業(yè)主入住管理工作內(nèi)容
業(yè)主入住的管理工作內(nèi)容
一、業(yè)主(住戶)入住前籌備工作
竣工驗收時間是在樓宇入住前一至三個月進行的,接著是住戶入往時間。
(一)附典型的業(yè)主入住籌備時間表
1.竣工驗收前三個月,公司任命管理處主任,房管員2人(收款1人)到位,組成管理處新的籌建班子;其他人員根據(jù)工作進展需要,采取分步到位的辦法,業(yè)主(住戶)入住時,管理處各類人員必須全部到位。
2.管理處各類人員可按以下程序和時間到位,但應根據(jù)小區(qū)條件和實際情況進行調(diào)整(以下人員名額按建筑面積5萬平方米的住宅小區(qū)擬定):
a.入住前三個月,任命管理處主任,房管員2人(收款1人)到位,投入入住前的各項準備工作;
b.竣工驗收前二個月,大廈消防中心值班人員3人(機電1人,給排水1人,電梯1人)進入現(xiàn)場,與機電維修工程部人員一起,參與機電設(shè)備安裝調(diào)試的監(jiān)理工作,掌握大廈設(shè)備設(shè)施的基本情況和操作規(guī)程;
c.竣工驗收前半個月,電工2人,給排水1人,進入現(xiàn)場,熟悉樓宇結(jié)構(gòu)、公共配套設(shè)施和設(shè)備等,參加竣工驗收,配合房管員監(jiān)督樓宇工程遺留問題的整改工作。
d.竣工驗收前半個月,部分保安人員到位,上崗培訓后,負責對所接受的物業(yè)守衛(wèi)工作;
e.入住前一個月,管理處管理層人員到位,管理處掛牌辦公;
f.入住前一個月,炊事員到位,食堂開餐;
g.入住前半個月,衛(wèi)生人員到位,開始對區(qū)內(nèi)環(huán)境和已接收的房間進行清潔工作;
h.入住前半個月,全部保安人員配齊上崗
i.入住前半個月,維修班組成立,人員配齊到位;
(二)入住工作方案制訂
管理處成立后,管理處主任負責根據(jù)物業(yè)管理部編寫的《物業(yè)管理方案》,編寫管理處入住工作方案,入住工作方案的內(nèi)容包括以下內(nèi)容:
1.核實《物業(yè)管理方案》中擬定的管理處人員配備情況;
2.根據(jù)小區(qū)的實際情況和《物業(yè)管理方案》中對小區(qū)管理的要求以及要達到的標準,擬定小區(qū)入住后在加強治安、車輛管理、垃圾清運等方面的配套改進意見或整改措施,如下所示:
(1)治安方面:小區(qū)四周種綠籬或安裝防護欄;增設(shè)報警系統(tǒng);統(tǒng)一安裝防盜網(wǎng)、防盜窗或鋁金窗;
(2)車輛管理:增設(shè)區(qū)間道路標志;封閉小區(qū)由多個出入口到一進一出或二進二出等;增設(shè)自行車棚;加固架空層車庫;
(3)垃圾清運:增設(shè)垃圾池(屋)或垃圾清運站等
(4)樓道燈:改用節(jié)能燈(如:溫感、聲控或角摸式等)
3.擬定管理辦公用房和員工宿舍的裝修方案;
4.根據(jù)《物業(yè)管理方案》的開辦采購計劃,擬定分步購置計劃; 5.制定入住流程;
6.印刷入住表格;
(三)協(xié)調(diào)工作
1.與供電局、自來水公司、石油液化氣公司和郵局等單位搞好聯(lián)系工作,保證住戶入住后的水、電、氣等的供應。
2.代業(yè)主與電話公司聯(lián)系電話安裝事宜,爭取現(xiàn)場放號,方便業(yè)主。
3.與學校、派出所和居委會聯(lián)系,了解小孩轉(zhuǎn)學和遷移戶口的手續(xù)辦理細節(jié),以及有關(guān)聯(lián)系電話,入住時公告。
二、業(yè)主、使用權(quán)人入住
