新物業(yè)項目入伙管理工作程序
新項目入伙管理工作程序
1總則
1.1有序組織業(yè)戶入伙,提供便捷、高效的顧客服務(wù),是地產(chǎn)銷售和后續(xù)物業(yè)服務(wù)的重要內(nèi)容,項目所在公司和物業(yè)分公司應(yīng)相互配合,嚴(yán)密策劃和組織新項目的業(yè)戶集中入伙工作。
1.2新項目集中入伙工作由項目所在公司主導(dǎo),物業(yè)分公司配合。
1.3各物業(yè)分公司應(yīng)配合項目所在公司履行房屋保修義務(wù),在保修期內(nèi)工程質(zhì)量問題必須得到及時、有效的處理,切實維護(hù)業(yè)戶合法權(quán)益和ee地產(chǎn)的品牌形象。
2相關(guān)職責(zé)界定
2.1項目所在公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織成立交樓入伙工作小組,制定交樓入伙工作方案,組織交樓準(zhǔn)備工作,確定入伙時間。
2.2項目所在公司營銷部、工程(配套)部、開發(fā)設(shè)計部、財務(wù)部參與入伙工作。
2.3物業(yè)分公司負(fù)責(zé)具體編制物業(yè)入伙方案,按計劃準(zhǔn)備及組織實施入伙管理工作。
2.4管理公司物業(yè)管理部負(fù)責(zé)各項目入伙管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。
2.5項目所在公司工程部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)監(jiān)理公司和施工單位參與交樓驗收工作。
3工作程序
3.1成立入伙工作小組
3.1.1組成人員:由項目所在公司總經(jīng)理、營銷總監(jiān)、設(shè)計總監(jiān)、工程總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)和物業(yè)分公司總經(jīng)理組成,項目所在公司總經(jīng)理擔(dān)任組長,物業(yè)分公司總經(jīng)理擔(dān)任副組長。
3.1.2人員分工:接待組(負(fù)責(zé)客戶引導(dǎo)、業(yè)戶身份核驗、資料接收及發(fā)放)、收費組、驗收組、發(fā)鑰匙組、咨詢及后勤保障組,入伙當(dāng)天現(xiàn)場總指揮為物業(yè)分公司總經(jīng)理。
3.2入伙策劃
3.2.1在入伙前,物業(yè)分公司將《入伙須知》及其它需提示的內(nèi)容與項目所在公司的《入伙通知書》一起向業(yè)戶送發(fā),向業(yè)戶明示入伙須知信息。
3.2.2物業(yè)分公司負(fù)責(zé)配合項目所在公司做好業(yè)戶集中入伙工作,擬訂項目集中入
伙方案。項目集中入伙方案經(jīng)物業(yè)分公司總經(jīng)理和項目所在公司營銷(策劃)部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,報管理公司物業(yè)管理部、市場部備案。管理公司收到入伙方案的日期應(yīng)與預(yù)定的入伙日期至少提前30天。
3.2.3入伙過程中涉及的所有收費項目,且在房產(chǎn)銷售合同中未明確約定的,收費標(biāo)準(zhǔn)必須在入伙方案審批前報管理公司批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。
3.2.4新項目集中入伙方案中應(yīng)包含對可能的緊急的識別、評價,以及相應(yīng)的處置預(yù)案。
3.2.5入伙方案的內(nèi)容應(yīng)包括但不限于:
a)入伙的時間及實施地點;
b)入伙工作目標(biāo)及接待能力要求;
c)入伙手續(xù)辦理的流程;
d)接待現(xiàn)場布置要求;
e)可能緊急情況及處置預(yù)案要求;
f)負(fù)責(zé)入伙工作的人員安排及職責(zé);
g)入伙過程中使用的文件和表格;
