物業(yè)行政管理辦公管理規(guī)定

發(fā)布時(shí)間：2024-11-29 查看人數(shù)：17

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物業(yè)行政管理之辦公管理規(guī)定

公司每位員工都有責(zé)任和義務(wù)保持工作場所和辦公環(huán)境的整潔,嚴(yán)格遵守各種辦公設(shè)施、辦公用品的使用規(guī)則,為自己和他人創(chuàng)造一個(gè)良好有序的工作環(huán)境。

1工作證的佩戴

1.1 公司所有員工在上班時(shí)間(外出業(yè)務(wù)工作除外)必須佩戴工作證,并將工作證正確掛于胸前方。

1.2 員工若不慎將工作證遺失,應(yīng)立即報(bào)告人事行政部,并及時(shí)補(bǔ)辦工作證。

1.3 工作證屬公司財(cái)產(chǎn),員工在離職前需將工作證交回人事行政部。

2.電腦的使用

2.1 電腦屬公司高值固定資產(chǎn),辦公室電腦實(shí)行專人專用,未經(jīng)允許,他人不可隨意使用;

2.2 安裝軟件或維修故障等所有電腦問題均需通過人事行政部專管員進(jìn)行處理;

2.3 未按規(guī)定使用電腦,致使電腦損壞、資料丟失者,記大過一次,情節(jié)嚴(yán)重者,予以免職,如造成經(jīng)濟(jì)損失者,需按實(shí)賠償。

2.4 為推動(dòng)辦公自動(dòng)化,提高工作效率,公司安裝有上網(wǎng)功能,配備有電腦的員工應(yīng)自覺利用網(wǎng)絡(luò)資源為工作服務(wù)。否則,造成工作缺失,須負(fù)相應(yīng)責(zé)任。

2.5 上班時(shí)間,員工不得上網(wǎng)聊天、打游戲,做與工作無關(guān)的事情。違者將受嚴(yán)重警告處分。

3.電話的使用

3.1 各辦公室電話主要用途為公事聯(lián)絡(luò),嚴(yán)禁因私用電話閑聊,嚴(yán)禁打聲訊臺(tái)。

3.2 各部門的員工因工作需要使用直撥長途時(shí)需經(jīng)人事行政部批準(zhǔn),并做好登記手續(xù)。

3.3 辦公電話應(yīng)長話短說,提高辦事效率。

3.4 因私使用長途電話的員工,應(yīng)自覺登記并盡量縮短講話時(shí)間。

4.復(fù)印、打印、傳真機(jī)的使用

4.1 各部門使用復(fù)印、打印、傳真機(jī)需作好登記工作,并統(tǒng)一在人事行政部按實(shí)用數(shù)量領(lǐng)取紙張。

4.2 傳真機(jī)的使用,由人事行政部派專人負(fù)責(zé),并做好各部門的傳真文件的登記工作。

4.3 復(fù)印紙應(yīng)合理使用,注意節(jié)約。非公文用紙應(yīng)首選已單面使用的紙張。(保密文件除外)

5.辦公文具的管理

5.1 辦公文具的申購原則:合理利用、節(jié)約成本、杜絕浪費(fèi)。

5.2 易耗品的申購:簽字筆、圓珠筆等用品要求以舊換新;

5.3 非易耗品的申購:計(jì)算器、訂書機(jī)、打孔機(jī)等耐用文具,各部門已申購1-2臺(tái)的情況下,不再給予申購。如損壞,可按以舊換新的方式重新申購。

5.4 所有辦公文具統(tǒng)一由人事行政部統(tǒng)計(jì)、采購、保管。

5.5 公司員工或新入職員工需用文具的,填寫文具申領(lǐng)單由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),人事行政部主管批準(zhǔn)后,向?qū)９苋藛T領(lǐng)取。非易耗品的領(lǐng)用須建立個(gè)人臺(tái)帳,并置于個(gè)人檔案內(nèi),由人事行政部專管人員負(fù)責(zé)管理。

6.信件收發(fā)與報(bào)刊管理

6.1 信件收發(fā)

所有信函來件、郵包由人事行政部統(tǒng)一簽收后分類分發(fā)到各部門,郵包、特快傳遞必須由收件部門簽領(lǐng)。

6.2 報(bào)刊、雜志管理

各部門因工作需要訂閱報(bào)刊、雜志,須填寫《訂閱報(bào)刊申請表》,由人事行政部統(tǒng)一訂閱,所訂報(bào)刊、雜志由各部門自行保管。如因工作關(guān)系需要借閱報(bào)刊或雜志,必須要知會(huì)部門負(fù)責(zé)人,取得批準(zhǔn),并辦理相應(yīng)手續(xù)方可借閱。

