第1篇 某某公司檔案管理辦法
某公司檔案管理辦法
一、目的:為加強公司各類檔案管理的規(guī)范性,特制定本辦法。
二、適用范圍:公司的全部文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案。
三、管理權限:各相關部門
四、檔案的立卷歸檔:
1.行政檔案的立卷:
(1)立卷范圍:公司業(yè)務活動中的收文及批辦過程中的批辦材料;以公司名義發(fā)出的文件(定稿、存本、附件);各種會議文件及會議記錄;公司內部管理類文件(日常工作中形成的計劃、總結、統(tǒng)計報表、規(guī)章制度等);公司內部形成的除人事、財務方面之外的其它請示、報告、批復;公司對外簽訂的經濟合同原件(合同預算部一份,由財務部門一份存檔及多余份數(shù)行政辦公室保存;只有一份原件的,由財務部門保存,其他報名保存復印件,并在其上注明原件存放處);在工作過程中形成的照片、錄音帶、錄像帶、計算機軟盤及光盤、工具類書籍;公司領導或部門經理外出參觀學習等活動帶回的文字、聲像、科技資料。
(2)有關部門須保留檔案原件時,行政辦公室應保存復印件,并在復印件上注明原件存放處。
2.工程檔案的立卷:
(1)立卷范圍:與工程相關的具有現(xiàn)實和長遠保存價值的各類工程文件資料(工程前期資料、勘察、設計、施工、監(jiān)理資料、設備資料;工程竣工驗收資料等)。
(2)工程部應派專人負責技術檔案的整理、立卷、歸檔工作,歸檔文件資料必須完整、準確,經過系統(tǒng)整理、編目后由工程部負責人審查后歸檔。
(3)工程結束后,由工程部負責移交有關部門存檔。
五、檔案的保管:
1.凡公司在各類經營活動中形成的具有保存價值的文件資料,均應由各檔案管理有權部門進行收集、整理、立卷歸檔及甲常管理,其它部門和個人不得擅自留存。
2.凡屬立卷歸檔的文件資料,必須為原件,書寫格式必須符合要求,書寫工具須為鋼筆或黑色碳素筆,且應保證其完整、齊全、分類清楚。
3,檔案管理實行一月一整理制度,所有歸檔文件均應為已完成文件。
4.各檔案管理有權部門的部門經理應定期對本部門全部檔案的保管及借閱登記狀況進行核查,如發(fā)現(xiàn)問題,應及時向上級主管領導匯報,以便及時采取措施確保檔案的安全。
5.對破損和變質的檔案及時進行復制和修補。
六、檔案的借閱:
1.借閱檔案時需填寫《借閱登記表》;并不得將檔案帶離所在辦公室o
2.經領導批準后檔案被借出時,檔案管理人員應在該檔案的位置上,放一張代替卡,卡上應標明檔案卷號、借閱時間、借閱單位、借閱人姓名,以便按時催還,防止檔案丟失。
3.秘密檔案的借閱應由行政辦公室主任在借閱登記表中簽字認可;機密檔案由檔案管理有權部門主管副總簽字認可;絕密檔案由公司總經理簽字認可后方可借閱。
4.保密性檔案原則上不得摘抄或復印,如確實需要時,應由檔案管理有權部門最高負責人在借閱登記表中簽字認可。
5.借閱檔案的部門和個人,必須妥善保管檔案資料,不得將其拆散,或進行涂改、勾劃、折疊、抽頁等損壞性行為,也不得轉借他人使用。
6.借閱人歸還檔案時必須經檔案管理人認真檢查后方可進行銷號。
七、檔案的銷毀:
檔案銷毀由辦公室報請公司主管副總及總經理批準后執(zhí)行,并須由公司指派專人進行監(jiān)督。
第2篇 某某廣電物業(yè)公司檔案管理辦法
某廣電物業(yè)公司檔案管理辦法(暫行)
一、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度需存檔的文書檔案并履行清交手續(xù)。
二、各部室應明確規(guī)定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
三、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添
第3篇 建筑公司檔案管理辦法
建筑工程公司檔案管理辦法
1檔案檔號的編制:
1.1 檔號編制原則:檔號是存取檔案的代號,排架的依據(jù),它反映公司檔案分類體系和物理位置,必須符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求,并能適應計算機管理。
1.2 檔號編制方法
■檔號基本結構組成是由公司標志、分類號、(一級分類、二級分類)年度號和案卷號組成。
2檔案保存期限:
2.1 檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長期保存、短期保存三種。
2.2 工程檔案(土建技術、質量、安全、經營;水暖、電氣、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像檔案)列為永久保存;人事檔案列為長期保存;會計類檔案資料保存期應按會計制度有關規(guī)定執(zhí)行。
3檔案的歸檔
3.1 歸檔范圍:可根據(jù)實際情況進行歸檔,具體應由公司各部門的負責人確定編制。
3.2 歸檔要求:
■公司各部門每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔;工程項目可以分階段或者全部竣工驗收后連同目錄一式兩份歸檔;電子檔案由各部門形成、整理后,拷貝在耐久保存的介質中,連同相應的文字性說明一起于年終時向檔案室移交;聲像檔案一般在年終由形成部門向檔案室歸檔,對于會議形成的聲像歸檔,會議結束后半個月歸檔。檔案交接時,雙方當面點清,并同時在《檔案案卷移交目錄》上簽字。
■已經歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改,要報送給檔案管理部門《文件更改申請單》,連同原文件一并存檔、備案。未經許可不得私自涂改。
■歸檔的文件資料,必須是原件,原件出于報批不能歸檔或相關企業(yè)需保留的,綜合部保存復印件。
4工程竣工檔案管理:
4.1 工程竣工驗收后十五日內,項目部將竣工工程的內業(yè)資料整理、編目,并上報各相關主管部門審核合格后,裝訂成冊,上交綜合部,辦理檔案移交手續(xù)。
4.2 項目部必須將在上交建設單位的竣工檔案時所辦理的檔案交接單上交綜合部,歸檔存放。
4.3 檔案借閱時填寫《檔案借閱登記表》經主管領導簽字,方可借閱。在借閱的過程中不允許在原始資料上作標記、涂改及拆卷、抽出材料。借閱完畢后按原樣及時送回檔案室。
4.4 年終檔案歸檔結束后,將存檔情況上報總經理。
4.5 定期檢查檔案存放情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理并上報公司領導。
4.6 檔案一律存放在柜內,檔案按工程竣工時間分區(qū),按工程分類,按專業(yè)分號。按先后順序整齊存放,并填寫《竣工檔案登記明細表》,檔案號一竣工時間一工程名稱一專業(yè)一順序號。
第4篇 總公司檔案管理辦法
總公司檔案管理暫行規(guī)定 第一章總則
第一條 為加強公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結合企業(yè)實際,制定本規(guī)定。第二章 檔案管理
第二條 公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則,檔案室在總經理辦公室領導下,負責全公司主體檔案的管理,并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
第三條 檔案室履行下列職責:
(一) 貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度;
(二) 統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三) 指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四) 監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構的檔案工作。
第四條 各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。
第五條 檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。
一、本企業(yè)內部形成的文件材料;
二、 本企業(yè)所屬單位和派出機構(包括境外機構)應報本企業(yè)的文件材料;
三、 本企業(yè)引進項目、外購設備等帶來的文件材料;
四、 本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件材料;
五、 本企業(yè)參與的合作項目,合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件材料;
六、 本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
第七條 歸檔的時間:
一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、 工業(yè)企業(yè)產品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
三、 外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調試后歸檔。
四、 企業(yè)職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。
五、 會計文件材料在會 度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。
六、 電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
七、 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。
第八條 下列文件材料應隨時歸檔:
一、變更、修改、補充的文件材料;
二、 企業(yè)內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;
三、 企業(yè)產權變動過程中形成的文件材料;
四、 其他臨時活動中形成的文件材料。第四章 檔案的鑒定
第九條 每年應對檔案進行一次清理,從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書、財務、科技檔案見具體辦法附表)。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。第五章 檔案的銷毀
第十條 檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,立卷歸檔,永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進行初審,經處(分公司)級負責人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報告送總經理簽字批準。