h)入伙準(zhǔn)備工作的安排及要求;i)所需費用預(yù)算。
3.3交樓入伙準(zhǔn)備工作
3.3.1人員培訓(xùn)
a)按人員分工,明確各組的任務(wù)及與其它組的銜接要求;
b)對工作流程、注意事項及入伙中業(yè)戶普遍關(guān)注的收費、驗收、房屋質(zhì)量保修、裝修等問題進(jìn)行培訓(xùn),必要時擬寫《入伙工作統(tǒng)一說辭》。
3.3.2入伙發(fā)放資料及記錄的準(zhǔn)備
交樓入伙工作小組在業(yè)戶入伙前15個工作日準(zhǔn)備好用于入伙的必要的資料,并由物業(yè)分公司整理匯總備用。
1)入伙發(fā)放資料包括(不限于):
a)入伙通知書;
b)出庫單;
c)入伙須知(可制成印刷品張貼);
d)入伙流程圖(可制成印刷品張貼);
e)業(yè)主臨時公約;
f)住戶手冊;
g)房屋質(zhì)量保證書;h)房屋使用說明書;i)裝修手冊;
j)物業(yè)管理費批文;
k)物業(yè)管理相關(guān)法律法規(guī)文本。
2)記錄包括(不限于):
a)業(yè)戶情況登記表;b)入伙流程簽認(rèn)單;c)區(qū)域防火責(zé)任書;d)入伙收樓確認(rèn)單。e)整改項目報告。
3.3.3入伙前與業(yè)主的溝通為了使入伙工作順利開展,在項目所在公司寄發(fā)《入伙通知書》時,物業(yè)分公司可將業(yè)主須知的相關(guān)資料一同寄發(fā)。
3.3.4入伙現(xiàn)場環(huán)境布置要求
a)總體環(huán)境應(yīng)布置成喜慶、熱烈的場面,襯托出ee品牌;
b)入伙辦理的區(qū)域必須保持干凈衛(wèi)生、井然有序,必要時采用燈籠、彩旗、彩帶、擺放花籃、盆栽花木等進(jìn)行裝飾;
c)入伙現(xiàn)場辦理地址、辦理時間、入伙注意事項、入伙流程等標(biāo)識,相關(guān)場地、道路應(yīng)有明顯、溫馨的指路牌;
d)工作人員按分工不同應(yīng)有明確的工作區(qū)域,避免出現(xiàn)慌亂現(xiàn)象、服務(wù)人員著裝整齊,精神飽滿;
e)在許可條件下,現(xiàn)場設(shè)置盡量考慮滿足人們輕松地等候或進(jìn)行辦理入伙的環(huán)境;
f)辦公現(xiàn)場資料擺放整齊有序。
3.4入伙手續(xù)的辦理
3.4.1入伙手續(xù)辦理流程圖
入伙手續(xù)辦理流程圖
業(yè)主
………攜帶資料,按規(guī)定時間到達(dá)入伙現(xiàn)場
營銷部
………核對確認(rèn)業(yè)戶身份,向業(yè)戶發(fā)放《出庫單》
接待組
………業(yè)戶情況登記,補(bǔ)簽相關(guān)合同
收費組
………收取相關(guān)費用,開具發(fā)票
驗收組
………與業(yè)戶共同驗收房屋,出現(xiàn)問題記錄并跟蹤返修,水電開通,水電表初始讀數(shù)抄錄
鑰匙發(fā)放
………發(fā)放鑰匙,發(fā)放資料
資料歸檔
3.4.2項目所在公司營銷(策劃)部負(fù)責(zé)核對業(yè)戶《入伙通知書》,查驗以下業(yè)戶證
件:
a)購房合同原件;
b)業(yè)戶身份證或護(hù)照原件;
c)單位購房的查驗須出示單位營業(yè)執(zhí)照副本;
d)委托他人辦理的須出示業(yè)戶委托書,并留存。
3.4.3確認(rèn)業(yè)戶身份無誤后,營銷部向業(yè)戶簽發(fā)《出庫單》。
3.4.4接待組
a)核對、回收《出庫單》存根聯(lián);
b)留存業(yè)戶證件復(fù)印件,填寫《業(yè)戶情況登記表》,簽署《區(qū)域防火責(zé)任書》;
c)與未簽約業(yè)戶補(bǔ)簽《前期物業(yè)管理協(xié)議》和《業(yè)戶臨
時公約》;
d)經(jīng)辦人在《入伙資料交收登記表》上的'業(yè)戶資料提交欄'簽字確認(rèn);
e)請業(yè)戶在《入伙流程簽認(rèn)單》文件欄上簽字確認(rèn)。
3.4.5收費組依照法規(guī)、政府批文和公司要求,收取物業(yè)管理費等有關(guān)費用,并與業(yè)戶共同在《入伙流程簽認(rèn)單》收費欄簽字確認(rèn)。