業(yè)主、使用權(quán)人的入住是物業(yè)銷售或租賃工作完成后,物業(yè)公司面臨的又一項具體工作。物業(yè)公司應根據(jù)自己對物業(yè)的了解和熟悉的情況,擬定合理的入住程序,使業(yè)主、使用權(quán)人方便入住。并配合業(yè)主及使用權(quán)人對物業(yè)狀況進行驗收。此外,為了清楚地界定業(yè)主與物業(yè)公司的權(quán)利、責任與義務,使業(yè)主、使用權(quán)人更好地遵守物業(yè)管理的規(guī)范,還須認真推敲和制定物業(yè)管理合同與物業(yè)管理公約。從而建立物業(yè)公司與業(yè)主、使用權(quán)人的新型關(guān)系,使各方面形成'合力',推動小區(qū)或樓宇的物業(yè)管理水平。
(一)業(yè)主、使用權(quán)人入住的程序
業(yè)主及使用權(quán)人的入住,有些房地產(chǎn)公司習慣地稱之為'入伙'。它是指業(yè)主或使用權(quán)人根據(jù)購買或承租物業(yè)的契約規(guī)定,在交付各項費用和款項后,領(lǐng)取鑰匙、向購買或承租的物業(yè)遷入或進駐。它是業(yè)主產(chǎn)權(quán)或使用權(quán)人使用權(quán)的行使與體現(xiàn)。作為物業(yè)管理公司應創(chuàng)造條件,為業(yè)主及使用權(quán)人的順利入住提供方便。業(yè)主及使用權(quán)人入住的程序包括以下幾個環(huán)節(jié)。
1.向業(yè)主或使用權(quán)人發(fā)放'入伙通知書'及'入伙手續(xù)書'
'入伙通知'應包括:入伙時間、入伙須知、收樓須知等,并分別約定日期,分批地請業(yè)主或使用權(quán)人帶齊有關(guān)證件和費用,到指定地點辦理入住手續(xù)。'入伙手續(xù)'包括進駐之前需要提供的資格審查文件;需繳納的費用和相關(guān)款項;需要簽署的相關(guān)文件領(lǐng)取鑰匙等。
2.業(yè)主、使用權(quán)人驗樓,并最終取得認可
驗樓是業(yè)主或使用權(quán)人的一項基本權(quán)利,也是其入住的秘要程序。物業(yè)管理公司應派專人接待地向業(yè)主或使用權(quán)人介紹物業(yè)。業(yè)主或使用權(quán)人最終取得認可,才補交購置物業(yè)或承租物業(yè)的余(欠)款,再進行下一步程序。
3.簽定'物業(yè)管理合同'和'物業(yè)管理公約'
簽約之前應給業(yè)主或使用權(quán)人一定的時間,讓其細細閱讀和認真推敲物業(yè)管理合同及物業(yè)管理公約的各項條款。經(jīng)充分考慮在不存在疑義的情況下繳納各項管理費用。
4.組織搬遷入住
在業(yè)主或使用權(quán)人辦理完各項入住手續(xù)后,物業(yè)管理公司幫助其聯(lián)系專門的搬家公司或自行組織力量幫助業(yè)主及使用權(quán)人搬遷入住,為其盡可能提供各種方便。 5.進行裝修管理
由業(yè)主或使用權(quán)人提出書面申請,按照報批程序進行申報,物業(yè)公司經(jīng)審核同意后,業(yè)主或使用權(quán)人方可進行物業(yè)的裝修或二次裝修。但裝修過程中仍需執(zhí)行建設(shè)部統(tǒng)一的裝修管理要求及業(yè)主或使用權(quán)人與物業(yè)管理簽定的'物業(yè)管理合同'及'物業(yè)管理公約'中的約定。
(二)業(yè)主、使用權(quán)人入住的有關(guān)手續(xù)、文件
1.入伙通知書
入伙通知書應直接寄往業(yè)主或使用權(quán)人處,須載明下列事項:①入伙時間;②前來辦理入伙手續(xù)的時間和地點;③辦理入伙時應攜帶的證件和款項等。 入伙通知書示例
入伙通知書
女士/先生:
您好!我們熱忱歡迎您入住××公寓!
