連鎖門店發(fā)票收據(jù)的管理辦法

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：98

連鎖門店發(fā)票及收據(jù)的管理辦法

發(fā)票作為交易的合法憑證、銷售收入的主要依據(jù),在購銷的環(huán)節(jié)都是最重要有效憑據(jù)之一,為保證公司資產(chǎn)的完整,避免產(chǎn)生不必要的損失,必須加強對發(fā)票的購買、領(lǐng)用、保管的管理,根據(jù)公司財務(wù)制度現(xiàn)制定如下操作規(guī)定和管理辦法,望相關(guān)部門和人員嚴格執(zhí)行規(guī)范流程和遵守發(fā)票管理制度。

一、費用發(fā)票的管理

1、定義。費用發(fā)票指因購管理用品或獲取的勞務(wù)(各種費用)而取的的發(fā)票。

2、管理規(guī)定。

1)凡購管理用品或獲取的勞務(wù)(各種費用)必須取得合法的發(fā)票,取得的發(fā)票根據(jù)費用性質(zhì)粘貼于公司印制的相應(yīng)報銷憑證后。

2)對于真實、合法、合理但內(nèi)容不完整、計算有誤的發(fā)票,應(yīng)將其退回經(jīng)辦人,由其負責(zé)將發(fā)票調(diào)換后再行報支報銷。

3)收到真實、合法、合理的發(fā)票,但發(fā)票金額小于報支金額的,按發(fā)票實際金額報支。

4)收到不真實、不合法的發(fā)票,財務(wù)必須拒絕報支。

5)財務(wù)將費用憑證和原始發(fā)票作為入帳的依據(jù)和附件,與記帳憑證裝訂成冊,按規(guī)定年限保管。

3、禁止條例。

1)對于無法提供合法正確的原始發(fā)票的費用,不得報銷;對于無法取得發(fā)票的,必須經(jīng)主管部門經(jīng)理證明,財務(wù)部門審核、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員審批后方可報支。

2)對于無原始憑證的付款憑證(修正分錄除外),不得進行帳務(wù)處理,即不得虛列支出。

4、處罰條例。

1)費用申報人提供虛假發(fā)票且造成公司損失的,除全額補償公司損失外,另處損失金額30%且不低于100元的罰款。

2)現(xiàn)金出納不嚴格保管原始發(fā)票,使費用申報人無法進行報銷的,由出納承擔(dān)該筆費用。

二、銷售發(fā)票的管理

(一)定義。指銷售商品或提供勞務(wù)后向客戶開具的發(fā)票,公司銷售發(fā)票主要指代理費發(fā)票。

(二)換票。

1)換票指客戶需要增值稅發(fā)票,但因條件限制無法當(dāng)即開出,或事后客戶要求換票的,先給客戶小票,等增票開具后再換回小票的行為。

2)對顧客要求開具的增票,自收到日起,保管期最多為二個星期,二星期內(nèi)顧客未換取的,將增票還與開票人,不得積壓。

3)小票的換票期限為一個月,超過一個月的不得更換。

4)門店應(yīng)在收銀臺顯要位置張貼以上二項須知。

5)對于換回的小票,應(yīng)進行紅沖,并將原小票貼粘于紅沖發(fā)票后,紅沖發(fā)票記帳聯(lián)與增票記帳聯(lián)捏對,隨對帳單上交財務(wù)。不得將原小票與增票直接捏對。

6)門店收到待換增票,需進行登記,交付客戶時,由其在登記簿上簽收。

7)換票工作由門店財務(wù)主管操作,門店財務(wù)主管嚴格保管增票,不得有遺失現(xiàn)象。

(三)發(fā)票和收據(jù)的管理

1、購買。

1)發(fā)票和收據(jù)由指定會計購買,財務(wù)人員根據(jù)實際用量進行購買,其他任何人員無權(quán)購買;

