物業(yè)中心租售中心財務管理規(guī)定
物業(yè)服務中心租售中心財務管理規(guī)定
1.目的
使租售中心財務工作規(guī)范化、合理化。
2.范圍
適用于公司租售業(yè)務所涉及收、付款環(huán)節(jié)。
3.職責
部門/崗位職責
各物業(yè)服務中心出納負責服務中心處租售業(yè)務款項的收取,并按公司要求及時上繳公司;
租售中心各業(yè)務分點由指定的兼職財務人員及地鋪負責人收取款項(現金),并將現金款項存入公司指定賬戶,將繳款憑證交財務部門結算。
公司財務管理部負責付款和收款監(jiān)督。
4.方法和過程控制
4.1收據的領用、保管與核銷
4.1.1公司正式收款收據統(tǒng)一由部門財務到公司財務處領,各地鋪要使用的收據由地鋪負責人及兼職財務人員到部門財務領取,并按公司財務規(guī)定領用、發(fā)放、核銷。
4.1.2收款收據不可遺失、損壞,作廢的收款收據必須完整保存,地鋪負責人、兼職財務人員對收據負保管責任。
4.1.3現場指定兼職財務人員每月定期將本月收取的收款憑證上交公司財務部結算,并按財務部的要求核銷已使用完的收據,月底必須核銷完當月全部收款。
4.1.4作廢的收據,'四聯'要全部完整,并注明'作廢'和作廢時間。
4.2收據使用要求
4.2.1現場收據分類:在收據備注欄中注明'出租類'、'轉讓類';
4.2.2收據的填寫必須完整,日期、付款方式、金額大小寫等嚴格按公司財務部的規(guī)定要求填寫;
4.2.3所有人員在開據收據時須在'收款人'簽全名,待上繳財務人員時,再由財務人員按公司要求核銷;
4.2.4填寫收據時,客戶姓名、付款人均需填寫全稱,'付款人'欄目原則上由付款客戶本人簽字,如因特殊原因須為客戶代付款,付款人簽名處須注明'某某人代',但'擔保金'和'定金'必須由付款客戶本人簽字。
4.2.5當收取客戶的租售業(yè)務定金時,采用定金托管。買賣雙方如不按托管方式需經地鋪負責人同意,可直接開收據給買方:款項來源必須注明'代××(業(yè)主姓名)收取××房(房號)購房定金',并盡量請賣方在此收據上簽名確認此方式。
4.2.6部門財務負責部門內各地鋪收據的發(fā)放及核銷。
4.2.7銀行轉賬類使用收據時,先在收據:'交款方式/票據號'空格處加蓋'以銀行實際到帳為準'的章。開票人必須嚴格按轉款憑證上金額且與銀行到帳記錄核對確認后,方可給客戶開具收據。
4.2.7現金使用收據時,只限于購房定金、傭金、擔保金等小額款項,且單筆現金不能超過二萬元。地鋪兼職財務收到現金后,需認真清點現金數,確認數額無誤及鈔票真?zhèn)魏蠓娇砷_具收據。
4.2.8各地鋪負責人,每天必須核對當日新開的收據,如遇外出、休息時,需指定專人核對;地鋪負責人開的收據,由現場兼職財務人員核對。
4.3現金收取、保管
4.3.1 地鋪兼職財務在收款當天將所收現金交物業(yè)服務中心處出納代存或直接存入公司指定賬戶,如銀行停止收款,應當采取妥善保管措施,并在次日內存入指定賬戶。地鋪兼職財務、地鋪負責人對所收取的現金款項負保管責任。
4.3.2在收取現金時注意單筆現金款項不能超過人民幣二萬元,大額款項的收取必須要求客戶通過銀行轉賬方式轉入公司指定銀行帳號中。
4.3.3在遇有客戶使用超過二萬元現金支付相關費用時,我方不允許直接收取現金,由業(yè)務人員陪同客戶到銀行存入公司指定賬戶。
4.4領用支票、申請轉賬、代交費用的要求
4.4.1. 支票領用
4.4.1.1大額支出、轉賬,業(yè)務人員需提前三個工作日將《付款申請單》交財務部。
4.4.1.2領用支票時需填寫支票領用申請, 準確填寫收款人及金額后按公司財務制度審批。
4.4.2轉付款項
4.4.2.1簽訂《房地產經紀合同》時,考慮到公司的財務審批流程,在轉付款項條件約定原則上不能少于3個工作日,具體以合同為準。
4.4.2.2申請轉款給賣方時,按轉讓協議中約定的轉款日期,由客戶服務部提前三個工作日將單據報部門財務審核。
4.4.2.3申請轉款給賣方時,經辦人需確定傭金、各項費用是否結清,否則需預留足夠的金額在公司。
4.4.2.4退還的款項,付款申請單申請時需'收回原收據',交部門負責人審核后方可辦理退款。
4.4.2.5填寫轉付房款《付款申請單》時,請準確填寫房號、收款人姓名、收款人的銀行帳號,同時附件應有:業(yè)主本人親筆簽名的收條(不能代簽)、指模、收條上有業(yè)主本人的銀行帳號(原則上需與簽訂的房地產經紀合同上的賬號保持一致)、業(yè)主(收款人)身份證明復印件。
4.4.3轉讓業(yè)務中的代收款項
4.4.3.1經辦人員負責按協議時間催促買賣雙方交納各種款項。
4.4.3.2經辦人員在客戶交款后,需及時將信息上報部門財務。
4.4.3.3在辦理轉讓手續(xù)中,如客戶委托經辦人員代繳費用,如轉讓稅費、有線、煤氣過戶費,如客戶有費用在公司,則經辦人員可向公司辦理借款手續(xù)墊付,并在業(yè)務結束后,持相關單據報銷。否則,應提前向客戶收取。原則上公司不予代墊,如發(fā)生自行墊付而客戶不予認可的款項將由當事人自行承擔。
4.4.3.4在辦理轉讓手續(xù)中,如客戶委托經辦人員代繳費用,如轉讓稅費、有線、煤氣過戶費等,需轉款至銀行卡后辦理手續(xù)的。如單筆金額20000元以下(含),由經辦人辦理;20000-50000元(含)由地鋪負責人辦理;50000-100000元(含)由部門主管、經理負責辦理;100000元以上,由部門指定人員在財務部指定人員陪同下共同辦理。
4.4.4代理贖樓業(yè)務,原則上要求贖樓業(yè)務由擔保公司操作。
4.5費用報銷
4.5.1當月上下班交通費、手機費用,按公司財務制度報銷。
4.5.2外出辦公需經地鋪負責人同意,外出車費的報銷,須列詳細清單,注明款項發(fā)生原因、時間、路線等,經部門核實后方可報銷。
4.5.3其它費用報銷時,按公司規(guī)定填好《付款申請單》并粘貼好原始票據交到部門財務。
4.5.4部門需建立費用臺賬。
4.6收入結轉
4.6.1每月1號前,部門財務與公司財務部結轉上月實際收入。
4.6.2每月5號前,部門財務統(tǒng)計上月的交易達成情況。
