職業(yè)學院檔案資料管理辦法
職業(yè)學院檔案資料管理辦法
為使我校檔案、資料管理標準化，規(guī)范化，充分發(fā)揮檔案資料在教學、科研、管理等各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》及學校的相關要求，特制定本辦法。
一、目標任務
檔案資料的收集與管理工作是學校的重要基礎工作之一。學校在教育教學中形成的有保存價值的文字、圖表、圖片、聲像等不同載體的文件材料,是學校辦學的寶貴歷史記錄。學校檔案按照統(tǒng)一管理，分級負責的原則，對學校在招生、教學、科研、管理中形成的文書檔案由學校綜合檔案室統(tǒng)一管理。不準分散保存，確保檔案完整、準確、安全，更好地為教育教學服務。
二、管理機構及職責
1．學校成立檔案管理工作領導小組，由院長任組長，院辦主任為副組長，成員由院辦及相關職能部門的負責人組成。在院辦下設學校綜合檔案室，配備專職檔案管理人員。各系（部）、處設一名兼職檔案管理員,負責部門的文檔資料收集、整理、移交，學校各單位應當在每學期期末（第十九周）前移交檔案，學校綜合檔案室在第二十周完成整理歸檔工作。
2．綜合檔案室的主要職責：
（1）對學校各系（部）處形成的文件材料，教育教學活動中產生的文字、聲像、圖片的收集、整理、立卷、歸檔。
（2）編制年度檔案工作統(tǒng)計表，對不同保管期的檔案進行鑒定；對無保存價值、保管期限已到的檔案,報檔案管理工作領導小組批準后進行清理銷毀。
（3）嚴格執(zhí)行保密制度，維護檔案的真實性、歷史性、完整性與安全。
（4）及時辦理上級業(yè)務主管部門及領導交辦的有關檔案業(yè)務工作。
（5）檔案專（兼）職人員要認真學習貫徹執(zhí)行中華人民共和國《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》及上級的相關規(guī)定，不斷提高檔案的科學管理水平，做好檔案管理工作。
三、立卷歸檔流程。
1、形成與積累。學校各職能部門和教學單位均為立卷單位，分工歸口立卷。每個職能部門應根據(jù)本部門歷年文件材料形成的規(guī)律，預計新的一年可能產生的內容，參照附件，編制案卷目錄。各兼職檔案人員在平時要嚴格按文書處理制度做好資料的收集工作，根據(jù)案卷目錄分別歸卷。
2、立卷。立卷的原則：按內容、時間、重要程度和材料的自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，適當照顧保存價值，分類組卷，以能準確、全面反映學校各方面真實面貌和部門的主要職能活動，便于查找利用為原則。各部門兼職檔案員按文檔卷類目將文件收齊歸卷，并對文件進行調整，檢查是否收集齊全完整、案卷之間材料歸卷是否統(tǒng)一、各案卷中材料保存價值是否有差異。案卷材料數(shù)量一般不超過200頁，對同一問題材料數(shù)量多的，宜酌情適當分卷，內容單一、文件數(shù)量少者可組薄卷。
3、卷內材料。卷內密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后的順序排列；檔案材料紙張一律用A4紙，圖件按此規(guī)格疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面；對在裝訂線以外有字跡的文件材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等要進行加邊、修補和裱糊，對較大的表格，要適當?shù)卣郫B；拆除文件材料上的金屬物；按順序排頁號，無論單面或雙面，只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號，頁號的位置在非裝訂線一側的下角；擬定正確的案卷題名。案卷題名一般不超過50字，一般包括責任者、時間、文件主要內容、文種和保存期限等；各卷均要填寫卷內目錄及備考表；裝訂要求底邊和左邊要齊整，無倒頁，無漏訂。
4、驗收歸檔。學校各職能部門收集、整理的檔案材料按學期移交，各級檔案材料于每學期期末（第十九周）之前完成交接驗收工作。移交檔案時，移交雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否齊全完整，排列、書寫是否符合要求，標題是否確切，凡不符合規(guī)定要求者，接收人應拒絕接收，并限期改正補交；移交時填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。
四、分類方法及收集的內容。學校收集檔案資料的內容按《高等學校檔案實體分類法》的要求并結合我校的實際進行收集。（見附表）
五、檔案的借閱。凡因工作需要必須查閱學校檔案，均應按規(guī)定辦理手續(xù)，填寫《檔案借閱登記簿》。對借出檔案，學校檔案管理員要按期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應寫出書面報告，根據(jù)不同情況，報學校按規(guī)定嚴肅處理。
六、本辦法解釋權歸zz職業(yè)學院學院辦公室，自公布之日起執(zhí)行。
