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物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定2(3篇范文)

發(fā)布時間:2023-07-05 17:25:03 查看人數(shù):61

物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定2

第1篇 物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定2

物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定(二)

1.工程部應(yīng)由專人負(fù)責(zé),從工程設(shè)計招標(biāo)開始到施工,竣工的各種資料收集,整理報批,登記。

2.未經(jīng)部門經(jīng)理許可,不得將文件和資料借與外單位人員。

3.本部門人員借閱應(yīng)注意愛護使用,并不得向外單位人員借閱。

4.凡借閱檔案和使用人員注意保密。

5.有關(guān)工程文件不經(jīng)允許不得復(fù)印。

6.檔案管理人員根據(jù)文件保存期限,經(jīng)部門經(jīng)理認(rèn)可可定期銷毀。

第2篇 x大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定

大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定

工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設(shè)施和設(shè)備的基本依據(jù),加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。

一.工程檔案目錄管理

1.工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式,基礎(chǔ)檔案材料要保留紙頁檔案,過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。

2.工程檔案設(shè)置三級目錄,第一級目錄為類別目錄,第二級目錄為程序文件目錄,第三級目錄為工作單目錄。

3.工程檔案設(shè)置應(yīng)與上一級檔案目錄設(shè)置一致。

二.工程檔案管理程序

1.工程檔案管理責(zé)任

(1)工程部經(jīng)理責(zé)任:設(shè)置文秘檔案員;確定檔案目錄;設(shè)置檔案保密等級;檢查檔案情況。

(2)工程部責(zé)任:配合工程部經(jīng)理進行工作。

(3)文秘檔案員責(zé)任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷毀更新;檔案資料分析報告;接受經(jīng)理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。

(4)員工責(zé)任:認(rèn)真進行原始資料的記錄;接受各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的工作檢查。

2.工程檔案管理程序

(1) 工程檔案的建立

文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號,并在每卷首頁建立目錄清單,同時在計算機中進行目錄登記。

(2) 工程檔案的存檔

工程檔案由文秘檔案員整理,按規(guī)定目錄存檔。

(3) 工程檔案的查閱和借閱

一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出,在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)可查閱,不可以借閱。

(4) 工程檔案的更改清理和銷毀

原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。工程部檔案應(yīng)定期進行清理,過程性工作檔案到期后應(yīng)及時銷毀,但應(yīng)做好銷毀記錄。

(5) 上級檔案存檔

工程部檔案應(yīng)由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。

(6) 保密等級設(shè)置和更改

涉及到物業(yè)管理中心、項目部、工程部機密的技術(shù)和經(jīng)濟檔案,如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標(biāo)標(biāo)底、施工合同書等應(yīng)設(shè)置密碼,其保密等級和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。

(7) 計算機檔案管理

工程部檔案應(yīng)積極推行計算機管理,由文秘檔案員設(shè)置目錄菜單,將檔案或目錄及時錄入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。

(8) 圖書檔案管理辦法

工程部購置的技術(shù)圖書由文秘檔案員登記建檔,制定圖書借閱管理辦法,嚴(yán)格按管理辦法借閱。

第3篇 大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定

大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設(shè)施和設(shè)備的基本依據(jù),加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。

為加強工程檔案管理特制定本管理制度。

一工程檔案目錄管理1.工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式,基礎(chǔ)檔案材料要保留紙頁檔案,過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。

2. 工程檔案設(shè)置三級目錄,第一級目錄為類別目錄,第二級目錄為程序文件目錄,第三級目錄為工作單目錄。

3. 工程檔案設(shè)置應(yīng)與上一級檔案目錄設(shè)置一致。

二工程檔案管理程序1.工程檔案管理責(zé)任

(1)工程部經(jīng)理責(zé)任:設(shè)置文秘檔案員;

確定檔案目錄;

設(shè)置檔案保密等級;

檢查檔案情況。

(2)工程部責(zé)任:配合工程部經(jīng)理進行工作。

(3)文秘檔案員責(zé)任:檔案建立;

檔案修改;

檔案整理;

銷毀更新;

檔案資料分析報告;

接受經(jīng)理和上一級檔案管理人員檢查;

檢查工程部各級人員檔案工作情況。

(4)員工責(zé)任:認(rèn)真進行原始資料的記錄;

接受各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的工作檢查。

2. 工程檔案管理程序

(1) 工程檔案的建立文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。

檔案要予以統(tǒng)一編號,并在每卷首頁建立目錄清單,同時在計算機中進行目錄登記。

(2) 工程檔案的存檔工程檔案由文秘檔案員整理,按規(guī)定目錄存檔。

(3) 工程檔案的查閱和借閱一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出,在工程部辦公室閱覽;

若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。

保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)可查閱,不可以借閱。

(4) 工程檔案的更改清理和銷毀原始檔案一般不可修改;

工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。

工程部檔案應(yīng)定期進行清理,過程性工作檔案到期后應(yīng)及時銷毀,但應(yīng)做好銷毀記錄。

(5) 上級檔案存檔工程部檔案應(yīng)由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。

(6) 保密等級設(shè)置和更改涉及到物業(yè)管理中心、項目部、工程部機密的技術(shù)和經(jīng)濟檔案,如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標(biāo)標(biāo)底、施工合同書等應(yīng)設(shè)置密碼,其保密等級和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。

(7) 計算機檔案管理工程部檔案應(yīng)積極推行計算機管理,由文秘檔案員設(shè)置目錄菜單,將檔案或目錄及時錄入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。

(8) 圖書檔案管理辦法工程部購置的技術(shù)圖書由文秘檔案員登記建檔,制定圖書借閱管理辦法,嚴(yán)格按管理辦法借閱。

物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定2(3篇范文)

物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定(二)1.工程部應(yīng)由專人負(fù)責(zé),從工程設(shè)計招標(biāo)開始到施工,竣工的各種資料收集,整理報批,登記。2.未經(jīng)部門經(jīng)理許可,不得將文件和資料借與外單位人員。3.…
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