恒大地產(chǎn)營(yíng)銷短信管理規(guī)范
恒大地產(chǎn)集團(tuán)營(yíng)銷短信管理規(guī)范
一、短信合同簽訂與審批
為加強(qiáng)和規(guī)范各地區(qū)公司短信廣告合同簽訂與審批制度,充分維護(hù)短信廣告的投放效果,確保集團(tuán)2023年銷售目標(biāo)順利完成,經(jīng)集團(tuán)公司研究決定,特制定《恒大地產(chǎn)集團(tuán)短信廣告合同簽訂與審批管理辦法》,具體有關(guān)事項(xiàng)通知如下:
1.合作單位
(1)各地區(qū)公司要根據(jù)在售項(xiàng)目的數(shù)量、當(dāng)?shù)爻鞘腥丝?、投放需求等相?yīng)條件簽定2家以上的短信公司作為長(zhǎng)期合作公司,同時(shí)預(yù)留3家以上短信公司作為備選單位。
(2)為確保通道的穩(wěn)定性和合法性,我方所選擇短信公司,必須是移動(dòng)、聯(lián)通、電信三大運(yùn)營(yíng)商正式授權(quán)委托的一級(jí)代理商。短信公司必須要與三大運(yùn)營(yíng)商之一直接簽訂一手代理協(xié)議。
(3)為保證短信投放方式的多樣性,我方原則上不再簽訂卡發(fā)方式的短信公司。
(4)為保證滿足我方能長(zhǎng)期有效進(jìn)行短信投放,短信公司必須具備充足有效的號(hào)碼數(shù)據(jù)庫(kù),同時(shí)擁有長(zhǎng)期更新號(hào)碼資源的渠道能力。
(5)短信發(fā)送地點(diǎn)盡量設(shè)在項(xiàng)目所在地城市,短信投放通道盡量是本省的通道,以方便我方監(jiān)控和檢查。如本省無可用通道,可選用口碑較好的其他地區(qū)公司所在省份的通道代理。
2.短信合同的簽訂與審批
(1)短信公司的前期洽談至最終選定全過程須由營(yíng)銷部、合同部、監(jiān)察室三部室負(fù)責(zé)人參加,洽談結(jié)果要及時(shí)向董事長(zhǎng)匯報(bào)。
(2)各地營(yíng)銷部短信專員負(fù)責(zé)與短信公司針對(duì)合同條款進(jìn)行洽談,各地可根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況對(duì)模版進(jìn)行局部調(diào)整。所有的短信立項(xiàng)報(bào)告和調(diào)整后的合同模板,必須經(jīng)當(dāng)?shù)睾贤繉徍撕?由地區(qū)公司董事長(zhǎng)簽字后方可執(zhí)行。
(3)除短期的試發(fā)短信公司外,長(zhǎng)期合作單位的合同簽訂必須將短信立項(xiàng)報(bào)告及合同須一同上報(bào)集團(tuán)主管副總裁審批。
二、數(shù)據(jù)包管理
數(shù)據(jù)包管理是數(shù)據(jù)庫(kù)營(yíng)銷中的重要工作。為確保短信投放的準(zhǔn)確性、科學(xué)性、有效性,避免數(shù)據(jù)的重復(fù)使用,減少投訴與浪費(fèi),根據(jù)各地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)總量和潛在客戶數(shù)據(jù)庫(kù)做好數(shù)據(jù)投放循環(huán)計(jì)劃,特制定本管理辦法。
1.數(shù)據(jù)庫(kù)的搜集與整理
(1)各地區(qū)公司營(yíng)銷部必須在首次短信投放前,建立相對(duì)完善的當(dāng)?shù)爻鞘袛?shù)據(jù)庫(kù)。各地區(qū)公司短信負(fù)責(zé)人可利用號(hào)碼魔方4.5軟件導(dǎo)出當(dāng)?shù)爻鞘械娜刻?hào)段,通過濾號(hào)器濾出全部實(shí)號(hào),匯總建立項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)。
(2)監(jiān)控人員在短信投放過程中,要有意識(shí)地搜集短信公司的數(shù)據(jù)庫(kù)資源。所得數(shù)據(jù)通過號(hào)碼魔方4.5濾除重號(hào)功能過濾后補(bǔ)充至我方數(shù)據(jù)總庫(kù)。
