企業(yè)公司合同管理辦法

發(fā)布時間：2023-11-18 16:00:10 查看人數(shù)：96

企業(yè)公司合同管理辦法

公司合同管理辦法

第一章總則

第一條為保護(hù)貴研鉑業(yè)股份有限公司(以下簡稱“公司”)合法利益,建立企業(yè)風(fēng)險防范機(jī)制,預(yù)防合同糾紛,依據(jù)《中華人民共和國合同法》等法律法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際,特制訂本辦法。

第二條本辦法適用于公司在日常經(jīng)營管理活動中對外簽訂的所有合同。

第三條本辦法下列用語的含義:

(一)主管領(lǐng)導(dǎo),是指具備相應(yīng)職權(quán)并可在合同上簽字的公司董事長、總經(jīng)理、分管業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理等高級管理人員和各合同承辦部門的主要負(fù)責(zé)人。

(二) 本辦法所稱的“以上”不含本數(shù),“以下”含本數(shù);合同金額以人民幣為計量單位。

第四條簽訂合同,必須嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國合同法》等有關(guān)法律法規(guī),遵守公司的有關(guān)規(guī)定,堅持“慎重簽約、公開透明、權(quán)利與義務(wù)并重”的原則。

第五條簽訂和履行合同,必須嚴(yán)格按照本辦法及公司確定的原則、程序及權(quán)限進(jìn)行。

第六條公司對外簽訂的合同,必須以公司名義對外簽訂和履行,公司任何部門和個人不得以部門或個人的名義對外簽訂公司合同。

第二章合同管理人員及職責(zé)

第一節(jié) 合同管理部門

合同管理部門為投資發(fā)展部,公司總經(jīng)理可根據(jù)公司實(shí)際情況調(diào)整合同管理部門和職責(zé)。

第七條投資發(fā)展部職責(zé)如下:

(1)擬訂、修改合同管理辦法和相關(guān)的合同管理規(guī)定;

(2)負(fù)責(zé)辦理公司合同管理的日常事務(wù);

(3)審查送審合同文本及相關(guān)法律文書;

(4)參與公司進(jìn)行合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟活動;

(5)依照公司相關(guān)規(guī)定辦理公司法定代表人授權(quán)委托書、法定代表人證明書;

(6)參與公司重大合同的談判及其文本的起草;

(7)對需要公證的合同或需保全的證據(jù),負(fù)責(zé)辦理公證事宜;

(8)對公司合同業(yè)務(wù)提供相應(yīng)的法律支持;

(9)公司賦予的其它職責(zé)。

第二節(jié) 合同業(yè)務(wù)承辦部門

第八條合同業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同簽訂并管理本部門承辦的合同。

(1)投資發(fā)展部承辦對外投資、證券事務(wù)、重大融資(不含銀行借款)、法律服務(wù)等合同。

(2)市場營銷部承辦對外銷售類合同。

(3)人力資源部承辦勞動、社會保障類合同業(yè)務(wù)。

(4)財務(wù)部承辦銀行借款、審計評估、資金委托管理、擔(dān)保、財產(chǎn)保險合同業(yè)務(wù)。

(5)采供部承辦設(shè)備、生產(chǎn)資料、辦公用品采購合同業(yè)務(wù)。

(6)貴金屬商務(wù)部承辦貴金屬購銷合同、與貴金屬貿(mào)易相關(guān)的合作合同、進(jìn)出口合同。

(7)科技部辦理科研合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)合作合同、科研項(xiàng)目合同。

(8)其他合同業(yè)務(wù)由相關(guān)部門按照部門職責(zé)承辦。

(9)公司董事長或總經(jīng)理指定的合同事務(wù)由某一職能部門辦理時,由被指定的職能部門承辦該特定的合同事務(wù)。

經(jīng)公司決策程序調(diào)整各部門職責(zé)的,按調(diào)整后的部門職責(zé)承辦。

第九條公司財務(wù)部負(fù)責(zé)合同收付條款的訂立和執(zhí)行,控制資金的使用,減少或避免資金風(fēng)險。

第三節(jié) 合同管理員

第十條合同承辦部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本部門情況配備兼職或?qū)Ｂ毜暮贤芾韱T,合同管理員應(yīng)當(dāng)具有從事合同管理所需的法律專業(yè)知識,熟悉本部門相關(guān)業(yè)務(wù)和技術(shù)。

第十一條合同管理員向本部門主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),履行相應(yīng)職責(zé),合同業(yè)務(wù)上接受投資發(fā)展部指導(dǎo)。其職責(zé)如下:

(1)參與合同起草、談判,審查本部門承辦的合同,對合同內(nèi)容的合法性、完整性和有利性提出意見。

(2)指導(dǎo)合同承辦人按投資發(fā)展部提出的審查意見完善合同條款。

(3)督促合同承辦人員履行合同。

(4)對合同訂立、履行過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時向本部門領(lǐng)導(dǎo)或公司投資發(fā)展部匯報,并提出處理建議。

(5)對發(fā)生的合同糾紛,應(yīng)及時報告本部門領(lǐng)導(dǎo),并通報財務(wù)部、投資發(fā)展部及與合同糾紛相關(guān)的部門。

(6)對本部門承辦管理的合同進(jìn)行編號、登記、保存,建立健全本部門合同臺帳,向投資發(fā)展部報送合同簽訂報表和合同履行情況表,接受投資發(fā)展部的檢查。

第四節(jié) 合同承辦人

第十二條合同承辦人是公司法定代表人或主管領(lǐng)導(dǎo)指定的辦理具體合同事務(wù)的人員,合同承辦人對主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。其職責(zé)如下:

(1)負(fù)責(zé)對指定業(yè)務(wù)進(jìn)行前期調(diào)研、市場詢價、對方資信調(diào)查和制作相關(guān)文件。

(2)負(fù)責(zé)召集、聯(lián)絡(luò)有關(guān)人員進(jìn)行合同談判并制作書面記錄。

(3)依法草擬合同文本,辦理合同簽訂手續(xù),依法辦理履行合同的事宜,及時掌握合同履行情況。

(4)依據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)的指示辦理合同變更、解除、終止和轉(zhuǎn)讓具體事宜。

(5)及時向本部門的合同管理員或投資發(fā)展部通報在履行中的問題,提出處理建議或采取相應(yīng)措施。

(6)及時將合同文本及相關(guān)資料報合同管理員存檔。

(7)參加承辦合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。

第三章合同管理權(quán)限及程序

第一節(jié) 簽訂合同的職權(quán)和授權(quán)

第十三條公司董事長為法定代表人,可代表公司簽訂所有合同。須經(jīng)公司股東大會或董事會審議通過方可簽訂的合同,只能由董事長或董事長授權(quán)特定人員簽訂,如公司股東大會或董事會決議授權(quán)特定人員辦理的,由該特定人員辦理相關(guān)事項(xiàng)并簽訂合同。

第十四條公司總經(jīng)理可簽訂董事會授權(quán)、公司章程及相關(guān)制度賦予給總經(jīng)理的權(quán)限內(nèi)的所有合同。

第十五條公司副總經(jīng)理、董事會秘書、財務(wù)總監(jiān)等高級管理人員可在分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)簽訂相關(guān)合同,其權(quán)限由公司總經(jīng)理確定,但不得超越董事會、公司章程及相關(guān)制度賦予給總經(jīng)理的權(quán)限。

第十六條公司各部門負(fù)責(zé)人可以簽訂其業(yè)務(wù)和職權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)合同,但不得超出授權(quán)范圍,具體的授權(quán)權(quán)限和范圍等事宜由公司授權(quán)管理的相關(guān)制度確定。

第十七條經(jīng)公司董事長書面授權(quán)或依據(jù)公司相關(guān)制度授權(quán),公司相關(guān)人員可在授權(quán)范圍內(nèi)代表公司簽

訂相關(guān)合同,公司實(shí)行“誰簽約、誰負(fù)責(zé)”的原則,簽訂合同的人員,應(yīng)勤勉盡職地代表公司對該合同業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)。

第十八條經(jīng)股東大會或董事會審議決定或特別授權(quán)的事項(xiàng),按董事會授權(quán)規(guī)定辦理。

第十九條授權(quán)范圍內(nèi)的合同事項(xiàng),應(yīng)經(jīng)公司內(nèi)部決策程序決策的,應(yīng)事先按程序匯報和決策,承辦部門和承辦人員應(yīng)按決策的結(jié)果辦理相關(guān)合同事項(xiàng)。

第二節(jié) 合同簽訂程序

第二十條如有合同業(yè)務(wù)發(fā)生時,合同承辦部門應(yīng)指定合同承辦人員,起草合同或初審對方提供的合同,并與對方協(xié)商相關(guān)合同條款,形成合同草稿,重大合同條款應(yīng)事先得到有職權(quán)領(lǐng)導(dǎo)同意方可確定,需會審的合同應(yīng)按程序進(jìn)行會審。

第二十一條承辦人員將起草或初審后的合同草稿提交有職權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審閱,有職權(quán)領(lǐng)導(dǎo)提出審閱意見。

