某物業(yè)轄區(qū)顧客財(cái)產(chǎn)控制管理規(guī)定
物業(yè)轄區(qū)顧客財(cái)產(chǎn)控制管理規(guī)定
1.0目的
使顧客財(cái)產(chǎn)的價(jià)值得到充分發(fā)揮和有效控制,更好地為顧客服務(wù),實(shí)現(xiàn)顧客滿意。
2.0適用范圍
轄區(qū)內(nèi)顧客共有的所有財(cái)產(chǎn)和屬顧客個(gè)人所有(包括單位集體所有,以下同)而由管理處代管的財(cái)產(chǎn)。
3.0職責(zé)
由管理處負(fù)責(zé)顧客財(cái)產(chǎn)的控制和管理。
4.0定義:
顧客財(cái)產(chǎn):轄區(qū)內(nèi)屬顧客共有的財(cái)產(chǎn)和屬顧客個(gè)人所有而由物業(yè)公司代管的財(cái)產(chǎn)。
5.0顧客財(cái)產(chǎn)的識(shí)別
5.1顧客財(cái)產(chǎn)包括但不限于以下內(nèi)容:
5.1.1轄區(qū)內(nèi)房屋本體及公共設(shè)施、設(shè)備(包括房屋本體、公共廣場(chǎng)、綠地、道路、小品、公共娛樂設(shè)施、車棚、化糞池、污水井、上下水管道、宣傳設(shè)施、機(jī)電設(shè)備等);
5.1.2轄區(qū)內(nèi)的出租用房、未售房屋和車庫;
5.1.3轄區(qū)內(nèi)停放的車輛(包括機(jī)動(dòng)車輛和非機(jī)動(dòng)車輛);
5.1.4顧客所有的鑰匙(包括顧客個(gè)人和顧客共有);
5.1.5顧客的檔案資料(包括顧客個(gè)人檔案資料和顧客共用檔案資料);
6.0程序
6.1轄區(qū)內(nèi)房屋本體及公共設(shè)施的控制和管理見《房屋本體及公共設(shè)施管理工作手冊(cè)》:
6.2轄區(qū)內(nèi)的出租用房和未售房屋控制和管理見《房屋管理規(guī)定》;
6.3轄區(qū)內(nèi)車輛的管理見《安全管理規(guī)定》;
6.4顧客的鑰匙管理見《房屋管理規(guī)定》;
6.5顧客檔案資料的控制和管理;
6.5.1顧客人個(gè)檔案及資料的管理;
6.5.1.1顧客個(gè)人檔案及資料包括但不限于以下內(nèi)容:
a)《住戶基本情況登記表》
b)《分戶驗(yàn)收單》
c)《裝修協(xié)議書》
d)《業(yè)主公約》
e)《訪問顧客記錄表》
f)《處理違章記錄》
g) 空房看管記錄
6.5.1.2日常管理
a)個(gè)人檔案資料以每戶為單位,每戶一冊(cè)單放在檔案袋內(nèi),并在檔案袋的封皮上注明業(yè)主姓名、編號(hào)(包括棟號(hào)、單元號(hào)及房號(hào))、籍貫、檔案資料目錄,按順序排放在檔案柜中,以便隨時(shí)查閱,發(fā)現(xiàn)丟失及時(shí)補(bǔ)充;
b)每半年對(duì)所有檔案資料檢查一遍,填寫《檔案資料檢查表》,管理部每半年抽查一次,監(jiān)督執(zhí)行情況。
6.5.1.3資料更改管理
若發(fā)現(xiàn)資料與事實(shí)不符,應(yīng)立即更改,更改應(yīng)把原有內(nèi)容用線劃掉,但應(yīng)保留原記錄的清晰度,不得涂改,若需業(yè)主親自更改的應(yīng)請(qǐng)業(yè)主簽名(例如協(xié)議書),若無法更改或更改幅度較大,業(yè)主應(yīng)重新簽定并在《檔案資料檢查表》上做記錄且保存原資料;
6.5.2顧客共有資料的管理;
6.5.2.1顧客共有資料包括但不限于
a)轄區(qū)規(guī)劃設(shè)計(jì)圖
b)平面竣工圖
c)供水管網(wǎng)圖
d)供電線路圖
e)天燃?xì)夤芫W(wǎng)圖
f)暖氣管網(wǎng)圖
g)污雨水管網(wǎng)圖
6.5.2.2管理處應(yīng)把資料分類并妥善保存,以便隨時(shí)查閱;
7.0相關(guān)文件及記錄
a)《房屋本體及公共設(shè)施工作手冊(cè)》
b)《房屋管理規(guī)定》
c)《安全管理規(guī)定》
d)《住戶基本情況登記表》 qr-c
e)《分戶驗(yàn)收單》qr-c
f)《裝修協(xié)議書》
g)《業(yè)主公約》
h)《處理違章記錄》qr-c
i)《訪問顧客記錄表》qr-c
j)《檔案資料檢查表》qr-c