7.文件管理

7.1 每個(gè)部門都配有若干文件柜以便存放文件及檔案,公司要求各部門的文件須分門別類歸檔妥善保存,員工應(yīng)經(jīng)常檢查存檔文件,及時(shí)剔除過時(shí),過期文件按規(guī)定銷毀處理。

7.2 保密文件需由專人負(fù)責(zé)管理,無關(guān)人員不得動(dòng)用或隨意查閱,公司任何人員不得私自收藏、銷毀、出售涉及公司機(jī)密的文件、實(shí)物。

7.3 公司所有發(fā)文統(tǒng)一由人事行政部負(fù)責(zé)初審、呈批簽發(fā)、復(fù)印、登記、發(fā)放、跟蹤催辦(特殊文件經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)除外),并由人事行政部備份一份存檔。

7.4 公司所有傳出、傳入文件(特殊文件經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)除外),由人事行政部專人負(fù)責(zé)登記、收發(fā)、存檔、管理工作。

8.公司檔案管理規(guī)定

在公司經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料均應(yīng)歸檔,由人事行政部統(tǒng)一管理,特殊資料由部門復(fù)印存檔。特殊部門(如財(cái)務(wù)部)根據(jù)專業(yè)特性自行管理檔案。

8.1 文書類:

1)公司辦公會(huì)記錄、會(huì)議紀(jì)要;

2)公司召開各種專題會(huì)議記錄;

3)公司發(fā)布的決定、條例、規(guī)定、辦法、通報(bào)等;

4)公司在各項(xiàng)重大活動(dòng)中形成的文件、圖片、錄音、錄像帶等;

5)公司及企業(yè)編制的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)決算報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等;

6)公司的請示報(bào)告和上級(jí)單位的批復(fù),各部門的請示和公司的批復(fù);

7)公司體制改革、機(jī)構(gòu)成立、合并、合資、撤消、更名、啟用印章等相關(guān)文件;

8)職工任免、獎(jiǎng)懲、通知、通報(bào)、批復(fù)等;

9)員工調(diào)出(入)、工資調(diào)整、退職、開除、解除合同的決定、通知、報(bào)告、批復(fù);

10)公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議書及財(cái)產(chǎn)、物資檔案交接憑證等;

11)公司在仲裁、法律糾紛方面的訴訟案卷、判決書等資料。

8.2 科技類:

1)行政類:

a、辦公設(shè)備的使用說明書、設(shè)備安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過程中的技術(shù)性、憑證性的文件材料等;

b、辦公設(shè)備運(yùn)行、維修記錄;

c、辦公設(shè)備報(bào)廢的文件材料等。

2)工程類:

a、計(jì)劃任務(wù)書、協(xié)議書、水文地質(zhì)技術(shù)文件;

b、選址報(bào)告、審批文件;

c、工程預(yù)決算、施工合同、竣工圖、驗(yàn)收圖、驗(yàn)收鑒證報(bào)告;

d、施工圖、維修報(bào)告及批復(fù)等。

3)財(cái)務(wù)類

a、財(cái)務(wù)管理過程中的原始帳薄、憑證等;

b、財(cái)務(wù)計(jì)劃、年度報(bào)表及各級(jí)財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。

9.公司財(cái)產(chǎn)保管

9.1 公司財(cái)產(chǎn)如辦公設(shè)備、設(shè)施、桌椅、用品等,是員工工作、生活的必要工具。人事行政部對公司財(cái)產(chǎn)建立臺(tái)帳管理,對個(gè)人領(lǐng)用的公司財(cái)產(chǎn)建立個(gè)人領(lǐng)用臺(tái)帳并置于個(gè)人檔案內(nèi)。每一位員工都有義務(wù)珍惜公司財(cái)產(chǎn)。

