建筑公司法律事務管理辦法
建筑工程有限公司法律事務管理辦法
第一章 總則
第一條為建立健全晉城**建筑工程有限公司(以下簡稱**公司)的法律風險防范體系,規(guī)范法律事務管理,促進**公司依法經營,維護自身合法權益,結合**公司實際情況,制定本管理辦法。
第二條**公司法律事務工作遵循統(tǒng)一管理、分級負責、程序規(guī)范、勤勉盡職的原則。
第三條**公司法律事務工作主要包括:
1、為**公司重大經營決策提供法律意見。
2、參與起草、審核**公司重要的規(guī)章制度。
3、組織參與**公司的合并、分立、破產、投資、對外擔保、租賃、資產轉讓、資源整合等涉及**公司權益的重要經濟活動的法律事務。
4、合同審核、備案;監(jiān)督、檢查、考核和指導合同的簽訂、履行;組織協(xié)調合同糾紛事宜;參與**公司重大合同的調研、談判和起草工作。
5、接受**公司法定代表人的委托,代理**公司的訴訟和非訴訟活動。
6、外聘律師選聘及日常管理工作。
7、領導交辦的其他任務。
第四條**公司企業(yè)管理部是**公司的法律事務主管部門,統(tǒng)一管理**公司范圍內的法律事務工作。
第五條各子、分公司(以下簡稱各單位)應參照本辦法,建立健全法律事務管理制度。
第二章 重大經營決策法律論證
第六條本辦法所稱重大經營決策主要是指涉及企業(yè)分立、合并、破產、解散、增減資本以及重組改制、重大投融資、制訂和修改公司章程、產權(股權)變動、對外擔保、知識產權等對企業(yè)生存發(fā)展有重大影響的經營決策。
第七條**公司各單位重大經營決策應進行法律論證。**公司各單位在發(fā)生重大經營決策法律事務時,應當由本單位法律事務部門組織進行專門論證,并將重大經營決策基本情況及論證結果交由**公司企業(yè)管理部論證,并由外聘律師提出書面法律意見。
第八條法律論證的主要內容為:審查論證重大經營決策的合法性及法律可行性;設定的權利義務的法律后果;重大經營決策需履行的法律程序;重大經營決策潛在的法律風險;防范化解法律風險的措施;重大經營決策需要簽署的各種合同、協(xié)議等法律文件。
第九條重大經營決策未經法律論證,一律不得開展;經過法律論證認為存在違法違規(guī)情況時,要及時給予糾正。
第十條各單位向**公司報送涉及企業(yè)改制、并購、投融資方案,以及要求**公司出面協(xié)調有關法律問題的報告和請示,應附相關法律論證情況。
第十一條**公司各單位每半年應將本單位發(fā)生的重大經營決策以匯總表(附表1)的方式報送**公司企業(yè)管理部。主要內容包括:重大經營決策基本情況,法律論證情況,決策履行情況。
第十二條各單位發(fā)生的日常法律事務由各單位自行辦理,重大復雜、無法自行處理的法律事務一般應交由**公司企業(yè)管理部負責辦理。
第十三條需要**公司外聘的律師提供服務的,應事先填寫外聘律師服務申請卡(附表2),由企業(yè)管理部負責協(xié)調辦理。
第十四條特殊情況,需聘請律師的必須報**公司分管法律事務工作的領導批準。
第三章合同管理
第一節(jié)合同管理總則
第十五條本辦法所稱合同管理是指對合同訂立、履行、變更、終止、糾紛處理、監(jiān)督檢查等與合同有關的行為進行監(jiān)管控制。
第十六條合同管理原則:依法訂立合同、全面履行合同、有效監(jiān)控合同、及時處理合同糾紛。
第二節(jié) 合同訂立
第十七條 合同訂立實行經辦負責制,經辦人應對合同真實性、合法性、可行性、履行情況負責。合同需第三方履行的,經辦人應對合同履行情況進行監(jiān)督。
第十八條 簽訂合同時,經辦部門應當對合同相對方的主體資格、資信狀況和履約能力等進行審查,并建立用戶資信檔案。
第十九條 合同文本應當優(yōu)先采用國家或者行業(yè)制定的合同示范文本,沒有或者不宜采用國家或者行業(yè)合同示范文本時,應由經辦部門草擬合同文本。
第二十條 合同應標明以下內容:
1、合同當事人姓名。
2、合同標的、數(shù)量、質量、驗收標準和方式。
3、價款或酬金及支付方式。
4、履行地點、期限和方式。
5、違約責任。
6、合同爭議、糾紛解決方式。
7、合同變更或解除。
8、合同生效條件和時間。
9、合同簽章及簽訂時間。
10、其它需要標明的內容。
第二十一條 示范合同文本中未選擇的項目或未約定的空白欄,應當填寫'無'字樣。
第三節(jié) 審核、備案
