某物業(yè)公司財務審批管理規(guī)定
1.0目的
1.1本指導書明確了資金使用的審批權限、審批手續(xù),有效地監(jiān)督、控制各項財務支出,加強公司的財務管理。
2.0適用范圍
2.1本指導書適用于南海市能興物業(yè)管理有限公司和資金審批。
3.0審核流程
3.1各項開支依據(jù)集團公司的合同管理制度需要簽定合同的,必須憑已審批的合同正本開支。因特殊情況確實未能簽定合同而資金審核權限又無相應規(guī)定的,資金審批權限應依照合同的審批權限執(zhí)行。
3.2按合同規(guī)定付款的付款通知單等付款憑據(jù),必須經(jīng)財務部經(jīng)理審核,總經(jīng)理審批。
3.3對于已經(jīng)辦理了合同審核的資金開支,若實際開支與合同不符又未簽定補充或變更合同的,則應按業(yè)務事項相應的合同審批權限重新進行審批。
3.4財務開支有計劃或預算的,應嚴格執(zhí)行計劃或預算,超計劃或超預算的,應先申請追加計劃或預算,待批準后方可執(zhí)行。
3.5對于計劃外非經(jīng)常性開支項目,又未簽定合同的,可依照相應的計劃審批程序和權限,直接進行資金審批。
4.0財務開支手續(xù)
4.1固定資產(chǎn)購置,必須先經(jīng)集團公司計劃財務部批準方可購買。憑購貨合同正本、購
貨發(fā)票、固定資產(chǎn)卡片支付。發(fā)票應有經(jīng)手人、使用部門負責人簽名,固定資產(chǎn)卡片
需填寫資產(chǎn)名稱、型號、各種技術參數(shù)、附屬設備名稱等(資產(chǎn)價值由財務人員填寫),
并有固定資產(chǎn)使用人或保管人簽名。
4.2直接購進材料,憑購貨合同正本(2萬元以下可不簽合同)、購貨發(fā)票(發(fā)票沒有按明細項目填列的,需附購貨清單)支付。發(fā)票應有采購經(jīng)手人、材料使用人(或證明人)、部門負責人簽名。
4.3領用材料、設備,憑領料單領料。生產(chǎn)用材料、設備的領料單需有領料人、部門負責人、倉管員簽名,并注明工程名稱或編號。非生產(chǎn)用材料、設備的領料單需有領料人、部門負責人、倉管員簽名。
4.4其它生產(chǎn)經(jīng)營性費用,憑合同正本、發(fā)票支付。發(fā)票應有經(jīng)手人、證明人、部門負責人簽名。
4.5非生產(chǎn)性開支
4.5.1銀行托收的辦公用水電費、電話費,憑財務部經(jīng)理、總經(jīng)理簽名后的發(fā)票、銀行付款通知入帳。
4.5.2住宅電話費、移動電話費、bb機臺費,按集團公司工資制度關于定額補貼的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.3廣告宣傳費,憑合同正本、廣告宣傳樣本、發(fā)票報銷。發(fā)票應有經(jīng)手人、證明人、財務部經(jīng)理、總經(jīng)理簽名,合同應訂明廣告宣傳的時間、地點、期限、方式、內(nèi)容。
4.5.4會議費,憑發(fā)票及會議簽到表報銷。簽到表需注明會議時間、地點、內(nèi)容,會議餐費或會場租賃費發(fā)票需有經(jīng)手人、財務部經(jīng)理、總經(jīng)理簽名。
4.5.5工資、補貼、獎金,憑財務部工資員(出納員兼)編制的工資表發(fā)放。工資表需有制表人、財務部經(jīng)理、總經(jīng)理簽名(管理處工資表需有管理處主任簽名)。
4.5.6教育培訓費用須憑稅務統(tǒng)一發(fā)票或行政事業(yè)單位統(tǒng)一收據(jù),經(jīng)審批后辦理報銷手續(xù)。
4.5.7其它費用,憑有關合同正本、發(fā)票或行政事業(yè)單位收據(jù)報銷。發(fā)票或收據(jù)有經(jīng)手人、證明人、財務部經(jīng)理、總經(jīng)理簽名。
4.6工程項目結算(包括對外出包工程),憑工程所在地的建安發(fā)票、工程合同、經(jīng)審核批準的結算書、竣工報告等結算。發(fā)票必須有經(jīng)手人的簽名。
4.7預付款項,憑合同正本、職工業(yè)務借支單預付。借支單需有經(jīng)手人、部門負責人、財務部經(jīng)理、總經(jīng)理簽名。辦理業(yè)務借支外的預付款項,需憑合同正本、收款單位收據(jù),由經(jīng)手人、審批人簽名后支付。
4.8債務的清償
4.8.1清償各項債務,需取得收款單位收據(jù)或其它收款憑據(jù)應由財務部經(jīng)理審核,經(jīng)總經(jīng)理審批后支付。
4.8.2稅金、其它應交款項的支付,憑財務部經(jīng)理簽發(fā)的付款通知單或報稅憑證,經(jīng)總經(jīng)理審批后支付。
4.9對確需開支,又確實未能取得規(guī)定發(fā)票或行政事業(yè)單位收據(jù)的,按上述規(guī)定執(zhí)行。
4.10維修基金專項用于住宅共用部位、共用設施設備保修期滿后的大修、更新、改造。公司提出維修基金年度使用計劃,報業(yè)主委員會審批。
4.11按照資金審批權限,凡需辦理資金使用審批的,還需憑已簽批的《資金使用審批表》,才可報銷或入帳。
5.0引用文件和記錄表格
5.1《資金使用審批表》
