職業(yè)學(xué)院會議管理規(guī)定

職業(yè)學(xué)院會議管理規(guī)定

職業(yè)學(xué)院會議管理規(guī)定

為加強(qiáng)學(xué)院各級會議和會議室的管理，規(guī)范學(xué)院會議制度，提高學(xué)院各項工作效率，特制定本會議管理規(guī)定。

一、會議類別

（一）學(xué)院黨政聯(lián)席會

1．學(xué)院黨政聯(lián)席會是學(xué)院最高級別的議事會議，由學(xué)院院長根據(jù)實際情況確定召開；

2．參加人員為全體院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院督導(dǎo)組督導(dǎo)、學(xué)院辦公室主任和會議認(rèn)為應(yīng)該參加的相關(guān)人員；

3．學(xué)院黨政聯(lián)席會由學(xué)院（黨委）辦公室統(tǒng)一通知；

4．學(xué)院黨政聯(lián)席會會議議程制定、會議紀(jì)要撰寫由學(xué)院（黨委）辦公室負(fù)責(zé)。

（二）學(xué)院行政例會

1．學(xué)院行政例會是學(xué)院例行辦公例會，原則上確定于每周一上午8:30召開；

2．參加人員為全體院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院督導(dǎo)組督導(dǎo)、全體中層干部；

3．學(xué)院行政例會由學(xué)院（黨委）辦公室統(tǒng)一通知；

4．學(xué)院行政例會會議記錄由學(xué)院（黨委）辦公室負(fù)責(zé)。

（三）學(xué)院全院教職工大會

1．學(xué)院全院教職工大會是原則上確定于每月召開一次；

2．學(xué)院全院教職工大會參加人員為學(xué)院全體教職工；

3．學(xué)院全院教職工大會由學(xué)院（黨委）辦公室統(tǒng)一通知；

4．學(xué)院全院教職工大會會場布置、會議議程、會議記錄等由學(xué)院（黨委）辦公室負(fù)責(zé)。

（四）部門協(xié)調(diào)會議

1．部門協(xié)調(diào)會議是由學(xué)院分管院領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起召開的跨部門協(xié)調(diào)、協(xié)作專題會議，須征求院長的意見方可召開；

2．部門協(xié)調(diào)會議的參會人員、會議議程、會場布置、會議記錄等相關(guān)工作由分管院領(lǐng)導(dǎo)或承辦部門確定和負(fù)責(zé)；

3．部門協(xié)調(diào)會議，如需使用學(xué)院會議室必須提前2天向?qū)W院（黨委）辦公室提出申請；

4．部門協(xié)調(diào)會議會議通知由學(xué)院（黨委）辦公室負(fù)責(zé)。

（五）各部門例會

1．部門例會是由各部門負(fù)責(zé)人定期召開的工作例會，例會時間由各部門根據(jù)部門工作特點合理安排，以不影響日常工作的正常進(jìn)行為原則；

2．參加人員為分管院領(lǐng)導(dǎo)、各部門全體人員；

3．部門例會由各部門自行安排，如需使用學(xué)院會議室必須提前2天向?qū)W院（黨委）辦公室提出申請；

4．部門例會會議通知和會議記錄由各部門指定專人負(fù)責(zé)。

（六）其他會議

1．學(xué)院、各部門認(rèn)為有必要召開的各項會議，如：專題學(xué)習(xí)會、獎學(xué)金表彰大會、重大活動等。

2．院級會議由學(xué)院（黨委）辦公室負(fù)責(zé)通知參會人員、制定會議議程、做好會場布置、會議記錄等相關(guān)工作；

3．部門召集或承辦召開的涉及學(xué)院相關(guān)部門的會議，視同部門協(xié)調(diào)會議處理；

4．各系各部門自行組織的會議或校企合作洽談等會議，視同部門例會處理。

二、會議室申請與管理

（一）學(xué)院會議室（行政樓502、413、五教A118、A219）由學(xué)院（黨委）辦公室統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用。五教A118會議室原則上作為全院教職工大會、上級領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作會場，一般不外借使用，各系各部門大型活動可使用五教A219。

（二）院級重要會議（黨政聯(lián)席會等）和辦公室牽頭承辦召開的各類會議，由辦公室負(fù)責(zé)做好各項會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)和會后整理事宜。

（三）部門承辦會議或分管院領(lǐng)導(dǎo)組織的會議，須由承辦部門或分管院領(lǐng)導(dǎo)指定人員，在會議前兩個工作日到學(xué)院（黨委）辦公室聯(lián)系，辦理會議室使用預(yù)約手續(xù)。申請時請在學(xué)院辦公室網(wǎng)站下載填寫“會議室申請用表”，交學(xué)院（黨委）辦公室登記簽字備案后使用。

（四）學(xué)院（黨委）辦公室按照“系、部、處級會議服從院級會議，先定先使用”的原則統(tǒng)一安排，并做好有關(guān)準(zhǔn)備工作，保證會議準(zhǔn)時召開。

（五）使用會議室時，未經(jīng)學(xué)院（黨委）辦公室同意，不得改變會議室設(shè)備、家具的位置，不得將會議室物品攜出室外，不得擅自動用室內(nèi)音響、功放、DVD、投影等設(shè)備，如需使用應(yīng)在預(yù)約時一并申請，由學(xué)院實驗實訓(xùn)中心派專人開啟調(diào)試后，方可使用。

（六）會議室為會議和接待來賓常規(guī)備有飲用開水，內(nèi)部會議一律不配茶葉、純凈水和紙杯；如承辦部門需要茶葉、純凈水和紙杯，須在預(yù)約使用會議室時一并告知；有其他需要則自行準(zhǔn)備。部門會議請自行做好會務(wù)服務(wù)工作。在會議室懸掛、張貼標(biāo)語條幅，需在學(xué)院（黨委）辦公室專人指導(dǎo)下開展，并在用后由承辦部門及時清除并保管，以保持墻面整潔。

（七）會議期間請自覺保持室內(nèi)清潔，會議室照明、空調(diào)、設(shè)備的使用由主辦部門負(fù)責(zé)，使用時要愛護(hù)各種設(shè)施，如有損壞，按學(xué)院規(guī)定賠償。會后應(yīng)及時清理會場，關(guān)好門窗、空調(diào)、飲水機(jī)等設(shè)備。

（八）會議主辦部門應(yīng)提前到達(dá)會場，做好會場布置及準(zhǔn)備工作。

（九）會議所需的筆記本電腦等設(shè)備由會議主辦部門準(zhǔn)備。

（十）凡使用會議室的主辦部門負(fù)責(zé)人即為會議期間的防火負(fù)責(zé)人。若出現(xiàn)安全問題及其他隱患，學(xué)院將追究使用部門的責(zé)任。

三、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行，由學(xué)院（黨委）辦公室負(fù)責(zé)解釋。