3.4.6驗收組
a)在業(yè)戶交納完入伙費用后,驗收組通知水電工開通該業(yè)戶物業(yè)的水電,攜同施工單位、監(jiān)理公司,與業(yè)戶對房屋進(jìn)行驗收;
b)將水電表初始讀數(shù)及驗收情況登記在《入伙收樓確認(rèn)單》中;
c)房屋驗收合格的,驗收組與業(yè)戶在《入伙收樓確認(rèn)單》及《入伙流程簽認(rèn)單》中簽字確認(rèn);
d)驗收中發(fā)現(xiàn)問題,按3.6進(jìn)行。驗收完成后驗收組與業(yè)戶在《入伙收樓確認(rèn)單》及《入伙流程簽認(rèn)單》中注明并簽字確認(rèn)。
3.4.7鑰匙發(fā)放組
a)房屋驗收無問題或業(yè)戶要求在搬入后再行維修的,鑰匙發(fā)放組將業(yè)戶房屋鑰匙全部交給業(yè)戶;
b)房屋驗收有問題的,鑰匙發(fā)放按3.6進(jìn)行。組在將業(yè)戶房屋鑰匙交給業(yè)戶時,經(jīng)業(yè)戶同意留下一套鑰匙(在《收樓問題整改報告》中記錄),供維修使用;
c)業(yè)戶領(lǐng)取鑰匙后,在《鑰匙領(lǐng)取登記表》及《入伙流程簽認(rèn)單》上簽字確認(rèn);鑰匙托管的,在表單備注欄注明;
d)鑰匙發(fā)放組將《住戶手冊》、《裝修手冊》、《房屋質(zhì)量保證書》、《房屋使用說明書》發(fā)給業(yè)戶保存,并請業(yè)戶在《入伙資料交收登記表》上的'入伙資料收取欄'簽字確認(rèn),入伙手續(xù)辦理完畢。
3.5所有資料和業(yè)戶檔案由物業(yè)分公司負(fù)責(zé)收集、整理和保存。
3.6房屋交收問題的整改
3.6.1驗收發(fā)現(xiàn)問題時,業(yè)戶在《整改項目報告》中記錄交給驗收人員,將鑰匙交給驗收人員便于維修,并在《入伙收樓確認(rèn)單》的'回執(zhí)欄'中填寫相關(guān)記錄并保留回執(zhí)欄;
3.6.2物業(yè)分公司根據(jù)《整改項目報告》內(nèi)容向綜合維修隊下達(dá)《工程維修作業(yè)單》,項目所在公司須督促盡快維修,以免影響業(yè)戶裝修;
3.6.3維修完成并通過物業(yè)分公司檢驗后,物業(yè)分公司聯(lián)系業(yè)戶前來復(fù)驗,向業(yè)戶交回所保留的鑰匙并請其在《整改項目報告》的乙條款中簽字確認(rèn)。
3.7集中入伙辦理過程中,項目所在公司、物業(yè)分公司必須確保:任何存在疑慮或不滿意見的業(yè)戶均能及時地與公司高層管理人員溝通,避免現(xiàn)場服務(wù)人員的拖延造成矛盾激化或不滿情緒的擴(kuò)散。
3.8集中入伙期間,物業(yè)分公司必須每對入伙辦理情況進(jìn)行匯總統(tǒng)計,在當(dāng)天報告項目所在公司。
3.9物業(yè)集中入伙結(jié)束后一周內(nèi),物業(yè)分公司總經(jīng)理應(yīng)組織本公司對入伙工作進(jìn)行總結(jié),對入伙過程中反映出來的房屋質(zhì)量、銷售服務(wù)、物業(yè)服務(wù)等方面問題進(jìn)行匯總統(tǒng)計,報送項目所在公司及管理公司物業(yè)管理部備案。
4零星入伙(入住)
在物業(yè)集中入伙之后,針對物業(yè)正常運營期間個別業(yè)戶(租戶)入伙手續(xù)辦理,除不必制訂準(zhǔn)備工作計劃和交付方案外,相關(guān)入伙手續(xù)仍必須按上述規(guī)定辦理。
5相關(guān)文件與記錄
5.1wdwy-wi-mm7501入伙通知書(范本)
5.2wdwy-wi-mm7502入伙須知(范本)
5.3wdwy-fr-mm7501出庫單
5.4wdwy-fr-mm7502入伙流程簽認(rèn)單
5.5wdwy-fr-mm7503業(yè)戶情況登記表
5.6wdwy-fr-mm7504區(qū)預(yù)防火責(zé)任書
5.7wdwy-fr-mm7505入伙收樓確認(rèn)單
5.8wdwy-fr-mm7506整改項目報告
