基建檔案管理細則范例
基建檔案是指從建設(shè)工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料,來看下面小編為大家?guī)淼幕n案管理細則:
基建檔案管理細則【1】
為進一步加強基建檔案管理,促進基建檔案管理規(guī)范化、制度化,保證基建檔案材料齊全、真實,根據(jù)國家有關(guān)基建檔案資料管理的規(guī)定,結(jié)合學(xué)校實際,特制定本規(guī)定。
1、基本建設(shè)項目檔案資料是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策、施工到建成使用的全過程中形成的、應(yīng)當歸檔保存的文件,
包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、招投標、勘測、設(shè)計、施工、竣工、審計、保修、使用等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等形式與載體的文件材料。
2、項目管理科負責(zé)全處基建檔案管理工作,校園建設(shè)處在項目管理科設(shè)立檔案管理員崗位。
各科室對業(yè)務(wù)范圍內(nèi)所形成的各類文件及有關(guān)資料的歸檔工作均應(yīng)作出明確要求,落實到相關(guān)人員,同時要做好基建檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
各科室負責(zé)人對本科室檔案資料的齊全、真實負有責(zé)任。
檔案管理員按照建設(shè)工程文件歸檔范圍,負責(zé)收集、整理和保管,并根據(jù)金華市城建檔案館和學(xué)校檔案館的要求,以基建項目為單位進行預(yù)立卷和歸檔工作。
3、基建項目的檔案資料工作要與項目進程同步。
項目建設(shè)過程中,現(xiàn)場代表應(yīng)要求各參建單位在各自的職責(zé)范圍內(nèi)做好建設(shè)項目文件材料的形成、積累、整理、保管和歸檔工作,在工程竣工驗收時移交給檔案管理員。
在簽訂基建項目合同時應(yīng)明確規(guī)定基建檔案資料歸檔和工程款支付相掛鉤。
每月工程資料經(jīng)監(jiān)理和現(xiàn)場代表檢查認可后方能支付工程款。
4、基建項目檔案資料分四個節(jié)點進行收集整理:項目前期工作開始至施工許可證辦理完畢止;工程開工至竣工驗收合格;工程審計結(jié)束;保修結(jié)束。
相關(guān)節(jié)點責(zé)任人應(yīng)將原件交給檔案管理員存檔,今后工作中需要使用該材料,需到檔案管理員處辦理借用手續(xù)。
檔案管理員對接收的所有基建項目檔案資料應(yīng)做好清點、簽字等書面交接手續(xù),并做好目錄清單,
同時負責(zé)審核檔案資料是否符合歸檔相關(guān)標準和規(guī)定,校園建設(shè)處其他相關(guān)人員應(yīng)負責(zé)審核檔案資料是否齊全和真實。
5、檔案管理員原則上應(yīng)在工程竣工兩個月內(nèi)完成檔案資料歸檔工作,并根據(jù)工作需要,將重要的和經(jīng)常使用的文件材料一套按項目做好內(nèi)部存檔工作。
項目管理科應(yīng)逐步推進信息化管理,創(chuàng)造條件建立基建檔案數(shù)據(jù)庫。
6、對由于個人疏忽、失職造成重要檔案資料遺失的,應(yīng)追究當事人的責(zé)任。
基建工程檔案管理辦法【2】
第一條 根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和蚌埠市城建檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合學(xué)校基建工作實際,制定本辦法。
第二條 基建工程檔案是重要的工程技術(shù)資料,是工程項目建設(shè)情況的歷史憑證,是工程項目建成投入使用后,管理、維修、改建、擴建的依據(jù)。
第三條 制定本辦法是為了加強和規(guī)范工程檔案管理,提高工程檔案的利用率,更好地為教學(xué)、科研和基建管理工作服務(wù)。
第四條 基建工程檔案工作接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)管理和蚌埠市城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo),實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、兩級管理、部門立卷的管理體制,由檔案資料管理專職人員管理工程檔案資料。
第五條 檔案資料管理專職人員的職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行國家檔案法規(guī)和學(xué)校檔案工作管理辦法,努力學(xué)習(xí)檔案工作專業(yè)知識,盡職盡責(zé),認真做好工程檔案管理工作。
