某設備公司收發(fā)文管理規(guī)定
設備公司收發(fā)文管理規(guī)定
第一條 為規(guī)范公司公文的收發(fā),提高工作效率,特制定本規(guī)定。
第二條 公文的承辦和簽發(fā)
(一)以公司名義上報的文件、呈批件等由各部門擬稿、會簽,交辦公室統(tǒng)一登記送審;
(二)屬決策性問題或涉及方面較多的由總經理或董事長簽發(fā);
(三)屬決策后分管職責范圍內的,由公司的主管副總簽發(fā)。
(四)以公司名義發(fā)出的下達文件(如通知、函),承辦程序與上同,由權責主管簽發(fā)。
第三條 辦文程序
(一)辦文程序為:擬稿、會簽、核稿、審批、簽發(fā)、打印、核對、封發(fā)。
(二)凡公文應由部室文件起草人校核署名,注明起草年月日,部門負責人審閱簽字,送有關部室會簽。文件一律經辦公室核稿后呈領導簽發(fā)、編號登記。打印出來的文件由擬稿人核對,上報的公文由辦公室復核后封發(fā),所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。
(三)公司與有關部門聯(lián)合行文,由經辦部門起草,辦公室核稿后呈領導簽發(fā)、編號登記。打印出來的文件由擬稿人核對,上報的公文由辦公室復核后封發(fā),所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。
(四)以公司名義的行政發(fā)文程序參見《行政管理流程規(guī)定》中的《行政發(fā)文流程》。
第四條 公文收發(fā)、傳閱
(一)辦公室指定專人負責文件的收、發(fā)、編號、登記、傳遞、歸檔保管工作,各項工作具體要求是:
(1)分類:應按文件的內容分類(暫分為營銷類、技術質量類、行政人事類、生產管理類),送公司領導的文件分夾送閱。
(2)編號、登記:一般按文件的密級和已有的編號登記。
(3)傳遞:文件一般先遞送公司領導,公司領導對于送閱的文件必須盡快閱批,后遞送有關部室。領導和部室不得抽走文件。遇特殊情況或急辦件,可直接先送有關部室或相關的公司領導,送閱文件者均不能壓拖文件,做到當日送急件,當日轉簽。轉簽要根據(jù)文件內容及時送相關部門辦理。
(4)歸檔、保管:按公司現(xiàn)行檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
(二)文件在各部室的傳閱時間不得超過兩天。
(三)在文件傳遞過程中必須進行分類登記核對手續(xù)。
(四)涉及部室業(yè)務的文件,由該部室閱存留底,如須歸檔的文件,可申請復印一份留底。
第五條 文件的編號
公司發(fā)文,一定要由總經理辦公室統(tǒng)一編號:
(一)以公司名義對外發(fā)文,一律用永冠字(**年)***號;
(二)公司監(jiān)事會發(fā)文,用永冠監(jiān)字(**年)***號;
(三)董事會發(fā)文,用永冠董字(**年)***號;
(四)其他管理部門的發(fā)文,用永冠*字(**年)***號。
第六條 辦文中注意事項
(一)起草公文應按照黨政分別行文的原則正確使用文種。
(二)起草公文要符合黨和國家的方針、政策和上級有關規(guī)定,力求內容確實、觀點明確、用詞簡練、標點正確。
(三)起草公文必須使用公司規(guī)定稿紙,不得用鉛筆、圓珠筆書寫,最好提供電腦打印稿。
(四)電腦打印文檔要統(tǒng)一格式:打印用a4紙,字體為宋體,標題字號為二號,正文字號為小四號,行距為20磅。具體格式要求可由總經理辦公室另行發(fā)文規(guī)定。
(五)紅頭文件,只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發(fā)。
(六)'報告'和'請示'要嚴格區(qū)分。凡向政府相關部門報送的文件,只主報一個上收機關,如需報送其他相關的上級機關,可用'并報'或'抄報'形式。請示的事項,應'一文一事',明確提出自己的建議和意見,對某些意見不一致的問題,應如實反映,便于上級機關審定。上級的文件或呈批件、上級機關批示或批文后的工作,由經辦部門負責聯(lián)系并送公司領導閱后存檔。
(七)公文辦理完畢后,承辦人員應根據(jù)文書立卷要求,把公文原稿和有關材料整理好,交檔案人員歸檔。辦公室送閱的文件,傳遞人員不得隨意抽取和保存存檔材料。
(八)精簡文件,提高辦文質量和效率,要嚴格控制發(fā)文范圍和發(fā)文數(shù)量,可發(fā)可不發(fā)的文件,堅決不發(fā);能用電話或當面商談解決的問題,不要行文;該發(fā)的文件,應盡量事先商定,取得一致意見,加快辦文速度。
(九)以黨總支名義行文按《中國共產黨機關公文處理條 例》執(zhí)行。
第七條 本規(guī)定由總經理辦公室負責制訂并解釋,報總經理審核批準,自公布之日起施行,修改亦同。
第八條 本辦法施行后,既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。
