萬科物業(yè)智能化工程采購管理辦法
vk物業(yè)智能化工程采購管理辦法
1、目的
明確智能化工程部工程項目物資采購流程
2、適用范圍
智能化工程部工程項目物資采購。
3、定義
3.1 施工材料:包括設(shè)備及線材。
3.2 零星材料:用于項目中的對相關(guān)設(shè)備、設(shè)施進(jìn)行保護(hù)或連接的輔助材料。
3.3 工具:在項目施工過程中需要的相關(guān)工具,包括電動工具。
3.4 辦公用品及設(shè)施:辦公需要而需購買的相關(guān)辦公用品及設(shè)施。
4、職責(zé)
部門/崗位工作內(nèi)容
部門經(jīng)理負(fù)責(zé)采購申請、訂單及付款的審批。
本部事務(wù)主管負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)采購工作按流程順利執(zhí)行,負(fù)責(zé)審批辦公用品的采購申請。
施工負(fù)責(zé)人/城市負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本項目所需物資做出統(tǒng)籌計劃,填寫采購申請。
施工技術(shù)組負(fù)責(zé)對項目組工程物資采購申請技術(shù)層面的審核。
采購管理員負(fù)責(zé)對項目組物資采購申請制作、申請、發(fā)放訂單,跟進(jìn)供貨情況及辦理付款手續(xù)。
部門財務(wù)負(fù)責(zé)審核單價、與供應(yīng)商對賬及資金使用計劃
物資計劃管理員負(fù)責(zé)編制采購計劃、物資調(diào)配、跟進(jìn)供貨情況及核對項目組進(jìn)倉單。
5、方法和過程控制
5..1 施工材料的采購
5.1.1采購計劃
5.1.1.1 項目進(jìn)場之初,由物資計劃管理員根據(jù)工程合同及施工細(xì)化方案做出《智能化工程物資采購計劃》發(fā)至采購管理員。
5.1.1.2 由采購管理員在《智能化工程物資采購計劃》填寫采購周期后發(fā)至項目組,同時抄送物資計劃管理員,現(xiàn)場施工負(fù)責(zé)人根據(jù)采購周期及運輸時間做好物資申請計劃。
5.1.2 物資申請
5.1.2.1現(xiàn)場施工負(fù)責(zé)人發(fā)出《智能化工程項目組物資申請單》,物資申請必須有編號,在郵件主題中也必須寫明是'××項目組采購申請××號'。
5.1.2.2施工技術(shù)組根據(jù)現(xiàn)場實際情況及技術(shù)需要填寫意見。
5.1.2.3部門物資計劃管理員根據(jù)各區(qū)域及各項目庫存情況合理做物資調(diào)配。
5.1.2.4部門經(jīng)理審批后發(fā)采購管理員采購。
5.1.3物資采購
5.1.3.1設(shè)備及線材類物資由部門統(tǒng)一采購,零星材料和工具一部分由部門采購,一部分由項目組自行在當(dāng)?shù)毓?yīng)商處購買。
5.1.3.2采購管理員根據(jù)采購申請以項目組為單位編制《智能化工程物資采購訂單》、《智能化工程樣品借用單》;需調(diào)撥的物資由物資計劃管理員填寫《智能化工程物資調(diào)撥單》。
5.1.3.3《智能化工程物資采購訂單》編號原則為:項目地點+項目組名稱+期數(shù)+流水號。如訂單有更改,則原訂單相應(yīng)作廢,其編碼也相應(yīng)作廢,新訂單編碼按流水號順延。
5.1.3.4金額在50000元以下的訂單由部門財務(wù)審核、部門經(jīng)理審批后,蓋部門公章發(fā)出。
5.1.3.5金額在50000元以上訂單需按公司審批流程審批后,蓋部門公章后發(fā)出。
5.1.3.6采購管理員在《智能化工程項目組物資申請單》中注明此申請的訂單編號、調(diào)撥單號或樣品借用單號后發(fā)至項目組,抄送物資計劃管理員。
5.1.3.7采購管理員要求供應(yīng)商必須及時將送貨單一式兩份發(fā)至部門物資計劃管理員及項目組,并在送貨單中注明訂單號。
5.1.3.8物資計劃管理員依據(jù)采購申請及訂單,根據(jù)供應(yīng)商交貨情況,及時安排發(fā)貨。并在收到送貨單后,以郵件形式告知項目組**訂單/調(diào)撥單/樣品單已發(fā)貨。
5.1.3.9施工負(fù)責(zé)人/城市負(fù)責(zé)人需及時反饋《智能化工程項目組物資申請單》完成情況,物資計劃管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)《智能化工程項目組物資申請單》,未及時到貨物資需及時與采購管理員溝通對接。
5.1.4借樣
5.1.4.1各項目組如需向供應(yīng)商借用樣品,需提前填寫《智能化工程樣品申請單》。