(二)認真落實檔案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5個環(huán)節(jié)。
(三)完成工程檔案的立卷歸檔工作,按時做好向?qū)W校檔案室移交工作。
(四)負責(zé)后勤與國有資產(chǎn)管理處工程檔案和工程資料的保管、安全、保密和提供利用。
(五)定期檢查檔案裝具及案卷的保管情況,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
(六)參加學(xué)校檔案室和蚌埠市城建檔案館組織的各種檢查、評比工作。
第六條 基建工程檔案工作是基建管理工作的一部分,納入基建管理工作計劃和工作業(yè)績考核內(nèi)容。
后勤與國有資產(chǎn)管理處指定1名專職的檔案工作責(zé)任人,有關(guān)科室指定直接負責(zé)收集歸檔材料的工作人員,做好歸檔材料的收集及相關(guān)工作。
第七條 工程檔案的收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ),必須按國家有關(guān)規(guī)定,認真收集。
第八條 工程檔案歸檔材料的收集是后勤與國有資產(chǎn)管理處各職能科室和全體職工共同的責(zé)任,必須提高檔案意識,認識到工程檔案的重要性,齊心協(xié)力把歸檔材料收集齊全。
第九條 工程項目立項、投資歸檔材料的收集工作由綜合科負責(zé)。
承擔年度基建投資計劃編制的工作人員,在工作完成后應(yīng)當立即向檔案資料室移交歸檔材料。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實。
第十條 認真做好工程項目設(shè)計、設(shè)計變更及規(guī)劃報建歸檔材料的收集工作由工程科負責(zé)。
承擔設(shè)計委托及報建的工作人員在工作完成后應(yīng)當立即向檔案資料室移交歸檔材料。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實。
第十一條 認真做好工程項目招標檔案的收集、整理、立卷、保管、利用工作由工程科負責(zé)。
為了保證工程檔案的完整性,工程科必須在每項工程招投標工作完成后10天內(nèi),向檔案資料室移交3套完整的招標文件。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)認真做好協(xié)調(diào)、落實。
第十二條 工程項目施工及施工報建歸檔材料的收集工作工程科負責(zé)。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)認真做好檢查、落實。
第十三條 檔案資料管理專職員應(yīng)當及時了解各工程項目的進展情況,督促有關(guān)負責(zé)收集歸檔材料的工作人員及時移交歸檔材料。
第十四條 因工作需要借用已收集好的歸檔材料時,按檔案保管利用的規(guī)定,辦理借用手續(xù),并限定使用時間,用完后及時歸還。
第十五條 工程項目的建設(shè)是一個長期的過程,因此收到歸檔材料后必須隨時整理、分類,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
第十六條 已整理好的歸檔材料應(yīng)使用專用的裝具裝好,注明工程項目名稱,存放在專用的柜子里,建立歸檔材料檢索,取放方便。
第十七條 處工作人員查閱或復(fù)印工程檔案,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準,認真辦理查閱登記手續(xù)后,在檔案資料室內(nèi)進行;查閱人必須遵守保密制度,不翻閱與所查內(nèi)容無關(guān)的案卷,嚴禁涂改、毀損、抽拆和改變檔案內(nèi)容。
第十八條 校內(nèi)單位、個人查閱或復(fù)印工程檔案,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準,按第十七條規(guī)定辦理。
第十九條 校外單位、個人查閱或復(fù)印工程檔案,應(yīng)持有單位介紹信、本人工作證或身份證,按第十七條規(guī)定辦理,必要時須經(jīng)學(xué)校檔案室或校領(lǐng)導(dǎo)同意。
第二十條 工程檔案的原件一般不外借,確因工作需要借出的,校內(nèi)單位、個人要寫出書面借條,經(jīng)過處領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借出;校外單位、個人要寫出書面借條,經(jīng)學(xué)校檔案室或校領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借出。
借出時間一般不超過3天,確需延長的,須按上述程序辦理續(xù)借手續(xù),續(xù)借時間最長不超過15天。
第二十一條 檔案管理專職人員要堅持每月清理檔案借閱情況,到期未還的,及時催還;問題突出的,及時報告處領(lǐng)導(dǎo),協(xié)調(diào)解決。