您所認購的××公寓 區(qū) 棟 單元 室,經(jīng)建設(shè)單位,施工單位及市有關(guān)部門的聯(lián)合驗收合格,現(xiàn)已交付使用準予入住?，F(xiàn)將有關(guān)情況通知如下:
(一)請您按入伙通知書、收樓須知
等辦理入住手續(xù),辦理地點在 樓 室。屆時房地產(chǎn)開發(fā)公司地產(chǎn)部、財務部、物業(yè)管理公司等有關(guān)部門和單位將到現(xiàn)場集中辦公。
(二)為了您在辦理過程中能順利而快捷地辦好入伙手續(xù),請您按規(guī)定時間前來辦理各項手續(xù)。各樓各層次辦理入伙手續(xù)的時間表(略)。閣下如屆時不能前來辦理入伙手續(xù),請您及時與我公司聯(lián)系,落實補辦的辦法。
聯(lián)系電話:
特此通知
××房地產(chǎn)工發(fā)公司
××物業(yè)管理公司
年 月 日
2.入伙手續(xù)書
應與'入伙通知書'一并寄往業(yè)主或使用權(quán)人處,講明入住本物業(yè)段辦理的手續(xù)及先后順序,使業(yè)主或使用權(quán)人清晰、明了,有所準備。
入伙手續(xù)示例:
入伙手續(xù)書
女士/先生:
您認購的 區(qū) 棟 單元 室樓宇,現(xiàn)已交付使用具備入住條件。請仔細閱讀收樓須知,按下列順序辦理入住手續(xù): 1.在房地產(chǎn)公司財務部付清樓款,與銷售部驗樓,簽署驗樓文件。
蓋章: 簽字
2.在房地產(chǎn)公司地產(chǎn)部進行入伙資格審查,審查合格出具證明。
蓋章: 簽字
3.在物業(yè)管理公司財務部交付各項入伙費用,結(jié)清手續(xù)、出具證明。
蓋章: 簽字
4.在物業(yè)管理公司管理處簽定物業(yè)管理公約,領(lǐng)取和查驗鑰匙,辦理完畢,簽具證明。 蓋章: 簽字
××房地產(chǎn)開發(fā)公司
××物業(yè)管理公司
年 月 日
3.收樓須知
收樓是業(yè)主或使用權(quán)人經(jīng)對物業(yè)的驗收、認可,并繳納各項購樓余(欠)款、租金和管理費之后,接收樓房(單元、樓盤)的活動。它是物業(yè)出售和出租環(huán)節(jié)的結(jié)束和物業(yè)管理環(huán)節(jié)的正式開始。作為物業(yè)管理公司,應在收樓須知中載明業(yè)主或使用權(quán)人在辦理入住手續(xù)過程中須注意的事項及應攜帶的各種有效證件、合同文書及款項,避免客戶的遺漏和往返及由此造成的不便。
作為業(yè)主或使用權(quán)人,應仔細閱讀收樓須知,遇有不明事項及時向在場的工作人員詢問。 收樓須知示例:
收樓須知
歡迎閣下成為××公寓的新業(yè)主:
我公司愿為您提供良好的管理服務,現(xiàn)介紹有關(guān)收樓事項和程序,避免您在收樓時發(fā)生遺漏而引致不便。
1.業(yè)主在接到入伙通知書起1個月內(nèi),到本公司辦理產(chǎn)權(quán)登記和入伙手續(xù)。逾期辦理者每逾期一天應繳納人民幣元;超過半年不辦理登記手續(xù)的房產(chǎn),由房產(chǎn)管理單位代管;超過三年不辦理登記手續(xù),視為無主房產(chǎn),交由有關(guān)部門依法處理。
2.收樓時請認真查驗室內(nèi)設(shè)備、土建、裝修等是否損壞或未盡妥善。如有投訴,請在收樓時書面告知管理處。管理處將代表業(yè)主利益就提出的投訴與發(fā)展商及施工單位進行交涉、協(xié)商解決。
3.根據(jù)本公寓的承建合同,保修期為1年,保修期間,如因工程質(zhì)量所致故障,施工單位將為業(yè)主免費維修。如因業(yè)主使用不當,則由業(yè)主自行支付費用。
4.業(yè)主有權(quán)對您的住宅進行裝修和維修,但應保證絕對不影響樓宇結(jié)構(gòu)和公共設(shè)施。裝修、維修前,業(yè)主須向管理處提出書面申請,獲準后方可進行,并按規(guī)定由裝修、承修者向管理處繳納一定的裝修管理費。
5.辦理各項入伙手續(xù)的程序詳見'入伙手續(xù)書'。
××房動產(chǎn)開發(fā)公司
××物業(yè)管理公司
年 月 日
(三)物業(yè)公司迎接業(yè)主、使用權(quán)人入住要進行的工作
1.物業(yè)公司自身應先期進駐,熟悉物業(yè),了解情況