第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊上簽字。 第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度,認真做好保密工作。檔案管理人員,必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認真審查審批權限是否符合規(guī)定的要求。
第十四條 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間,不許轉借他人,不許帶入公共場所。
第十五條 任何人不許將檔案內容泄露給無關人員,如有泄露和公布檔案內容者,應視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機密的檔案材料,必須經總經理同意后再作決定,嚴防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設備。
第十八條 非檔案管理人員,未經批準不準進入。
第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據(jù)調閱權限和檔案密級,經各級領導簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。
第二十二條 查閱文書、人事、財務、科技檔案,分別由總經理辦公室、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料,應有主管部門批準并在查閱單中注明復印內容,由總經理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字,外單位借閱檔案,應持有單位介紹信,主管部門簽署意見后,經總公司主管領導或總經理、黨委書記批準。
第二十四條 借閱期限不得超過15天,到期歸還;如需再借,應辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條 借閱檔案應嚴格履行手續(xù),辦理借閱登記,當面點交清楚。歸還時嚴格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應及時報告主管領導。
第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案,均應在檔案查閱登記薄上進行登記;對重大或重要項目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補充。
第二十八條
第5篇 油品調運分公司檔案管理辦法
工貿油品調運分公司檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,為企業(yè)發(fā)展建設服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《z省檔案管理條例》、上級單位相關管理辦法及有關檔案工作的法律法規(guī),制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案,是指油品調運分公司在從事基本建設、科研、經營、管理等各項活動中直接形成的,包括外部合作,各類項目管理等活動中形成的,具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)、實物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 公司檔案工作實行統(tǒng)一領導,分級管理的原則,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第四條 公司要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計劃,把檔案工作所需經費納入財務預算計劃,保證檔案工作所需經費,逐步加強設施設備等必備條件,維護檔案的完整與安全。
第二章 組織機構及職責
第五條 公司綜合辦公室負責檔案工作的監(jiān)督指導、保存利用和日常管理工作,并根據(jù)實際,設專(兼)職人員負責檔案工作。
第六條 檔案管理的主要職責:
(一)貫徹實施《檔案法》和國家關于檔案工作的法規(guī)和方針政策,以及上級主管部門制定的規(guī)定辦法,規(guī)范標準,結合本單位實際,制定有關制度、標準和實施細則。
(二)具有公司檔案工作的整體建設、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計劃,并組織實施。
(三)負責公司文件材料形成、積累和歸檔工作。
(四)集中管理公司各種活動中形成的所有檔案。維護檔案的完整與安全,負責公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開發(fā)利用。
(五)負責公司檔案工作的統(tǒng)計分析和匯總上報工作。
(六)負責向上級檔案部門移交有關檔案和資料。
(七)負責公司重點工程、重大科研項目、重要活動的歸檔材料的驗收。
(八)負責公司檔案管理網點的業(yè)務指導、檢查和人員的培訓。
(九)負責公司檔案管理新技術、新方法的推廣和檔案計算機管理的應用工作。
第七條 各部門應執(zhí)行國家有關檔案工作的法律、法規(guī)和政策,按照檔案工作的標準規(guī)范、規(guī)章制度,做好各部門文件資料的形成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。
第三章 歸檔范圍
第八條 歸檔文件材料的來源
(一)公司內部形成的文件材料。
(二)各部門移交公司的文件材料。
(三)各部門引進項目、外購設備等附帶的文件材料。
(四)公司參加的合作項目、合作單位按要求向公司呈交文件材料。
(五)公司執(zhí)行、辦理的外來文件。
第九條 公司在籌備、成立及生產經營過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍(見附件二)。
第十條 歸檔文件材料主要包括紙質文件、電子文件、照片及感光底片、膠片、光盤、磁帶、實物等各種載體形式。
第四章 立卷歸檔要求
第十一條 文件材料應在規(guī)定時間內歸檔。
(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
(二)產品、科研課題及基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工驗收、財務決算后3個月內歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
(三)外購設備儀器的文件材料在開箱驗收后歸檔。
(四)職工參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后15日內歸檔。
(五)會計文件材料在會計年度終了后,由財務資產部門保管一年后移交歸檔。
第十二條 電子文件邏輯歸檔適時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
第十三條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。
第十四條 下列文件材料應隨時歸檔:
(一)變更、修改、補充的文件材料。
(二)企業(yè)內部機構變動和職工調動、離崗時保留在部門或個人手中的文件材料。
(三)企業(yè)產權變動過程中形成的文件材料。
(四)其他臨時重要活動中形成的文件材料。
第十五條 各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按要求立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十六條 各部門向綜合辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。
第十七條 檔案工作人員應協(xié)助各職能部門,對應歸檔文件材料的完整程度、準確性及保存價值進行確認,經職能部門負責人簽審后歸檔。
第十八條 科研成果鑒定、產品定型、基建項目工程竣工驗收,重要外購設備儀器開箱驗收及項目引進、對外協(xié)作項目等有關活動,要有檔案工作人員參加,按照規(guī)定對所形成的檔案資料進行驗收。堅持“三納入、四參加”制度。沒有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料以及項目沒有歸檔,不能申報成果或評獎;不能最后通過驗收或鑒定;所有經費不予結算。
第十九條 立卷歸檔的總體要求:
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng),符合質量標準要求,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
(二)在職能活動中形成的,具有查考利用價值,辦理完畢的各種形式和載體材料的文件及實物材料,都必須按照規(guī)定向檔案部門移交歸檔,其電子檔案應與紙質檔案同步歸檔。
(三)歸檔文件以件為單位,進行裝訂和系統(tǒng)化整理。
(四)卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
(五)卷內文件材料應按照排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(六)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫;沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;卷內文件目錄放在卷內。
(七)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任
者。
(八)當年辦結的文件放在當年,跨年度的文件放在結案的年份里。長期不能結案的文件,可根據(jù)情況分階段歸檔。
(九)歸檔時要注意辦結情況,避免未結案歸檔及已結案的長期不歸檔。
第五章 檔案的移交
第二十條 檔案移交前須向檔案管理部門提交移交清冊,詳細填寫檔案的門類及數(shù)量,并經本部門負責人簽字審核。
第二十一條 檔案管理部門要組織專門人員,對所移交檔案的案卷質量情況進行檢查,符合要求的檔案經檔案管理部門負責人簽字審核后,辦理交接手續(xù)。
第二十二條 檔案移交時,經交接雙方核實后在移交清冊上簽字。
第二十三條 移交的檔案在運送過程中,移交部門應由專人負責,以確保檔案的安全。
第六章 檔案保管期限
第二十四條 按國家有關規(guī)定,檔案管理部門結合公司情況制定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保管期限分為:永久、長期和短期。長期為10至50年左右,短期為10年以下。
第二十五條 確定公司檔案保管期限的原則:
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
第七章 檔案的鑒定與銷毀
第二十六條 檔案管理部門對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