第二十二條**公司企管部為合同管理部門,審核**公司各職能部門經辦的各類合同:
(一)機電部經辦的購銷合同;
(二)生產技術中心經辦的勘察設計類合同、基本建設類合同、技術類合同等;
(三)其他業(yè)務部門經辦的合同。
第二十三條以子公司名義簽訂的各類合同,由其自行審核,并對其自行審核的合同的合法性負責。授權分公司簽訂的各類合同,原則上由分公司自行審核,但下列合同應報送**公司專業(yè)部門及合同管理部門復審:
(一)使用**公司自有資金,但單項合同金額超過500萬元(含本數(shù))以上的項目。
(二)與集團公司以外單位簽訂的合同,單項合同金額在100萬元(含本數(shù))以上的合同;煤炭銷售合同金額在500萬元(含本數(shù))以上的合同。
(三)重大經營決策涉及的合同。
第二十四條各分公司依據(jù)本辦法第二十三條應報送**公司合同管理部門復審的合同,由本單位合同管理部門,自行組織評審,評審完畢,攜帶評審表及審核所需資料(中標通知書或相關決定)在相關專業(yè)部門審核后報合同管理部門審核。
第二十五條**公司各職能部門所簽合同,應經相關專業(yè)部門審核后,報合同管理部門審核。
第二十六條本辦法所稱'相關專業(yè)部門'是指**公司相關業(yè)務專業(yè)管理部門及**公司財務中心。相關業(yè)務專業(yè)管理部門對業(yè)務工作合理性負責審核,財務中心對款項及收付方式合理性進行審核。合同管理部門對合法性負責審核。
第二十七條經**公司合同管理部門審核的下列合同,應報送**公司分管合同的領導審核:
一、部門經辦的合同:
(一) 單項合同金額50萬元以上的采購合同,技術合同、勘察設計合同及其他業(yè)務部門經辦的合同;
(二) 單項合同金額200萬元以上的工程合同;
二、分公司經辦的合同:
分公司簽訂的需經**公司合同管理部門復審的合同;
三、重大經營決策涉及的合同及其它需經分管合同的領導簽字的合同。
第二十八條經**公司分管合同的領導審核后,需報送**公司總經理批準的合同:
一、部門經辦的合同:
(一)單項合同金額100萬元以上的采購合同,技術合同、勘察設計合同及其他業(yè)務部門經辦的合同;
(二)單項合同金額500萬元以上的工程合同;
二、分公司經辦的合同:
(一)授權分公司簽訂的使用**自有資金,單項合同金額在500萬元以上的合同;
(二)與集團公司以外簽訂的單項合同金額在500萬元以上的合同,(煤炭銷售合同金額在800萬元以上的合同);
三、重大經營決策涉及的合同及特別需要總經理批準的合同。
第二十九條需報送董事長批準的合同:
一、部門經辦的合同:
(一)單項合同金額500萬元以上的采購合同,技術合同、勘察設計合同及其他業(yè)務部門經辦的合同;
(二)單項合同金額1000萬元以上的工程合同;
二、分公司經辦的合同:
(一)授權分公司簽訂的使用**自有資金,單項合同金額在1000萬元以上的合同;
(二)與集團公司以外單位簽訂的單項合同金額在1000萬元以上的合同;
三、重大經營決策涉及的合同及特別需要董事長批準的合同。
以上合同價款的劃分均包含本數(shù)。
第三十條需要合同管理部門審核的合同,合同經辦部門應通知**企業(yè)管理部參與合同的談判、并按照合同審核程序表(見附表3)履行簽訂合同程序。
第三十一條各子、分公司及合同經辦部門負責所經辦合同的簽訂、履行、存檔等管理工作。經**公司合同管理部門審核的合同,應在合同審核后一個工作日內在合同管理部門備案,備案的資料包括前期調研資料、相對方的資質、中標通知書、審批卡、合同文本等與所簽合同有關的所有資料。**公司各子、分公司及合同經辦部門應當于每月28日前向**公司合同管理部門報送上月簽訂合同匯總表(附表4)和簽訂合同明細表(附表5),**公司合同管理部門應予以匯總上報集團公司備案。
第四節(jié)合同履行、監(jiān)督
第三十二條各級合同經辦部門應當確保合同全面履行。嚴格執(zhí)行先審核后簽約的程序,禁止先履行后簽約的行為。
**公司合同管理部門對合同履行進行監(jiān)督檢查。
各子、分公司及**公司合同經辦部門應當每半年向**公司合同管理部門報送合同履行情況表(附表6)報送時間分別為7月10日前和次年元月10日前。
第三十三條**公司合同管理部門定期組織審計、監(jiān)察、計劃、財務和有關職能部門共同進行合同評審,主要評審以下內容:
(一)合同訂立的合法性;
(二)合同審核程序的執(zhí)行情況;
