正大房地產公司收文管理規(guī)定
河口房地產公司收文管理規(guī)定
1、凡公司工作文件(非私人文件)均由行政助理登記簽收、拆封。
2、收文類型包括文檔文件、傳真文件、電子文件、郵件、信件等。
3、前臺接待在簽收和拆封時,需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和信函郵票被撕應拒絕簽收。
4、部門文員在收到文件后,按收文進行編號1小時內發(fā)副總經(jīng)理閱簽,由副總經(jīng)理根據(jù)文件內容和性質,確定傳閱人和文件密級。
5、副總經(jīng)理閱批后的收文,交還部門文員按文件標注傳閱人和文件密級要求在規(guī)定時間內分送相關部門傳閱和承辦,文件傳閱完畢后,按收文進行歸檔。
6、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶離公司,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
7、閱文時未經(jīng)允許不可復印文件或抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確因工作需要,須辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
8、行政部對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應1小時內指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得副總經(jīng)理同意后,方可復印或摘抄,原件應及時歸檔保存。
