常規(guī)物業(yè)管理顧問工作內(nèi)容
合作期限:共一年,由本物業(yè)首期入伙之日前二個月起計,又分為前期籌備、集中入伙、裝修搬遷和正常管理四個時期。
■前期籌備期
指一期物業(yè)入伙前,z海協(xié)助管理商從機構(gòu)組建、人員培訓到為一期物業(yè)入伙做相應籌備的工作時期。
(一)在發(fā)展商需要對物業(yè)設施設備系統(tǒng)進行增加、減少或改動時,協(xié)助發(fā)展商進行整改,并提供切實可行的方案和解決辦法,確保系統(tǒng)的穩(wěn)定。
(二)協(xié)助管理商建立各專業(yè)管理模式、機構(gòu)設置、擬定人員編制:
1.協(xié)助管理商制定管理人員、操作層人員定編方案;
2.協(xié)助管理商根據(jù)機構(gòu)設置和崗位定編制定出各級各類崗位責任制。
(三)協(xié)助管理商根據(jù)物業(yè)項目實際情況,測算物管成本,提出物業(yè)管理收費標準,報當?shù)卣飪r部門審批。
1.人工費用測算;
2.設備耗能費用測算;
3.設備維修保養(yǎng)費用測算;
4.清潔定額費用測算;
5.園藝綠化項目的定額費用測算等。
(四)協(xié)助管理商選聘各專業(yè)物管工作人員(管理層和操作層)組建工作隊伍:
1.提供人員配置及相應素質(zhì)要求的具體方案;
2.協(xié)助對招聘人員進行筆試、::面試、實操考核。
3.提供員工入職及崗前培訓參考計劃,并協(xié)助做好培訓計劃;
4.協(xié)助擬制員工在職培訓年度規(guī)劃,并對規(guī)劃實施進度、落實情況等進行跟蹤檢查和指導;
5.協(xié)助對操作工進行操作培訓;
6.協(xié)助對操作工進行常見故障診斷及設備管理培訓;
7.就管理商員工外培事宜提供咨詢和協(xié)助;
8.提供物業(yè)管理收費系統(tǒng)軟件使用培訓。
(五)協(xié)助管理商培訓各專業(yè)物管工作人員(管理層和操作層),協(xié)助對各專業(yè)技術(shù)工人進行考核及資格等級的評定,以確保人員素質(zhì)。
(六)協(xié)助制定入伙交接驗收標準及實施程序:
1.按照iso9000國際質(zhì)量保證體系文件協(xié)助本物業(yè)管理商制定驗收標準。
2.協(xié)助成立入伙接管驗收領導小組。
3.指導召開各種入伙專題會議。
4.協(xié)助發(fā)展商制定'三通'及其它項目入伙必備目標方案。
5.協(xié)助接管驗收小組及有關(guān)人員與發(fā)展商、施工單位三方面共同組成聯(lián)合交接小組,并制定交接驗收計劃。
(七)提供設備移交、接管驗收的全套程序、問題缺陷和解決方案建議書樣本及其它資料清單,協(xié)助管理商與發(fā)展商之間各類專業(yè)設施設備的交接與驗收工作(包括各專業(yè)工程的竣工資料的交接工作等)。
(八)指導管理商對設備外觀出現(xiàn)的缺陷進行整改,對維修保養(yǎng)工作的程序等 級進行劃分,對運行中的設備進行節(jié)能改造以利于提高設備管理質(zhì)量。
(九)協(xié)助管理商按iso9000體系標準編制各項管理制度及建立相關(guān)資料、文件:
1、提供管理運作所需的工作程序藍本,并結(jié)合項目實際協(xié)助管理商進行修訂、充實和完善;
2、協(xié)助建立各專業(yè)設施設備移交的有關(guān)手續(xù)、::資料、文件和程序;
3、協(xié)助制定各專業(yè)設施設備管理規(guī)章制度、設備操作規(guī)程及維修保養(yǎng)標準、程序和措施;
4、協(xié)助制定設施設備運行記錄監(jiān)控的有關(guān)程序和文件;
