熱電公司合同管理辦法
1目的與適用范圍
1.1目的
為規(guī)范合同管理工作,避免和減少因合同管理不當(dāng)造成的損失,根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和《國家電力公司合同管理辦法》《新疆電力公司合同管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合昌吉熱電有限責(zé)任公司實(shí)際情況,制訂本規(guī)定。
1.2適用范圍
本規(guī)定適用于昌吉熱電有限責(zé)任公司本部及公司所管單位。
昌吉熱電有限責(zé)任公司的所管單位經(jīng)公司授權(quán)后,可在授權(quán)范圍內(nèi)對外簽定合同。
2術(shù)語
本規(guī)定所稱合同,包括昌吉熱電有限責(zé)任公司及其所管單位簽訂的合同。
合同是指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
3職責(zé)
3.1昌吉熱電有限責(zé)任公司的經(jīng)營企劃部為合同的管理機(jī)構(gòu)。
經(jīng)營企劃部負(fù)責(zé)對合同管理工作進(jìn)行規(guī)范、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
3.2合同管理機(jī)構(gòu)的主要職責(zé):
3.2.1制定具體的合同管理制度;
3.2.2承擔(dān)直接管理的有關(guān)業(yè)務(wù)工作;
3.2.3審查合同,防止不完善或不合法的合同出現(xiàn);
3.2.4監(jiān)督、檢查有關(guān)部門簽定、履行合同的情況,并定期向本單位負(fù)責(zé)人匯報(bào);
3.2.5代表本企業(yè)參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟活動;
3.3合同管理機(jī)構(gòu)直接管理的合同業(yè)務(wù):
3.3.1授權(quán)委托書的管理;
3.3.2建立合同管理臺帳及統(tǒng)計(jì)報(bào)表;
3.3.3對起草和審核的合同進(jìn)行歸檔;
3.3.4宣傳合同法律知識,培訓(xùn)合同業(yè)務(wù)人員;
4工作程序
4.1承辦人制度
每一件合同須由法定代表人或業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)確定一主要承辦人。
承辦人不得是臨時(shí)性借調(diào)人員。
承辦人應(yīng)對自商約起至合同履行完畢全過程負(fù)責(zé),期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問題須及時(shí)與有關(guān)部門及法律機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)商報(bào)告,并以承辦人為主進(jìn)行解決。
承辦人的主要職責(zé);
a)代理企業(yè)在授權(quán)范圍內(nèi)簽定、變更、解除合同;
b)提請有關(guān)方面審查其經(jīng)辦的合同;
c)檢查所簽定合同的履行情況;
d)及時(shí)向合同管理人員通報(bào)合同在履行中發(fā)生的重大問題,提出解決問題的意見和建議;
e)保管合同文本及與履行、變更、解除合同有關(guān)的文件,及時(shí)交送合同管理人員歸檔;
4.2合同的審查與簽定
4.2.1合同的簽定必須要有合同審批會簽單、廉政責(zé)任協(xié)議書。合同除及時(shí)清結(jié)者外,一律采用書面形式。電力行業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的,應(yīng)當(dāng)優(yōu)先適用。
計(jì)劃單、調(diào)拔單、任務(wù)單(書)等一類的文件可以做為合同的組成部分,但不得以其替代合同。
4.2.2合同的語言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、簡練、準(zhǔn)確。
合同中的術(shù)語、特有詞匯、重要概念應(yīng)設(shè)??罱忉?。
合同中涉及數(shù)字、日期時(shí)須注明是否包含本數(shù)。
4.2.3法定代表人授權(quán)委托代理人簽訂合同時(shí),必須簽署授權(quán)委托書。
授權(quán)委托書須明確委托權(quán)限和期限。禁止使用“全權(quán)代理”一類的文字。
涉及下列合同時(shí),須每次單獨(dú)一次性特別授權(quán):
a)擔(dān)保合同;
b)投資合同、股東協(xié)議、出資協(xié)議;
c)資產(chǎn)租賃、轉(zhuǎn)讓、出售、收購合同;
d)電力項(xiàng)目利用外資合同;
e)企業(yè)合并、兼并、聯(lián)營合同;
4.2.4供應(yīng)部、昌能公司在得到授權(quán),經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審核后,可以簽定
金額為五萬元以下的合同。簽定完畢后應(yīng)交經(jīng)營企劃部存檔.