第二十七條 檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業(yè)務部門領導、專業(yè)技術人員和檔案部門人員組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
第二十八條 檔案鑒定小組審定后,經公司有關領導批準,報上級業(yè)務部門審批后,方可銷毀。原則上三年進行一次檔案銷毀工作。
第二十九條 銷毀檔案材料,要由二人以上進行,并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第八章 檔案的借閱
第三十條 公司各部門因工作需要借閱檔案需填寫檔案借閱申請單。
第三十一條 檔案管理人員依據(jù)檔案級別判斷是否需要審批。當為不受限制檔案時直接辦理借閱手續(xù)。
第三十二條 檔案借閱要堅持嚴格保密、方便利用的原則。
(一)凡政府有關部門依法執(zhí)行公務需要查閱檔案,檔案部門應按有關規(guī)定及時提供完整準確的檔案。
(二)凡社會有關方面需要借閱檔案,必須經有關職能部門審查,由公司負責人或主管領導批準。
(三)外單位人員調閱檔案,一般要求在檔案室內查閱。同時需持單位介紹信,經有關專業(yè)職能部門批準,并登記利用檔案清單。
(四)借閱涉密檔案必須經公司主要負責人審批。
第三十三條 若借閱涉及公司機密的受限制檔案或為外單位人員借閱時,需經公司研究審批后方可借閱。
第三十四條 不得任意擴大借閱范圍,對需要出據(jù)檔案證明的,要認真核對摘抄內容,進行登記。
第三十五條 借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經公司綜合辦公室負責人批準。
第三十六條 借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
第三十七條 借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
第三十八條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。
第三十九條 企業(yè)負責人和員工調離工作崗位時,必須上繳應歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門簽署意見后,方可辦理有關手續(xù)。
第九章 檔案庫房管理
第四十條 檔案庫房是保存公司檔案的重要地點,檔案管理人員要以高度負責的精神,確保檔案資料的安全完整。
第四十一條 檔案部門應集中統(tǒng)一地保管好全部檔案,設立專門的檔案管理場所,并配備符合檔案管理標準的保管設備、設施。
第四十二條 庫房內物品進行定置管理,檔案柜統(tǒng)一編號,并定期對庫房進行整理、整頓、清掃、清潔,執(zhí)行國家有關檔案庫房的“八防”要求,保證庫房安全。
第四十三條 庫房內的檔案資料定期(半年)清點,保證帳實一致。
第四十四條 非檔案管理人員不得隨意進入檔案庫房。
第四十五條 認真貫徹安全消防工作方針,嚴格執(zhí)行安全消防法規(guī)和規(guī)章制度。對檔案人員進行消防教育,做到人人持證上崗。
第十章 檔案信息保密與利用
第四十六條 產生重要檔案的部門和檔案管理部門必須執(zhí)行中華人民共和國《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴守國家秘密和企業(yè)秘密。
第四十七條 加密檔案應按規(guī)定在文件上標注密級和時間期限,注意重點保管。
第四十八條 整理檔案應在專門地方(室內)進行。檔案整理人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。
第四十九條 建立完善檔案利用制度,嚴格履行利用檔案手續(xù),保護企業(yè)的知識產權和商業(yè)秘密,保障企業(yè)合法權益不受損害。
第五十條 公司對所保存的重要、珍貴檔案,應當用復制品代替原件提供利用,原件應妥善保存。
第五十一條 嚴禁私自復制及對外提供檔案資料,尤其對外協(xié)作項目、研究課題等活動中利用檔案,必須簽訂利用保護協(xié)定。
第五十二條 檔案部門和檔案工作人員要通過多種方式開發(fā)利用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發(fā)檔案證明,印發(fā)檔案匯編和編研成果等有關索引服務方式,為利用者提供方便,提高服務質量。利用者分別采用查閱、借閱、復制、電話、網絡查詢檔案信息。
第五十三條 利用者應嚴格遵守“閱卷規(guī)則”,注意愛護檔案,損壞檔案按規(guī)定懲處。嚴禁拆卸、勾畫、調換、污損、轉借、短失和私自復制檔案。
第十一章 獎勵與懲罰
第五十四條 根據(jù)《檔案法》規(guī)定,有下列事跡之一的,公司應給予表彰和獎勵:
(一)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的。
(二)對保護檔案和檔案現(xiàn)代化管理做出顯著成績的。
(三)對檔案學研究做出重要貢獻的。
(四)將重要的或者珍貴的檔案贈給企業(yè)的。
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。
第五十五條 凡違反本辦法,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經發(fā)現(xiàn),限期上交,經催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和部門領導
做出檢查外,必要時進行經濟處罰,并予以通報批評。
第五十六條 凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關管理辦法進行處理。對涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未經批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人進行處罰,并予以通報批評。
第五十七條 凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
第五十八條 遺失檔案的,應立即報告。因遺失檔案,泄露秘密的,按保密工作相關管理辦法進行處理。
第五十九條 對違反《檔案法》的有關規(guī)定,已構成犯罪的,要依法追究其刑事責任。
第十二章 附則
第六十條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。
第六十一條 本辦法未盡事宜,按照國家法規(guī)及工貿公司規(guī)定執(zhí)行。
第六十二條 本辦法自下發(fā)之日起施行。
附件1:
油品調運分公司檔案分類規(guī)則
為規(guī)范工貿公司油品調運分公司檔案管理工作,根據(jù)國家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》及上級單位《檔案分類規(guī)則》,結合本企業(yè)檔案工作實際,制定本規(guī)則。
一、本規(guī)則明確了油品調運分公司檔案的分類原則、類目設置及基本范圍;
二、油品調運分公司檔案分類原則是以公司全部檔案為對象,充分反映企業(yè)的職能劃分,并結合檔案形成規(guī)律和特點,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,便于檔案的科學管理和檔案信息資源的開發(fā)利用。
三、油品調運分公司檔案分類共設置9個一級類目,即黨群管理類、行政管理類、經營管理類、生產管理類、產品生產類、項目建設類、設備儀器類、會計業(yè)務類、特殊管理類。其類目名稱、排列順序統(tǒng)一使用油品調運分公司分類表(附后)標記,代碼可根據(jù)企業(yè)分類情況以英文字母或阿拉伯數(shù)字順序標記。
四、油品調運分公司檔案分類二級類目按照企業(yè)管理職能和檔案形成特點設置、檔案分類表中的二級類目是企業(yè)進行檔案分類的基本類目。二級類目的代碼和排列順序不作統(tǒng)一規(guī)定。
五、聲像、事務等非紙質載體形式的檔案,可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄,其保管要求應符合國家有關規(guī)定。
附件2:
油品調運分公司檔案分類表
一級類目二級類目基本范圍
代 碼名 稱代碼名稱
a黨 群 管 理 類01黨務工作黨總支綜合性工作、黨總支會、黨員代表大會及黨黨支其他事務性工作等。
02組織工作組織建設,黨員管理,黨費管理,干部管理等工作。
03宣傳工作理論教育,宣傳教育,思想政治工作與精神文明建設等。
04統(tǒng)戰(zhàn)工作民族、宗教、僑務工作等。
05紀檢工作黨風黨紀教育、檢查,違紀案件審查,干部廉政建設等。
06武裝工作民兵工作,征兵、復員、轉業(yè)工作,人防工作等。
07工會工作職代會,民主管理,勞動競賽,先進表彰,會員管理,勞保福利,女工工作,文體活動等。
08共青團工作組織建設,政治思想教育,團代會,團員、團費、青少年管理等項工作。
09其他
b行 政 管 理 類01行政事務綜合性行政事務工作,機要文件,工作會議,專題會議,辦公會議,文秘工作,信訪、接待工作,調研工作,印信管理等。
02公安保衛(wèi)治安綜合治理,案件偵查,消防管理,自然災害防范,交通管理,戶籍管理等。
03法律事務法律事務,公證工作,專利商標,工商登記管理,政紀監(jiān)察等。
04審計工作各項審計工作,審計規(guī)章制度等。
05人事管理人力資源管理(招聘、調配、勞動合同),勞動工資管理,考核,獎懲,職稱評聘,任職、任免,離退休工作,職工教育等。
06教育工作普通教育,職業(yè)教育,高等教育、培訓教育等。
07醫(yī)療衛(wèi)生衛(wèi)生監(jiān)督、防疫、職工防病治病,計劃生育工作等。
08公用事業(yè)職工生活福利,后勤服務,職工住房等
09外事工作出訪考察、國際會議等企業(yè)涉外活動。
10公共事務企業(yè)與地方關系、政府協(xié)調、公共關系、資質手續(xù)辦理等
11其他
c經 營 管 理 類01經營決策企業(yè)改革,經營戰(zhàn)略決策,企業(yè)發(fā)展規(guī)劃,方針目標管理等。
02企業(yè)管理企業(yè)整頓和企業(yè)升級,責任制管理,企業(yè)現(xiàn)代化管理等。
03計劃統(tǒng)計綜合計劃,生產經營計劃,統(tǒng)計報表,經營分析項目審批等。
04財務管理綜合財務管理,資金管理,成本管理,稅金管理,會計工作,投資融資管理等。
05物資管理物資采購、分配,物資合同協(xié)議,物資核算調撥,倉庫管理等。
06合同管理經濟合同管理、審核、備案等。
07知識產權管理企業(yè)標識、商標標識、商標侵權等。
08其他
d生 產 管 理 類01質量管理全面質量管理,產品質量檢測和質量控制,質量認證等。
02能源管理能源消耗管理,節(jié)能消耗工作,資源管理等。
03安全環(huán)保安全生產,事故處理,安全教育,環(huán)境保護,勞動保護等。
04計量工作計量管理,計量設備、儀器,統(tǒng)計報表等。
05標準化工作企業(yè)標準化管理工作。