(3)地區(qū)公司數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)2個(gè)月更新一次,同時(shí)應(yīng)敦促短信公司及時(shí)更新數(shù)據(jù)資源。
(4)營(yíng)銷部每天及時(shí)通過來電顯示設(shè)備收集當(dāng)日來電號(hào)碼,每周匯總各項(xiàng)目銷售現(xiàn)場(chǎng)的來電、來訪號(hào)碼,并將該數(shù)據(jù)按項(xiàng)目分類匯總建立項(xiàng)目意向客戶數(shù)據(jù)庫(kù),營(yíng)銷品牌中心將不定期抽查該項(xiàng)工作落實(shí)情況。
(5)短信負(fù)責(zé)人須建立數(shù)據(jù)庫(kù)紅、黑名單機(jī)制,將相關(guān)政府官員、運(yùn)營(yíng)商高管等數(shù)據(jù)積累形成紅名單,將每周現(xiàn)場(chǎng)投訴號(hào)碼積累形成黑名單,每次發(fā)送之前須先將紅黑名單號(hào)碼過濾。
2.數(shù)據(jù)的投放與使用
(1)短信投放前,營(yíng)銷部須會(huì)同代理公司分析項(xiàng)目潛在客戶,制定出相對(duì)精確合理的短信投放排期(短信內(nèi)容、排期、投放項(xiàng)目、發(fā)送單位(發(fā)送方式)、投放數(shù)量、數(shù)據(jù)庫(kù)情況),并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批(營(yíng)銷部負(fù)責(zé)人→地區(qū)公司主管領(lǐng)導(dǎo))。
(2)短信投放前一天,短信負(fù)責(zé)人應(yīng)按照短信排期從數(shù)據(jù)總庫(kù)中提取相應(yīng)數(shù)量的號(hào)碼資源,利用號(hào)碼魔方濾除紅、黑名單,消除重號(hào),并拆分成數(shù)量為5000或10000的數(shù)據(jù)小包編號(hào)備用。
(3)如使用短信公司數(shù)據(jù),短信投放前一天,短信負(fù)責(zé)人應(yīng)知會(huì)短信公司我方投放數(shù)據(jù),以避免雙方數(shù)據(jù)重復(fù)造成的浪費(fèi)。同時(shí),短信負(fù)責(zé)人須提前到短信發(fā)送現(xiàn)場(chǎng),監(jiān)督短信公司按照我司挑選的手機(jī)號(hào)碼資源進(jìn)行打包、分類,并在該過程中隨機(jī)抽查號(hào)碼真實(shí)性。
(4)短信投放前,短信負(fù)責(zé)人須將意向客戶數(shù)據(jù)(即每周來電來訪號(hào)碼)濾出,通過移動(dòng)adc平臺(tái)或mas通道對(duì)該批數(shù)據(jù)進(jìn)行投放。
(5)短信公司發(fā)送過程中,現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)人員要對(duì)當(dāng)日發(fā)送的手機(jī)號(hào)碼按萬分之一比例進(jìn)行抽查,對(duì)抽查號(hào)碼進(jìn)行電訪,統(tǒng)計(jì)投放數(shù)據(jù)庫(kù)中的死號(hào)、空號(hào)、異地號(hào)等無效號(hào)碼,并將無效號(hào)碼的抽查比率作為最后結(jié)款的重要考核標(biāo)準(zhǔn)。
3.關(guān)于近期數(shù)據(jù)投放
(1)根據(jù)近期短信投放的特點(diǎn),為確保短信發(fā)送工作的精細(xì)化,各地須根據(jù)項(xiàng)目對(duì)目標(biāo)客戶進(jìn)行細(xì)分及數(shù)據(jù)篩選,保證目標(biāo)客戶在一周內(nèi)陸續(xù)收到內(nèi)容為同一項(xiàng)目不同案名的短信;同時(shí),應(yīng)保證兩周內(nèi)目標(biāo)客戶數(shù)據(jù)不重復(fù)收到同一個(gè)案名的短信,以避免重復(fù)投放。
