公司行政報(bào)表編制管理規(guī)定
1.目的
為促進(jìn)公司行政管理的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),加強(qiáng)行政費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)工作,特寫(xiě)此報(bào)表管理制度。
2.適用范圍
本辦法適用于集團(tuán)行政報(bào)表的編制管理工作。
3.行政報(bào)表目錄、報(bào)送時(shí)間、收件人
序號(hào) 報(bào)表類(lèi)型 報(bào)表名稱(chēng) 報(bào)表時(shí)間 收件人 抄送人
1 臨時(shí)性報(bào)表 《工傷(意外)事故報(bào)告書(shū)》 及時(shí)
2 《消防事故報(bào)告書(shū)》 3
《林木事故報(bào)告書(shū)》 4
《財(cái)產(chǎn)出險(xiǎn)通知書(shū)》 5
《交通事故報(bào)告書(shū)》 6
《大事記》 7
月報(bào) 《行政費(fèi)用匯總表》 每月15日
8 《行政費(fèi)用月度分?jǐn)偙怼?每月15日
9 《車(chē)輛費(fèi)用月報(bào)表》 每月10日
10 《宿舍狀況表》 每月10日
11 《通訊錄》 每月5日
12 季報(bào) 《消防事故統(tǒng)計(jì)表》 每季度5日前
14 《林木事故統(tǒng)計(jì)表》
15 《工傷(意外)事故統(tǒng)計(jì)表》
16 《財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)事故統(tǒng)計(jì)表》
17 《車(chē)輛交通事故統(tǒng)計(jì)表》
18 《印章使用登記表》
19 《機(jī)動(dòng)車(chē)輛統(tǒng)計(jì)表》
20 《租賃物業(yè)統(tǒng)計(jì)表》
21 《自購(gòu)物業(yè)統(tǒng)計(jì)表》
4.報(bào)送方式
4.1 各子公司需在報(bào)表規(guī)定的時(shí)間內(nèi),將當(dāng)月行政報(bào)表以電子文檔形式通過(guò)e-mail報(bào)送到集團(tuán)人力資源及行政部行政主任處,并抄送相關(guān)人員。
4.2 集團(tuán)人力資源及行政部行政主任需及時(shí)將各子公司、集團(tuán)總部的行政數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總后,于規(guī)定內(nèi)將該表上報(bào)香港總部人力資源及行政部審核。
5.報(bào)表編制說(shuō)明
5.1 行政報(bào)表體系納入年度考核,由集團(tuán)人力資源及行政部負(fù)責(zé)對(duì)各公司人力資源及行政部行政報(bào)表編寫(xiě)責(zé)任人實(shí)施考核。
5.2 為保證行政報(bào)表統(tǒng)計(jì)資料的連續(xù)性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性,請(qǐng)各子公司安排專(zhuān)人做好行政報(bào)表的編寫(xiě)統(tǒng)計(jì)工作。嚴(yán)格按照填報(bào)標(biāo)準(zhǔn)和要求及時(shí)準(zhǔn)確地做好統(tǒng)計(jì)、匯總,并按時(shí)限上報(bào)。
5.3 各子公司可根據(jù)本公司實(shí)際情況,選擇以上報(bào)表填寫(xiě),例如有的公司沒(méi)有車(chē)輛或購(gòu)買(mǎi)林地的,可以不用填寫(xiě)相關(guān)表單。
5.4 如果本月(季)報(bào)表與上月(季)報(bào)表數(shù)據(jù)一致沒(méi)有變化時(shí),必須將報(bào)表時(shí)間與填報(bào)日期更新后上報(bào)。
5.5 臨時(shí)性報(bào)表是指子公司有事故(事件)發(fā)生后填寫(xiě)的報(bào)表,臨時(shí)性報(bào)表必須是在事故發(fā)生后2日內(nèi)填
寫(xiě)相關(guān)表單報(bào)告集團(tuán)人力資源及行政部相關(guān)人員。例如子公司員工發(fā)生工傷事故或意外事故,填寫(xiě)《工傷(意外)事故報(bào)告書(shū)》,獲得相關(guān)榮譽(yù)時(shí),填寫(xiě)《大事記》。
5.6 月(季)度報(bào)表的統(tǒng)計(jì)必須準(zhǔn)時(shí)完成,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤,如果因?yàn)樘厥馇闆r不能準(zhǔn)時(shí)填報(bào),須提前向集團(tuán)人力資源及行政部行政主任說(shuō)明原因。
5.7《租賃物業(yè)統(tǒng)計(jì)表》、《自購(gòu)物業(yè)統(tǒng)計(jì)表》統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)包括辦公室、宿舍、廠(chǎng)房、倉(cāng)庫(kù)等一切建筑物及土地。
5.8 行政費(fèi)用分?jǐn)偡椒?各部門(mén)申請(qǐng)的文具、辦公耗材、紙張及印刷用品等計(jì)入申請(qǐng)部門(mén)費(fèi)用;公司產(chǎn)生的公共行政費(fèi)用(如房屋租金、水電費(fèi)、管理費(fèi)、維修費(fèi)、電話(huà)費(fèi)、飲用水、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)等)按當(dāng)月各部門(mén)人數(shù)進(jìn)行分?jǐn)偟矫總€(gè)人;車(chē)輛費(fèi)用按各部門(mén)實(shí)際使用分?jǐn)?維修、保養(yǎng)、保險(xiǎn)、稅費(fèi)按當(dāng)月各部門(mén)人數(shù)進(jìn)行分?jǐn)偟矫總€(gè)人。
5.9 集團(tuán)人力資源及行政部因工作需要,可以臨時(shí)增加報(bào)表數(shù)量或修改報(bào)表格式內(nèi)容。
5.10 按照公司財(cái)務(wù)管理制度或固定資產(chǎn)管理制度列入固定資產(chǎn)的設(shè)備和工具等費(fèi)用,不需要列入行政費(fèi)用內(nèi)。
5.11 各子公司如在報(bào)表填寫(xiě)過(guò)程中,對(duì)報(bào)表格式等內(nèi)容不清楚時(shí),應(yīng)向集團(tuán)人力資源及行政部行政主任咨詢(xún)后再填報(bào),不得擅自更改報(bào)表內(nèi)容和格式。
6.報(bào)表管理
6.1 行政報(bào)表文檔以書(shū)面文件或電子文件兩種方式給予存檔保存,并按時(shí)間順序排列。
6.2 為使行政數(shù)據(jù)可追溯性,行政報(bào)表保存時(shí)間為二年。
7.本辦法由集團(tuán)人力資源及行政部制定和解釋。