2、分公司領(lǐng)用。

1)管理發(fā)票的會計必須設(shè)置“發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”。

2)發(fā)票由管理發(fā)票的會計負責(zé)發(fā)放,若發(fā)票管理員不在應(yīng)授權(quán)指定人進行發(fā)放工作。

3)分公司要領(lǐng)用和開具發(fā)票必須事先通知總部相關(guān)人員。

4)門店領(lǐng)用發(fā)票后,必須由領(lǐng)用人在“發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上簽收。

5)發(fā)票應(yīng)由門店財務(wù)主管(無財務(wù)主管的,由臺賬負責(zé),下同)進行領(lǐng)用,填寫“小票申領(lǐng)單”,若無法直接親自領(lǐng)用的,必須在申領(lǐng)單上注明授權(quán)人,經(jīng)授權(quán)的人員方可進行代為領(lǐng)用,否則發(fā)票管理不得發(fā)放。獨立核算門店若小票購買、印制后存放于門店的,可不必填寫“小票申領(lǐng)單”,若由分公司統(tǒng)一保管的,也需填寫“小票申請單”。

6)門店財務(wù)主管應(yīng)注意發(fā)票的用量和庫存,制定小票安全庫存量(庫存足以滿足3天以上銷售需要),對于低于安全庫存量的應(yīng)立即提出申領(lǐng)。

7)門店財務(wù)主管根據(jù)銷售需要(滿足2天的銷售量),向收銀發(fā)放小票,必須由收銀在“門店發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上簽收。臺帳根據(jù)后臺開票需要按需領(lǐng)用,即開具幾份領(lǐng)用幾份,辦理簽收。除收銀、臺帳外,其他人一律不得領(lǐng)用。

8)收銀領(lǐng)用小票后應(yīng)登記“發(fā)票領(lǐng)用歸還登記簿”,登記領(lǐng)用日期、小票號碼、份數(shù)或本數(shù)。

3、開具。

1)小票實行“誰領(lǐng)用誰開具”,不得互相借用,收銀應(yīng)直接向門店財務(wù)主管領(lǐng)用。

2)使用機打小票的,嚴格按操作要求進行開具,有贈品的應(yīng)注明,贈送禮金券或讓利必須加以注示,機打小票不得手工涂改,凡涂改的發(fā)票一律無效。

3)手工開票的,嚴格按規(guī)定開具,開票內(nèi)容必須齊全,準(zhǔn)確填寫商品id、品名規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、營業(yè)員、收款人,大小寫金額一致,有贈品的應(yīng)注明,贈送禮金券或讓利必須加以注示。

4)小票必須按真實的銷售單開具,不得虛開小票,對于不符規(guī)定的銷售單或違規(guī)開票指示,收銀必須拒絕,并向門店財務(wù)主管匯報。

5)收銀開具小票同時必須保證貨款全額收到,對于預(yù)收款的一律不得開具,嚴格禁止應(yīng)收款銷售。

4、小票的紅沖與作廢

基本同增票,對于不提供原始小票的,不得開具紅字小票。

5、保管。

1)發(fā)票管理員和門店財務(wù)主管必須嚴格保管未開具的小票,并根據(jù)使用需要加蓋發(fā)票專用章,小票必須存放在帶鎖的房間或桌柜內(nèi),不得隨意擺放。

2)營業(yè)終了,對于未開具的小票應(yīng)存放在財務(wù)室內(nèi),不得放在收銀臺,各門店財務(wù)室應(yīng)提供帶鎖的柜子供收銀存放,門店財務(wù)主管(或臺帳)必須每天對發(fā)票進行清對,為明確各收銀責(zé)任,對未開具的小票應(yīng)包扎后存放,注明收銀員姓名,收銀應(yīng)自行進行登記存放數(shù)量。次日領(lǐng)取時,收銀進行檢查封口和實際數(shù)量的完整性。

3)收銀將一批次已開具完小票存根聯(lián)交回門店財務(wù)主管,機打小票每100份為一冊,裝訂成冊,加蓋封面;門店財務(wù)主管審核發(fā)票的連續(xù)性、開票的規(guī)范性,審核無誤在收銀的“發(fā)票領(lǐng)用歸還登記簿”上簽收,同時在自身的“門店發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上進行登記工作。