(2)具體投放方式為:以周為時(shí)間段,以數(shù)據(jù)包為投放單位。對(duì)總數(shù)據(jù)包進(jìn)行編號(hào),例如總數(shù)據(jù)包為1-64號(hào),則第一周投放1-8號(hào),第二周投放9-16號(hào),以此類推。這樣可以保證每周每個(gè)項(xiàng)目投放8個(gè)數(shù)據(jù)包,分別對(duì)項(xiàng)目的三個(gè)案名進(jìn)行投放。
(以長(zhǎng)沙恒大華府為例,每周提前挑選數(shù)據(jù)40萬,拆分編號(hào)為8個(gè)數(shù)據(jù)包,分6天輪流投放。其中周二至周四、周日每天每個(gè)案名5萬,周五、周六每個(gè)案名10萬。每個(gè)數(shù)據(jù)包一周內(nèi)將分別使用于項(xiàng)目的三個(gè)案名,即每周每項(xiàng)目案名投放40萬,每周項(xiàng)目投放短信總量為120萬。)
長(zhǎng)沙恒大華府短信排期表
3、數(shù)據(jù)包有效性檢測(cè)
為檢驗(yàn)短信發(fā)送數(shù)據(jù)包的準(zhǔn)確性及有效性,營(yíng)銷部負(fù)責(zé)在拆分?jǐn)?shù)據(jù)包時(shí)將短信監(jiān)測(cè)人員的手機(jī)號(hào)碼作為監(jiān)測(cè)號(hào)碼一次性分別埋在不同的數(shù)據(jù)包內(nèi),同時(shí)對(duì)檢測(cè)號(hào)碼的短信接收情況進(jìn)行登記、匯總。
例如:監(jiān)測(cè)人員甲、乙號(hào)碼埋入長(zhǎng)沙恒大華府目標(biāo)客戶數(shù)據(jù)包1,監(jiān)測(cè)人員丙、丁號(hào)碼埋入數(shù)據(jù)包3中,則監(jiān)測(cè)人員甲、乙將于周二、周四、周六分別收到內(nèi)容為案名a、案名c、案名b的短信,監(jiān)測(cè)人員丙、丁將于周二、周五、周六分別收到內(nèi)容為案名c、案名a、案名b的短信,即每人每周收到三條不同短信。以此類推。
4、短信發(fā)送效果統(tǒng)計(jì)及分析
營(yíng)銷部須安排2人負(fù)責(zé)短信投放后的匯總工作,1人負(fù)責(zé)分析統(tǒng)計(jì)及填寫《項(xiàng)目短信發(fā)送及效果分析表》,另1人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)并填寫《監(jiān)測(cè)號(hào)碼驗(yàn)證報(bào)告(周統(tǒng)計(jì)表)》。統(tǒng)計(jì)分析過程中如遇異常情況,務(wù)必及時(shí)向營(yíng)銷部負(fù)責(zé)人匯報(bào)。
三、短信廣告發(fā)送及監(jiān)控管理辦法(通道)
短信監(jiān)控為公司各部門的工作職責(zé)之一,由各地公司行政人事部統(tǒng)一安排。
1.短信廣告發(fā)送前期準(zhǔn)備工作
(1)每月最后一天,各部門按要求上報(bào)下月監(jiān)控人員名單,行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排,以周為單位進(jìn)行編組。
(2)鑒于短信發(fā)送時(shí)間固定在周二到周日,各地區(qū)公司每周應(yīng)成立6-12個(gè)短信監(jiān)控小組,每組由3
人組成,1名組長(zhǎng),2名組員。
(3)每周一9:30分前,營(yíng)銷部短信負(fù)責(zé)人將本周所需短信監(jiān)控的日期及數(shù)量等情況報(bào)行政人事部;人事部根據(jù)本周的短信排期合理安排短信監(jiān)控排班表,并于每周一15:00前向各成員發(fā)布排班表。
(4)短信監(jiān)控小組組長(zhǎng)要落實(shí)組員在監(jiān)控前一天的17:30前確定監(jiān)測(cè)號(hào)碼,并到短信監(jiān)控點(diǎn)進(jìn)行埋號(hào)。埋號(hào)號(hào)碼數(shù)量至少為30個(gè),并通知號(hào)碼所有人收到短信廣告后保留,方便后期統(tǒng)計(jì)。
(5)短信監(jiān)控小組組長(zhǎng)需提前一天與短信公司聯(lián)系,確定發(fā)送時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)送量,并知會(huì)短信小組成員。