(三)合同履行情況;
(四)合同糾紛處理情況;
(五)合同標的的使用情況;
(六)維護自身合法權益情況;
(七)其它與合同有關的事項。
第三十四條如果我方不能全面履行合同,合同經辦部門應當積極采取補救措施,減少損失;遇有不可抗力等影響合同履行時,應當及時以書面形式通知對方,并注意收集、保全有關證據(jù)。
第三十五條發(fā)現(xiàn)對方不履行或不完全履行合同時,合同經辦部門除應督促對方繼續(xù)履行外,還應當在發(fā)現(xiàn)之日起三日內將對方不履行或不完全履行合同的情況報送**公司合同管理部門,并注意收集、保全有關證據(jù)。
第三十六條發(fā)生合同爭議,合同經辦部門應當在三日內作出處理,爭議發(fā)生起七日內仍無法解決的,應當將爭議及時報**公司合同管理部門。**公司合同管理部門在受理爭議起三日內組織爭議處理小組,擬定處理方案,報分管領導批準后執(zhí)行。
第三十七條合同變更、轉讓和解除的,合同經辦部門應當進行登記并注意收集、保全有關證據(jù),并應向**公司合同管理部門備案。
第四章 授權委托書管理
第三十八條**公司行政辦公室是授權委托書辦理部門。
第三十九條法定代表人授權代理人代理事項的,代理人應按要求填寫授權委托申請表(附表7),經法定代表人批準后,由**公司行政辦公室辦理授權委托書(見附表8)。
第四十條授權事項的代理期間原則上不超過一年。
每年12月20日至12月30日統(tǒng)一辦理年度授權委托書更換手續(xù)。
第四十一條授權委托書內容發(fā)生變動的,代理人應及時辦理變更手續(xù),原授權書應交回**公司行政辦公室廢止。
第四十二條代理人負責對授權事項進行日常管理。
第四十三條代理人應當于每季度首月的5號前,向行政辦公室反饋上季度授權委托事項階段性完成情況(附表9)。年末應同時反饋全年授權委托事項完成情況。
代理人在代理期間屆滿或授權事項完成時,應當向委托人反饋授權委托事項全面完成情況。
第五章 合同專用章管理
第四十四條**公司行政辦公室是合同專用章的管理部門,應制定合同專用章管理辦法。
第四十五條合同專用章刻制申請,由**公司行政辦公室召集相關業(yè)務主管部門及合同管理部門初審,經公司領導批準后,行政辦公室出具介紹信,由承辦部門(單位)到公安機關刻制。
合同專用章刻制后三日內,應向**公司業(yè)務主管部門及合同管理部門作印模備案(附表10),**公司行政辦公室下文啟用,并確定保管及使用辦法。
第四十六條合同專用章管理部門應當妥善保管和規(guī)范使用合同專用章。
合同專用章管理部門應當制定合同專用章管理制度,建立合同專用章使用登記臺賬,并報**公司行政辦公室備案。
第四十七條停止使用合同專用章的,應在合同專用章注銷后七日內向**公司行政辦公室及相關部門備案。辦理注銷備案時應附報注銷原因、公告等相關材料。
第六章 訴訟糾紛處理
第四十八條本辦法所稱訴訟事務,是指以**公司及所屬各單位為一方當事人,由人民法院或仲裁機構、行政機關受理、裁決的所有爭議法律事項。
第四十九條**公司各單位發(fā)生的訴訟事務,應事先向**公司法律事務管理部門匯報,并在**公司法律事務管理部門全程指導下辦理。
第五十條**公司有關部門及單位在經營管理活動中發(fā)現(xiàn)公司的利益可能或正在受到損害,或者被其他組織或個人起訴而被動參與(包括可能涉及)訴訟活動的,當事人、有關責任人和所在部門、單位應及時收集證據(jù)并向所在部門、單位的負責人反映,以備訴訟工作的順利開展。
第五十一條法律糾紛所涉及的相關業(yè)務經辦人應全程協(xié)助訴訟代理人員處理糾紛,并對糾紛的責任實行終身負責。
第五十二條**公司各單位將本單位當年度辦理的訴訟案件統(tǒng)計情況列表(附表11)在當年12月25日前向**公司法律事務部報告,列表內容包括訴訟案件的件數(shù)、當事人情況、案由、標的額、立案日期、結案日期及方式、挽回或避免經濟損失數(shù)額等。
第七章附則
第五十三條 國家法律、法規(guī)、政策有相關規(guī)定,本辦法未作詳細規(guī)定的,應按國家法律、法規(guī)、政策執(zhí)行。
第五十四條 本辦法解釋權歸**公司企業(yè)管理部。
第五十五條 本辦法自發(fā)文之日起正式施行,**企字[2005]第223號文件《晉城**建筑工程有限公司合同管理辦法》同時予以廢止。
附件1:表格1-11法律事務管理辦法表格.doc