4)門店財務(wù)主管對于收回存根聯(lián)按序排列,并按月按號存放。小票存根聯(lián)在門店的保管期限為半年至一年,半年后將小票上交公司發(fā)票管理員,上交小票時排列必須與領(lǐng)用時的批次一致,以便于勾銷登記。上交時間為每年3月和9月。例:3月份上交上年4月至9月的小票

5)公司發(fā)票管理員按門店按序號存放存根聯(lián),便于以后查用。

6)公司發(fā)票管理員和門店財務(wù)主管每日必須清點庫存小票與登記簿庫存是否一致,發(fā)生不一致必須查明原因,發(fā)生遺失必須立即報分公司財務(wù)部副經(jīng)理

(核算)。

7)小票遺失必須立即發(fā)布公告,通知相關(guān)倉庫人員,嚴密注意遺失小票,防止虛假提貨現(xiàn)象,發(fā)現(xiàn)用遺失小票提貨的,立即通知門店經(jīng)理和財務(wù)主管,倉管人員對異常提貨人員、一次性提貨在三件以上的,應(yīng)及時和收銀人員核實,收款情況;如屬支票付款的,必須在財務(wù)主管簽字確認支票必須到帳后,方可發(fā)貨。

(四)獎懲條例

1、獎勵條例

1)每年對門店進行發(fā)票管理檢查,門店嚴格執(zhí)行上述規(guī)定,安全有序完整的保管發(fā)票,發(fā)票的收發(fā)領(lǐng)用和監(jiān)控嚴密清晰,發(fā)票庫存與登記簿一致,嚴格執(zhí)行增票的調(diào)換工作,小票不缺號、填寫準(zhǔn)確完整、裝訂整齊,查詢方便,且門店從不發(fā)生發(fā)票管理不善狀況的,對門店財務(wù)主管獎勵500元,由分公司財務(wù)副經(jīng)理(分管核算)簽發(fā);受獎勵的門店中,若收銀、臺帳積極配合財務(wù)主管做好相關(guān)的工作的,對門店收銀和臺帳獎勵100元,由門店財務(wù)主管提出申請,由分公司財務(wù)副經(jīng)理(分管核算)簽發(fā)。

2)發(fā)票管理員嚴格保管各類發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián),并對門店加強監(jiān)控,存根聯(lián)保存有序、整齊,發(fā)票庫存量與登記簿一致,當(dāng)年未發(fā)生發(fā)票遺失現(xiàn)象,對發(fā)票管理員獎勵500元。

2、處罰條例

1)不按實、完整、連續(xù)進行發(fā)票收發(fā)領(lǐng)用的登記工作,每發(fā)現(xiàn)一次對相關(guān)登記責(zé)任人(發(fā)票管理員、財務(wù)主管、收銀)扣罰100元,發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。

2)未開具的發(fā)票隨意擺放,每發(fā)現(xiàn)一次,對保管責(zé)任人扣款100元,發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。

3)發(fā)票存根聯(lián)保管凌亂、不按序排號、裝訂的,每發(fā)現(xiàn)一次,根據(jù)情節(jié)對門店財務(wù)主管扣罰50―100元,發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。

4)發(fā)生小票遺失的,對責(zé)任人每缺一份處100元以上罰款;造成公司損失的,必須全額賠償,情節(jié)嚴重的直接除名。

5)虛開發(fā)票,對開票人和開票指示人各處罰500元以上罰款,并除名。

6)開票不規(guī)范,視情況對開票人扣款10~100元,造成損失的,除補償損失外,處損失金額30%以上不低于100元罰款。

7)門店財務(wù)主管不按規(guī)定進行增票換票工作和保管待換取的增票的,每發(fā)現(xiàn)一次,對臺帳扣款100元。

8)增票未經(jīng)客戶或供應(yīng)商簽字就交付的,對責(zé)任人扣款50元。

三、適用與執(zhí)行

1、外省分公司門店財務(wù)主管一般為主辦會計或臺賬。