9.2 任何故意損壞、盜竊及濫用公司財(cái)產(chǎn)的行為將受紀(jì)律或開除處分。

9.3 公司員工應(yīng)愛護(hù)公司物品,合理使用各項(xiàng)物品、設(shè)備。

9.4 不得將公司物品、設(shè)備占為私有或隱藏、隨意移動(dòng),攜出公司

外。

10.員工行為規(guī)范

10.1 行為要?jiǎng)t

儀表--要整潔端莊,穩(wěn)重大方。

環(huán)境--要清潔整齊,使客人和自已都愉快輕松。

待人--要溫文有禮,和顏悅色,不卑不亢,牢記禮貌就是為人,事關(guān)公司的形象。

守時(shí)--守時(shí)守約,乃為人處事之基本,務(wù)求一諾千金,嚴(yán)格自律。

效率--以最簡捷的行動(dòng),最快的速度辦理每件業(yè)務(wù)。

質(zhì)量--凡經(jīng)我手,無論產(chǎn)品或服務(wù),都以精湛細(xì)致、考究而使人信服。

專精--鉆研技術(shù),鉆研業(yè)務(wù),精益求精,永無止境。

勤勉--勤勤懇懇,兢兢業(yè)業(yè),無論工作或生活都全情投入。

謙虛--滿招損,謙受益。無論學(xué)習(xí)或做事,虛懷若谷,排除障礙,開闊道路。

團(tuán)結(jié)--員工同事,每日相處,應(yīng)互相聯(lián)系體諒,禮貌謙讓,才能精誠合作,團(tuán)結(jié)共進(jìn)。

自律--永遠(yuǎn)不對別人批評公司,永遠(yuǎn)不對他人口語上級(jí)主管,即便離開公司,也自奉嚴(yán)格;不蜚短流長,要自尊自重。

安全--時(shí)時(shí)處處想著公司事業(yè)的安全,小到煙蒂紙屑,大到工程項(xiàng)目,可能出差錯(cuò)的地方都想到,認(rèn)真細(xì)致的去做每一件事。

10.2 行為規(guī)范

1)儀容儀表

上班時(shí)間著裝應(yīng)整潔干凈,不得穿奇裝異服或背心、短褲上班。

上班或因業(yè)務(wù)進(jìn)入公司領(lǐng)地,要佩帶工作卡;且工作卡只準(zhǔn)佩帶在胸前。

注意個(gè)人衛(wèi)生,臉、手、足要保持清潔;指甲要勤剪,不能有污跡。

上班不能穿拖鞋或光腳,要做到鞋無異味,鞋面整潔,鞋帶打結(jié)整齊。

男員工胡須要經(jīng)常洗刮。

女員工上班時(shí)間宜著淡妝,不能濃妝艷抹,不宜戴華麗首飾或過多首飾,不得穿超短裙。

2)工作禮儀及注意事項(xiàng)

與同事、上級(jí)相見,要禮貌熱情,點(diǎn)頭致意,并致問候。

下班離開時(shí),要禮貌地與同事道別。

客戶或外賓來訪參觀時(shí),行進(jìn)間相遇,應(yīng)停留側(cè)立,禮讓先行,微笑點(diǎn)頭示意,并致問候'歡迎光臨'或'您好'等;如正在崗位工作,應(yīng)微笑點(diǎn)頭后立即投入工作,不得無禮觀望,議論或東張西望,應(yīng)體現(xiàn)出嘉信物業(yè)員工應(yīng)有的禮貌、修養(yǎng)和對工作的投入。

出入辦公室,行走及開、關(guān)門動(dòng)作要輕,不要干擾他人辦公。

進(jìn)入其它辦公室溝通或請示、報(bào)告,一定要先輕輕敲門,得到允許后方可入內(nèi)。

辦公室應(yīng)保持整潔,不能雜亂無序。

辦公時(shí)間不得過多談?wù)撆c工作無關(guān)事宜,或到其它辦公室隨意走動(dòng)、閑聊。

不得在辦公室內(nèi)喧嘩,高聲吵鬧;要保持安靜、嚴(yán)肅的工作氣氛。

辦公時(shí)間內(nèi)不得瀏覽與業(yè)務(wù)無關(guān)的書籍、雜物和報(bào)紙,不得收聽廣播或錄音。

工作時(shí)間辦公室內(nèi)不準(zhǔn)吃早餐零食,在公司已設(shè)員工飯?zhí)没蚬潭ň筒忘c(diǎn)時(shí),不準(zhǔn)將飯菜帶入辦公室用餐。

上級(jí)到辦公室呼叫時(shí),應(yīng)立刻應(yīng)答,并馬上站立起來。

注意辦公室洗手間衛(wèi)生,便后自覺沖水。

3)*規(guī)范禮儀

參加公司舉辦的各種會(huì)議、*,應(yīng)按時(shí)到會(huì),不得遲到或早退。

在部門或公司舉行*、儀式等隆重場合,要保持肅靜。