具備條件的物業(yè)公司可通過物業(yè)的前期介入,來熟悉物業(yè)的各方面情況;而沒能在前期開發(fā)階段介入的物業(yè)管理公司則必須在業(yè)主、使用權(quán)人入住之前的一段時間進駐物業(yè)內(nèi),唯此才能熟悉本物業(yè)、了解相關(guān)的情況,為工作的銜接和協(xié)調(diào)做好準備。在這方面切忌物業(yè)公司與業(yè)主同時進駐物業(yè),業(yè)主不清楚的物業(yè)公司也不清楚,業(yè)主不熟悉的物業(yè)公司也不熟悉。必須有個'提前量',才能在熟悉情況的基礎(chǔ)上做好服務,使業(yè)主及使用權(quán)人滿意。
2.準備、推敲和制定相應的入住手續(xù)
入住的手續(xù)既關(guān)系到業(yè)主、使用權(quán)人的入住是否便捷、順利,又關(guān)系到物業(yè)公司、發(fā)展商及業(yè)主或使用權(quán)人的權(quán)利、責任與義務。因此,物業(yè)公司要仔細地推敲,作出明確的規(guī)定。對某些問題不準時可向有關(guān)法律及財務方面的專家進行咨詢,盡量避免各種手續(xù)、文件的含混和歧義。
3.做好相應的組織協(xié)調(diào)工作,體現(xiàn)效率、規(guī)范和周到熱情
一般地說,接納業(yè)主、使用權(quán)人入住的整個過程,最能體現(xiàn)物業(yè)管理公司的組織水平、管理效率和服務質(zhì)量。因這一過程要面對多戶。有通知、接待、辦理手續(xù)、現(xiàn)場實地考察、簽署有關(guān)文件、繳納相關(guān)款項甚至聯(lián)系搬家公司等諸多環(huán)節(jié)的工作,哪個環(huán)節(jié)工作不力或缺乏協(xié)調(diào)都會給業(yè)主或使用權(quán)人帶來不便,哪個環(huán)節(jié)上出現(xiàn)態(tài)度生硬、冷漠、不負責任等都會給業(yè)主或使用權(quán)人帶來不快。因此,物業(yè)公司應在此之前進行充分的動員,在過程中不斷進行協(xié)調(diào)減少差錯和脫節(jié),并有專門的人員巡查各個環(huán)節(jié)的服務。把所有的麻煩和不便留給物業(yè)公司自己,把更多的方便留給業(yè)主和使用權(quán)人。
(四)搬遷入伙
在完成以上程序之后,住戶才能簽領(lǐng)鑰匙,準備搬遷。在用戶搬遷過程中,物業(yè)管理公司應做如下的工作:
1.協(xié)助用戶搬遷
物業(yè)管理公司一般可以通過兩種方式協(xié)助用戶搬遷。
(1)代請搬遷公司。
(2)提供搬遷服務。
2.維持搬遷秩序
在用戶搬遷過程中,應盡量避免由于時間集中而造成的混亂,對搬運車輛應有專人指揮出入停放,以避免交通事故及損壞花草公物的事件發(fā)生。
3.收取搬遷押金
在發(fā)放入住通知時,物業(yè)管理公司一般都會向用戶收取搬遷押金。如果搬遷過程中發(fā)生損害公物的事件,則視情況扣除部分或全部押金,如果未發(fā)生事故、押金應如數(shù)退還。
三、業(yè)主、使用權(quán)人對物業(yè)的驗收
(一)對物業(yè)的驗收是業(yè)主、使用權(quán)人的權(quán)利
對任何一位業(yè)主,置下一處房產(chǎn)往往是一生中重要的'長期投資',要傾大半生的積蓄、甚至還要向銀行機構(gòu)或親朋借貸部分資金才能湊齊。因而,業(yè)主一旦置下物業(yè),便具有受法律保護的種種權(quán)益。為了使自己的權(quán)益不受欺詐與損害,業(yè)主在入住前甚至在辦理最后一筆購房款繳納事
宜之前,就有權(quán)要求房地產(chǎn)開發(fā)公司(銷售部)或物業(yè)管理公司的人員帶其到現(xiàn)場,查驗所購物業(yè)的狀況。這是業(yè)主的一項基本權(quán)力,也是業(yè)主或使用權(quán)人進入物業(yè)前的一項程序。這個程序?qū)I(yè)主是不可少的。有了這個程序,便可在很大程度上減少甚至避免房地產(chǎn)開發(fā)公司及物業(yè)管理公司在銷售或租賃環(huán)節(jié)上實行'黑箱操作',及對業(yè)主的欺詐以及對業(yè)主其它方面權(quán)益的損害和踐踏。
