酒店信用政策與掛賬管理規(guī)定
為了方便有信譽(yù)的企業(yè)、團(tuán)體、機(jī)關(guān)及等機(jī)構(gòu)性質(zhì)的客人在本酒店內(nèi)所屬場所消費(fèi)的結(jié)算,同時為防范信貸風(fēng)險,制定本辦法。
一、信貸客戶的開立
1、 申請。企業(yè)、團(tuán)體、機(jī)關(guān)等單位要在酒店采用掛賬結(jié)算方式的,須填寫掛賬結(jié)算申請表,清楚注明申請單位名稱、地址、電話、銀行賬號、授權(quán)簽單人及其簽名式樣,并加蓋公章。對于個人申請掛賬結(jié)算的,必須預(yù)先交納保證金,或由部門經(jīng)理以上人員負(fù)責(zé)擔(dān)保并承擔(dān)全部風(fēng)險,除酒店總經(jīng)理或集團(tuán)公司總經(jīng)理以上人員外,擔(dān)保金額不得超過5000元。掛賬客戶須與酒店簽訂掛賬結(jié)算合約。
2、 審批。所有掛賬申請先經(jīng)酒店公關(guān)銷售部審核申請單位所填列資料,確保其準(zhǔn)確性,并提出信貸限額、信貸期限和信用等級,并由財(cái)務(wù)部進(jìn)行復(fù)核和風(fēng)險評估后,提出意見,交總經(jīng)理審批。
3、 旅行社的結(jié)算合同。在與旅行社簽訂結(jié)算合同時,除須規(guī)定房租及其他優(yōu)惠價格外,還必須規(guī)定掛賬累計(jì)限額、結(jié)算期限、結(jié)算幣種和結(jié)算方式等內(nèi)容,對于信譽(yù)不好的旅行社,則須要求交納一定數(shù)額的保證金。
4、 備案。掛賬結(jié)算申請書按規(guī)定程序?qū)徍瞬⒂煽偨?jīng)理最后審批后,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)信貸人員需為申請單位開設(shè)掛賬賬戶,并發(fā)信正式通知申請單位。同時,將被批準(zhǔn)單位的有關(guān)資料整理好編入掛賬結(jié)算名冊,發(fā)給酒店各收銀點(diǎn)及有關(guān)部門,以備查對。
二、信用等級的評定
掛賬客戶信用等級分為a、b兩級?？蛻舴旨壍脑u定依據(jù)主要根據(jù)該掛賬單位規(guī)模的大小、市場信譽(yù)的好壞、合作時間的長短、單位背景等條件進(jìn)行評審。對于規(guī)模大、市場信譽(yù)好、合作時間長、背景好的定為a級信用,對于以上條件較差的公司則列為b級信用。a級客戶可免交保證金,價格上給予比b級客戶更大的優(yōu)惠。財(cái)務(wù)部根據(jù)銷售部門提出的意,進(jìn)行復(fù)查并提出意見,報(bào)總經(jīng)理審批。掛賬信用等級可根據(jù)合作時期的表現(xiàn)及實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。a級信用單位兩次逾期付款后應(yīng)降為b級信用單位,如持續(xù)逾期付款,應(yīng)考慮是否要求期繳納保證金。
三、保證金的收取和信用限額的管理
b級信用單位必須預(yù)交與信用限額相同金額的保證金,保證金不能計(jì)算利息。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)信貸人員在掛賬公司消費(fèi)達(dá)到上限前通知對方支付前期款項(xiàng),否則在滿額后必須現(xiàn)付
結(jié)算。若掛賬公司單筆消費(fèi)額超過信用限而又需要掛賬結(jié)算時,必須由營業(yè)部門負(fù)責(zé)人簽名擔(dān)保,擔(dān)保金額不能超過5000元,擔(dān)保人負(fù)責(zé)賬款追收并承擔(dān)風(fēng)險。
四、結(jié)算期限的規(guī)定及優(yōu)惠條件
掛賬公司的結(jié)算期一般定為15天(上半月消費(fèi)必須在月底前結(jié)清,下半月消費(fèi)款必須在下月15日前結(jié)清) 或30天(當(dāng)月消費(fèi)款必須在下月內(nèi)結(jié)清)兩種。為了鼓勵掛賬單位按期結(jié)算消費(fèi)款,銷售部在制定價格時可考慮給予按時結(jié)算的客戶適當(dāng)?shù)恼劭蹆?yōu)惠,但須在合約中注明。
五、逾期結(jié)算的處理
掛賬公司未能按時支付款項(xiàng)時,財(cái)務(wù)部應(yīng)及時發(fā)出催收信并做好存檔,同時向、上級匯報(bào)并知會銷售部門,銷售部門有責(zé)任協(xié)助追收。
六、掛賬資格的終止
應(yīng)收賬款逾期九十天未能結(jié)清時,或者掛賬消費(fèi)額超過信用限額而尚未收回賬款時,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)信貸人員應(yīng)該提出終止客戶掛賬消費(fèi)的報(bào)告書,銷售部門、財(cái)務(wù)部經(jīng)理根據(jù)具體情況提出意見,經(jīng)過總經(jīng)理審批后生效。信貸負(fù)責(zé)人除通知對方公司外,同時通知各收
銀點(diǎn)和有關(guān)部門。
七、壞賬的處理
1、 責(zé)任:壞賬發(fā)生后,業(yè)務(wù)經(jīng)辦經(jīng)員必須承擔(dān)相關(guān)的責(zé)任。
2、 轉(zhuǎn)銷程序:
(1) 財(cái)務(wù)部對于每一筆欠款,經(jīng)查確實(shí)不能收回時,須填寫壞賬轉(zhuǎn)銷報(bào)告,列明賬款發(fā)生日期、數(shù)額、追收的經(jīng)過、不能收回的原因及認(rèn)定壞賬的證據(jù)等。
(2) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核壞賬轉(zhuǎn)銷報(bào)告,對造成損失的責(zé)任歸屬提出追究、處理的意見。
(3) 總經(jīng)理對壞賬的轉(zhuǎn)銷、責(zé)任人的處理意見進(jìn)行審核。
(4) 財(cái)務(wù)部在接到壞賬轉(zhuǎn)銷的批準(zhǔn)后,方能辦理轉(zhuǎn)銷的賬務(wù)處理。
(5) 作為壞賬轉(zhuǎn)銷后的應(yīng)收款,財(cái)務(wù)部仍應(yīng)積極與客戶保持聯(lián)系,隨時跟蹤有無收回賬款的可能性。
八、掛賬記錄存檔
為每一個掛賬客戶開立獨(dú)立的掛賬賬戶,保存掛賬檔案,包括掛結(jié)算申請表、客戶相關(guān)資料、授權(quán)書、往來信函、對賬單等。
九、舉行掛賬分析會議
財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)每月組織一次掛賬分析會議,由總經(jīng)理、銷售經(jīng)理、各營業(yè)部門經(jīng)理及
信貸負(fù)責(zé)人員參加。財(cái)務(wù)部提供應(yīng)收款報(bào)告(包括累計(jì)應(yīng)收款余額、賬齡情況、應(yīng)收款周轉(zhuǎn)天數(shù)、逾期未結(jié)賬情況及呆賬情況等),通報(bào)客戶的信用情況,提出賬款結(jié)算過程中存在的問題,商議解決辦法。
