某大學(xué)后勤處檔案管理辦法
大學(xué)后勤處檔案管理辦法
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)后勤處檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在后勤處各項(xiàng)工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《廣東ee大學(xué)檔案管理辦法》,結(jié)合我處實(shí)際,制訂本辦法。
第二條后勤處在黨政管理、工程項(xiàng)目管理、招投標(biāo)管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文檔、實(shí)物檔案等不同載體的文件材料,均屬后勤處檔案。
第三條后勤處檔案是全處職工各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄,是重要的信息資源,是歷史的憑證。
第四條 后勤處檔案工作是辦好后勤各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)之一,也是衡量后勤處工作質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。后勤處各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理,切實(shí)把它納入部門(mén)管理工作職責(zé)之中。各部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法,并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)檔案的義務(wù)。
第二章管理體制及職責(zé)
第五條本處檔案工作遵守統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保存的原則。后勤處在計(jì)劃科設(shè)檔案室,集中存放各類檔案資料,后勤處檔案室受學(xué)校綜合檔案室指導(dǎo)和本處主管領(lǐng)導(dǎo)分管,計(jì)劃科專(兼)職檔案工作人員負(fù)責(zé)處理日常工作。
第六條分管處領(lǐng)導(dǎo)職責(zé):指導(dǎo)全處檔案工作;協(xié)調(diào)各部門(mén)落實(shí)檔案工作“四同步”(布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收其它工作時(shí),同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作);負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核;負(fù)責(zé)檔案的劃密、解密和檔案歸檔的領(lǐng)導(dǎo)工作;研究決定檔案工作的重大事宜。
第七條后勤處檔案室的基本任務(wù):
(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家和學(xué)校關(guān)于檔案工作的政策法規(guī),規(guī)劃全處檔案工作。制訂后勤處檔案工作規(guī)章制度,監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況;
(二)對(duì)后勤處檔案和有關(guān)資料進(jìn)行接收、收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。
(三)執(zhí)行保密制度,做好檔案密級(jí)劃控和守密工作。
(四)做好檔案利用工作,主動(dòng)為后勤處各項(xiàng)工作服務(wù),為職工服務(wù)。
(五)做好檔案編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作,發(fā)揮檔案的信息源作用。
(六)做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作,確保檔案安全。
(七)圍繞后勤處中心工作,完成后勤處交辦的任務(wù)。
第八條后勤處確定一名處領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)分管后勤處的檔案工作,計(jì)劃科設(shè)專(兼)職檔案員,負(fù)責(zé)后勤處檔案的收集、整理,并根據(jù)學(xué)校要求向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。后勤處各部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員都有配合專(兼)職檔案員做好本部門(mén)及自身檔案工作的職責(zé)。
第三章檔案的形成和歸檔
第九條對(duì)全處檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,特殊載體檔案可實(shí)行分室管理。后勤處各項(xiàng)工作應(yīng)與檔案工作實(shí)行“三納入”、“四同步”,即納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入黨政管理人員的職責(zé)范圍;在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。
第十條后勤處專(兼)職檔案員應(yīng)按《廣東ee大學(xué)檔案綜合管理工作規(guī)范》的要求,對(duì)形成的文件材料認(rèn)真積累、整理,按時(shí)移交學(xué)校綜合檔案室。
第十一條對(duì)于個(gè)人在從事黨政管理職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體的文件材料,必須按規(guī)定歸檔,任何個(gè)人和部門(mén)不得據(jù)為已有。
第十二條提倡個(gè)人向后勤處捐贈(zèng)在非職務(wù)活動(dòng)中形成的檔案材料,后勤處檔案室應(yīng)做好此類檔案的接收和管理。
第十三條歸檔范圍:
依據(jù)《廣東ee大學(xué)后勤處目標(biāo)管理責(zé)任書(shū)》和我處檔案工作實(shí)際情況,我處歸檔范圍分為八個(gè)方面:
(一)基本建設(shè)、維修工程方面:
主要有工程(或維修)項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工等各階段產(chǎn)生的文字、圖表、聲像、電子等載體的原始記錄;
如:可行性研究、規(guī)劃方案、立項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)、設(shè)計(jì)、施工圖紙、
招投標(biāo)資料、水、電擴(kuò)容的方案、施工現(xiàn)場(chǎng)記錄、設(shè)計(jì)與施工修改變更的請(qǐng)示和批復(fù)及施工變更通知書(shū)、施工合同、施工組織設(shè)計(jì)、進(jìn)度計(jì)劃、施工措施、設(shè)備、材料人員進(jìn)場(chǎng)安排、預(yù)(結(jié))算報(bào)告、施工監(jiān)理的合同、監(jiān)理日記、監(jiān)理報(bào)告等有關(guān)資料;
(二)各部門(mén)房產(chǎn)方面:
各部門(mén)房屋平面圖、使用面積、租金、房屋使用、維修情況等相關(guān)學(xué)校的固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù);
(三)大型設(shè)備方面:
大型設(shè)備如:水泵房、高壓電房中的設(shè)備、各類汽車等。后勤設(shè)備的開(kāi)箱記錄、使用說(shuō)明書(shū)、保修卡、用戶的使用、維修記錄、水泵房、高壓電房的運(yùn)行記錄、值班記錄等等;
(四)地下隱蔽工程方面:
校園內(nèi)水網(wǎng)、電網(wǎng)、煤氣管網(wǎng)及電視、電信、寬帶網(wǎng)絡(luò)等隱蔽工
程的設(shè)計(jì)、施工、平面布置圖、維修記錄及竣工資料。
尤其重要的有:給水、排水、弱電、地下電纜、煤氣管網(wǎng)等的設(shè)計(jì)、管網(wǎng)布置圖、施工合同、施工進(jìn)度、預(yù)付款情況及工程結(jié)算書(shū)、竣工圖紙、竣工報(bào)告等資料。地下管網(wǎng)工程的維修、檢測(cè)記錄、工程材料取樣試驗(yàn)、水質(zhì)化驗(yàn)及檢驗(yàn)報(bào)告等;
(五)醫(yī)療、病例方面:
主要有學(xué)生及教職工相關(guān)的體檢記錄、重大疾病、病例資料、有關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、藥房(醫(yī)生)處方、醫(yī)護(hù)值班記錄、重大疾病的預(yù)防措施、緊急情況處理預(yù)案及突發(fā)事件的處理結(jié)果、報(bào)告等;
(六)黨建與思政工作方面:
主要內(nèi)容包括黨的建設(shè)、思想宣傳工作、廉政建設(shè)等工作中有保存價(jià)值的不同載體的文件材料。
(七)財(cái)務(wù)管理方面:
主要內(nèi)容包括財(cái)務(wù)管理工作中具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)賬薄、報(bào)表、票據(jù)等不同載體的原始文件材料。
(八)綜合管理方面:
主要內(nèi)容包括日常管理、校園美化、綠化、物業(yè)管理、保障安全穩(wěn)定工作中有保存價(jià)值的文件材料。
后勤處檔案室對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料要進(jìn)行認(rèn)真審查,凡歸檔材料不完整、不齊全、不規(guī)范的將不予接收。并及時(shí)告知文件材料形成部門(mén)負(fù)責(zé)人按有關(guān)要求報(bào)送需存檔的文件材料。
第十四條歸檔要求:
(一)立卷人按照文件材料自然形成的規(guī)律,保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系,符合便于利用的要求,進(jìn)行整理組卷,編寫(xiě)頁(yè)號(hào)、件號(hào),填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表、案卷目錄,注明保管期限和密級(jí),應(yīng)歸校檔案室的報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,由后勤處統(tǒng)一移交學(xué)校綜合檔案室。
(二)歸檔的文件材料同一類的應(yīng)格式一致、裝訂工整、字跡圖橡清晰等符合規(guī)范要求。禁用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě),禁用復(fù)寫(xiě)。歸檔的文件材料原則上要求必須是原件。
第十五條歸檔時(shí)間:
(一)黨政類,能按年度歸檔的文件材料,在次年四月底前歸檔;
(二)設(shè)備類
、財(cái)務(wù)類的檔案,每學(xué)期結(jié)束前整理檢查完畢,開(kāi)學(xué)的第一個(gè)月內(nèi)歸檔。
(三)工程項(xiàng)目等科技檔案歸檔,應(yīng)于項(xiàng)目竣工后一個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔。
第十六條注意做好電子文件和特殊載體檔案的管理工作。在電子文件歸檔時(shí),實(shí)行電子版和紙質(zhì)版雙套制管理,做到邏輯歸檔和物理歸檔時(shí)有相關(guān)信息的移交登記。反映后勤處重大活動(dòng)、重要事件的聲像檔案,由后勤處檔案室和形成部門(mén)各存一套。
第四章檔案管理
第十七條后勤處檔案室接收檔案時(shí),要按照規(guī)定的分類編號(hào)方法進(jìn)行統(tǒng)一分類、編目、排架等。按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、學(xué)校有關(guān)保密規(guī)章,對(duì)所存檔案實(shí)行密級(jí)保管。
第十八條檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期(財(cái)會(huì)檔案),對(duì)保管期限已滿的檔案依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。
第十九條單位撤消、合并和人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須辦理檔案移交手續(xù),不得私自帶走和銷毀檔案材料。
第二十條后勤處檔案室定期對(duì)保存期滿的檔案進(jìn)行鑒定。和有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成鑒定小組,對(duì)到期的檔案提出銷毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn),登記造冊(cè),經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可存、毀。
第二十一條嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度和做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光工作和統(tǒng)計(jì)工作,確保檔案的安全和利用。
第五章檔案的開(kāi)放利用
第二十二條后勤處檔案材料開(kāi)放時(shí)間與上班時(shí)間一致。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)做好提供利用和服務(wù)工作。我校教職工在說(shuō)明利用檔案的目的和范圍后,均可查閱檔案,并可摘錄和復(fù)制;因工作需要和有正當(dāng)?shù)睦碛?按規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù),經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可調(diào)閱屬控制范圍的檔案。
第二十三條外單位人員需借閱檔案,需經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第二十四條檔案材料原則不可外借出室,特殊情況要經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)借出檔案,檔案管理人員要做借閱登記,定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞或丟失,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,并及時(shí)報(bào)告處領(lǐng)導(dǎo),確需借出檔案,須經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借出檔案要妥善保管按時(shí)歸還,屬控制范圍檔案需公布或攜帶出境,要按規(guī)定辦理手續(xù)。
第二十五條本辦法自公布之日起執(zhí)行,由后勤計(jì)劃科負(fù)責(zé)解釋。
