酒店裝飾工程資料管理辦法模版

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酒店裝飾工程資料管理辦法

第一節(jié) 技術往來文件的管理

一般技術往來文件是指裝飾工程準備階段和工程實施過程中,建設單位(甲方),施工單位(承包商),設計單位和其他有關單位及人員針對某個特定工程的往來函件,包括各種指示,通知,報告,請示,申請,邀請等文件。

一般技術往來文件是施工管理和施工索賠的原始依據(jù)之一,由專人統(tǒng)一分類編號后保存,以便于今后核查。

1.技術往來文件的管理

一般技術往來文件的種類很多,可按不同的分類方式設立管理系統(tǒng)。

一般技術往來文件的分類及管理方法

分類管理方法

甲方按日期保存來自甲方的函件,以及致甲方的函件的副本。

裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工程施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本。

監(jiān)理單位按類保存,并按時間登記,作好分發(fā)記錄。

分包商分類,按時間登記保存。

供應商分類,按時間登記保存。

包括專家顧問,外來檢查官員,參觀人士,工地服務機構,新聞媒體的評論,觀感,報道及其它資料,按時間順序登記,排列

2.裝飾工程公司在實施過程中應提交的書面通知和文件

一般技術往來文件的分類入管理方法

分類管理方法

裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工種施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本。

設計單位按類保存,并按時間登記,作好分發(fā)記錄。

監(jiān)理單位按時間保存監(jiān)理單位和函件及致監(jiān)理單位的函件,報告,請示,申請等的副本。

供應商分類,按時間登記保存。

職員關于職員任命及其它職員事宜的函件,應分類保存,但應同時按時間,筆劃或漢語拼音編制人員一覽表。

其它包括專家顧問,外來檢查官員,參觀人士,工地服務機構,新聞媒體等的評論,觀感,報道及其它資料,按時間順序登記,排列。

3.施工單位在實施過程中應提交的書面通知和文件

通知內容通知的時間限制

書面確認甲方的口頭指示應在前7天之內以書面形式向甲方確認,而甲方在7天之內未以書面形式加以否認,則此項指示可視為甲方的指示。

若對甲方的書面決定有疑問,可書面通知甲方予以證明或修正。無時間限制,如果工程師在該問題上維持原決定且雙方有爭論時,為了避免爭論,有時間限制。

應書面提供進一步詳情確和格式符合要求的工程進度計劃圖表在甲方提出要求后的合理時間內

擬定一份修訂的工程進度計劃,表明其對工程施工進度計劃所作的必要修改,以保證在竣工期內或獲準的延長竣工期內完成本工程。當工程的實際進度不符合已經同意的工程進度計劃,當甲方提出要求后,無論如何應盡快修訂

合同文件出現(xiàn)矛盾或含糊不清時,應書面通知甲方予以解釋和澄清無論何時出現(xiàn)此類問題,都可以并應時發(fā)出通知

通知甲方提供兩套施工圖復制件(包括原因和時間)需要使用圖紙前三日內發(fā)出

當遇到不可預見的不利實物障礙或自然條件影響工期和費用時,書面通知甲方盡可能早地發(fā)出通知

甲方指令引起誤期或誤期的附加費用,發(fā)出書面通知給甲方

接到甲方書面指令之后,盡早發(fā)出通知

要求甲方書面出原始基準點,基準線和參考標高,以及放線測量所需的附加數(shù)據(jù)放線之前

若甲方以書面形式提供的不正確數(shù)據(jù)導致工程任何部分的位置標高,尺寸或基準線出現(xiàn)任何差錯,裝飾工程公司應書面通知甲方,并要求增加費用盡可能早地通知

向甲方提交一份按合同規(guī)定承包商將有機得到的,全部支付,詳細的,分季度現(xiàn)金流通量估算表按甲方要求,盡快修訂

向甲方提交承包商的全權代表資料,使其全權化表對本工程進行監(jiān)督管理,應接受甲方的指示,需請甲方書面批準進場前,盡早地提交承包商全權代表的名字及檔案資料

當甲方發(fā)出指令要求進行合同之外的施工時,應書面通知甲方給予延期或費用補嘗施工前

由于甲方的風險所造成的損失或損壞,應書面通知甲方在甲方的風險造成危害后,盡可能早地通知

書面提交辦理本工程保險的保險公司和保險條款以征得甲方的同意在正式辦理工程保險之前

當發(fā)生任何人身和財產損害的事件時,要書面通知甲方,并寫明詳細原因和經過當損害事件發(fā)生時,要盡快通知甲方

要書面提交辦理第三方保險的保險公司和保險單及保險費的支付票據(jù)正常情況下甲方要求檢查保險單和保險費支付票據(jù)

