集團公司來賓接待管理規(guī)定
集團有限公司來賓接待管理規(guī)定
第一條對外接待原則
接待工作應遵循'平等、對口、節(jié)約、周到、保密'的原則,使客人高興而來、滿意而歸。
1.平等原則:對來賓無論職務高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。尊重屬不同國家和民族來賓的風俗習慣和禮節(jié)。一般情況下,級別與權限相等,同級別出面,特殊情況高規(guī)格接待。
2.對口原則:公司接待任務原則上由各業(yè)務對口部門負責。重大接待工作和活動,由行政部協(xié)助完成。
3.節(jié)約原則:內(nèi)部成本效益核算。招待來賓從簡,不鋪張浪費。
4.周到原則:接待程度應銜接周密,接待方式應完善,以禮相待,使客人感到熱情、周到。
5.保密原則:向來賓介紹情況時,應注意保守公司情況、國家機密。重要會議要有記錄。巧妙回避不宜回答的問題。
第二條來賓接待流程
(一)確定來訪人員及行程
1.行政部接到接待任務后,應盡快確定來訪人員的名單,包括人數(shù)、姓名、性別、年齡、單位、職位(級別)(如有必要,還需了解對方健康狀況)等,確定我方接待人員名單,并明確雙方主要聯(lián)系人及聯(lián)系方式。
2.根據(jù)客人的來訪時間安排,擬定相應行程。
(二)來賓接待
包括:用車安排、住房安排、就餐安排、會議安排、參觀安排等,并明確我方陪同人員,做好隨行攝影保障工作。
1.用車安排:根據(jù)客人的級別、人數(shù)確定車輛安排,并在車內(nèi)準備礦泉水以方便客人飲用。
2.迎接工作:根據(jù)來訪人員人數(shù)、出發(fā)時間、地點、飛機或火車的班次,到達目的地的時間、地點,我方人員需提前十五分鐘到達接待地點迎接,并準備好標有集團logo的接待牌,視來訪人員重要程度準備鮮花、橫幅,客人到達后,我方接待人員應主動上前幫忙搬運行李。
3.住宿安排:視具體情況預定不同標準的酒店,合理安排客房。提前了解所預定酒店房間的口碑與服務質(zhì)量、周邊環(huán)境。我方人員提前幫來訪客人拿好房卡,在房間內(nèi)布置水果、歡迎卡片、公司介紹及住房安排表,表中需注明入住人員姓名、房間號、房間電話、酒店總機號及近幾日城市天氣預報。安排妥當后,待來訪客人到達時將房卡轉交,并告之早餐用餐時間和地點。
4.餐飲安排:可根據(jù)來訪人員的停留時間提前安排不同的酒店就餐,體驗不同的餐飲特色。也可根據(jù)來訪人員的喜好預定各種形式的餐會,包括:西餐、中餐、自助餐等(具體事項見宴會接待流程)。
5.會議安排:明確會議時間、地點、參會人員名單等(具體事項見會議接待流程)。
6.參觀安排:根據(jù)來訪人員的停留時間,擬定相應參觀路線。重點參觀我公司食品總部、在寧樓盤及南京著名景點、新建城區(qū)等。
參觀我公司食品總部、在寧樓盤需提前聯(lián)系好項目負責人,做好講解工作;參觀著名景點我方人員需提前聯(lián)系好景點導游。我方人員還需準備好參觀單位的書面材料,以便客人在參觀時詳盡地了解參觀單位概況。來訪人員中若有外賓,需提前安排好翻譯人員,便于更有效地溝通。
7.禮品安排:根據(jù)來訪人員的身份、級別、喜好、民族習慣選擇合適的禮品,在適當?shù)臅r候送給來訪人員。
8.臨送安排:
(1)了解來訪人員返程時間,提前為其預定飛機票或者火車票,制定返程人員名單、日期、班次及到達目的地時間的表格。