4.2.5合同簽定之前,承辦人應(yīng)將合同草案與合同有關(guān)的證明材料提請本業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、合同管理部門順序?qū)徍撕?報(bào)送法定代表人簽定合同。合同簽定前承辦人必須按照合同審批會簽單上所類程序依次審批,金額為五萬元以上的應(yīng)預(yù)先交經(jīng)營企劃部審核,再依次會簽。
業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)、法律機(jī)構(gòu)在審查合同草案時(shí),可根據(jù)需要,要求承辦人提供與合同有關(guān)的補(bǔ)充證明材料。
業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)及法律機(jī)構(gòu)應(yīng)對審核的合同出具意見書。意見書必須有有關(guān)審核機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及具體審核人員的簽章。對不具備各審核機(jī)構(gòu)審核意見書的合同草案,法定代表人可以拒絕簽署。
審核意見應(yīng)明確、具體、禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言,一旦使用,視為對合同草案的否定。
4.2.5業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)對合同審核的內(nèi)容包括但不限于:
1、合同的經(jīng)濟(jì)性:
a).市場需求情況屬實(shí);
b).市場需求預(yù)測可靠、合理;
c).投入產(chǎn)出核算經(jīng)濟(jì)、準(zhǔn)確。
2、合同的技術(shù)性:
a).工程技術(shù)依據(jù)真實(shí)、可靠;
b).技術(shù)措施完備、可行;
c).技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、參數(shù)科學(xué)、真實(shí)、可行。
3、合同的可行性:
a).整體項(xiàng)目技術(shù)具有可靠性;
b).經(jīng)濟(jì)效益或社會效益具有真實(shí)性;
c).資產(chǎn)、資金使用效果的財(cái)務(wù)可行性;
d).具有可操作性。
4、合同的安全性:
a).涉及的知識產(chǎn)權(quán)已采取相應(yīng)的保護(hù)或限制措施。
b).無損本公司商譽(yù)、商業(yè)秘密及其他利益。
5、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)認(rèn)為必須審核的其他內(nèi)容;
4.2.6審計(jì)機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)對合同的審核內(nèi)容包括但不限于:
1、資金、資產(chǎn)的合法性:
a).資金來源合法,資產(chǎn)的所有權(quán)明確、合法;
b).資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)合法;
c).資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法;
2、價(jià)款、酬金和結(jié)算的合理、合法性:
a).價(jià)款、酬金的確定正確合理、合法;
b).資金結(jié)算、酬金支付方式明確、具體、合法;
c).與資金、資產(chǎn)等有關(guān)的其他事項(xiàng)。
3、索賠條款的合法性。
4、審計(jì)機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)認(rèn)為需審核的其他內(nèi)容。
4.2.7:合同管理機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)對合同的審核內(nèi)容包括但不限于:
1、合法性:
a).主體合法,簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力;
b).內(nèi)容合法,簽約各方意思表示真實(shí)、有效,無悖法律、法規(guī)政策及計(jì)劃,無規(guī)避法律行為,無顯失公平內(nèi)容;
c).形式合法;