由于甲方,其代理人或其雇員的任何行為過失造成了工人的事故或傷害等,應做出書面的詳細通知當這類事件發(fā)生時,應盡快通知甲方

向甲方書面提交合同規(guī)定的已辦保險并生效的保險單,及本期保險費的支付票據(jù)開工后的15天內

書面通知甲方,由于法令和規(guī)章的原因而支付的合同之外費用的詳細單據(jù),應包括在下期支付證書中當這些合同之外費用由裝飾工種公司支出后,盡快發(fā)出通知

由于交通要道公眾的障礙或相鄰房產的人員阻撓使工程誤期及產生附加費用在限定時間之內,提請甲方發(fā)出變更令或給予延長工期及追加費用

書面通知甲方,已按要求為其它施工單位提供便利和服務,以及由此導致的額外費用和工程誤期按甲方要求,或每月提交一次

當合同之外的試驗與檢驗符合甲方的要求時應書面通知甲方給予試驗或檢驗費用補償在試驗或檢驗之后提出

書面通知甲方對將要覆蓋的工種進行檢查在工程覆蓋前合適時間內

書面通知甲方,要將不符合合同規(guī)定的材料或設備從現(xiàn)場運走,并附代替材料或設備的清單在將不合格的材料或設備從現(xiàn)場運走之前通知

因停工導致延期或附加費用,應盡早發(fā)通知進行索賠,要甲方給予書面確認在停工事件開始發(fā)生的2天內,書面通知甲方

如果工程或其任何部分的進展暫停了84天,非裝飾工程公司對此暫停負責,否則裝飾工程公司可書面通知甲方,要求在28天對暫停工程繼續(xù)施工停工等84天起,盡早通知

對暫停工程要求復工工程未得準許時,裝飾工程公司應書面通知甲方,選擇將暫停的工作視為刪減,或者如果全部工作都被暫停,則將此合同視為無效合同要求復工未得到準許第28天后,盡早通知

當可能引起要求延期的事件發(fā)生和能被看清事前還是事后并可能查明之時,應書面通知甲方,需要延期的,要求有具體詳細證據(jù)材盡早通知

如果遇到緊急情況或有必須連續(xù)的工程施工之需要,必須在夜間或公休日進行施工時,要書面向甲方提出通知,并經許可確認方能施工加班施工之間

或緊急情況處理之時發(fā)出通知

書面提出申請加快工程進度的詳細步驟和方法當甲方通知工程進度太慢,為保證按合同竣工之需要而加快進度時,發(fā)出通知

整個工程已經實質上竣工,并合格地通過最后檢驗時,可書面通知甲方,要求簽發(fā)竣工交接證書,并附有在缺陷責任期內盡可能完成任何未完工作的書面保證當已經達到實質的要求,可向甲方提出,并在甲方檢驗滿意后,21天內得到本工程竣工交接證書

書面通知甲方,工程變更后使得原單價或費率已不合理,應予以調整變更工程執(zhí)行以前或執(zhí)行以后,盡早發(fā)出通知

書面提供給甲方工程計量的詳細資料,并協(xié)助其工作當甲方提出要求時

當簽發(fā)整個工程的竣工交接證書時,發(fā)現(xiàn)合同價格增加或減少總共超過'有效合同價格的15%',則發(fā)出書面通知,要求對合同金額予以調整或補償一筆費用在竣工交接證書簽發(fā)前或簽發(fā)后,應盡早發(fā)出通知給甲方

金額予以調整或補償一筆費用

書面通知甲方,提出需要使用計日工的原因,人員報表及計日工勞務費報價表供批準在計日工使用前和每天計日工干完工作后

在每月結束時,應書面向甲方遞交一份計日工所用勞務,材料和施工單位提供施工機具的有標價的結帳單 在計日工工作執(zhí)行后每月發(fā)出通知

書面通知甲方,表明進行索賠的意向在索賠事件發(fā)生后7天之內

書面提供和保持與索賠事件有關的當時記錄以全理地證實索賠的有效性當甲方要進及時提供

如果索賠事件連續(xù)發(fā)生,應不間斷的或在合理期限給甲方提供有關索賠的證據(jù)資料,數(shù)量計算的具體細節(jié)賬目,以及在索賠事件終止后的最后帳目索賠事件連續(xù)發(fā)生,以7天間隔報送索賠證據(jù)資料及帳目單,索賠事件終止后28天內報送最后帳目