(2)提前將飛機票或者火車票送交來訪人員,并且根據(jù)重要程度安排好vip通道。
(3)安排我方接待人員去飛機場或者火車站歡送來訪人員。
(4)告知來訪人員返回地天氣預報,方便提醒添減衣物,并歡迎來訪人員下次來訪。
(5)在來訪人員返回目的地后,打電話進行確認。
(三)其他事項:
1.接待任務完成以后,做好后期工作。例如:發(fā)送接待行程照片、做后期的溝通交流等工作。
2.做好接待行程總結,由行政部秘書處工作人員填寫《來訪人員登記表》,將來訪人員名單、來訪具體事項、入住酒店及房型、用餐、準備禮品等具體情況詳細記錄,作為檔案資料進行保存,以便客人今后來訪備查,并總結經(jīng)驗、改進后續(xù)工作。
第三條其他
(一)重要來賓接待需做好必要的安全保障工作。
(二)接待人員需著正裝,男士應穿西裝、打領帶,女士應著正規(guī)套裝、化淡妝。接待人員在接待過程中要注意個人言行舉止及儀表。
第四條會議接待工作流程
(一)會前準備:
1.會議策劃:根據(jù)參會人員級別、人數(shù),靈活掌握會議規(guī)模,預定適合的會議室。
2.會前通知:行政部秘書處接到會議通知后,應主動了解會議名稱、時間、地點、參會人員情況及會議接待要求等,并準確傳達會議信息,以便做好會議接待的準備工作。
3.準備會議資料、用品、飲品及禮品。重要客人需在會議室擺放鮮花、水果等。
4.會議酒店預定、用餐安排、車輛安排等。
(二)會場布置:會場布置工作務必在會議開始十分鐘前完成,主要從會場環(huán)境、會議所需物品的準備及擺放、所需設備調(diào)試著手。
1.會場環(huán)境:確保會議室內(nèi)空氣流通、清新,溫度、光線適宜,桌椅整潔。
2.物品準備及擺放:根據(jù)會議需要準備好白板、紙、筆等會議所需物品,要求擺放整齊有序、方便、美觀。
3.設備調(diào)試:按會議需要做好投影機、幻燈機、麥克風等設備調(diào)試工作。
(三)過程服務:
1.開會前十分鐘,我方參會人員做好會前迎接準備工作。
2.由秘書處人員做好會議資料收集、整理、會議記錄等相關秘書事務服務及翻譯服務。
3.會議期間由前臺人員每隔十五分鐘添加茶水一次,如遇會間休息,應盡快整理會場,補充并更換各種用品。
4.秘書處根據(jù)客人需求,做好各地返程飛機票、汽車票、火車票的預定服務。
5.會議結束必要時,拍照留念。會議結束后,安排車輛歡送客人。
(四)會后整理:
1.會議結束后,仔細檢查會場,看是否有遺忘的東西和文件等;設備設施是否有損壞,做好相應記錄,以便及時維修。
2.使用器皿需及時撤下清洗并消毒。清理會議室衛(wèi)生,恢復會議室環(huán)境干凈、整潔。
3.理好設備,并關閉相關電源,確保安全工作。
4.秘書處人員于會后做好會議紀錄整理工作,并做好會議紀錄及會議照片存檔工作。
第五條宴會接待流程
(一)人員確定:根據(jù)客人和公司領導的雙方安排,確定安排宴會的人員名單
、地點、時間。
(二)宴會地點確定:我方人員需提前安排好宴會地點,并提前通知客人。
(三)迎接工作:我方需根據(jù)客人不同的級別安排車輛,事先迎接。
(四)時間安排:我方時間安排需銜接準確,提前到達宴會廳,如有特殊情況不能及時到達,需提前電話告知客人,并致以歉意。
(五)酒水、禮品準備:通過公司人員內(nèi)部商量或客人喜好,適當進行酒水、禮品的準備。
(六)用餐注意事項:
1.提前了解客人的飲食習慣(例如:回民),安排就餐時注意菜品的選擇。
2.宴會過程中,我方陪同人員需注意形象、談吐,適度安排敬酒人員。
