中國銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定
中國人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定【1】
第一條 本規(guī)定所指會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映人民銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)史料,包括業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)、基建會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)的檔案資料,分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料四類。
第二條 人民銀行各級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管、交接、查閱和銷毀制度,妥善保管會(huì)計(jì)檔案,防止會(huì)計(jì)檔案毀損、散失、泄密。
第三條 會(huì)計(jì)檔案可采用紙、磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等方便實(shí)用、易于保管的介質(zhì)保存,原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的紙質(zhì)資料應(yīng)保存原件。采用非紙介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的,應(yīng)滿足查閱、打印的要求。
第四條 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按形成時(shí)間和保管期限等不同屬性分類索引。
第五條 各部門形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由專人及時(shí)整理立卷,并及時(shí)登記會(huì)計(jì)檔案保管登記簿。
(一) 會(huì)計(jì)檔案保管登記簿應(yīng)注明會(huì)計(jì)檔案名稱、冊數(shù)、起訖時(shí)間、檔案編號(hào)、保管期限、經(jīng)辦人員以及移交時(shí)間等內(nèi)容;
(二) 檔案立卷應(yīng)整齊美觀、方便查閱,采用裝盒或裝袋的方式保管;
(三) 各種非紙介質(zhì)檔案立卷時(shí)應(yīng)標(biāo)注存儲(chǔ)內(nèi)容、所屬時(shí)間、順序號(hào)碼等事項(xiàng)。
第六條 會(huì)計(jì)檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物、防日光和防其他毀損等條件,并建立健全會(huì)計(jì)檔案庫管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案完整無缺。
第七條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類,定期分為三年、五年、十五年三檔。
(一) 會(huì)計(jì)檔案保管期限從形成會(huì)計(jì)檔案的次年度算起,如有必要可以延長,但不能縮短;
(二) 會(huì)計(jì)檔案保管期限應(yīng)按照本規(guī)定附表所列期限執(zhí)行,附表中未列示的,可以比照類似檔案的保管期限辦理;
(三) 同一會(huì)計(jì)檔案以不同介質(zhì)保存時(shí),保管期限應(yīng)該一致;
(四) 同一介質(zhì)上有不同保管期限會(huì)計(jì)檔案的,應(yīng)按最長期限保管;
(五) 會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)及其開發(fā)和修改的文檔資料應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案管理,保管期限為系統(tǒng)停止使用或升級(jí)換版后15年。
第八條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由業(yè)務(wù)部門或事后
監(jiān)督部門保管一年,期滿后移交本行綜合檔案管理部門統(tǒng)一保管。本行綜合檔案管理部門不具備保管條件的,可由業(yè)務(wù)部門或事后監(jiān)督部門建立分庫房,并指定專人保管。
第九條 移交會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由移交方編制移交清冊,列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起訖時(shí)間、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。移交清冊一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。
交接雙方應(yīng)嚴(yán)密交接手續(xù),按照移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,雙方負(fù)責(zé)人監(jiān)交。完畢后,雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應(yīng)在移交清冊上簽章確認(rèn)。
第十條 會(huì)計(jì)檔案在不同部門之間傳遞時(shí),應(yīng)注意安全、保密,嚴(yán)防丟失毀損。
第十一條 會(huì)計(jì)檔案管理人員工作變動(dòng)或因故離崗,應(yīng)辦理交接手續(xù)。 第十二條 保管部門應(yīng)定期檢查會(huì)計(jì)檔案,并及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理。
(一) 復(fù)制、修復(fù)紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝,復(fù)制后的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件一同保管;
(二) 磁盤保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)半年檢查并復(fù)制一次,磁帶保管的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)一年檢查并復(fù)制一次,光盤、縮微膠片保存的的檔案每兩年檢查并復(fù)制一次;
(三) 會(huì)計(jì)檔案復(fù)制后的保管期限仍從首次形成檔案的次年度算起。
第十三條 人民銀行應(yīng)嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案查閱管理,查閱會(huì)計(jì)檔案必須按規(guī)定辦理查閱審批手續(xù),認(rèn)真填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿》。查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案,用畢及時(shí)歸還,防止丟失和泄密。
