食品銷售省級辦事處管理辦法
食品銷售公司省級辦事處管理辦法
總則
辦事處是銷售公司在各省區(qū)市場設(shè)立的辦公事務(wù)地點,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司對所管省區(qū)的事務(wù)管理。加強并規(guī)范省級辦事處管理,是公司提高工作效率和管理水平,實現(xiàn)公司管理科學(xué)化的途徑,加強對各省辦事處的規(guī)范管理,對公司的發(fā)展將起積極的促進作用。
選址及變更事項管理
2.辦事處的選擇要遵循科學(xué)原則,綜合考慮各因素,經(jīng)過認(rèn)真分析篩選后在確定。
1)、辦事處的選址設(shè)計活動地域、社會公共設(shè)施、經(jīng)濟基礎(chǔ)設(shè)施、地點知名度、可供擴展空間、成本以及其他因素,需要根據(jù)公司要求對各因素做出評估。
2)、辦事處基本選定以后,由省級經(jīng)理簽字并上報公司,經(jīng)過公司統(tǒng)一后方可簽訂租用合同。
3)、所簽訂的合同必須符合法律文本格式,手續(xù)完成后,辦事處必須在三日之內(nèi)將各法律文件以及稅票上報公司備案。
3.辦事處一旦選定后,如無其他客觀因素,原則上不允許經(jīng)常遷移。
1)、因主觀因素需要遷移辦公地點,該辦事處必須提前三天上報公司,闡明變動原因。
2)、在上報公司變動原因之時,以必須及時考察選擇新的辦公地點,一般要求同時考察三處或以上地點,經(jīng)所比較后在決定。
3)、新的辦事處地址變換后,各項手續(xù)及要求同第2條。
人員配置管理
4.人員的配置、招聘、錄用以及培訓(xùn),遵循公司的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合市場的具體實際,做到不缺不濫。
1)、辦事處的人員配置要遵循公司'因需設(shè)崗'的原則設(shè)置崗位并配備人員。
2)、辦事處的人員招聘需求必須經(jīng)過省級主管上報公司同意,由公司指派或經(jīng)公司同意后由辦事處在當(dāng)?shù)卣衅浮?/p>
3)、新錄用人員要按照正常規(guī)定將其檔案資料保送公司及人力資源部備案,同時各辦事處留存一份備檔。
4)、新招的人員培訓(xùn)工作由公司負(fù)責(zé),或由公司委托各辦事處完成,經(jīng)考核合格,即可正式錄用。
辦公消耗品管理
5.省級辦事處的辦公消耗品的訂購、采購、分發(fā)等工作均由省辦事處內(nèi)務(wù)助理統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
1)、一般情況下,一季度采購消耗品一次,若出現(xiàn)特殊情況必須經(jīng)省級經(jīng)理簽字同意主可提前采購。
2)、訂購物品送到后,負(fù)責(zé)人要核對、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量,確保沒有存在問題后,簽字驗收。
6、消耗品的使用要盡可能節(jié)儉,同時要加以妥善保管。
1)、所以購入的用品,都必須一一填寫清單。
2)、必須清楚地掌握辦公用品上庫存情況,經(jīng)常整理,必要時實行防蟲防潮等措施。
3)、每年6月和12月要對各區(qū)域辦事處的使用情況進行檢查統(tǒng)計,若存在問題應(yīng)該及時指出并相應(yīng)地整改。
文書管理
7.各省辦事處需要負(fù)責(zé)管理相應(yīng)的文書,加強保密制度的規(guī)范實施。
1)、所有文書包括經(jīng)銷商業(yè)務(wù)統(tǒng)計、會議決議、通報、合同或協(xié)議、廣告投放調(diào)查表、各種帳本、統(tǒng)計圖表等一切業(yè)務(wù)相關(guān)的用書或公文。
2)、全部文書歸公司所有并收藏,任何個人不得私自占有,任何人都必須嚴(yán)格遵守公司的保密制度。
3)、文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送,原則上由各辦事處內(nèi)務(wù)助理負(fù)責(zé)。
4)、文書負(fù)責(zé)人必須按照公司的要注對其按照密級分類,并按照保密制度處理。
5)、文書按照內(nèi)容進行整理后,按尚未完成的文書和可以歸檔的文書二類進行管理,全部完結(jié)的文書,分別按照所屬部門、機密程度、整理編號保存年限進行整理與編輯,做好登記并且歸檔保存。
會議管理制度
8.辦事處的會議包括例會以及因特殊情況需要臨時召開的會議。
1)、省級主管將會議相關(guān)文件內(nèi)容通知內(nèi)務(wù)助理后,內(nèi)務(wù)助理應(yīng)該及時組織會議地點,材料等,并及時準(zhǔn)備通知每一位出席人員。
2)、每一次會議,內(nèi)務(wù)助理或主管都必須做好會議記錄。會議記錄要盡可能詳盡,能反映當(dāng)時的真實情況。
3)、對于因故缺席人員,內(nèi)務(wù)助理要正確了解原因,做好記錄,按照公司相關(guān)規(guī)定給予處罰,對于無故缺席者,要及時向省級主管報告上報公司備檔。
4)、會議要求講究效率,杜絕'文山會海'現(xiàn)象。
出差考勤管理
9、省級辦事處所負(fù)責(zé)所在區(qū)域各業(yè)務(wù)員的出差考勤管理,對業(yè)務(wù)員的考勤要不時抽查,做好出差費用報銷工作。
1)、省級辦事處接到公司通知相關(guān)業(yè)務(wù)員回杭州開會的文件后,應(yīng)該及時通知各人員并做好記錄。
2)、回總部出差的各業(yè)務(wù)員應(yīng)到辦事處辦理出差手續(xù),包括從總部出差歸來后的報銷手續(xù)等等。
3)、到各地市、縣出差的業(yè)務(wù)員,辦事處要做好記錄,了解每位業(yè)務(wù)員的出勤情況。
4)|出差費用報銷,嚴(yán)格遵守《銷售公司銷售人員出差費用報銷的規(guī)定》。
10、由于銷售工作的特殊性,各辦事處應(yīng)該不定期抽查所屬業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)考勤情況。要求區(qū)域經(jīng)理考核一月二次,客戶經(jīng)理一月四次,銷售代表及及跑單員一月至少一次,同時要求客戶經(jīng)理配合對銷售代表以及跑單員的抽查。
安全、衛(wèi)生制度
11、集團公司的安全保衛(wèi)制度同樣適用于各辦事處。
1)、由于各辦事處未配備門衛(wèi)保安人員,故應(yīng)該加強安全工作,每天下班時都要鎖好門窗。若上半時發(fā)現(xiàn)異常及時報告處理。
2)、各業(yè)務(wù)員不得帶無關(guān)人員進入辦事處,若因需要則必須做出口頭說明并做好登記。
3)、由于各辦事處所在地域氣候以及周圍環(huán)境的特殊性,因此必須謹(jǐn)防火災(zāi)等情況發(fā)生。
12、各辦事處要切實搞好衛(wèi)生,維護員工健康以及工作場所環(huán)境衛(wèi)生。
1)、辦事處的工作場所,至少每日清掃一次,并采用適當(dāng)方法減少灰塵的飛揚,不得亂堆放垃圾或亂扔紙屑。
2)、工作場所內(nèi),嚴(yán)禁隨地吐痰。
3)、飲水機必須保持清潔。
4)、各辦事處應(yīng)定期對公共場所進行大掃除,確保光線明亮、空氣流通,保證工作人員的健康。