06科技管理新產品、新技術開發(fā),科研、技措、技改管理,科技成果管理,技術引進等。
07檔案與信息管理企業(yè)檔案工作,各類數(shù)據(jù)管理,計算機信息,通訊管理等。
08其它
e 產 品 生 產 類01油氣產品天然氣等。
02化工產品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化氣、液化天然氣等。
03其它
02民用設施辦公樓,科研設施,文教衛(wèi)生,體育,商業(yè)服務,住宅,環(huán)衛(wèi),園林綠化工程等。
04其它
g設 備 儀 器 類01綜合設備管理規(guī)定、辦法、方案、規(guī)劃、總結、臺賬等
02公務車輛機動車技術參數(shù)檔案、產權證書、完稅憑證、維修保養(yǎng)記錄等
03其它
h會 計 業(yè) 務 類01會計憑證各種會計憑證。
02會計賬簿各種財務賬薄。
03會計報表各種財務報表。
04財務報告各種財務報告(決算)。
05其他會計移交清冊,會計檔案保管、銷毀清冊,銀行余額調節(jié)表、對賬單等。
j特
殊 管 理 類01印章公司各類作廢印章,包括公章、部門印章、法人私章等。
02獎牌上級單位頒發(fā)的各類榮譽獎牌。
03獎杯上級單位頒發(fā)的各類榮譽獎杯。
04證書上級單位頒發(fā)的各類榮譽證書。
05錦旗外部單位授予的各類錦旗。
06題詞上級領導對公司的題詞。
07照片公司舉辦的各類重大會議、活動照片。
08光盤公司舉辦的各類重大會議、活動照片、錄音、視頻等刻制的光盤。
09磁帶公司舉辦各類重大會議、活動現(xiàn)場錄音、錄像等制作的磁帶。
第6篇 客運專線公司檔案管理暫行辦法
第一章 總 則
第一條 為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關檔案管理的規(guī)章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案是指公司在經營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。
第三條 公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎工作的重要組成部分,是維護公司經濟利益、合法權益一項重要工作。
第二章 檔案工作機構及職責
第四條 公司綜合部設立檔案室,專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查。
第五條 公司綜合部負責制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。
第六條 檔案部門應借助先進的信息技術手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務,采用新技術、新設備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現(xiàn)檔案管理信息化。
第三章 檔案管理要求
第七條 檔案工作涉及公司建設、經營管理活動的全過程,應建立健全檔案鑒定工作的領導體系,成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組,明確檔案工作分管領導,建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網絡體系,建立健全檔案工作各項規(guī)章制度。
第八條 根據(jù)國家集中統(tǒng)一、分級管理的規(guī)定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理?？萍紮n案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。
第九條 歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。
第十條 歸檔的文件材料應齊全、完整、系統(tǒng),準確地反映公司科研、工程建設、經營、財務管理等各項活動的真實內容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存,嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫;歸檔文件材料必須紙質優(yōu)良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。
第十一條 公司各部門應按規(guī)定對需歸檔文件材料進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調離工作崗位,應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。
文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責整理、編目;基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關業(yè)務部門設專人負責整理、歸檔。
對歸檔的檔案,應嚴格按照上級及行業(yè)案卷質量標準進行整理,按歸檔要求及時整理上架。
第十二條 對機密檔案、涉及公司自主知識產權的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強安全保管,確保檔案的絕對安全。
第十三條 應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作,應設置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護和長期保存。
第四章 文件的收集與歸檔
第十四條 各部門要結合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。
(一)綜合部:收文、發(fā)文、會議文件、電報、申請、企業(yè)章程、公司領導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業(yè)技術職務評聘形成的文件材料,干部教育與培訓工作形成的文件材料,法律事務、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔,各部門有關人員要予以配合。
(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環(huán)境評價方面的文件材料,有關業(yè)務部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。
(三)工管部:施工圖、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗等文件材料。
(四)安質部:預可行性研究、可行性研究、初步設計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監(jiān)理及招標文件、質量安全、工作總結報告等文件材料。
(五)物設部:甲供物資及設備招標等文件材料。
第十五條 文件材料的歸檔要求
綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結后,公文起草部門應及時將公文原稿和有關材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎,按照文件之間的歷史聯(lián)系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。
文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)執(zhí)行;
基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術檔案分類與代碼》(tb/t1588-2005)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t11822-2000)、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(gb/t17678-1999)執(zhí)行;
會計檔案按《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則補充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號)執(zhí)行;
聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執(zhí)行;
照片檔案按《照片檔案整理》(gb/t11821-2002)執(zhí)行。
第十六條 立卷、歸檔應做到:
(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
(二)正確反映項目管理機構的主要業(yè)務工作情況,有利于保管、查找和利用。
(三)立卷范圍應按規(guī)定的范圍歸檔,并根據(jù)公文內容確定保管期限。
(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內公文排列系統(tǒng),編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結實,卷皮字跡要工整。
第十七條 歸檔時間:
文書檔案:當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
基本建設檔案:業(yè)務部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內歸檔或分階段、單項歸檔。
會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會計檔案)向檔案室移交。
招投標檔案:應在每個項目招標結束后歸檔。
科學研究檔案:應在每項科研課題完成或停止后歸檔。
設備儀器檔案:應在每個設備儀器安裝調試或使用后歸檔。
電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質文件的歸檔時間一致。
第十八條 沒有歸檔和存查價值的公文,經公司有關人員鑒別和分管領導人批準,在立卷歸檔工作結束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
第十九條 檔案鑒定工作應根據(jù)檔案的保存價值,從范圍(政治、經濟、文化)、從時間(現(xiàn)實的、當代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區(qū)別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經綜合部負責人審核同意,報公司分管領導批準后實施。
第二十條 工程建設所有檔案資料原則上不得外借,如需調閱、復印,必須經公司領導批準。
第二十一條 項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>