2.監(jiān)控點(diǎn)工作
(1)短信監(jiān)控組所有成員需提前15分鐘到達(dá)短信監(jiān)控點(diǎn),全程監(jiān)控至短信發(fā)送結(jié)束后方可離開。
(2)短信監(jiān)控小組組長(zhǎng)需在發(fā)送開始前向地區(qū)公司董事長(zhǎng)短信匯報(bào)人員抵達(dá)情況、開始發(fā)送時(shí)間及當(dāng)天發(fā)送量(短信版本:**董事長(zhǎng):*月*日的短信監(jiān)控***點(diǎn),小組成員已全部按時(shí)到達(dá),當(dāng)天預(yù)計(jì)發(fā)送量為*條,于*點(diǎn)開始發(fā)送,匯報(bào)完畢。***點(diǎn)組長(zhǎng)***部***);在發(fā)送結(jié)束后再以短信形式向董事長(zhǎng)匯報(bào)實(shí)際發(fā)送量及發(fā)送情況。
(3)監(jiān)控人員在監(jiān)控過程中,要詳細(xì)記錄每批次短信發(fā)送的時(shí)間,發(fā)送結(jié)束后保留原始資料備查。
(4)每隔半小時(shí)記錄該時(shí)間段內(nèi)短信發(fā)送量,每隔1個(gè)小時(shí)要求短信發(fā)送人對(duì)該時(shí)間段內(nèi)發(fā)送數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并截圖。
(5)根據(jù)短信發(fā)放記錄情況,填寫附表一:《****樓盤短信每日發(fā)送監(jiān)控表》并簽字。
(6)短信發(fā)送完畢后,隨機(jī)抽取當(dāng)日短信發(fā)送量的萬分之一(最低50,最高100)進(jìn)行電話驗(yàn)證,填寫附表二:《隨機(jī)樣本號(hào)碼有效性檢驗(yàn)報(bào)告》并簽字。
(7)統(tǒng)計(jì)預(yù)先所埋30個(gè)監(jiān)測(cè)號(hào)碼的短信廣告接收情況,填寫附表三《監(jiān)測(cè)測(cè)試號(hào)碼驗(yàn)證報(bào)告》;
(8)各地區(qū)公司營(yíng)銷部負(fù)責(zé)填寫每周發(fā)送效果分析報(bào)告。見附表四《短信效果周報(bào)表》。
(9)整理相關(guān)表格及原始材料,監(jiān)控結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)將簽字版資料提交行政人事部,所有監(jiān)控人員需在各類監(jiān)控資料上簽字確認(rèn)。
(10)短信監(jiān)控組組長(zhǎng)必須高度負(fù)責(zé),密切關(guān)注短信發(fā)送情況,出現(xiàn)突發(fā)及異常情況需要及時(shí)與營(yíng)銷部相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)系。
(11)如遇特殊情況需提前離開,組員請(qǐng)假需得到組長(zhǎng)同意,組長(zhǎng)請(qǐng)假需得到董事長(zhǎng)同意,兩者均要立刻報(bào)備行政人事部。
四、短信廣告發(fā)送管理辦法(卡發(fā))
本階段短信卡發(fā)皆為內(nèi)部操作,原則上我方不再使用卡發(fā)的短信公司。因此本管理辦法針對(duì)的是我公司內(nèi)部卡發(fā)流程管理。
1.sim卡管理辦法要求如下
(1)營(yíng)銷部、行政人事部負(fù)責(zé)派出專人了解短信卡卡源、價(jià)格等市場(chǎng)行情并提出購(gòu)買建議,經(jīng)兩部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后上報(bào)地區(qū)公司董事長(zhǎng),經(jīng)簽字確認(rèn)后填報(bào)采購(gòu)單,交由采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織2人以上去購(gòu)卡。
(2)卡到貨后,由采購(gòu)部、營(yíng)銷部、行政人事部派出代表清點(diǎn)sim卡的數(shù)量并簽收確認(rèn),交由短信負(fù)責(zé)人帶到卡發(fā)現(xiàn)場(chǎng)備用。