第二十二條合同草稿形成后,按公司內(nèi)部決策程序進(jìn)行相應(yīng)決策后方可簽訂。

第二十三條以下合同為公司重大合同,合同承辦部門應(yīng)先報送至公司有職權(quán)領(lǐng)導(dǎo)、投資發(fā)展部、財務(wù)部、紀(jì)檢監(jiān)察部門及其它相關(guān)部門進(jìn)行合同會審或會簽,形成會審意見。合同承辦部門原則上必須采納會審意見,但如果客觀情況發(fā)生變化,有職權(quán)的公司副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)可修改會審意見或重新進(jìn)行會審:

(1)涉及對外長期投資的股權(quán)投資合同(不含短期證券投資);

(2)總金額100萬元以上的對外合作合同;

(3)對外擔(dān)保合同;

(4)與關(guān)聯(lián)自然人發(fā)生的30萬元以上的關(guān)聯(lián)交易合同(連續(xù)十二個月內(nèi)累計計算);

(5)與關(guān)聯(lián)法人發(fā)生的300萬元以上的關(guān)聯(lián)交易合同(連續(xù)十二個月內(nèi)累計計算);

(6)與日常經(jīng)營相關(guān)的合同,如采購、銷售合同、科研合同,根據(jù)風(fēng)險可控與否,由主管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)確定是否提交會審;

(7)雖達(dá)不到上述會審標(biāo)準(zhǔn),但合同承辦部門認(rèn)為風(fēng)險較大,可以提交進(jìn)行會審。

(8)公司董事長、總經(jīng)理及分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為風(fēng)險較大應(yīng)當(dāng)進(jìn)行會審的合同。

第二十四條須會審的合同如因時間緊迫且風(fēng)險可控,經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理書面同意,可豁免合同會審程序。

第四章合同簽訂的相關(guān)規(guī)定

第二十五條國家法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)進(jìn)行招投標(biāo)的,必須以招投標(biāo)方式訂立合同。分管副總以上領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要進(jìn)行招投標(biāo)的,可以采取招投標(biāo)方式訂立合同。

第二十六條簽訂合同的雙方必須有合法的主體資格,在合同上簽字的雙方人員必須有職權(quán)或授權(quán)。

第二十七條合同承辦人在簽訂合同之前應(yīng)驗(yàn)證對方當(dāng)事人的主體資格,確保對方當(dāng)事人簽訂的合同合法有效。

第二十八條合同書或協(xié)議書須主要條款完備、內(nèi)容合法、意思表示清楚,且不得有損公司合法利益。

國家法律法規(guī)規(guī)定需使用格式合同的,應(yīng)從其規(guī)定。

承辦合同業(yè)務(wù)時,應(yīng)盡可能地由我方起草合同草稿。對于銷售和采購類合同,合同承辦部門應(yīng)擬訂格式合同,并盡可能使用我方的格式合同。

第二十九條有預(yù)付款的合同應(yīng)查明對方資信情況和履約能力,應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,必要時可要求對方提供擔(dān)保;首次支付預(yù)付款不得超過該合同總金額的20%(如有特殊情況,須主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意),定金不得超過該合同總金額的20%。質(zhì)保金的比例最低不得低于合同總金額的5%。

第三十條合同價款或酬金的確定應(yīng)按有關(guān)規(guī)定和程序,由合同承辦部門按市場原則進(jìn)行詢價,并提出建議,經(jīng)相應(yīng)決策程序后由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審定。

第三十一條合同約定的質(zhì)量條款,對于有特殊質(zhì)量要求的,須經(jīng)公司相關(guān)職能、技術(shù)部門審定;憑樣品買賣的,應(yīng)將樣品封存,并對樣品質(zhì)量予以說明,交付物應(yīng)與樣品及其說明質(zhì)量相同。

第三十二條合同文本簽字之前,具主管領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)其授權(quán)簽約的人員,應(yīng)仔細(xì)查閱審查意見,審閱合同內(nèi)容。

第三十三條主管領(lǐng)導(dǎo)或其授權(quán)的人應(yīng)對合同進(jìn)行審查,如發(fā)現(xiàn)對公司明顯不利的問題,或合同的簽訂程序、內(nèi)容有嚴(yán)重違反法律、法規(guī)及本辦法的規(guī)定,應(yīng)不予簽字。

第三十四條合同簽字人應(yīng)代表公司對所簽訂的合同承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任和義務(wù),如因合同簽字人的過錯導(dǎo)致公司利益受到損失,公司可追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