第四章 附則
第二十二條 本辦法由綜合部負責解釋。
第二十三條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
第7篇 物業(yè)管理公司檔案管理辦法7
物業(yè)管理公司檔案管理辦法(七)
第一章總則
第一條為加強公司檔案管理工作,完整地保存和科學地管理公司檔案,充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用,根據(jù)國家有關檔案法律法規(guī),結合公司實際情況,特制定此辦法。
第二條公司檔案包括公司在各項經濟活動中形成的全部檔案的總和,按保存時間分為永久保存(五十年以上)、長期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。
第三條公司檔案管理遵循統(tǒng)一領導,集中管理的原則,由綜合部加強對公司檔案管理的領導,負責建立健全檔案工作制度,以達到檔案完整、準確、安全和有效利用的目的。
第二章檔案管理工作機構和管理員職責
第四條公司檔案管理由綜合部統(tǒng)一領導,由業(yè)務素質過硬,熱愛公司的專職人員擔任,同時其他各部門要設置兼職的檔案管理員。
第五條檔案管理人員基本職責:
一、認真貫徹集團公司有關的檔案管理制度;
二、忠于職守,嚴格執(zhí)行檔案管理制度,維護檔案的完整與安全。
三、負責統(tǒng)一管理公司全部檔案(除公司另有管理規(guī)定的特殊資料外)。
四、負責建立健全公司檔案管理的工作方針、工作目標、工作程序。
第三章檔案的形成
第六條歸檔文件要求書寫工整,圖樣清晰,材料完整,能準確地反映公司本次活動的真實內容和整個過程。
第七條檔案材料必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。
第八條檔案管理員必須按集團公司檔案管理的有關制度和要求定期編制各類材料的歸檔范圍。
第九條各部門工作人員因公外出參觀學習等活動中帶回的材料要及時歸檔。
第十條各項經濟活動中形成的文件材料在次年5月份前必須完成歸檔,公司檔案管理員要督促各部門執(zhí)行。
第四章檔案管理
第十一條公司檔案管理員必須對公司各部門移交的檔案按規(guī)定進行分類:
一、根據(jù)集團公司檔案分類編號的有關規(guī)定進行檔案分類編號,并要求保持一定的穩(wěn)定性,不得隨意改動。
二、分類和編號要遵循材料的形成規(guī)律,要求為檔案的保管和利用提供方便。
三、公司各項經濟活動、技術性及財務等管理性文件,要按其文件內容分別歸入各類檔案中統(tǒng)一編號。
第十二條公司綜合部要根據(jù)需要編制案卷總目錄、全引目錄、專題目錄、分案目錄、底圖目錄等不同形式的檢索工具,并且進行檔案著錄工作,便于查找利用。
第十三條檔案保管要求:
一、對底圖保管必須采取平放或卷放,不允許折疊保管。
二、聲像檔案要統(tǒng)一分類編號,單獨存放。
三、實物檔案要統(tǒng)一編號集中保管。
第十四條經鑒定需要銷毀的檔案,要編制銷毀清冊,經批準后指派專人負責監(jiān)銷,并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。
第五章移交和利用
第十五條公司檔案室要按集團公司檔案有關規(guī)定及時向集團檔案室移交有關檔案。
第十六條公司檔案應簡化借閱程序,做到科學而不繁瑣,利于公司員工查閱檔案。
第十七條公司檔案原則上不借出,若特殊情況,須由檔案主管領導簽字,并進行登記,但不得超出三天。
第十八條公司檔案原則上不外借,僅供內部參閱。若情況特殊,經主管領導簽字同意,可借出復印件,原件概不外借。
第六章附則
第十九條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行,解釋權歸綜合部。
第8篇 總公司檔案管理辦法規(guī)定
總公司檔案管理辦法
總公司檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條為加強公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結合企業(yè)實際,制定本規(guī)定。
第二章 檔案管理
第二條公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則,檔案室在總經理辦公室領導下,負責全公司主體檔案的管理,并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
第三條檔案室履行下列職責:
(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三)指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構的檔案工作。
第四條各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。
第五條檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。
第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。
一、本企業(yè)內部形成的文件材料;
二、本企業(yè)所屬單位和派出機構(包括境外機構)應報本企業(yè)的文件材料;
三、本企業(yè)引進項目、外購設備等帶來的文件材料;
四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件材料;
五、本企業(yè)參與的合作項目,合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件材料;
六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
第七條 歸檔的時間:
一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、工業(yè)企業(yè)產品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
三、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調試后歸檔。
四、企業(yè)職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。
五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。
六、電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。
第八條下列文件材料應隨時歸檔:
一、變更、修改、補充的文件材料;
二、企業(yè)內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;
三、企業(yè)產權變動過程中形成的文件材料;
四、其他臨時活動中形成的文件材料。
第四章 檔案的鑒定
第九條每年應對檔案進行一次清理,從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書、財務、科技檔案見具體辦法附表)。
公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。
第五章 檔案的銷毀
第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,立卷歸檔,永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進行初審,經處(分公司)級負責人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報告送總經理簽字批準。
第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度,認真做好保密工作。
檔案管理人員,必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認真審查審批權限是否符合規(guī)定的要求。
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總公司檔案管理辦法
第十四條 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間,不許轉借他人,不許帶入公共場所。
第十五條 任何人不許將檔案內容泄露給無關人員,如有泄露和公布檔案內容者,應視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機密的檔案材料,必須經總經理同意后再作決定,嚴防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設備。
第十八條 非檔案管理人員,未經批準不準進入。
第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。
第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據(jù)調閱權限和檔案密級,經各級領導簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。
第二十二條 查閱文書、人事、財務、科技檔案,分別由總經理辦公室、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料,應有主管部門批準并在查閱單中注明復印內容,由總經理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字,外單位借閱檔案,應持有單位介紹信,主管部門簽署意見后,經總公司主管領導或總經理、黨委書記批準。
第二十四條 借閱期限不得超過15天,到期歸還;如需再借,應辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條 借閱檔案應嚴格履行手續(xù),辦理借閱登記,當面點交清楚。歸還時嚴格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應及時報告主管領導。
第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案,均應在檔案查閱登記薄上進行登記;對重大或重要項目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。
第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補充。
第二十八條 本規(guī)定從印發(fā)
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第9篇 電網公司檔案管理辦法
1 總則
