物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制管理工作程序
物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制管理程序
1.0目的
為證明項目質(zhì)量符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行提供客觀證據(jù).
2.0適用范圍
適用于質(zhì)量管理體系及產(chǎn)品、項目所要求記錄的控制。
3.0職責(zé)
辦公室負責(zé)對公司各部門產(chǎn)生的質(zhì)量記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置予以控制。
1.0過程識別
擬定目錄--設(shè)計/選擇--表式--標識--分發(fā)--運作--收集--分類整理--保管--移交/歸檔--處理
5.0 行為準則:
a)運作過程中記錄應(yīng):及時準確、內(nèi)容齊全、手續(xù)完備;
b)各種記錄標識應(yīng)具有唯一性;
c)按規(guī)定及時收集,保證其連續(xù)性、完整性;
d)保管應(yīng)分類、編號并擬列目錄/清單,便于檢索;
e)保管和儲存條件要適宜,保證干燥通風(fēng),有防護措施;
f)體系記錄保存日期為三年,工程質(zhì)量記錄竣工移交長期保存.
6.0 程序要求:
6.1 記錄的分類管理
6.1.1 體系運行記錄包括:管理評審記錄、內(nèi)容審核記錄、工程要求評審記錄、供方評審記錄、培訓(xùn)記錄、工程施工及交付記錄等,由工程科歸口管理,有關(guān)責(zé)任部門分別管理.
6.1.2各種檢驗和驗證記錄、不合格項及糾正記錄、管理部作業(yè)記錄等,由各管理處分別收集、匯總、保管。
6.2 記錄編目、編號
記錄表式作為一種特殊文件,執(zhí)行《文件控制程序》中編目標識規(guī)定;收集后由責(zé)任部門依次編號,確保唯一性.
6.3 記錄填寫
記錄應(yīng)在過程活動中及時、真實的形成,字跡清晰,不準涂改,保證易于識別,且內(nèi)容齊全,各種審核手續(xù)齊備.
如因筆誤需修改,應(yīng)采用單杠劃去,在其上/下方寫出更改內(nèi)容,由更改責(zé)任人簽字或蓋章.
6.4 記錄的保管、儲存和檢索
各部門形成的記錄,由本單位專人負責(zé)保管,分類存放.
保存環(huán)境條件應(yīng)干燥通風(fēng),裝袋/裝盒.列出記錄清單以利于檢索,有必要時可設(shè)卷內(nèi)目錄.
各種記錄需移交或歸檔保存的,應(yīng)按公司要求定期移交主管部門或歸檔保存.存儲時間較長(一年以上)的,存放記錄處所必須干燥通風(fēng),有防潮、防霉、防鼠、防破損措施.
接著外來傳真件,應(yīng)先復(fù)印,復(fù)印件連同傳真件一并存放.
6.5 記錄保存期及處置
體系記錄保存期為三年,需移交或存查的記錄長期保存.
不需保存或到保存期的記錄,應(yīng)填寫記錄處理申請單,保管理者代表批準,由專人負責(zé)銷毀(視不同情況可焚燒,粉碎或作紙廠原料等).
6.5 記錄復(fù)印、借閱、修改
記錄復(fù)印、借閱原則上當天送還,如外單位復(fù)印、借閱或超過一天難以送還的應(yīng)進行借閱登記.無論借閱或復(fù)印需經(jīng)管理者代表批準.
記錄作為一種特殊文件,修改時應(yīng)執(zhí)行《文件控制程序》中有關(guān)規(guī)定.
7.0 相關(guān)文件
《文件控制程序》
《管理策劃控制程序》
《改進管理程序》
8.0 記錄
質(zhì)量記錄清單
文件發(fā)放回收記錄
文件借閱、復(fù)印記錄
文件銷毀申請/記錄處理申請單
