房地產(chǎn)集團公司文書檔案管理辦法
房地產(chǎn)集團有限公司文書檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強* 城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)文書檔案工作,實現(xiàn)文書檔案的科學管理,充分發(fā)揮文書檔案在公司經(jīng)營管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規(guī),結(jié)合公司實際,特制定本辦法。
第二條 本規(guī)定中的文書檔案,是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。
第三條 文書檔案是記錄與反映公司發(fā)展狀況的重要依據(jù)和可靠憑證,任何部門與個人不得擅自處理或長期積壓文件資料。
第四條 綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門,負責文書檔案的收集歸檔、整理編號、保管、利用和銷毀工作,并指定專人負責文書檔案管理工作。
第五條 本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章 文件的收集
第六條 公司文件資料的收集范圍
凡是反映公司經(jīng)營活動、具有查考利用價值的書面文件材料均屬歸檔范圍。
(一)政府機關或行業(yè)管理部門(簡稱職能部門)的文書材料
1、職能部門召開的有關房地產(chǎn)工作的會議文件;
2、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營業(yè)務并要求貫徹執(zhí)行的文件;
3、職能部門領導檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話;
4、職能部門對公司各類請示事項的批復;
5、其它相關資料。
(二)公司文書材料
l、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種決議、決定等文件資料;公司
控股、參股的項目公司、專業(yè)公司(以下簡稱所屬公司)的股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種文件資料;
2、公司總經(jīng)理辦公會議記錄、紀要,專題會議紀要以及其它會議的文件材料;
3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿;
4、公司給上級部門的情況匯報及請示等公司各部門及所屬公司的請示與公司的批復文件;
5、公司各部門及所屬公司的工作計劃、工作總結(jié)、報告等;
6、公司各類調(diào)研工作形成的文件材料;
7、公司調(diào)查處理的違紀、違規(guī)事件材料;
8、公司匯總及所屬公司報送的資金計劃、財務、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資料;
9、公司參展的大型產(chǎn)品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;
10、公司領導在經(jīng)營活動中形成的重要信件、電報、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務有關的文件資料;
ll、各類投訴處理材料;
12、公司經(jīng)濟糾紛處理材料;
13、公司的工商登記資料;所屬公司報送的工商登記備案資料;
14、公司各類資質(zhì)、權(quán)屬證書;所屬公司報送的各類資料、權(quán)屬證書的備案資料;
15、公司重要的各類協(xié)議合同;所屬公司報送的重要的各類協(xié)議合同的備案資料;
16、公司及所屬公司開發(fā)項目的可行性報告、策劃報告書、規(guī)劃設計、景觀設計等文件資料;
17、公司大事記、全宗介紹;
l8、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報送的規(guī)章制度備案文件; 19、公司重要財產(chǎn)物資登記、檔案等的交接憑證、清冊;
20、公司固定資產(chǎn)的購置批文、使用說明書、維修卡或保修單等;
21、其它各類相關資料。
(三)非隸屬單位的文件資料
非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要文件資料。
第三章 文件的整理與立卷
第七條 公司實行公司、部門分級立卷的制度,堅持 “誰辦文,誰立卷”的原則,并由檔案人員負責監(jiān)督指導。
第八條 公司文書檔案立卷整理分為二個層級。第一個層級:綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內(nèi)勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全,按年代--問題分類法組合立卷。第二層級:綜合管理部對公司及各部門已經(jīng)立卷歸檔的案卷按照年代――組織機構(gòu)分類法進行排列、編號以及分類等進行系統(tǒng)化的整理,并用編制案卷目錄的方式固定下來。
第九條 歸檔文書的整理要求
(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
(二)在歸檔的文件資料中,應當將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開;文電應合一立卷。
(三)歸檔文件應按其形成年度分別立卷跨年度的請示與批復在批復的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計劃在針對年度的第一年立卷;跨年度的總結(jié)、決算、統(tǒng)計資料在針對年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結(jié)與當年計劃、上年決算與本年預算立上年度檔案;跨年度的會議文件在會議閉幕年度立卷;合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。
(四)歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問題或時間順序進行排列。
批復、批示在前,請示、報告在后;正件在前,附件在后;批轉(zhuǎn)文件在前,被批轉(zhuǎn)文件在后。
第十條 立卷
(一)卷內(nèi)文件資料應按排列順序,依次編寫頁號。一個頁面一個頁號,
頁號位置在每頁文件正面的右上角,背面的左上角。
(二)按照要求填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。
卷內(nèi)文件的件數(shù),一般以每份文件單獨計算為一件;請示與批復,來文與復文一般應分別計算件數(shù);正件與附件,按一件計算。文件材料沒有題名的應擬寫題名;文件沒有責任者或時間不清楚的,要查清,填入有關項內(nèi)。