5、根據(jù)設計圖紙及操作手冊等協(xié)助制定相關(guān)操作指導書、安全規(guī)程、應急處理方案、維修保養(yǎng)方案等指導性文件;
6、協(xié)助制定消防、給水和排水、水泵、機電設備等項目管理方案;
7、協(xié)助管
理商制訂清潔保潔標準和程序,編制清潔作業(yè)指導書;
8、協(xié)助制訂綠化操作標準,擬制綠化養(yǎng)護規(guī)范;
9、提供員工手冊和人事管理制度示范文本,指導并協(xié)助編制員工手冊及人事工作相關(guān)制度;
10、提供質(zhì)量管理相關(guān)的各種記錄表格、樣本,并結(jié)合項目管理目標和質(zhì)量要求協(xié)助管理商進行修訂和取舍;
11、協(xié)助設置會計帳薄,建立會計核算體系;
12、協(xié)助建立健全財務管理制度。
(十)協(xié)助管理商建立各專業(yè)原始技術(shù)資料、維修保養(yǎng)記錄等檔案;并就物 業(yè)管理檔案資料的整理提供咨詢和指導。
(十一)為管理商提供日常物業(yè)管理所需設備、材料清單,協(xié)助編制對外分包的有關(guān)程序,協(xié)助評價和選擇各專業(yè)分包方。
(十二)指導會計核算,幫助進行財務成本分析,提高經(jīng)濟效益。
(十三)協(xié)助制定入伙前工作計劃:
1.協(xié)助成立入伙領導小組。
2.協(xié)助制訂入伙計劃。
3.指導制定收樓、入伙必備文件資料,如《業(yè)主公約》、《住/用戶手冊》、《收樓須知》、《收樓指南》、《裝修申請登記表》等。
4.指導制定管理費預算,管理成本核算方案,根據(jù)本物業(yè)所在地政府物價部門的有關(guān)規(guī)定協(xié)助制定各項收費標準。
5.協(xié)助制定入伙管理制度。
6.協(xié)助發(fā)展商完善入伙必備條件(例如:通知發(fā)展商與當?shù)剜]政部門聯(lián)系落實郵編、通郵時間及報刊訂閱等)。
6.協(xié)助制定開辦費用清單、預算及采購計劃。
7.指導制定入伙后各專業(yè)服務分派方案。
8.制定入伙期工作方案:如成立入伙期工作小組、場景布置、宣傳、人事安排、各種指引標識等。
■集中入伙期
指業(yè)主在發(fā)展商書面通知前來入伙的時限內(nèi)集中到物業(yè)現(xiàn)場收樓、驗樓、辦理入伙手續(xù)的工作時期。本期時間短,工作量大、環(huán)節(jié)多,需豐富的工作經(jīng)驗及工作技巧。如何將有限人力資源合理分配到各個工作環(huán)節(jié)中去,使入伙工作得以有條不紊地進行,并給業(yè)主留下良好的最初印象即成為集中入伙期工作的難點。因為集中入伙期是業(yè)主第一次與物業(yè)管理機構(gòu)打交道,第一印象的好壞,將決定物業(yè)管理機構(gòu)日后長期物管工作能否得到業(yè)主的配合而輕松、順利地開展。
為此z海將提供以下顧問服務,以保證入伙工作順利進行,為今后物業(yè)管理的正常進行打下良好的基礎:
1.指導成立入伙期各工作組,制定各個工作組責任制度。
2.制定入伙工作流程,緊急應變方案等。
3.協(xié)助發(fā)展商有關(guān)部門在集中入伙期間實行聯(lián)合辦公,提供一條龍服務。
■裝修搬遷期
指業(yè)主辦妥入伙手續(xù)后,為其物業(yè)進行二次裝修,直至搬遷入住的工作時期。此時物業(yè)管理公司的工作難點有二:
1.面對大量不同的裝修單位和素質(zhì)較低的裝修工人,如何利用有效的管理手段和一定的管理力度去控制他們,保護公共設施設備,不侵害業(yè)主公共利益,同時又監(jiān)督裝修質(zhì)量,避免遺留安全隱患等。
