèi),鑰匙柜鑰匙由專人控制使用。
5.2 開發(fā)建設(shè)單位移交鑰匙,均需在《鑰匙管理登記表》中記錄。
5.3 因工作需要增配或更換鑰匙,由部門負(fù)責(zé)人書面申請,經(jīng)管理處審批同意方可配制或更換,并在《鑰匙管理登記表》::上記錄。
5.4 借用鑰匙
5.4.1管理處其它部門人員因工作需要借用鑰匙,均需管理處經(jīng)理批準(zhǔn),借用水、電、消防等與設(shè)備相關(guān)的鑰匙需維修部領(lǐng)班同意,并認(rèn)真填寫《鑰匙借用登記表》后方可借用。
5.4.2業(yè)主借用天臺、未入伙單元的鑰匙,需管理處經(jīng)理同意后,派員陪同使用并在《鑰匙借用登記表》上登記。
5.4.3 有線電視臺、電話公司等小區(qū)外的單位工作人員因工作需要借用鑰匙均需提供工作證或其它有效證件的復(fù)印件,由維修領(lǐng)班同意,派員陪同使用并在《鑰匙借用登記表》上登記。
5.5 鑰匙不慎遺失,責(zé)任人立即向部門負(fù)責(zé)人口頭陳述遺失經(jīng)過,并通知保安部采取防范措施,部門負(fù)責(zé)人根據(jù)遺失鑰匙性質(zhì)決定是否配制或更換門鎖,其費用由遺失責(zé)任人承擔(dān),并在兩天內(nèi)寫一份書面遺失經(jīng)過交管理處簽閱存檔。
5.6 在使用中鎖匙被損壞,當(dāng)事人應(yīng)立即告知借出鑰匙部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)批準(zhǔn)予以維修或更換。
5.7 管理處交接班人員,要在交接班本上登記簽收鑰匙種類、數(shù)量的交接記錄。
6.0 支持性文件
6.1《鑰匙管理登記表》
6.2《鑰匙借用登記表》
第2篇 三級文件物業(yè)鑰匙管理作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)三級文件:鑰匙管理作業(yè)指導(dǎo)書
1、目的規(guī)范房屋鑰匙的管理,做到收、發(fā)鑰匙準(zhǔn)確、快速、無誤。
2、范圍適用于各管理處鑰匙的保管工作。
3、職責(zé)3.1鑰匙保管人員做好保管和定期檢查工作。
3. 2客戶服務(wù)部主管負(fù)責(zé)對鑰匙保管工作的監(jiān)察。
4、方法和過程控制
4.1所有接管房屋的鑰匙要由專人保管,存放于指定區(qū)域,鑰匙上標(biāo)識應(yīng)標(biāo)注清楚,以便查找。
4.2鑰匙保管人就經(jīng)常對鑰匙保管情況進行檢查,如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽破損或模糊不清者應(yīng)及時更新。
4.4業(yè)主領(lǐng)取/借用鑰匙,鑰匙保管人必須確認(rèn)身份,業(yè)主須在《鑰匙發(fā)放登記表》/《鑰匙借用申請表上》上簽字。
4.5其他人員如借用鑰匙,要認(rèn)真盤問鑰匙用途及歸還日期,并在《鑰匙借用登記表》上做好登記,施工維修人員的鑰匙借用應(yīng)該做到當(dāng)天借用當(dāng)天歸還,營銷部人員的鑰匙借用應(yīng)有營銷部部門主管的簽字。
4.6所有借出的鑰匙由鑰匙保管人員負(fù)責(zé)追回并及時在《鑰匙借用登記表》上講相關(guān)記錄填寫完善。
4.7鑰匙存放地點無關(guān)人員不得進入。
5、相關(guān)文件無
6、相關(guān)質(zhì)量記錄表單wy7.
5.4-k01-0 2 《鑰匙發(fā)放登記表》wy7.
5.4-k01-0 2 《鑰匙借用登記表》
第3篇 三級文件：物業(yè)鑰匙管理作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)三級文件:鑰匙管理作業(yè)指導(dǎo)書
1、目的
規(guī)范房屋鑰匙的管理,做到收、發(fā)鑰匙準(zhǔn)確、快速、無誤。
2、范圍
適用于各管理處鑰匙的保管工作。
3、職責(zé)
3.1鑰匙保管人員做好保管和定期檢查工作。
3.2客戶服務(wù)部主管負(fù)責(zé)對鑰匙保管工作的監(jiān)察。
4、方法和過程控制
4.1所有接管房屋的鑰匙要由專人保管,存放于指定區(qū)域,鑰匙上標(biāo)識應(yīng)標(biāo)注清楚,以便查找。
4.2鑰匙保管人就經(jīng)常對鑰匙保管情況進行檢查,如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽破損或模糊不清者應(yīng)及時更新。
4.4業(yè)主領(lǐng)取/借用鑰匙,鑰匙保管人必須確認(rèn)身份,業(yè)主須在《鑰匙發(fā)放登記表》/《鑰匙借用申請表上》上簽字。
4.5其他人員如借用鑰匙,要認(rèn)真盤問鑰匙用途及歸還日期,并在《鑰匙借用登記表》上做好登記,施工維修人員的鑰匙借用應(yīng)該做到當(dāng)天借用當(dāng)天歸還,營銷部人員的鑰匙借用應(yīng)有營銷部部門主管的簽字。
4.6所有借出的鑰匙由鑰匙保管人員負(fù)責(zé)追回并及時在《鑰匙借用登記表》上講相關(guān)記錄填寫完善。
4.7鑰匙存放地點無關(guān)人員不得進入。
5、相關(guān)文件
無
6、相關(guān)質(zhì)量記錄表單
**wy7.5.4-k01-02 《鑰匙發(fā)放登記表》
**wy7.5.4-k01-02 《鑰匙借用登記表》
第4篇 物業(yè)鑰匙委托管理作業(yè)手冊
物業(yè)鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)手冊
為了規(guī)范項目內(nèi)特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及空置房鑰匙的管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙
01、物業(yè)管理處鑰匙保管的范圍
發(fā)展商交樓后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙
特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有委托要求或?qū)嶋H的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給物業(yè)管理處工作帶來額外事端的情況
未售出房屋
02、客服中心接管過來的鑰匙由檔案資料員清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中
03、鑰匙的發(fā)放工作按照入住流程操作
04、業(yè)主在特定情況下的鑰匙管理
業(yè)主委托保管鑰匙時,管理員應(yīng)按《業(yè)主留鑰匙登記表》的要求填寫相關(guān)項目
管理員應(yīng)特別向業(yè)主說明本物業(yè)管理處不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主留鑰匙登記表》的'業(yè)主簽名'欄簽名確認(rèn)
05、托管鑰匙的管理
物業(yè)管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由物業(yè)管理處管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、數(shù)量、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認(rèn)
辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《鑰匙借用登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在'接收人'一欄簽名確認(rèn)
客服主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還
當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應(yīng)征求業(yè)主同意后,要求損壞或丟失方重新?lián)Q鎖,保證房屋安全。并將處理結(jié)果記錄在《業(yè)主留鑰匙登記表》上形成備忘錄,入業(yè)主檔案袋中
06、所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由客服中心歸檔、保存。