1.1為加強貴州電網公司（以下簡稱公司）檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化，充分發(fā)揮各類檔案在公司生產、經營和管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關法規(guī)和南方電網公司的有關規(guī)定，結合公司實際，制定本辦法。
1.2檔案管理是公司基礎管理工作的組成部分，是維護公司合法權益，記載公司發(fā)展過程的一項重要工作。檔案是公司資產的一部分，受國家法律保護。各單位有承擔保護檔案的義務。
1.3公司的檔案不向社會開放，只限于公司工作活動中使用。檔案管理部門要嚴格執(zhí)行國家和公司的保密規(guī)定，防止檔案的失密、泄密。
1.4對在工作中不負責任，違反本辦法，造成檔案失損、損毀的，依照公司有關規(guī)定處理；觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責任。
2適用范圍
本辦法適用于公司所屬各單位。
3定義
3.1公司檔案是指公司在生產、經營、管理、工程建設、科學研究等活動中直接形成的，具有保存和利用價值的文件材料、圖表、照片、錄音（像）帶、光盤、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。
3.2特殊載體主要指載體類型為非紙介質的檔案。
4管理職責
4.1公司檔案管理工作接受南方電網公司的統(tǒng)一領導，實行以本行業(yè)管理為主，地方檔案行政管理部門業(yè)務指導為輔的管理體制，實行統(tǒng)一領導、分級管理。
4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門。
4.2.1貫徹執(zhí)行國家檔案局以及上級機關頒布的有關檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定，制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實施辦法。
4.2.2負責對公司各部門及所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務指導，交流和推廣公司檔案工作經驗。
4.2.3收集、保管本單位各類檔案。
4.2.4進行檔案修復，延長檔案壽命，并負責組織檔案鑒定和銷毀工作。
4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓工作。
4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術鑒定、工程竣工等項目文件資料的驗收工作。
4.2.7做好檔案統(tǒng)計和檔案資料開發(fā)利用工作，積極提供各類檔案資料信息，為公司發(fā)展服務。
4.2.8負責組織實施檔案管理現(xiàn)代化工作，建設公司數(shù)字檔案館。
5 歸檔
5.1公司單位（部門）的檔案由形成部門負責收集、整理、歸檔，單位檔案部門負責對檔案的收集、整理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，對接收進檔案室的檔案進行集中統(tǒng)一管理并提供利用。
5.2各單位辦公室應加強對法律文書歸檔工作的指導、督促和審查。
5.3各單位的部門專兼職檔案員應及時將辦理完畢的、應歸檔的資料收集齊全，按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類進行整理后在規(guī)定的時間內統(tǒng)一向檔案室移交。對不符合歸檔要求的，檔案管理部門有權提出整改意見、限期整改。
5.4歸檔范圍包括本單位在各項工作活動中形成的，已辦理完畢，具有查考利用價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎狀、獎旗、獎杯、題詞和字畫等。（詳參見《科技檔案歸檔文件指導目錄》及《貴州電網公司本部文書檔案歸檔范圍、時間及保管期限表》）
5.5歸檔要求
5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準確。各部門應注意日常工作中歸檔材料的形成和積累，做好收集整理工作，檔案部門有權要求歸檔材料形成部門提供相應的資料，任何部門和個人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2歸檔部門將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。
5.6歸檔時間
5.6.1文書檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。
5.6.2科技檔案在項目竣工（成果鑒定）3個月之內向檔案室移交。
5.6.3會計檔案每年12月底以前移交在財務部門保管了一年的檔案（例如2008年12月底以前移前2006年的檔案）。
5.6.4榮譽類、紀念品類實物檔案在收到后一周內移交歸檔；證件類實物檔案每年1月份以前移交；印章類實物檔案在印章作廢一月內移交歸檔。
5.6.5錄音文件的歸檔時間為錄制完成一周之內移交歸檔。
6歸檔方式
6.1文書檔案采取檔案管理部門與檔案形成部門結合立卷的方式，即各部門兼職檔案員按照檔案室安排的時間，在檔案室的指導下對本部門的帳外文件進行補充錄入，對本部門的檔案進行整理、編號，檔案室裝盒入庫上架。
6.2科技檔案由歸檔部門兼職檔案員在專職檔案員的指導下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件，對文件進行整理并立卷，打印文件移交目錄，檔案室對案卷進行編目并入庫上架。
6.3會計檔案由財務部門兼職檔案員在專職檔案員的指導下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會計檔案，對會計憑證、工資冊、對帳單、帳簿、報表進行整理、裝訂，打印移交目錄，檔案室對案卷進行編目并入庫上架。
6.4照片檔案由各拍攝者在專業(yè)檔案員的指導下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對一組關聯(lián)照片進行組合，打印照片移交目錄，檔案室對照片檔案進行整理、裝冊并入庫上架。
6.5錄音文件檔案由錄音者在專業(yè)檔案員的指導下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件，打印錄音文件移交目錄，檔案室對錄音文件進行整理入庫。
6.6實物檔案由各部門兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實物檔案，打印移交目錄，檔案室拍攝實物檔案照片并與目錄掛接，對實物檔案進行編號并入庫。
6.7光盤檔案由歸檔部門將電子數(shù)據(jù)按照年度或項目刻錄光盤，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤檔案，打印移交目錄，檔案室對光盤檔案進行編號并入庫。
6.8各類檔案的歸檔方式和流程嚴格按照《貴州電網公司檔案業(yè)務工作規(guī)范》（以下簡稱“規(guī)范”）中的相關要求執(zhí)行。
6.9歸檔流程所涉及的部門有責任按時完成在歸檔過程中所承擔的工作，保障檔案收集的齊全、完整、準確、規(guī)范、及時和高效。
7檔案的分類
7.1各類檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網公司檔案業(yè)務工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。
7.2公司的檔案分類、編碼設置與實際工作密切結合，根據(jù)國家檔案局對企業(yè)檔案分類管理和南方電網公司對分類表的統(tǒng)一要求，以公司全部檔案為對象，遵循檔案形成的規(guī)律，依據(jù)公司職能，本著便于保管和利用的原則進行分類。
7.3公司檔案共設置五大門類14個檔案類型。
7.3.1文書檔案。包括：0黨群工作，1行政管理，2經營管理，3生產技術管理，4財務審計和5人事勞資，六個一級類目。
7.3.2會計檔案。會計帳務類檔案屬于4大類財務審計類目下，但由于其管理方式與文書檔案不同，因此單獨設為一個門類。各單位可結合自身實際，根據(jù)其形成特點，增設類型分別編目、排架。
7.3.3科技檔案。包括：電力系統(tǒng)生產調度（6大類），科學技術研究（7大類），基本建設（8大類），設備儀器（9大類）。
7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個一級類目的管理范疇，在內容和分類上屬于上述0－9大類類目，但由于存載體形式的不同，其保管方式也不同，因此在實際管理時設立單獨的門類進行管理，包括：照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實物檔案和電子文件光盤。其分類代字如下：
| 特殊載體檔案名稱 | 代字 |
| 照片檔案 | zp |
| 磁性載體檔案 | cx |
| 錄音文件 | ly |
| 實物檔案 | sw |
| 光盤 | gp |
7.3.5電子類文件（ed）。
8 檔案管理
8.1根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定，為便于檔案的管理和利用，檔案室應建立健全各項規(guī)章制度，并制定嚴格的考核和獎懲辦法。檔案管理制度主要有《庫房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計制度》、《鑒定、銷毀制度》等。
8.2檔案室要設置規(guī)范的檔案專用庫房及檔案柜架。必須做到“三室分設”，即檔案室（庫）、工作室、閱覽室。檔案庫必須堅固、嚴密，做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防磁。
8.3檔案室須配備溫（濕）度控制設備、計算機、復印機、激光掃描儀、打印機及影像設備等。
8.4各種載體的檔案進入庫房前必須進行檢查和必要的技術處理，定期進行庫藏檔案的清理和核對工作，發(fā)現(xiàn)情況，立即采取搶救措施。
8.5公司部門要定期對檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進行統(tǒng)計。
9檔案的開發(fā)利用
9.1開發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務。檔案部門要積極開展檔案信息開發(fā)、利用工作，嚴格執(zhí)行檔案開發(fā)利用的相關制度和規(guī)范，為公司各項工作服務。檔案的開發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》
9.2檔案部門要積極主動配合檔案利用者，并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點及工作需要，重點編寫具有參考價值的資料。如：全宗介紹、年鑒、專題介紹、科研項目及成果簡介等。
