物業(yè)作業(yè)：印鑒及證照管理規(guī)定
物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書:印鑒及證照管理規(guī)定
1.目的
確保公司各類印鑒、證照的統(tǒng)一規(guī)范管理及正常、合理使用。
2.范圍
適用于公司及各部門。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理辦公室主任負責(zé)各類公司級公章和證照的保管和使用,并對最終結(jié)果負責(zé)。
3.2各部門經(jīng)理負責(zé)本部門各類公章和證照的保管或授權(quán)其他人保管,并對最終結(jié)果負責(zé)。
4.方法和過程控制
4.1印鑒的管理
4.1.1管理原則
a.印鑒保管須指定專人負責(zé),并填寫《印鑒、證照登記表》。
b.需加蓋公章的部門或個人向本部門領(lǐng)導(dǎo)請示,說明蓋章的目的、用途、范圍等,填寫《印鑒使用申請表》,經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可蓋章。但管理處各類票據(jù)及體系文件各類格式化協(xié)議可免于登記。
c.各部門新刻或改制印鑒,須報總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)后方可辦理,并由總經(jīng)理辦公室負責(zé)登記備案。
d.印鑒必須嚴(yán)格保管,如遇丟失、損壞或被盜時,應(yīng)及時向部門經(jīng)理和總經(jīng)理辦公室主任匯報,予以備案,及時辦理補刻手續(xù),并追究部門及相關(guān)人員的責(zé)任。
4.1.2公司公章
a.因工作需要開具公司《法人代表證明書》、《法人授權(quán)委托證明書》的部門或個人,必須報總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后加蓋公司公章。
b.因工作需要開具公司《介紹信》的部門或個人,需說明用途、范圍,經(jīng)部門經(jīng)理同意后由總經(jīng)理辦公室主任審批并加蓋公章。
c.以公司名義對外發(fā)文須由總經(jīng)理辦公室主任審核文件后,加蓋公司公章。
d.各部門有關(guān)資料、文件如需加蓋公司公章,經(jīng)手人應(yīng)將需蓋章文件及經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認的《印鑒使用申請表》提交總經(jīng)理辦公室主任審核,辦理登記手續(xù)后,方可加蓋公司公章。
4.1.3公司合同章
以公司名義簽訂的各類合同,需按《合同管理程序》相關(guān)規(guī)定,履行有關(guān)審批手續(xù)后方可加蓋公司合同章。
4.1.4部門公章
a.以部門名義張貼、外發(fā)(公司以外)的各類文件需加蓋部門公章。
b.體系文件規(guī)定使用的各類文件/協(xié)議,須加蓋部門公章后方有效。
c.向顧客發(fā)放的管理費收費通知單和催繳單需加蓋部門公章。以管理處名義下發(fā)的各類違規(guī)通知單需經(jīng)部門經(jīng)理同意后,加蓋部門公章。
d.管理處開具的各類證明需經(jīng)部門經(jīng)理同意后加蓋部門公章。
4.1.5特殊原因需借公司公章外出公干,須填寫《印鑒、證照領(lǐng)(用)申請表》,說明用途和特殊原因,經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任簽批同意后方可借出;歸還公章時,須將借用公章所蓋文件的復(fù)印件一并交付備查;凡發(fā)現(xiàn)借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發(fā)生問題,將嚴(yán)肅追究借用人的責(zé)任;
4.1.6凡需使用空白介紹信或證明,須書面申請說明用途,并經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后,方可加蓋公章;空白介紹信和證明若沒用完,應(yīng)如數(shù)退回,不得挪作他用;
4.1.7總經(jīng)理辦公室主任外出時,應(yīng)將公章交給總經(jīng)理辦公室指定的臨時代管人保管,不得擅自交給他人代管代用;代管人在此期間受本管理規(guī)定的約束,并對代管結(jié)果負責(zé)。
4.2各類證照的管理
4.2.1各類證照包括各類營業(yè)執(zhí)照、各類稅務(wù)登記證(包括國稅、地稅)、各類收費許可證、停車場收費價目表、機動車停車場許可證、企業(yè)代碼證及有關(guān)榮譽證明。
4.2.2各部門應(yīng)指定專人對各類證照進行管理,并登記在《印鑒、證照登記表》上。現(xiàn)場擺放或懸掛的證照需保證安全和整潔。
4.2.3如因工作需要使用各類證照,使用人需填寫《印鑒、證照領(lǐng)(借)用申請表》,經(jīng)部門經(jīng)理同意后,方可使用。
4.2.4總經(jīng)理辦公室要確保公司各類證照的有效性,各部門經(jīng)理須確保本部門各類證照的有效性,并指定專人辦理各類證照年審等相關(guān)手續(xù)或委托公司總經(jīng)理辦公室代為辦理。
4.2.5各部門在取得各類證照時,須報送復(fù)印件一份至公司資料室,由資料室進行登記備案。在每次修改體系文件時,品質(zhì)管理部須與資料室對接,以備更改質(zhì)量手冊中公司簡介。
4.3公章使用審批規(guī)定
用章事項用章審批人
1、以公司名義發(fā)出的各類文件和信函總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理或總經(jīng)理辦公室負責(zé)人
2、財務(wù)報表
開設(shè)帳戶總經(jīng)理或財務(wù)管理部經(jīng)理 總經(jīng)理
3、人事調(diào)動 職員入戶人事管理部經(jīng)理 人事管理部經(jīng)理
4、各種行政事務(wù)部門負責(zé)人或總經(jīng)理辦公室主任
6、重大業(yè)務(wù)
一般業(yè)務(wù)總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理 部門經(jīng)理
7、法律文書總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理
5.質(zhì)量記錄表格
**wy6.3-z01-01-f1《印鑒、證照登記表》
**wy6.3-z01-01-f2《印鑒使用申請表》
**wy6.3-z01-01-f3《印鑒、證照領(lǐng)(借)用申請表》
