檢驗檢疫公司檔案管理辦法
檢驗檢疫集團公司檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為全面提高檔案管理水平,加強集團檔案管理工作,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,結(jié)合集團現(xiàn)狀,特制定本辦法。
第二條 本辦法中檔案包括具有參考和保存價值的各種文字、圖表、聲像等各類信息資料。
第三條 集團檔案由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章 歸檔范圍
第四條 集團與相關(guān)單位來往的信件、文件、協(xié)議與合同等資料。
第五條 集團會議原始記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)和人員調(diào)整、任免、獎罰及公司的規(guī)章制度等)。
第六條 集團的計劃、規(guī)劃、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、預(yù)決算和工作總結(jié)。
第七條 有利于集團發(fā)展的其他文件資料。
第三章 歸檔要求
第八條 文件資料歸檔須按照自然形成、歷史聯(lián)系的原則。
第九條 案卷標(biāo)題簡明準確,并確立案卷保管期限。
第十條 全部案卷統(tǒng)一排列并編寫檔號,逐卷登記,填寫案卷目錄。
第十一條 中文直寫版本右邊裝訂,中文橫寫或外文文件左邊裝訂。右邊裝訂文件及其附件均對準右上角,左邊裝訂文件對準左上角。
第四章 檔案的收集管理
第十二條 集團檔案管理由專人負責(zé)。
第十三條 部門檔案資料由經(jīng)辦人員負責(zé)收集;已處理的或領(lǐng)導(dǎo)已批存的文件由辦公室負責(zé)整理并歸檔。
第十四條 各部門所保管檔案資料的類別和時間須經(jīng)辦公室審批,并將所存檔的資料目錄報辦公室備案。
第五章 檔案分類及編號
第十五條 檔案分類案卷按部門、大類、小類三級分類。先按部門分類,再以案卷性質(zhì)分為若干大類和小類。三級分類不夠可增設(shè)“細類”;案卷不多僅使用“部門”及“大類”或“小類”。案卷須劃分不同保密等級,并在檔案袋的右上方標(biāo)明。
第十六條 檔夾封面首頁設(shè)“目次表”,案卷歸檔以一案一目次為原則,依次編號、登記。
第十七條 檔案分類名稱須簡明扼要,以表示檔案內(nèi)容為原則,統(tǒng)一范疇,不能籠統(tǒng)含糊。
第十八條 編制檔案分類編號表,分類名稱用數(shù)字編號,按一定的次序排列。
第十九條 檔號須一案一號。檔案敘述數(shù)事或一案歸入多類者根據(jù)其主要類別編列檔號。
第二十條 檔號自左而右編排。右方裝訂檔案,須將檔號填寫于案卷首頁的左上角,左方裝訂的填寫于右上角。
第六章 檔案的歸檔和銷毀
第二十一條 檔案每年清理一次,須歸檔的文件裝訂成冊后及時歸檔。
第二十二條 辦公室鑒定失去價值的檔案,報集團總經(jīng)理批準后銷毀。
第七章 檔案借閱
第二十三條 借閱檔案須填寫申請單,經(jīng)辦公室批準后借閱。秘密級檔案須經(jīng)集團總經(jīng)理批準后借閱。
第二十四條 借閱檔案須在檔案室查閱,未經(jīng)批準不得借出檔案室。
第二十五條 借閱期限不得超過一星期,到期必須歸還。
第二十六條 借閱人須愛護檔案,確保檔案安全,嚴禁涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借和損壞等,否則追究當(dāng)事人責(zé)任。
第二十七條 檔案交還須當(dāng)面查驗點交清楚,發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,立即報告領(lǐng)導(dǎo),并追究當(dāng)事人責(zé)任。
第二十八條 非本集團人員借閱檔案,須持有單位介紹信,經(jīng)集團總經(jīng)理批準后方可借閱,不得將檔案帶離檔案室。
第二十九條 檔案內(nèi)容的摘抄,須經(jīng)總經(jīng)理同意后,由辦公室審查所摘抄的內(nèi)容,再報總經(jīng)理審核批準。
