x小區(qū)物業(yè)管理處資料室管理規(guī)定
小區(qū)物業(yè)管理處資料室管理規(guī)定
管理處收發(fā)文件、資料實行集中收集、統(tǒng)一管理,由資料室進行科學(xué)的分類整理,確保文件、資料、檔案的完整、安全,便于查找、借閱,特制定以下規(guī)定:
1、資料室除資料管理員以外,其他人士未經(jīng)允許不得入內(nèi);
2、資料室鑰匙由資料管理員、控制中心各持一套,行政后勤主辦持資料室門鑰匙一把,其他人員不得持有資料室鑰匙;
3、資料室內(nèi)存放的物品須放置在合理的位置,資料室管理員須定期對文件、資料、物品進行整理,保持室內(nèi)環(huán)境干凈、整潔;
4、任何人不得在室內(nèi)吸煙、亂丟紙屑,吃東西等;
5、資料管理員下班后要將所有文件柜及資料室門上鎖,避免文件、資料及物品遺失;
6、文件、資料本著便于查找、借閱的原則,分類擺放,標識清晰、明顯;
7、任何人員到資料室借閱文件,須由資料室管理員負責(zé)查找提供,其他人員不得自行取閱,文件資料須經(jīng)經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人批準后,方可借閱。
8、資料員負責(zé)催促借閱人及時歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符,并登記歸還人及歸還時間等,歸還的文件、資料要及時歸檔;
9、屬保密級文件要妥善保管,不得放于桌面或抽屜內(nèi),不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,其他人員不得翻看、借閱,不得復(fù)印和帶離資料室。
10、文件、資料要定期歸檔,對過期文件、資料經(jīng)部門經(jīng)理批準后,按批準意見進行報廢、銷毀等處理;
11、對破損、裝訂不牢固的文件、資料要及時修補,并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完整;
12、使用復(fù)印機、打印機時,注意節(jié)約成本,杜絕浪費行為,并自覺做好登記。