通過現(xiàn)場查驗,業(yè)主可直接了解所購置的物業(yè)的狀況,發(fā)現(xiàn)問題或瑕疵,請銷售人員或有關(guān)人員當場作出解釋或說明,不能得到清楚和滿意答復的,業(yè)主可拒絕在后面的手續(xù)和文件上簽字及其余款項的交付。要求開發(fā)商或施工單位根據(jù)購房合同及施工圖紙規(guī)定的技術(shù)指標,重新進行局部返修,直至達到圖紙、合同的要求為止。因此,有經(jīng)驗的業(yè)主在感到自己對物業(yè)的狀況和技術(shù)指標把握不準時,往往請一些房地產(chǎn)或建筑、裝飾方面的專業(yè)人員來一道查驗,幫自己把關(guān)。
而作為物業(yè)公司,在接待業(yè)主現(xiàn)場查驗物業(yè)時,要仔細地和業(yè)主介紹物業(yè)的全部情況,及物業(yè)與合同條款、與施工圖的對照之處,解釋業(yè)主提出的問題。對不能說清或即刻答復的問題做好記錄,請公司的相關(guān)業(yè)務人員對業(yè)主進行答復。對物業(yè)確實存在問題的,要及時向發(fā)展商及施工單位反饋,并組織必要的返修直至業(yè)主滿意。
(二)業(yè)主、使用權(quán)人對物業(yè)進行驗收的參照系
1.對比圖紙和技術(shù)規(guī)范進行驗收
如圖紙標明的使用面積、墻體厚度、建筑材料;室內(nèi)凈高、內(nèi)部格局、閡窗尺寸及材料;各種管線的分布、走向;各設(shè)備、設(shè)施的落位情況;各面積、結(jié)構(gòu)及設(shè)備設(shè)施的幾何誤差等。通常上述內(nèi)容有較強的專業(yè)色彩,業(yè)主如不清楚圖紙的情況,可請有關(guān)專業(yè)人員幫自己把關(guān)。
2.對比銷售(承租)合同及物業(yè)管理合同來進行驗收
如物業(yè)坐落的位置(要有相對固定的坐標,不能用10分鐘車程等含混概念);物業(yè)開發(fā)、出售、(出租)的手續(xù)即'五證'是否俱全;物業(yè)的面積(房屋面積與分攤面積,分攤面積是否按建設(shè)部統(tǒng)一規(guī)定)及誤差(小于合同面積的誤差應控制在一定的范圍內(nèi),否則是對業(yè)主經(jīng)濟權(quán)益的侵犯;大于合同面積的誤差在一定范圍內(nèi)業(yè)主不須再繳房款,而應由發(fā)展商承擔;超過合同面積一定范圍內(nèi),則發(fā)展商有'強賣'之嫌,業(yè)主也有權(quán)拒付或雙方協(xié)商按較低的價格水準補齊多出的差價);此外,還包括物業(yè)的結(jié)構(gòu)與內(nèi)部分隔,物業(yè)設(shè)備、設(shè)施的產(chǎn)地(如衛(wèi)生潔具是進口的還是國產(chǎn)的,是'美標'還是'toto')、規(guī)格(型號)、檔次;裝修的用料與施工等。
(三)住戶對物業(yè)的驗收
住戶在遷入所選擇的物業(yè)之前,應對其房屋質(zhì)量進行驗收。此時,物業(yè)管理公司應有專人受理住戶對房屋質(zhì)量提出的問題,如確屬物業(yè)管理公司接管驗收時的疏漏,則應立即通知施工單位予以解決。住戶對物業(yè)的檢驗應特別仔細,盡量把問題都解決在入住之前。一般從以下幾個方面檢查:
1.給排水系列。包括水管、水龍頭是否完好,沒有漏水和銹蝕的情況,下水道是否有建筑垃圾堵塞,抽水馬桶、地漏、浴缸的排水是否通暢、有無泛水現(xiàn)象等。
2.門窗系列。包括框架是否平整、牢固、安全;門窗是否密實、貼合,開閉是否靈活;門鎖是否啟閉靈活、合用,門的開關(guān)能否自如;玻璃是否有防水密封等。
3.供電系列。包括電燈、電線(管線)是否有質(zhì)量問題,開關(guān)所控是否是火線,電表的流量大小是否能滿足安裝空調(diào)及微波爐等大功率家用電器的要求(北京市已將住戶電表的容量由原來的5a增至20a,應檢查本樓宇是否執(zhí)行新的標準)。
4.地面、屋頂及地板系列。包括是否平整、起殼、起砂、剝落,是否裂縫、滲水;次磚、地磚和墻磚貼面的平整、間隙、虛實(聽敲擊聲)等。
5.公共設(shè)施及其它。查驗水表、電表、煤氣表(天然氣表)是否都是從'0'開始或僅有少量試電、試水、試氣所經(jīng)過流量和數(shù)值(一般為0.*或0.0*),對超出數(shù)值過大的用戶有權(quán)要求物業(yè)公司重新?lián)Q表。此外,還需查驗垃圾桶、扶梯、電梯、防盜門、防盜窗、電話電線、天線、信箱等。對高層建筑除檢查電梯的運行外,還要檢查步行樓梯的延時觸摸照明系統(tǒng)是否能正常使用等。