d).簽約程序合法。
2、嚴(yán)密性:
a).條款齊備、完整;
b).文字清楚準(zhǔn)確;
c).設(shè)定的權(quán)利、義務(wù)具體、準(zhǔn)確;
d).相應(yīng)手續(xù)完備;
e).相關(guān)附件完備;
f).附加條件適當(dāng)、合法。
3、可行性:
a).資信可靠,有履約能力;
b).擔(dān)保方式切實(shí)、可靠。
4、索賠條款的合法性。
5、合同承辦形式審核:
a).承辦人無誤;
b).符合規(guī)定程序;
c).合同文本文字無誤,正副本及附件份數(shù)齊備。
6、法律機(jī)構(gòu)認(rèn)為需審核的其他內(nèi)容。
4.2.8昌吉熱電有限責(zé)任公司采用合同專用章制度,制定合同專用章保管、使用辦法。
4.2.9審計(jì)、監(jiān)察部門根據(jù)其職責(zé)范圍對合同簽訂程序、履行情況及履行結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督。
4.2.10承辦人向有關(guān)機(jī)構(gòu)提交合同草案時(shí),應(yīng)預(yù)留1—3(含本數(shù))完整工作日供其審核,具體時(shí)間由承辦人與有關(guān)機(jī)構(gòu)協(xié)商。
各審核機(jī)構(gòu)遇特殊情況需延長審核時(shí)間時(shí),應(yīng)向承辦人申明并征得同意,且延長后累計(jì)審核時(shí)間最長不得超過7個(gè)(含本數(shù))完整工作。涉外合同的審核時(shí)限累計(jì)最長不應(yīng)超過15個(gè)(含本數(shù))工作日。
4.2.11各審核機(jī)構(gòu)在審核合同草案時(shí),發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤、遺漏、不妥時(shí),應(yīng)在審核意見書中予以明確并提出修改意見,需要退改時(shí),應(yīng)連同全部文件退還承辦人。
承辦人修改之后應(yīng)重新申請審核,審核期限重新計(jì)算。各審核機(jī)構(gòu)須及時(shí)地提出審核意見,不得拖延。
合同管理機(jī)構(gòu)結(jié)束審核后,應(yīng)將法律意見書、其他審核機(jī)構(gòu)意見書連同草案退還合同承辦人,由合同承辦人報(bào)送法定代表人審核簽署。
4.2.12法定代表人根據(jù)各審核機(jī)構(gòu)及法律機(jī)構(gòu)的審核意見書,決定是否簽約。決定簽約時(shí),應(yīng)在全部文本上以同一形式簽字;決定不予簽約時(shí),應(yīng)以書面形式明示意見。
4.2.13合同管理機(jī)構(gòu)參加重大合同的談判和起草工作,參與企業(yè)的合并、分立、破產(chǎn)、投資等涉及企業(yè)權(quán)益的重要經(jīng)濟(jì)活動,處理有關(guān)法律事務(wù)。
4.2.14昌吉熱電有限責(zé)任公司的各職能部門不得以自己的名義對外簽訂合同,如因業(yè)務(wù)需要,必須要以有關(guān)職能部門名義對外簽訂合同時(shí),應(yīng)由本單位法定代表人書面授權(quán)。
4.2.15承辦人應(yīng)對其提供的材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。
4.2.16任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。
4.3合同的履行
4.3.1合同正式生效前,不得實(shí)際履行合同。
4.3.2任何人發(fā)現(xiàn)對方不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同時(shí),應(yīng)立即通告承辦人,承辦人應(yīng)在法定或約定期內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。異議文件須經(jīng)法律人員審核,并報(bào)法律機(jī)構(gòu)備案。
4.4合同的變更和解除
4.4.1合同變更與解除需先由承辦人向經(jīng)營企劃部提交審核,再經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字,最后蓋章附原件存檔。