5.1.4.2采購管理員根據(jù)《智能化工程樣品申請單》填寫《智能化工程樣品借用單》。
5.1.4.3采購管理員將《智能化工程樣品借用單》蓋部門公章后發(fā)至供應(yīng)商,同時以郵件形式發(fā)至物資計劃管理員及項目組,由樣品接收人員負(fù)責(zé)填寫《智能化工程物資進(jìn)倉單》。
5.1.4.4如在后續(xù)采購過程中,訂貨數(shù)量包括已借用樣品,則需注明《智能化工程樣品借用單》單號,以備查對。
5.1.4.5《智能化工程樣品申請單》編號規(guī)則同《智能化工程項目組物資申請單》編號規(guī)則,《智能化工程樣品借用單》編號為j-yp+流水號。
5.1.5 付款
由采購管理員整理出相關(guān)訂單及其物資申請報告的郵件批復(fù)頁、發(fā)票、附項目組《智能化工程物資進(jìn)倉單》,如果訂單數(shù)量與結(jié)算數(shù)量有增加或減少,需填《智能化工程物資付款結(jié)算單》,由物資計劃管理員、部門財務(wù)、本部事務(wù)主管審核、部門經(jīng)理審批后報公司財務(wù)管理部審批結(jié)算。
5.2 零星材料及工具采購
5.2.1 項目組采購零星材料及工具,每月底由項目組填寫《智能化工程項目組零星材料需求計劃》,報施工技術(shù)組、物資計劃管理員審核,部門財務(wù)審批后方可采購。在當(dāng)?shù)夭少彽牧阈遣牧虾凸ぞ唔氃谥付ê细窆┓讲少彙?/p>
5.2.2 每月報銷時付《智能化工程項目組零星材料需求計劃》及郵件批復(fù)頁、《智能化工程物資進(jìn)倉單》、發(fā)票報銷。
5.3 辦公用品、家私電器及勞保用品采購
5.3.1 采購辦公用品、家私電器及勞保用品由項目組填寫《智能化工程項目組辦公物資需求計劃》報部門財務(wù)審核、本部事務(wù)主管審批后方可采購;如果采購單價200元以上1000元以下的物資需資產(chǎn)管理員審核,單價1000元以上的家私電器及辦公類固定資產(chǎn)申請由項目/城市負(fù)責(zé)人填寫《物資/服務(wù)申請報告》申請,本部事務(wù)主管審核,經(jīng)部門經(jīng)理審批后按公司流程進(jìn)行。
5.3.2 每月報銷時附《智能化工程項目組辦公物資需求計劃》/《物資/服務(wù)申請報告》及郵件批復(fù)頁、發(fā)票報銷。
5.4分包工程
5.4.1由施工負(fù)責(zé)人填寫《物資/服務(wù)申請報告》(附合同草案)報部門采購管理員,由采購管理員報部門財務(wù)審核,權(quán)限內(nèi)的部門經(jīng)理審批,由采購管理員跟進(jìn)審批工作。超過部門經(jīng)理權(quán)限的按公司相關(guān)程序執(zhí)行。
5.4.2分包工程結(jié)束后,由項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織相關(guān)驗收工作,并填寫驗收報告。
5.4.3付款時需附:《物資/服務(wù)申請報告》及其郵件批復(fù)頁、合同、內(nèi)部驗收申請
、付款結(jié)算單,由項目負(fù)責(zé)人整理申請付款。
5.4.4分包合同編號規(guī)則同訂單編號規(guī)則。
5.5物資采購單價變更審批
5.5.1使用范圍:已經(jīng)經(jīng)過評估為公司合格供方的供應(yīng)商在新增產(chǎn)品報價或原有產(chǎn)品單價變動時使用。
5.5.2由采購管理員填寫《智能化工程部采購單價變更審核表》,報部門財務(wù)審核,部門經(jīng)理審批后,報公司財務(wù)管理部備案。
5.6本辦法未涉及的物資審購規(guī)定按《采購管理程序》執(zhí)行。
6.相關(guān)文件
vkwy7.4-z01《采購管理程序》
7.相關(guān)記錄和表格
vkwy7.4-z01-f3 《物資/服務(wù)申請報告》
vkwy7.5.1-j02-05-f1《智能化工程物資采購計劃》
vkwy7.5.1-j02-05-f2《智能化工程項目組物資申請單》
vkwy7.5.1-j02-05-f3《智能化工程物資采購訂單》
vkwy7.5.1-j02-05-f4《智能化工程物資調(diào)撥單》
vkwy7.5.1-j02-05-f5《智能化工程樣品申請單》
vkwy7.5.1-j02-05-f6《智能化工程樣品借用單》
vkwy7.5.1-j02-05-f7《智能化工程物資付款結(jié)算單》
vkwy7.5.1-j02-05-f8 《智能化工程項目組零星材料需求計劃》
vkwy7.5.1-j02-05-f9《智能化工程物資進(jìn)倉單》
vkwy7.5.1-j02-05-f10《智能化工程部采購單價變更審核表》