(3)短信投放當(dāng)日,短信負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)將卡分發(fā)給卡發(fā)實(shí)際操作人,督促其詳細(xì)記錄每張卡的詳細(xì)發(fā)送數(shù)量。
(4)sim卡賬上余額使用完后,卡發(fā)現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人應(yīng)清點(diǎn)廢卡數(shù)量,確認(rèn)與購(gòu)卡數(shù)量一致時(shí)交由短信負(fù)責(zé)人備案。
(5)廢卡積累到1千張時(shí),短信負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)同相關(guān)部門抽查卡上余額是否完全消費(fèi)并簽字確認(rèn),上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后,視為廢卡處理,如應(yīng)供貨商要求可還于供貨商。
(6)短信負(fù)責(zé)人須做好短信費(fèi)用臺(tái)帳統(tǒng)計(jì),對(duì)于購(gòu)買sim卡費(fèi)用臺(tái)帳,每月為一個(gè)節(jié)點(diǎn),做好sim卡費(fèi)用臺(tái)帳統(tǒng)計(jì),由營(yíng)銷部經(jīng)理審核簽字。
2.卡發(fā)操作管理及監(jiān)控要求如下
(1)短信負(fù)責(zé)人應(yīng)在發(fā)送前半個(gè)小時(shí)到達(dá)機(jī)房,把卡和分好包的數(shù)據(jù)分給操作人員,確認(rèn)短信內(nèi)容無誤后,方可進(jìn)行投放。
(2)卡發(fā)操作人員在發(fā)送前應(yīng)根據(jù)卡的性能,設(shè)置卡發(fā)發(fā)送速度,務(wù)必低于運(yùn)營(yíng)商規(guī)定的限速和數(shù)量,防止sim短信功能被停,造成損失。
(3)卡發(fā)操作人員應(yīng)在每個(gè)分好的數(shù)據(jù)包中隨機(jī)埋入自己的手機(jī)號(hào)碼作為監(jiān)測(cè)號(hào)碼,并詳細(xì)記錄每包的發(fā)送完畢后的監(jiān)測(cè)號(hào)碼收到時(shí)間。
(4)每臺(tái)電腦發(fā)送1萬條后,現(xiàn)場(chǎng)人員應(yīng)對(duì)發(fā)送報(bào)告進(jìn)行截屏,每次更換新卡前,對(duì)發(fā)送數(shù)量進(jìn)行截屏后方可清零軟件端口成功條數(shù),重啟卡發(fā)機(jī)和軟件,換取新卡。
(5)現(xiàn)場(chǎng)人員須在發(fā)送完畢后在截屏報(bào)告上簽字確認(rèn),交于短信負(fù)責(zé)人統(tǒng)一備案。
3.卡發(fā)機(jī)房人事安排要求如下
(1)每次發(fā)送,必須保證至少2個(gè)人到達(dá)發(fā)送現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施發(fā)送,以保證短信發(fā)送前、中、后的各項(xiàng)操作高效率完成。
(2)人事部負(fù)責(zé)合理安排各部門的同事參與卡發(fā)工作,提前一天安排好次日卡發(fā)的人員排表,告知短信負(fù)責(zé)人。
(3)卡發(fā)前一天,短信負(fù)責(zé)人需專門召集現(xiàn)場(chǎng)操作人員開會(huì),對(duì)卡的屬性、卡發(fā)注意事項(xiàng)進(jìn)行簡(jiǎn)單培訓(xùn)。
(4)卡發(fā)過程中,現(xiàn)場(chǎng)工作人員如需請(qǐng)假須報(bào)知各地董事長(zhǎng)同意。
(5)發(fā)送完畢,短信負(fù)責(zé)人應(yīng)告知營(yíng)銷部負(fù)責(zé)人。同時(shí),至少3個(gè)人到達(dá)發(fā)送現(xiàn)場(chǎng),做好每臺(tái)機(jī)器的發(fā)送情況統(tǒng)計(jì)簽字確認(rèn);并整理、保存好發(fā)送截屏或發(fā)送報(bào)告。