4.4.2合同發(fā)生糾紛時(shí),承辦人應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)機(jī)構(gòu)和人員,并報(bào)法律機(jī)構(gòu)備案,同時(shí)應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)。
(a)合同文本、包括附件、變更或解除的協(xié)議、有關(guān)電報(bào)、信函、圖表,視聽材料等;
(b)有關(guān)票據(jù)、票證;
(c)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報(bào)告、檢測結(jié)果等;
(d)證人證言;
(e)其他有關(guān)材料。
4.4.3合同發(fā)生糾紛后,承辦人須及時(shí)將糾紛及處理情況報(bào)法律機(jī)構(gòu)備案。
4.4.4仲裁或訴訟解決糾紛時(shí),承辦人應(yīng)向法律機(jī)構(gòu)確定代理人、訴訟方案,并向法定代表人報(bào)告。
4.4.5調(diào)解書、協(xié)議書、裁決書、判決書應(yīng)與合同一并由合同管理機(jī)構(gòu)歸檔,副本或復(fù)印本可交承辦人、有關(guān)機(jī)構(gòu)或人員使用。
4.4.6合同管理機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)在各自管理權(quán)限內(nèi)對合同建立檔案,并對文本妥善保管。承辦人按照合同審批會簽單的順序簽完后,蓋章,交經(jīng)營企劃部存檔。存檔必須為合同及合同審批會簽單、廉政責(zé)任協(xié)議書的原件
合同檔案內(nèi)容包括:
(a)合同文本及份數(shù)、各文本存置記錄;
(b)承辦人登記;
(c)合同附件、審查意見書及其他有關(guān)文件;
(d)履行情況記載;
(e)糾紛或爭議的處理情況記載及有關(guān)材料。
4.4.7對方不履行生效協(xié)議、裁決、判決時(shí),承辦人應(yīng)及時(shí)向法律機(jī)構(gòu)并經(jīng)法定代表人同意,向人民法院申請強(qiáng)制執(zhí)行。
4.5檢查與獎懲
4.5.1昌吉熱電有限責(zé)任公司經(jīng)營企劃部對昌吉熱電有限責(zé)任公司及所管單位的合同管理工作實(shí)施監(jiān)督與指導(dǎo)。
4.5.2在合同簽訂管理工作中作出成績者及避免或挽回經(jīng)濟(jì)損失者予以表彰或獎勵(lì)。
4.5.3有下列情形之一,情節(jié)嚴(yán)重造成重大經(jīng)濟(jì)損失的,對責(zé)任人予以通報(bào)批評或行政處分;構(gòu)成犯罪的由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
(a)不按本規(guī)定規(guī)定簽訂合同的;
(b)簽訂有重大缺陷或無效合同的;
(c)審核人員無正當(dāng)理由延誤審核的;
(d)承辦人、審核人員因疏忽未審出合同重大缺陷的;
(e)未依法律和本規(guī)定規(guī)定變更或解除合同的;
(f)丟失合同文本及相關(guān)文件的;
(h)提供虛假資料的;
(i)未按規(guī)定進(jìn)行授權(quán)或轉(zhuǎn)委托的;
(j)發(fā)生糾紛后,隱瞞或不及時(shí)向有關(guān)機(jī)構(gòu)匯報(bào)或不及時(shí)采取措施的;
(k)有關(guān)法律性文件未經(jīng)審核的;
(l)應(yīng)當(dāng)或可以追究對方違約責(zé)任而擅自放棄的;
(m)在合同簽訂或履行當(dāng)中,與對方或第三人惡意串通或收受賄賂的;
(n)泄漏合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機(jī)密的;
(o)使用非法手段簽訂合同的;
(p)沒有代理權(quán)或超越代理權(quán)簽約的;
4.5.4利用合同進(jìn)行犯罪活動的,由司法部門追究刑事責(zé)任。
4.6附則
4.6.1:本規(guī)定自發(fā)布之日起生效,此前昌吉熱電有限責(zé)任公司有關(guān)文件與本規(guī)定相抵觸者自動失效。
4.6.2昌吉熱電有限責(zé)任公司所管單位可根據(jù)本規(guī)定,制訂本單位具體管理辦法,并向昌吉熱電有限責(zé)任公司備案。
4.6.3本規(guī)定由昌吉熱電有限責(zé)任公司經(jīng)營企劃部負(fù)責(zé)解釋。