萬科物業(yè)智能化工程采購管理辦法
vk物業(yè)智能化工程采購管理辦法
1、目的
明確智能化工程部工程項目物資采購流程
2、適用范圍
智能化工程部工程項目物資采購。
3、定義
3.1 施工材料:包括設備及線材。
3.2 零星材料:用于項目中的對相關設備、設施進行保護或連接的輔助材料。
3.3 工具:在項目施工過程中需要的相關工具,包括電動工具。
3.4 辦公用品及設施:辦公需要而需購買的相關辦公用品及設施。
4、職責
部門/崗位工作內容
部門經理負責采購申請、訂單及付款的審批。
本部事務主管負責協調采購工作按流程順利執(zhí)行,負責審批辦公用品的采購申請。
施工負責人/城市負責人負責對本項目所需物資做出統籌計劃,填寫采購申請。
施工技術組負責對項目組工程物資采購申請技術層面的審核。
采購管理員負責對項目組物資采購申請制作、申請、發(fā)放訂單,跟進供貨情況及辦理付款手續(xù)。
部門財務負責審核單價、與供應商對賬及資金使用計劃
物資計劃管理員負責編制采購計劃、物資調配、跟進供貨情況及核對項目組進倉單。
5、方法和過程控制
5..1 施工材料的采購
5.1.1采購計劃
5.1.1.1 項目進場之初,由物資計劃管理員根據工程合同及施工細化方案做出《智能化工程物資采購計劃》發(fā)至采購管理員。
5.1.1.2 由采購管理員在《智能化工程物資采購計劃》填寫采購周期后發(fā)至項目組,同時抄送物資計劃管理員,現場施工負責人根據采購周期及運輸時間做好物資申請計劃。
5.1.2 物資申請
5.1.2.1現場施工負責人發(fā)出《智能化工程項目組物資申請單》,物資申請必須有編號,在郵件主題中也必須寫明是'××項目組采購申請××號'。
5.1.2.2施工技術組根據現場實際情況及技術需要填寫意見。
5.1.2.3部門物資計劃管理員根據各區(qū)域及各項目庫存情況合理做物資調配。
5.1.2.4部門經理審批后發(fā)采購管理員采購。
5.1.3物資采購
5.1.3.1設備及線材類物資由部門統一采購,零星材料和工具一部分由部門采購,一部分由項目組自行在當地供應商處購買。
5.1.3.2采購管理員根據采購申請以項目組為單位編制《智能化工程物資采購訂單》、《智能化工程樣品借用單》;需調撥的物資由物資計劃管理員填寫《智能化工程物資調撥單》。
5.1.3.3《智能化工程物資采購訂單》編號原則為:項目地點+項目組名稱+期數+流水號。如訂單有更改,則原訂單相應作廢,其編碼也相應作廢,新訂單編碼按流水號順延。
5.1.3.4金額在50000元以下的訂單由部門財務審核、部門經理審批后,蓋部門公章發(fā)出。
5.1.3.5金額在50000元以上訂單需按公司審批流程審批后,蓋部門公章后發(fā)出。
5.1.3.6采購管理員在《智能化工程項目組物資申請單》中注明此申請的訂單編號、調撥單號或樣品借用單號后發(fā)至項目組,抄送物資計劃管理員。
5.1.3.7采購管理員要求供應商必須及時將送貨單一式兩份發(fā)至部門物資計劃管理員及項目組,并在送貨單中注明訂單號。
5.1.3.8物資計劃管理員依據采購申請及訂單,根據供應商交貨情況,及時安排發(fā)貨。并在收到送貨單后,以郵件形式告知項目組**訂單/調撥單/樣品單已發(fā)貨。
5.1.3.9施工負責人/城市負責人需及時反饋《智能化工程項目組物資申請單》完成情況,物資計劃管理員負責跟進《智能化工程項目組物資申請單》,未及時到貨物資需及時與采購管理員溝通對接。
5.1.4借樣
5.1.4.1各項目組如需向供應商借用樣品,需提前填寫《智能化工程樣品申請單》。
5.1.4.2采購管理員根據《智能化工程樣品申請單》填寫《智能化工程樣品借用單》。