(一) 內(nèi)部查閱會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由查閱人提出申請(qǐng),并經(jīng)業(yè)務(wù)核算部門和會(huì)計(jì)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);
(二) 法律、法規(guī)授權(quán)的單位查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持有效證件和文件,經(jīng)單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人、業(yè)務(wù)核算部門、會(huì)計(jì)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,在專人陪同下查閱;
(三) 查閱人可以閱覽、復(fù)制和摘錄會(huì)計(jì)檔案,但嚴(yán)禁涂改、污損、拆封、抽換和將會(huì)計(jì)檔案借出本行;
(四) 會(huì)計(jì)檔案保管部門應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄,并由查閱人簽字確認(rèn)。 第十四條 將原始會(huì)計(jì)資料的信息內(nèi)容以數(shù)碼形式轉(zhuǎn)存在磁性材料或光盤等載體上保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)滿足以下管理要求:
(一) 與原始會(huì)計(jì)資料信息完全一致;
(二) 通過網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí),應(yīng)采取保密、認(rèn)證等安全措施;
(三) 通過網(wǎng)絡(luò)查閱時(shí),應(yīng)有授權(quán)審批、登記制度。
第十五條 保管期限屆滿的會(huì)計(jì)檔案,按下列程序銷毀:
(一)會(huì)計(jì)檔案保管部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門提出銷毀意見,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊,核對(duì)銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起訖時(shí)間和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容;
(二)本行行長在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見;
(三)各地市級(jí)中心支行、縣級(jí)支行銷毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)上級(jí)行批準(zhǔn),分行、營業(yè)管理部、省會(huì)(首府)城市中心支行、副省級(jí)城市中心支行銷毀會(huì)計(jì)檔案經(jīng)本行行長批準(zhǔn);
(四)銷毀會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由本行業(yè)務(wù)部門、會(huì)計(jì)檔案保管部門共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷。銷毀會(huì)計(jì)檔案前,監(jiān)銷人應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì);銷毀后,應(yīng)在銷毀清冊上簽章確認(rèn)并存檔備查。
第十六條 保管期限屆滿但涉及未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、對(duì)處理歷史遺留問題有重要參考價(jià)值等未了事項(xiàng)的原始會(huì)計(jì)資料不得銷毀,應(yīng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。
第十七條 機(jī)構(gòu)分立、合并和業(yè)務(wù)移交時(shí),會(huì)計(jì)檔案的保管、查閱應(yīng)遵循下列要求:
(一) 機(jī)構(gòu)分立,原機(jī)構(gòu)存續(xù)的,會(huì)計(jì)檔案由原機(jī)構(gòu)保管;原機(jī)構(gòu)解散的,會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由上級(jí)行指定其中一方保管。其他方可查閱復(fù)制與其相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案;
(二)機(jī)構(gòu)合并,會(huì)計(jì)檔案由合并后的機(jī)構(gòu)保管;
(三)機(jī)構(gòu)撤銷,會(huì)計(jì)檔案由其上級(jí)行代管;
(四)因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法【2】
第一條 為規(guī)范銀行會(huì)計(jì)檔案管理,維護(hù)銀行會(huì)計(jì)檔案的安全完整,根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和中國人民銀行頒布的《銀行會(huì)計(jì)基本規(guī)范指導(dǎo)意見》,制定本辦法。
第二條 中國人民銀行、政策性銀行、國有獨(dú)資商業(yè)銀行、股份制商業(yè)銀行、城市商業(yè)銀行、農(nóng)村商業(yè)銀行和城鄉(xiāng)信用社(以下統(tǒng)稱銀行)實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理適用本辦法。
第三條 銀行會(huì)計(jì)檔案是銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)記錄和重要史料,是金融檔案的重要組成部分。
銀行會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料。
第四條 銀行應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管、查閱和銷毀制度,做到會(huì)計(jì)檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱,防止會(huì)計(jì)檔案毀損、散失、泄密。
銀行應(yīng)改善保管設(shè)施,采用先進(jìn)技術(shù),實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化。