當裝飾工程公司需將其施工機械,裝飾材料等運出工地時,應書面取得甲方的同意在要運出現(xiàn)場之前通知

向甲方書面提交有關暫定金額支出的所有報價單,發(fā)票,憑證或收據(jù)當甲方需要進,提交書面資料

書面提出對指定分包商的反對意見在提出指定后及下正式指令前,盡快向甲方提出

書面提供分包人已完成的工程或已提供的貨物,材料,設備或服務等費用清單當甲方需要時

書面通知甲方,因指定分包商的錯誤,承包商有下當?shù)目哿艋蚓芙^分包商的款項,并同時書面通知該指定分包商在考慮拒付指定分包商款額之前通知

在每月末,應書面向甲方提交本月已完成工程量等的月結帳單六份,并出承包商或其代表簽字每月末都按時書面通知

書面向甲方提交一份竣工結帳單,并附有詳細資料說明的證實文件在甲方簽發(fā)了整個工程竣工交接證書后84天之內書面通知

書面向甲方提交最后的結賬單,并附有詳細的證實文件在甲方簽發(fā)了缺陷責任終止證書后的56天之內

承包商應書面給甲方一份清單,確認最后結帳單的總金額在向甲方提交最后結帳單的同時

當施工單位嚴重違約并被提前終止合同時,若甲方有指令,裝飾施工單位應將合同中已簽有的供貨及材料或服務的契約利益等轉讓給甲方在甲方進駐工程現(xiàn)場與終止合同的14天后

當特殊風險發(fā)生,應書面通知甲方,并將費用開銷列明當特殊風險發(fā)生時和發(fā)生后都應及時迅速發(fā)出通知

書面通知甲方,解決甲乙雙方之間的爭端沒有時間限制,只要發(fā)生爭端即可發(fā)出通知

如果承包商不滿意甲方解決爭端的決定,可以書面通知甲方,要求對爭端的問題進行仲裁在書面通知書甲方和工程師需進行仲裁的申請書

當甲方違約時,裝飾工程公司應及時書面通知甲方,且可在其后采取相應措施一旦知道甲方違約,要盡快發(fā)出通知

當勞務和材料或其他影響工程施工成本的價格漲落而引起款項增減時,應書面通知甲方一旦發(fā)生,應盡快通知

4.圖紙資料

(1)圖紙登記應分清不同類別的圖紙

分別為已收到的圖紙,在工地繪制的圖紙和已發(fā)出的圖紙。

(2)登記時應標明的內容

圖紙的連續(xù)號碼:名稱;大小,種類,比例尺;修改日期;分發(fā)清單。

要特別注意修改圖紙的登記和保存。

5.報表監(jiān)理記錄

表報監(jiān)理記錄是甲方,監(jiān)理單位和承包商之間的工作表格或報告的總稱,是裝飾工程施工管理的主要工具。

這部分資料應嚴格按照時間順序保存,并同時編制分類一覽表。

第二節(jié) 工地會議

1、真參加甲方及監(jiān)理工程師組織和主持的第一次工地會議及經常性工地會議。了解會議主要內容做好充分的準備。第一次工地會議基本上是工程師和施工單位的第一次正式接觸,要確定許多影響以后工作的制度和原則,并且是決定工程何時或能否開工的關鍵環(huán)節(jié)。因此,第一次工地會議具有極其重要的作用必須認真對待并做好記錄。

1.1經常工地會議

1.1.1討論施工的問題

1.1.2就有關問題講座結果做出決定;

1.1.3記錄有關事宜。

經常工地會議是雙方互相通知重要情況的場所,也是定期檢查計劃與實際執(zhí)行情況偏差并著手糾正的良好機會,有助于避免誤會和分歧。

2.會議主要內容

2.1對上次會議記錄的確認;

2.2工程進展情況;

2.3對下一個報告期的進度預測;

2.4施工單位投入的人力情況;

2.5技術事宜;

2.6財務事宜;

2.7現(xiàn)工地其它施工單位,配套工程的協(xié)調問題;

2.8材料質量,供應及保管情況及施工現(xiàn)場的管理情況;

2.9對施工單位的通知和指令及對甲方及監(jiān)理單位的請示要求;

2.10索賠。

3、會議記錄

3.1經常工地會議的記錄是正式記錄,其重要性不僅在于指導和控制裝飾工程施工的管理,而且在發(fā)生爭議和索賠時會議記錄往往是主要判斷依據(jù),因此會議記錄必須由甲,乙雙方都表示同意才有效。

3.2會議記錄必須忠于事實及公平,應準確記錄在會議中發(fā)表的全部內容。

3.3會議記錄必須清楚地列出:會議地點及時間,出席者姓名及他們所代表的單位,會議中發(fā)言者的姓名及所發(fā)表的內容,決議事項,行動由何人何時執(zhí)行等內容。

3.4經常工地會議通常由總監(jiān)理工程師主持,裝飾工程施工單位負責記錄,整理,并在整理打印好的正式經常工地會議文件上簽署完畢,然后交予總監(jiān)理工程師審閱,簽署認可,最后分發(fā)各有關單位存檔。