5.1.4.3采購管理員將《智能化工程樣品借用單》蓋部門公章后發(fā)至供應商,同時以郵件形式發(fā)至物資計劃管理員及項目組,由樣品接收人員負責填寫《智能化工程物資進倉單》。
5.1.4.4如在后續(xù)采購過程中,訂貨數量包括已借用樣品,則需注明《智能化工程樣品借用單》單號,以備查對。
5.1.4.5《智能化工程樣品申請單》編號規(guī)則同《智能化工程項目組物資申請單》編號規(guī)則,《智能化工程樣品借用單》編號為j-yp+流水號。
5.1.5 付款
由采購管理員整理出相關訂單及其物資申請報告的郵件批復頁、發(fā)票、附項目組《智能化工程物資進倉單》,如果訂單數量與結算數量有增加或減少,需填《智能化工程物資付款結算單》,由物資計劃管理員、部門財務、本部事務主管審核、部門經理審批后報公司財務管理部審批結算。
5.2 零星材料及工具采購
5.2.1 項目組采購零星材料及工具,每月底由項目組填寫《智能化工程項目組零星材料需求計劃》,報施工技術組、物資計劃管理員審核,部門財務審批后方可采購。在當地采購的零星材料和工具須在指定合格供方采購。
5.2.2 每月報銷時付《智能化工程項目組零星材料需求計劃》及郵件批復頁、《智能化工程物資進倉單》、發(fā)票報銷。
5.3 辦公用品、家私電器及勞保用品采購
5.3.1 采購辦公用品、家私電器及勞保用品由項目組填寫《智能化工程項目組辦公物資需求計劃》報部門財務審核、本部事務主管審批后方可采購;如果采購單價200元以上1000元以下的物資需資產管理員審核,單價1000元以上的家私電器及辦公類固定資產申請由項目/城市負責人填寫《物資/服務申請報告》申請,本部事務主管審核,經部門經理審批后按公司流程進行。
5.3.2 每月報銷時附《智能化工程項目組辦公物資需求計劃》/《物資/服務申請報告》及郵件批復頁、發(fā)票報銷。
5.4分包工程
5.4.1由施工負責人填寫《物資/服務申請報告》(附合同草案)報部門采購管理員,由采購管理員報部門財務審核,權限內的部門經理審批,由采購管理員跟進審批工作。超過部門經理權限的按公司相關程序執(zhí)行。
5.4.2分包工程結束后,由項目負責人負責組織相關驗收工作,并填寫驗收報告。
5.4.3付款時需附:《物資/服務申請報告》及其郵件批復頁、合同、內部驗收申請
、付款結算單,由項目負責人整理申請付款。
5.4.4分包合同編號規(guī)則同訂單編號規(guī)則。
5.5物資采購單價變更審批
5.5.1使用范圍:已經經過評估為公司合格供方的供應商在新增產品報價或原有產品單價變動時使用。
5.5.2由采購管理員填寫《智能化工程部采購單價變更審核表》,報部門財務審核,部門經理審批后,報公司財務管理部備案。
5.6本辦法未涉及的物資審購規(guī)定按《采購管理程序》執(zhí)行。
6.相關文件
vkwy7.4-z01《采購管理程序》
7.相關記錄和表格
vkwy7.4-z01-f3 《物資/服務申請報告》
vkwy7.5.1-j02-05-f1《智能化工程物資采購計劃》
vkwy7.5.1-j02-05-f2《智能化工程項目組物資申請單》
vkwy7.5.1-j02-05-f3《智能化工程物資采購訂單》
vkwy7.5.1-j02-05-f4《智能化工程物資調撥單》
vkwy7.5.1-j02-05-f5《智能化工程樣品申請單》
vkwy7.5.1-j02-05-f6《智能化工程樣品借用單》
vkwy7.5.1-j02-05-f7《智能化工程物資付款結算單》
vkwy7.5.1-j02-05-f8 《智能化工程項目組零星材料需求計劃》
vkwy7.5.1-j02-05-f9《智能化工程物資進倉單》
vkwy7.5.1-j02-05-f10《智能化工程部采購單價變更審核表》
