后勤集團(tuán)記錄管理規(guī)定
后勤集團(tuán)記錄管理規(guī)定
為能真實(shí)地反映本單位工作滿足顧客需求的程度,為采取糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施提供信息,并為集團(tuán)和本單位工作運(yùn)行的有效性和有追溯性要求的場合提供客觀證據(jù),集團(tuán)在工作運(yùn)行中所發(fā)生的各種記錄,均應(yīng)有效地進(jìn)行管理,特制訂本規(guī)定。
一、定義
記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。
二、適用范圍
本規(guī)定適用于集團(tuán)所有發(fā)生記錄的單位、部門和員工。
三、職責(zé)
1.集團(tuán)質(zhì)量檢驗(yàn)部負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)《控制程序文件》中需要的記錄表格,并由集團(tuán)管理者代表審批。
2.各單位負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)本單位《工作指導(dǎo)書》中需要的記錄表格,并由本單位負(fù)責(zé)人審批,并報(bào)集團(tuán)質(zhì)量檢驗(yàn)部備案。
3.各單位負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)本單位運(yùn)行中所需要的各種記錄,并由單位負(fù)責(zé)人審批。
4.修改記錄時(shí),應(yīng)向?qū)徟颂岢錾暾?經(jīng)審批人審核批準(zhǔn)后方可修改。
5.修改后的記錄,必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后方可使用。
6.各單位應(yīng)每半年統(tǒng)計(jì)一次記錄的發(fā)生情況,并認(rèn)真填寫《記錄清單》。
四、記錄的分類
1.質(zhì)量管理體系運(yùn)行的記錄:
集團(tuán)《控制程序文件》中記錄樣冊里的全部記錄;
各單位《工作指導(dǎo)書》中記錄樣冊里的全部記錄。
2.各單位工作運(yùn)行中確認(rèn)的各種記錄。
五、記錄的標(biāo)識
1.與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄,其標(biāo)識方式按照集團(tuán)《記錄控制程序》文件中4.2、4.4條款執(zhí)行。
2.工作運(yùn)行中的記錄,各單位應(yīng)規(guī)定統(tǒng)一的編號方法。
3.非表格化且不便于編號標(biāo)識的記錄,可用記錄名稱形式標(biāo)識。
六、記錄的使用要求
1.經(jīng)審批確認(rèn)的各種記錄,要發(fā)至相應(yīng)崗位。各單位要保證在工作場所使用的記錄表格為有效格式。
2.工作場所使用的各種記錄,應(yīng)由崗位工作人員填寫,別人不得代填。
3.填寫記錄時(shí)應(yīng)認(rèn)真、及時(shí),不得發(fā)生補(bǔ)填、提前填寫等現(xiàn)象。記錄填寫要完整,填寫內(nèi)容要真實(shí),不得缺項(xiàng),不得作假,字跡應(yīng)清晰,簽署要齊全(姓名、日期)。
七、記錄的保存
1.各單位應(yīng)由專人負(fù)責(zé)本單位質(zhì)量管理體系運(yùn)行和有關(guān)工作運(yùn)行的記錄的檢查、收集。
2.對收集的記錄應(yīng)進(jìn)行整理、分類歸檔。
3.記錄要存放在適宜的地點(diǎn),防止記錄的損壞或丟失。
4.借閱記錄時(shí)要有登記,并及時(shí)歸還。
5.按照規(guī)定的記錄保存期限,定期清理到期的記錄。
6.需要銷毀的記錄,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可辦理回收、銷毀手續(xù)。
八、附則
1.本規(guī)定的擬訂、修改和解釋由集團(tuán)質(zhì)量檢驗(yàn)部負(fù)責(zé)。
2.本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。集團(tuán)辦字〔2004〕6號《關(guān)于下發(fā)z后勤集團(tuán)生產(chǎn)運(yùn)行記錄管理暫行規(guī)定的通知》及《z后勤集團(tuán)生產(chǎn)運(yùn)行記錄管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。