9.3檔案的開發(fā)與利用必須嚴格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者，按國家相關法律法規(guī)執(zhí)行。
10 附則
10.1本辦法由公司辦公室負責解釋。
10.2本辦法自印發(fā)之日起實行。
10.3《貴州電網公司檔案業(yè)務工作規(guī)范》《貴州電網公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標準表單》是本辦法的具體管理規(guī)范，與本檔案管理辦法具有相同的效力。
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第10篇 檢驗檢疫公司檔案管理辦法
檢驗檢疫集團公司檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為全面提高檔案管理水平,加強集團檔案管理工作,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,結合集團現(xiàn)狀,特制定本辦法。
第二條 本辦法中檔案包括具有參考和保存價值的各種文字、圖表、聲像等各類信息資料。
第三條 集團檔案由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章 歸檔范圍
第四條 集團與相關單位來往的信件、文件、協(xié)議與合同等資料。
第五條 集團會議原始記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構和人員調整、任免、獎罰及公司的規(guī)章制度等)。
第六條 集團的計劃、規(guī)劃、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、預決算和工作總結。
第七條 有利于集團發(fā)展的其他文件資料。
第三章 歸檔要求
第八條 文件資料歸檔須按照自然形成、歷史聯(lián)系的原則。
第九條 案卷標題簡明準確,并確立案卷保管期限。
第十條 全部案卷統(tǒng)一排列并編寫檔號,逐卷登記,填寫案卷目錄。
第十一條 中文直寫版本右邊裝訂,中文橫寫或外文文件左邊裝訂。右邊裝訂文件及其附件均對準右上角,左邊裝訂文件對準左上角。
第四章 檔案的收集管理
第十二條 集團檔案管理由專人負責。
第十三條 部門檔案資料由經辦人員負責收集;已處理的或領導已批存的文件由辦公室負責整理并歸檔。
第十四條 各部門所保管檔案資料的類別和時間須經辦公室審批,并將所存檔的資料目錄報辦公室備案。
第五章 檔案分類及編號
第十五條 檔案分類案卷按部門、大類、小類三級分類。先按部門分類,再以案卷性質分為若干大類和小類。三級分類不夠可增設“細類”;案卷不多僅使用“部門”及“大類”或“小類”。案卷須劃分不同保密等級,并在檔案袋的右上方標明。
第十六條 檔夾封面首頁設“目次表”,案卷歸檔以一案一目次為原則,依次編號、登記。
第十七條 檔案分類名稱須簡明扼要,以表示檔案內容為原則,統(tǒng)一范疇,不能籠統(tǒng)含糊。
第十八條 編制檔案分類編號表,分類名稱用數(shù)字編號,按一定的次序排列。
第十九條 檔號須一案一號。檔案敘述數(shù)事或一案歸入多類者根據(jù)其主要類別編列檔號。
第二十條 檔號自左而右編排。右方裝訂檔案,須將檔號填寫于案卷首頁的左上角,左方裝訂的填寫于右上角。
第六章 檔案的歸檔和銷毀
第二十一條 檔案每年清理一次,須歸檔的文件裝訂成冊后及時歸檔。
第二十二條 辦公室鑒定失去價值的檔案,報集團總經理批準后銷毀。
第七章 檔案借閱
第二十三條 借閱檔案須填寫申請單,經辦公室批準后借閱。秘密級檔案須經集團總經理批準后借閱。
第二十四條 借閱檔案須在檔案室查閱,未經批準不得借出檔案室。
第二十五條 借閱期限不得超過一星期,到期必須歸還。
第二十六條 借閱人須愛護檔案,確保檔案安全,嚴禁涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借和損壞等,否則追究當事人責任。
第二十七條 檔案交還須當面查驗點交清楚,發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,立即報告領導,并追究當事人責任。
第二十八條 非本集團人員借閱檔案,須持有單位介紹信,經集團總經理批準后方可借閱,不得將檔案帶離檔案室。
第二十九條 檔案內容的摘抄,須經總經理同意后,由辦公室審查所摘抄的內容,再報總經理審核批準。
第11篇 客運專線有限責任公司檔案管理暫行辦法
第一章? 總 則
第一條? 為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關檔案管理的規(guī)章制度，切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司（以下簡稱“公司”）的檔案管理，制訂本辦法。
第二條? 本辦法所稱的檔案是指公司在經營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。
第三條? 公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄，是公司管理基礎工作的重要組成部分，是維護公司經濟利益、合法權益一項重要工作。
第二章 檔案工作機構及職責
第四條? 公司綜合部設立檔案室，專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，并對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查。
第五條? 公司綜合部負責制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計劃，并組織工作計劃的實施。
第六條? 檔案部門應借助先進的信息技術手段，為檔案的保管利用提供便捷的服務，采用新技術、新設備來改善保管形式和檢索條件，逐步實現(xiàn)檔案管理信息化。
第三章? 檔案管理要求
第七條? 檔案工作涉及公司建設、經營管理活動的全過程，應建立健全檔案鑒定工作的領導體系，成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組，明確檔案工作分管領導，建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網絡體系，建立健全檔案工作各項規(guī)章制度。
第八條? 根據(jù)國家集中統(tǒng)一、分級管理的規(guī)定，對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理?？萍紮n案由工程管理部管理，會計檔案、各種合同由計劃財務部管理，文書和聲像檔案由綜合部管理。
第九條? 歸檔的文件材料，由公司各部門進行收集、整理，定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料，任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。
第十條? 歸檔的文件材料應齊全、完整、系統(tǒng)，準確地反映公司科研、工程建設、經營、財務管理等各項活動的真實內容；歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫；歸檔文件材料必須紙質優(yōu)良，線條、字跡、圖像清晰，反差良好。
第十一條? 公司各部門應按規(guī)定對需歸檔文件材料進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目，并定期向檔案室移交集中管理，任何個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調離工作崗位，應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。
文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目；人事檔案由綜合部負責整理、編目；基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關業(yè)務部門設專人負責整理、歸檔。
對歸檔的檔案，應嚴格按照上級及行業(yè)案卷質量標準進行整理，按歸檔要求及時整理上架。
第十二條? 對機密檔案、涉及公司自主知識產權的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案，要制定檔案安全保密制度，切實加強安全保管，確保檔案的絕對安全。
第十三條? 應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作，應設置專門的檔案庫房，購置足夠的檔案裝具，檔案庫房面積應滿足需要；要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作，確保檔案的安全防護和長期保存。
第四章? 文件的收集與歸檔
第十四條? 各部門要結合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。
（一）綜合部：收文、發(fā)文、會議文件、電報、申請、企業(yè)章程、公司領導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片（底片）、專題報告、計劃總結、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料，勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料，專業(yè)技術職務評聘形成的文件材料，干部教育與培訓工作形成的文件材料，法律事務、公證工作形成的文件材料，由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔，各部門有關人員要予以配合。
（二）計財部：會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環(huán)境評價方面的文件材料，有關業(yè)務部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。
（三）工管部：施工圖、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗等文件材料。
（四）安質部：預可行性研究、可行性研究、初步設計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監(jiān)理及招標文件、質量安全、工作總結報告等文件材料。
(五)物設部：甲供物資及設備招標等文件材料。
第十五條? 文件材料的歸檔要求
綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結后，公文起草部門應及時將公文原稿和有關材料送綜合部管存，按年度進行分類整理，列清目錄，立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎，按照文件之間的歷史聯(lián)系，分門別類，使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管利用。