3.5當經常工地會議會議記錄需進行個修改,或出現(xiàn)某些爭議時,應在下次

工地會議上討論與澄清并取得共識。若要對會議中的某個事項作進一步的解釋說明時,應采用書面的形式通知對方。

4常施工生產中,如落實工作安排,督促施工生產,總結工作情況,幫助和教育后,都需要通過會議的形式來解決。主要會議形式有:

4.1各工種和班組的班前會

4.2 這一種制度性會議,在上班前開15~30分鐘,由工長主持,項目經理和施工負責人應有選擇地參加一些關鍵工種班組的班前會,一般要督促落實兩個問題;

4.2.1總結前一天的工作。包括完成工作量,進度效率,施工質量,勞動安全,用料及文明施工;

4.2.2安排當天的工作。將當天施工內容,部位,數(shù)量,質量,安全,文明施工,技術要點的重點,相關施工規(guī)范等注意事項落實到人。

月,旬,周生產狀況總結會

4.2.3主要是總結一段時間內,全工地范圍在施工進度,安全質量,文明,效率,紀律等方面的情況,表揚先進,糾正錯誤行為。此類會議通常由項目副經理主持。

5、一般質量安全事故調查分析會

5.1優(yōu)劣時間現(xiàn)場會

裝飾工程施工工藝較為繁雜,當出現(xiàn)了先進施工工藝,優(yōu)質產品,合理化建議時,應及時組織有關施工班組學習和推廣。當發(fā)生了典型的違章和冒險工作業(yè),以及野蠻施工時,無論是否已造成損失,均應5。5.2及時糾正并召開現(xiàn)場會,對違章班組或個人進行批評和處理。

勞動競賽動員和評比會

第三節(jié) 竣工資料

1.竣工資料的主要內容及要求

1.1竣工工程項目一覽表:包括竣工工程名稱,位置,結構,層次,面積和附有設備,裝置等。

1.12圖紙會審記錄

1.13材料代用核定單

1.14施工組織方案和技術交底資料

裝飾工程施工組織方案應內容齊全,審批手續(xù)完備。如有較大的施工措施和工藝變動,要編入交工驗收資料。

技術交底包括設計交底,施工組織設計交底,主要分項工程施工技術交底,合同要點交底等。各項交底要有正式書面文字記錄和雙方簽認手續(xù)。

1.5材料,購配件,成品出廠證明和檢驗報告。

裝飾材料,材料半成品,成品均有出廠質量合格證明,表明出廠日期。

合格證和檢驗報告的抄件或復印件應注明原件存放單位,并附抄件人簽字和抄件(復印件)單位印章。

門窗框,門(窗)扇,石材,瓷磚除要有出廠質量合格證外,還應附有現(xiàn)場檢驗報告。

防火材料要有國家標準的合格證書和消防部門的使用許可證。

防火材料要有合格證或試驗報告;水泥出廠要有合格證或檢驗報告;焊接要有試驗報告和焊條合格證書;鋼材出廠要有合格證及試驗報告。

包括現(xiàn)場基準點,樓層基準線,預留孔洞和預埋件位置的檢查記錄。

1.7 隱檢記錄

泛指輕質隔斷墻,吊頂,墻紙,地毯,防水等項目的隱檢記錄。

1.8裝飾工程質量檢驗評定資料

包括所有分項工程應有的質量評定表及分布工程匯總評定表。

1.9 交竣工驗收書

裝飾工程施工單位(承包方),建設單位(發(fā)包方)和設計單位(設計師)三方簽認的竣工驗收單,送質量監(jiān)督部門進行核驗,合格后簽發(fā)的核定書。

1.10設計變更,洽商記錄

設計變更,洽商記錄應有設計單位,施工單位和建設單位三方代表簽證,經濟洽商可由裝飾工程施工單位和建設單位兩方代表簽證;

分包工程有關設計變更和洽商記錄應通過裝飾總承包單位辦理;

設計變更,洽商記錄按簽證日期先后順序編號,做到齊全,完整。

1.11竣工圖

凡原施工圖無變更的,可在新的原施工圖上加蓋'竣工圖'標志后作為竣工圖;

無大變更的可在原圖上改繪,有重大變更的應重新繪制竣工圖。

1.12施工日記

1.13其他(封面,總目錄)

2.竣工資料的歸檔

凡是移交的工程檔案和技術資料,必須做到真實,完整,有代表性,能如實地反映工程和施工中的情況。這些檔案資料不得擅自修改,更不得偽造。同時,凡移交的檔案資料,必須按照技術管理權限,經過技術負責人審查簽認,對曾存在的問題,評語要確切,經過認真的復查,并做出處理結論。