第三十五條因特殊情況未按本辦法的規(guī)定簽訂的合同,須事先經(jīng)董事長或總經(jīng)理書面同意。

除董事長或總經(jīng)理書面同意外,各承辦部門不得先付款,后補(bǔ)簽合同。

第三十六條合同應(yīng)以書面方式訂立,但若存在以下情況時,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,可不訂立書面合同:

(1)當(dāng)場錢貨兩清且不存在風(fēng)險的交易行為;

(2)預(yù)收全部貨款且不存在重大風(fēng)險的銷售合同;

(3)先收貨后付款且不存重大風(fēng)險的采購合同;

(4)合同金額小于5萬元且主管領(lǐng)導(dǎo)確保無風(fēng)險的合同。

第三十七條在風(fēng)險可控的情況下,可用傳真、電子郵件等方式訂立合同,但應(yīng)保留傳真文件等資料,并在一個月內(nèi)交換回合同原件。

第三十八條合同應(yīng)經(jīng)有職權(quán)領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)人員簽字并加蓋公司公章或合同專用章,加蓋公司印章時印章保管人應(yīng)審核簽字人具備相應(yīng)職權(quán)或獲得相應(yīng)書面授權(quán),并同時對合同加蓋騎縫章。

未經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理書面同意,不得在空白合同上蓋章。

印章保管人應(yīng)建立臺賬如實(shí)記錄合同加蓋印章情況,印章保管人違反本規(guī)定給公司造成損失的,公司將追究印章保管人的相關(guān)責(zé)任。

第五章合同履行的相關(guān)規(guī)定

第三十九條合同成立并生效后,合同簽訂人或經(jīng)其指定的合同承辦人應(yīng)負(fù)責(zé)辦理該合同的履行事宜。

第四十條驗(yàn)收合同標(biāo)的的部門或人員,應(yīng)嚴(yán)格按合同約定的品種、數(shù)量、質(zhì)量及相關(guān)資料逐項(xiàng)檢查驗(yàn)收,并以書面方式作出準(zhǔn)確記錄,由合同雙方當(dāng)事人在記錄上簽字確認(rèn)。

檢驗(yàn)結(jié)果與合同約定不符,對方人員在場的,應(yīng)立即提出;對方人員不在場的,應(yīng)在合同約定期限內(nèi)以書面方式通知對方。爭議未解決之前,不得動用合同標(biāo)的。

第四十一條合同簽訂后因我方責(zé)任造成違約的,合同承辦人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告,采取適當(dāng)補(bǔ)救措施,盡量避免或減少公司可能遭受的損失。

出現(xiàn)對方違約,合同承辦人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告,按合同的約定和有關(guān)法律規(guī)定代表公司追究違約方責(zé)任,未經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理同意,不得擅自放棄追究違約責(zé)任的權(quán)利。

合同承辦人如發(fā)現(xiàn)有證據(jù)表明或判斷對方不再具備履行合同的能力時,應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報并采取相應(yīng)措施。

第四十二條如

在合同履行過程中發(fā)生爭議,合同承辦部門及合同承辦人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并與對方進(jìn)行協(xié)商,無法協(xié)商可能進(jìn)入訴訟或仲裁程序的,應(yīng)及時將相關(guān)情況通報投資發(fā)展部,由投資發(fā)展部協(xié)助合同承辦部門一起處理合同爭議事項(xiàng)。

第四十三條財務(wù)部通過結(jié)算監(jiān)督合同履行,嚴(yán)格審查單證,嚴(yán)格執(zhí)行合同付(收)款的規(guī)定,對違規(guī)簽訂、未處理違約責(zé)任或未按約履行的合同,應(yīng)暫緩或者拒絕辦理付款業(yè)務(wù)。

第四十四條合同承辦人應(yīng)記錄合同履行情況,妥善保管合同及與合同相關(guān)的信件、傳真、電子郵件等資料,并及時交由本部門合同管理員建立相應(yīng)合同管理臺賬后存檔。

第六章合同的變更、解除

第四十五條已簽訂的合同在履約過程中,如發(fā)生需變更、中止、解除任一情形的,報主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,根據(jù)公司實(shí)際情況采取相應(yīng)措施。

合同的變更、中止、解除和轉(zhuǎn)讓,按原合同的簽訂權(quán)限辦理。

第四十六條合同成立后,合同承辦人應(yīng)關(guān)注對方的變化,發(fā)現(xiàn)對方有經(jīng)營狀況惡化、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金及逃避債務(wù),或喪失商業(yè)信譽(yù)等可能喪失履行合同能力的情況,經(jīng)我方要求對方提供履約擔(dān)保對方不能提供的,應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告,在取得相應(yīng)證據(jù)后應(yīng)當(dāng)立即中止履行,并通知對方。在上述情形消失或?qū)Ψ教峁┯行У膿?dān)保后恢復(fù)履行。