文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》（辦檔〔2003〕14號）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（gb/t18894-2002）執(zhí)行；
基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術檔案分類與代碼》（tb/t1588-2005）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（gb/t11822-2000）、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（gb/t17678-1999）執(zhí)行；
會計檔案按《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則》（辦檔〔1998〕22號）及《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則補充規(guī)定》（辦檔〔1999〕22號）執(zhí)行；
聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》（辦檔〔1993〕14號）執(zhí)行；
照片檔案按《照片檔案整理》（gb/t11821-2002）執(zhí)行。
第十六條? 立卷、歸檔應做到：
（一）文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
（二）正確反映項目管理機構的主要業(yè)務工作情況，有利于保管、查找和利用。
（三）立卷范圍應按規(guī)定的范圍歸檔，并根據(jù)公文內容確定保管期限。
（四）應歸檔的公文要收集齊全，分類準確，組卷合理；卷內公文排列系統(tǒng)，編號清楚；案卷標題簡明確切，語言通順；裝訂要整齊、結實，卷皮字跡要工整。
第十七條? 歸檔時間：
文書檔案：當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
基本建設檔案：業(yè)務部門形成的按年度歸檔，施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內歸檔或分階段、單項歸檔。
會計檔案：在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后（出納人員不得監(jiān)管會計檔案）向檔案室移交。
招投標檔案：應在每個項目招標結束后歸檔。
科學研究檔案：應在每項科研課題完成或停止后歸檔。
設備儀器檔案：應在每個設備儀器安裝調試或使用后歸檔。
電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質文件的歸檔時間一致。
第十八條? 沒有歸檔和存查價值的公文，經公司有關人員鑒別和分管領導人批準，在立卷歸檔工作結束后銷毀。一般公文，在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀，秘密及以上公文要填寫銷毀清單，并有兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
第十九條? 檔案鑒定工作應根據(jù)檔案的保存價值，從范圍（政治、經濟、文化）、從時間（現(xiàn)實的、當代的和將來的）、從有用性（作參考、作憑證）等各方面全面地估計和預測，確定需要保存的檔案和保存時間，銷毀已失去價值的檔案，達到有區(qū)別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議，經綜合部負責人審核同意，報公司分管領導批準后實施。
第二十條? 工程建設所有檔案資料原則上不得外借，如需調閱、復印，必須經公司領導批準。
第二十一條? 項目竣工后，各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>
第四章? 附則
第二十二條? 本辦法由綜合部負責解釋。
第二十三條? 本辦法自發(fā)布之日起施行。
第12篇 投資公司檔案管理規(guī)定辦法
投資公司檔案管理規(guī)定
外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定
(生效日期:1995.12.29--失效日期:)
第一條 為加強外商投資企業(yè)(包括中外合資經營企業(yè)、中外合作經營企業(yè)、外資企業(yè))的檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護企業(yè)的合法權益,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家有關外商投資企業(yè)的法律、法規(guī),特制定本規(guī)定。
第二條 外商投資企業(yè)檔案是指外商投資企業(yè)籌建以來的各項活動中形成的對本企業(yè)以及對國家、社會具有利用、保存價值的各種文件材料(包括不同載體形式)。
第三條 外商投資企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,受國家法律保護。企業(yè)承擔保護檔案的義務。
第四條 外商投資企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的組成部分,是維護企業(yè)經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作,是國家全部檔案工作的組成部分。其主要任務是貫徹執(zhí)行國家檔案工作的有關法律、法規(guī),建立健全本企業(yè)檔案管理規(guī)章制度;統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案,并對本企業(yè)所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。
第五條 外商投資企業(yè)應當加強對其檔案工作的領導,把企業(yè)檔案工作列入企業(yè)管理計劃,并確定管理檔案的部門和人員負責本企業(yè)的檔案工作。
負責管理檔案的人員應有檔案專業(yè)知識、技能和企業(yè)管理知識。
各級政府檔案行政管理部門和上級主管部門,有權對本級行政區(qū)域內或本系統(tǒng)、本行業(yè)的下屬外商投資企業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和檢查,承擔有關服務工作。
第六條 外商投資企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要包括:
1.外商投資企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投資企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.董事會或聯(lián)合管理機構形成的文件材料;
3.財務、會計及其管理方面的文件材料;
4.勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料;
5.經營管理方面的文件材料;
6.生產技術管理方面的文件材料;
7.產品生產方面的文件材料;
8.儀器、設備方面的文件材料;
9.基本建設方面的文件材料;
10.科學技術研究、技術引進、技術轉讓方面的文件材料;
11.教育培訓方面的文件材料;
12.情報信息方面的文件材料;
13.*黨組織和工會組織的文件材料;
14.其它具有利用和保存價值的文件材料。
第七條 外商投資企業(yè)各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,按本企業(yè)的規(guī)定,定期向檔案部門或指定的部門移交,任何個人不得據(jù)為已有。
第八條 外商投資企業(yè)所形成的檔案參照國家標準、規(guī)范和國際先進方法,進行科學分類和整理。
第九條 外商投資企業(yè)應當有庫房和必要的設施及保護設備保管檔案,確保檔案的安全。暫不具備檔案安全保管條件的企業(yè),可委托主管部門或當?shù)貒覚n案館代為保管。檔案代管單位必須保障代管檔案的安全,做好代管檔案的所有者利用檔案的各項服務工作。
第十條 外商投資企業(yè)應當根據(jù)檔案的實際價值和國家有關規(guī)定,編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。具有長遠查考利用及研究價值的永久保存;在一定時期內有查考利用價值的長期或短期保存;凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限從長。
第十一條 外商投資企業(yè)對保管到期的檔案應當進行鑒定。鑒定工作由企業(yè)負責人、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負責,直接對檔案進行鑒定。對失去保存價值的檔案列出銷毀清單,報經董事會審批后銷毀,銷毀清單永久保存。其中,會計檔案按《中華人民共和國會計法》的有關規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 外商投資企業(yè)的中外各方都有利用檔案的權利,應當建立健全并嚴格執(zhí)行檔案利用制度,防止失密和泄密。
中國政府有關部門依法執(zhí)行公務需要查閱企業(yè)檔案時,企業(yè)應予提供。
第十三條 外商投資企業(yè)終止、解散后,中外合資經營企業(yè)、中外合作經營企業(yè)的檔案交由原中方合資、合作者妥為保存,或向當?shù)貒覚n案館移交。外資企業(yè)的檔案按以下情況,分別處理:
1.外資企業(yè)延長期限、分立、合并或其它事項變更的,該企業(yè)的檔案向變更后的企業(yè)移交。
2.外資企業(yè)期滿或依法宣告破產的,該企業(yè)的檔案按第十一條規(guī)定執(zhí)行。
3.外資企業(yè)因違反法律、行政規(guī)章被依法責令關閉的,按照有關機關的決定處理。
4.原企業(yè)根據(jù)需要可保存有關檔案的復制件。
第十四條 有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分或處罰;造成損失的,根據(jù)檔案的價值和數(shù)量,責令賠償;構成犯罪的,應當依法追究當事人的責任:
1.損毀、丟失或擅自銷毀應當歸檔保存的文件材料和檔案的;
2.涂改、偽造檔案的;
3.私自出賣、倒賣檔案的;
4.擅自占有和非法攜帶檔案出境的;
5.檔案工作人員玩忽職守造成損失的。
第十五條 香港、澳門、臺灣地區(qū)的公司、企業(yè)和其它經濟組織或者個人在中國大陸舉辦的企業(yè)比照本規(guī)定執(zhí)行。
第十六條 本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