2.業(yè)主入住有先有后,怎樣兼顧先入住業(yè)主的正常生活和后入住業(yè)主的順利裝修,如何將兩者有效的隔離開來,從而避免被有效投訴,也是一個棘手的問題。
為此,z海將提供一整套根據(jù)長期實踐經(jīng)驗總結(jié)出來的行之有效的管理辦法,有效幫助解決以上問題,主要內(nèi)容包括:
1.指導建立嚴格的裝修審批程序,包括對裝修單位資質(zhì)、
裝修圖紙等的審批。
2.指導建立裝修單位進場管理工作流程。
3.指導建立各業(yè)主/用戶的裝修檔案。
4.指導建立裝修日常監(jiān)督管理制度,包括巡查管理制度、裝修時限管理制度等。
5.指導建立裝修現(xiàn)場驗收制度。
6.指導建立裝修單位退場管理工作流程。
7.指導建立各業(yè)主/用戶的入住管理辦法。
8.指導建立各業(yè)主/用戶搬遷管理辦法。
9.指導建立各業(yè)主/用戶搬遷注意事項。
■正常管理期
指物業(yè)現(xiàn)場大部分小業(yè)主的二次裝修工作已基本完成,小區(qū)環(huán)境的維護、機電設備的保養(yǎng)等日常物管工作均已規(guī)律開展的工作時期。
此時z海主要提供的顧問服務內(nèi)容有:
1.通過日常工作中的實際運作進一步完善發(fā)展商下屬物業(yè)公司之管理機構(gòu)組建、人員培訓及管理等行政方面事務。
2.指導建立嚴格的封閉化安全管理制度,包括小區(qū)出入登記制度、保安巡查制度、緊急情況處理制度等。
3.指導建立一整套具有可操作性且指標量化的清潔、園藝綠化操作考評管理制度。
4.指導建立財務管理制度、財務人員崗位責任制,提供專業(yè)財務收費系統(tǒng)軟件并對該系統(tǒng)操作提供業(yè)務培訓、使用指導等工作。
5.指導建立樓宇機電設備及電梯的維修保養(yǎng)管理制度,如電梯五級(周、半月、月、季、年)保養(yǎng)制度等。
6.按照iso9002國際質(zhì)量保證體系標準建立物業(yè)管理規(guī)范及相應文件并將其切實貫徹到日常管理工作之中。
7.指導建立特殊場所(如會所等)物業(yè)服務管理方案。
8.顧問團定期對項目進行考評,并就各專業(yè)所涉及的內(nèi)容、范圍進行全面檢查,指出問題,分析原因并提出整改意見,跟蹤糾正落實情況:
9.各項管理規(guī)章制度、崗位、部門職責及其執(zhí)行情況;
10.按iso9002標準對管理商的各專業(yè)設備管理體系運行狀態(tài)、維修、保養(yǎng)情況進行檢查、診斷,發(fā)現(xiàn)不符合,及時11.提出整改缺陷和糾正處理措施報告給管理商,協(xié)助建立控制程序及方法,確保系統(tǒng)長期正常運行;
12.檢查設備的完好率,對各專業(yè)系統(tǒng)故障進行診斷,提供維修技術(shù)指導,以便及時排除故障;
13.根據(jù)管理商運作過程的實際情況,對涉及各專業(yè)管理的文件進行修正補充,對系統(tǒng)出現(xiàn)的問題提出建議和解決方案;
14.對會所設備設施的完善與否提出整改建議:現(xiàn)場考察已裝修配置完畢的會所,根據(jù)會所的裝修格局和功能設置,若發(fā)現(xiàn)器材配置不夠完善,達不到營業(yè)要求,及時向發(fā)展商提出建議,以便達到預期效果;
■根據(jù)合同要求,在物業(yè)評優(yōu)時,向管理商提供物業(yè)管理各專業(yè)咨詢指導:
*各專業(yè)設施設備的維修保養(yǎng)的咨詢、指導;
*物業(yè)管理規(guī)章制度執(zhí)行情況的咨詢、指導;
*物業(yè)管理檔案資料、創(chuàng)優(yōu)軟件資料整理的咨詢、指導;
*在清潔工作中對頑固污漬處理提供咨詢和指導;