第五條 銀行會(huì)計(jì)檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實(shí)用、易于保管的介質(zhì)保存。原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料,應(yīng)保存紙質(zhì)檔案。
第六條 銀行會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按內(nèi)容和形成時(shí)間分類索引,以便查閱。采用非紙介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的,應(yīng)能滿足閱讀及打印要求。
第七條 銀行會(huì)計(jì)檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件,磁介質(zhì)檔案保管應(yīng)具備防磁條件。按規(guī)定需雙備份的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)異地分別存放。
第八條 銀行會(huì)計(jì)檔案的保管期分為3年、5年、15年和永久保管。會(huì)計(jì)檔案保管期限從會(huì)計(jì)檔案形成的次年度算起,如有必要可以延長,但不能縮短。
同一介質(zhì)上有不同保管期限會(huì)計(jì)檔案的,應(yīng)按最長期限保管。同一會(huì)計(jì)檔案采用不同介質(zhì)保存的,至少應(yīng)有一種介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案滿足保管期限的要求。
第九條 會(huì)計(jì)電子化系統(tǒng)開發(fā)和修改的文檔資料應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案管理,保管期限為該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后5年。
第十條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由會(huì)計(jì)部門保管1年,期滿后由會(huì)計(jì)部門移交本單位檔案管理部門統(tǒng)一保管。未設(shè)立檔案管理部門的,由會(huì)計(jì)部門指定專人保管。
出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
第十一條 銀行應(yīng)定期檢查會(huì)計(jì)檔案,及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理。
第十二條 銀行應(yīng)嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理,防止會(huì)計(jì)檔案丟失和泄密。
內(nèi)部查閱會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由調(diào)閱人提出申請(qǐng),并經(jīng)會(huì)計(jì)部門和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。采用網(wǎng)絡(luò)形式查閱的,應(yīng)嚴(yán)格有關(guān)控制制度。法律、法規(guī)授權(quán)的部門查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持有效證件和文件,經(jīng)銀行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人批準(zhǔn),在銀行專人陪同下查閱。
查閱人可以抄錄、照相、復(fù)印或復(fù)制,但不得將會(huì)計(jì)檔案拆封和借出。銀行會(huì)計(jì)檔案保管部門應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄,并由查閱人簽字確認(rèn)。
第十三條 保管期限界滿的會(huì)計(jì)檔案,按下列程序銷毀:
(一)由檔案管理部門會(huì)同會(huì)計(jì)部門編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊;
(二)本行行長在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見;
(三)除銀行另有規(guī)定外,分支機(jī)構(gòu)銷毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)上級(jí)行批準(zhǔn);
(四)應(yīng)由本行會(huì)計(jì)部門、稽核部門、檔案管理部門共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽章確認(rèn)。
銀行銷毀會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)將檔案信息與其保存介質(zhì)一同銷毀。
第十四條 保管期限界滿但涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或其他未了事項(xiàng)的原始會(huì)計(jì)資料,銀行不得銷毀,應(yīng)單獨(dú)保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。
第十五條 銀行機(jī)構(gòu)分立,原機(jī)構(gòu)存續(xù)的,會(huì)計(jì)檔案由原機(jī)構(gòu)保管;原機(jī)構(gòu)解散的,會(huì)計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)分立各方協(xié)商后由其中一方代管,或移交檔案館代管。
銀行機(jī)構(gòu)合并,會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由合并后的銀行機(jī)構(gòu)保管。銀行分支機(jī)構(gòu)關(guān)閉,會(huì)計(jì)檔案由其上級(jí)行代管。銀行機(jī)構(gòu)撤銷或破產(chǎn)清算,會(huì)計(jì)檔案應(yīng)移交有關(guān)檔案館代管。
法律、法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。
第十六條 銀行交接會(huì)計(jì)檔案應(yīng)編制移交清冊,辦理交接手續(xù),由雙方負(fù)責(zé)人監(jiān)交并簽章確認(rèn)。
第十七條 銀行有違反本規(guī)定行為的,按照《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的相關(guān)規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。
第十八條 本規(guī)定自2003年1月1日起施行。各銀行可結(jié)合本行具體情況制定實(shí)施辦法,報(bào)中國人民銀行備案。