(三)案卷封面逐項按規(guī)定填寫清楚,字跡工整、清晰,簡明扼要,確切地反映卷內(nèi)文件資料內(nèi)容,一般包括責任者、內(nèi)容和名稱等,體式一致,保管期限劃分準確。
(四)卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物,對破損的文件資料應裱糊、復制。案件必須裝訂整齊,采用三點一線裝訂法,裝訂前須經(jīng)檔案室人員復核;文件資料也可根據(jù)特殊需要采用卷盒等形式存放。
第四章 案卷的排列、編號、歸檔
第十一條 歸檔時間與手續(xù)
歸檔時間是指立卷部門將需要歸檔的文件向綜合管理部移交的時間。
部門歸檔時間為次年 5 月底以前(重要文件資料應及時歸檔),各部門須按時向綜合管理部移交檔案,同時填寫案卷移交清單一式兩份,由雙方經(jīng)辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部接收。交接雙方根據(jù)移交目
錄清點核對
第十二條 案卷排列編號
案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序,一般按照時間先后依次排列.案卷排放的順序一經(jīng)確定,就應對各案卷逐個進行編號,.案卷編號方法只能采用自然數(shù),并嚴格按照案卷排列順序依次編號。編號系統(tǒng)可有兩種,一種是統(tǒng)編,適用于案卷數(shù)量較少的情況;另一種為分編,即按案卷的類別、年度等分別編立從1 號卷開始的號序。
第十三條 案卷目錄
(一)案卷目錄的編制方法
案卷目錄中的條目必須嚴格按案卷的排列順序登錄,且必須忠實反映案卷號的號序系統(tǒng),即每本案卷目錄必須是一個從1 號卷開始的完整系統(tǒng)。
(二)案卷目錄的形式、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容
案卷目錄的形式均為書本式(簿冊式),最好加硬質(zhì)封皮。開本尺寸一般采用a4 紙尺寸。
案卷目錄的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容:
l、封面和扉頁
主要內(nèi)容為全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等。全宗號和目錄號一般并列標寫于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內(nèi)類別(年度、機構(gòu)、問題)、密級等和“案卷目錄”4 字構(gòu)成,書寫于中間位置;編制年月書寫于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。
2、目次
即目錄所分類目的索引,專用于全宗內(nèi)進行了分類但案卷號卻未分編的目錄中,若案卷號分編的目錄則無需設目次。
3、序言或說明
對目錄結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進行簡要說明的文字。
4、案卷目錄表(見附件1)
即案卷目錄的主體部分,用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內(nèi)容由案卷號、案卷標題(題名)、年度、頁數(shù)、備注等項目構(gòu)成。
5、備考表
附于目錄最后,用于總結(jié)性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。
案卷目錄編制完畢后,應復制或打印一式數(shù)份_其中一份或幾份供日常使用,其他備用。
第五章 檔案的保管
第十四條 檔案室系機要重地,非經(jīng)同意,嚴禁入內(nèi)。
第十五條 檔案庫房物品未經(jīng)許可,不得挪作他用。經(jīng)常保持庫內(nèi)清潔衛(wèi)生,防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學化、規(guī)范化,檔案存放始終有序。
第十六條 檔案庫房內(nèi)嚴禁火源,禁放易燃易爆品,配備消防器材,定期檢
第十七條 做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護工作,保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應及時修補或復制。
第十八條 堅持溫、濕度檢查和記錄,建立并嚴格執(zhí)行登記、統(tǒng)計制度,每年對室藏檔案進行一次全面的安全檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報。
第十九條 檔案室設立全宗卷,以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊、全宗介紹等材料。
第六章 檔案的調(diào)閱與利用
第二十條 檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況,主動了解各部門對檔案的需求,編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號索引、檔案存放示意圖等工具資料。
第二十一條 調(diào)閱、借離或復印檔案時,必須嚴格履行登記審批手續(xù)(見附件 2),由綜合管理部負責人同意后方可辦理。檔案用畢應及時歸還,并辦理注銷手續(xù),不準轉(zhuǎn)借。一般檔案借離時間最長不超過 5 個工作日,公司密級檔案原則上借離時間最長不超過2 個工作日。查閱密級檔案見《保密管理制度》。
第二十二條 借閱檔案人員對案卷要妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷,如造成檔案資料損壞的,視情況進行處理。
第二十三條 外單位調(diào)閱、借離或復印公司業(yè)務檔案時,應持有單位介紹信,經(jīng)綜合管理部負責人同意后方可借閱、抄錄或復印。(見附件3)
第二十四條 檔案人員應加強檔案的編研工作,多渠道、多形式地開展利用工作,做好檔案利用效果的登記。
第七章 檔案的鑒定
第二十五條 公司行政副總經(jīng)理、綜合管理部負責人和有關部門負責人、業(yè)務人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組,每 5 年 1 次對文書檔案進行檢查鑒定工作,重新確定文件密級;并對失去保存價值的檔案提出意見,登記造冊,經(jīng)鑒定小組審核后報公司領導批準銷毀(見附件4)。
第二十六條 銷毀檔案應在指定地點進行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。
第二十七條 任何部門和個人未經(jīng)批準不得擅自銷毀檔案。
第八章 附則
第二十八條 本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。