第四十七條因不可抗力、對方違約導(dǎo)致不能實(shí)現(xiàn)合同目的的,可以解除合同,并及時通知對方。

第七章合同糾紛的處理

第四十八條合同發(fā)生糾紛時,合同承辦人按主管領(lǐng)導(dǎo)的指示會同本部門合同管理員與對方協(xié)商解決,并及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告。如需要采取法律手段解決的,應(yīng)及時將相關(guān)情況通報至投資發(fā)展部,并提供完整的證據(jù)材料(包括往來書件、電報、電傳、圖表以及電話記錄、會議紀(jì)要、補(bǔ)充協(xié)議以及物證等),投資發(fā)展部認(rèn)為需要立即采取訴訟或仲裁方式解決的,報公司總經(jīng)理決定。

第四十九條合同糾紛在進(jìn)行協(xié)商時,合同承辦人及承辦部門必須確保該糾紛不得超過訴訟時效,對于即將超過訴訟時效的糾紛,應(yīng)至少在超過訴訟時效的前一個月將相關(guān)情況通報至投資發(fā)展部。

第五十條公司董事長或總經(jīng)理決定采取訴訟或仲裁方式解決合同糾紛或者因合同糾紛起訴或申請仲裁的,由公司授權(quán)有關(guān)人員代表公司辦理訴訟或仲裁的相關(guān)事宜。

第五十一條合同糾紛經(jīng)協(xié)商達(dá)成一致意見的,應(yīng)訂立書面協(xié)議。

第八章合同的公證

第五十二條國家法律法規(guī)規(guī)定需要公證的合同,應(yīng)予以公證。

第五十三條承辦部門或公司投資發(fā)展部認(rèn)為需要公證的合同或發(fā)生合同爭議需要保全證據(jù)的可予以公證。

第五十四條公證事務(wù)由投資發(fā)展部承辦。

第九章監(jiān)督檢查與考核

第五十五條合同承辦部門按季向投資發(fā)展部上報本部門該季度合同簽訂情況和履行情況統(tǒng)計報表。

第五十六條投資發(fā)展部可根據(jù)需要會同其他職權(quán)部門對合同承辦部門執(zhí)行本辦法的情況進(jìn)行檢查。

第十章獎勵和處罰

第五十七條合同管理納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度考核。對下述情況,本人對該損失無責(zé)任或過錯的,可投資發(fā)展部核實(shí)并報總經(jīng)理同意后給予一次性獎勵:

(1)在合同的履行和糾紛處理過程中,避免或挽回經(jīng)濟(jì)損失在10萬元以內(nèi)的,按挽回或避免經(jīng)濟(jì)損失的5%給予獎勵。

(2)避免或挽回經(jīng)濟(jì)損失超過10萬元的部分按3%獎勵。

第五十八條對在從事合同管理工作中有下列行為的人員,經(jīng)投資發(fā)展部核實(shí)并報請總經(jīng)理批準(zhǔn)后,公司給予相應(yīng)處罰;給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任;構(gòu)成犯罪的,提請司法機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任:

(1)未經(jīng)授權(quán)、超越授權(quán)范圍、或未按公司決策程序決策擅自以公司名義與他人簽訂合同,給公司造成5萬元以上損失的。

(2)工作不負(fù)責(zé)任,玩忽職守或違反程序簽訂合同,或擅自放棄公司利益,使公司遭受5萬元以上經(jīng)濟(jì)損失的。

(3)牟取私利,致使公司的利益遭受損失的。

(4)其他違反國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的。

第五十九條對下列情況者,由投資發(fā)展部核實(shí)報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,酌情扣發(fā)責(zé)任者獎金:

1、違反公司合同管理辦法或其它相關(guān)制度簽訂、履行合同的;

2、簽訂合同條款不全或不規(guī)范給合同履行造成障礙或發(fā)生糾紛的;

3、未經(jīng)授權(quán)、超越授權(quán)范圍、或未按公司決策程序決策擅自以公司名義與他人簽訂合同,給公司造成5萬元以下?lián)p失的;

4、由于承辦部門、承辦人員及其它責(zé)任部門的原因?qū)е鹿具`約的;

5、由于承辦部門或承辦人員的責(zé)任,對對方違約行為未及時追究,導(dǎo)致公司損失在5萬元以下的;

第十一章附則

第六十條本辦法自頒布之日起實(shí)施,由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)解釋。