中學(xué)儀器設(shè)備驗(yàn)收入庫(kù)管理辦法
九江中學(xué)儀器設(shè)備驗(yàn)收、入庫(kù)管理暫行辦法
為了進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校儀器設(shè)備管理,保證儀器設(shè)備管理規(guī)范化、制度化、信息化,根據(jù)《事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》(財(cái)政部第36號(hào)文件)、南京市教育局《關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的規(guī)定(試行)有關(guān)文件要求,特制定暫行辦法。
一、職責(zé)
第一條凡使用學(xué)校預(yù)算經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)、基建經(jīng)費(fèi)和各種自籌經(jīng)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)或接受捐贈(zèng)以及自制的教學(xué)科研儀器設(shè)備、行政設(shè)備、家具等資產(chǎn),其產(chǎn)權(quán)均屬學(xué)校所有,符合本要求的均由學(xué)校后勤保障處組織辦理驗(yàn)收、入庫(kù)、登記手續(xù),財(cái)務(wù)處審核、報(bào)銷(xiāo)。
第二條辦理儀器設(shè)備驗(yàn)收入庫(kù)時(shí),應(yīng)明確管理單位(部門(mén))資產(chǎn)使用、保管責(zé)任人,并將保管單位(部門(mén))和保管人員的姓名登記入賬。
第三條屬于多部門(mén)或多人共用的儀器設(shè)備要求明確一個(gè)保管部門(mén)和使用保管責(zé)任人。
第四條學(xué)校各單位(部門(mén))是儀器設(shè)備使用和保管的基層單位。后勤保障處負(fù)責(zé)編制全校統(tǒng)一的單位信息管理系統(tǒng)代碼。
第五條各單位(部門(mén))儀器設(shè)備管理責(zé)任人協(xié)助后勤保障處做好儀器設(shè)備驗(yàn)收、入庫(kù)和登記工作。儀器設(shè)備管理責(zé)任人的確定和調(diào)整,由各單位(部門(mén))提出,報(bào)后勤保障處備案。后勤保障處根據(jù)管理要求,定期開(kāi)展有關(guān)培訓(xùn)工作,進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。
第六條各單位(部門(mén))購(gòu)置儀器設(shè)備,必須按學(xué)校設(shè)備采購(gòu)有關(guān)規(guī)定的程序執(zhí)行。經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的設(shè)備購(gòu)置執(zhí)行計(jì)劃文件是儀器設(shè)備驗(yàn)收、入庫(kù)、登記的必備憑據(jù)之一。對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)擅自購(gòu)買(mǎi)的儀器設(shè)備,不予辦理驗(yàn)收、入庫(kù)和登記手續(xù)。
二、有關(guān)入庫(kù)驗(yàn)收程序
第七條經(jīng)批準(zhǔn)購(gòu)置的儀器設(shè)備,根據(jù)經(jīng)辦單位(部門(mén))的不同,可以采用以下兩種入庫(kù)驗(yàn)收管理流程:
(一)各單位(部門(mén))負(fù)責(zé)經(jīng)辦的儀器設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收登記流程
(1)設(shè)備到校,由各單位(部門(mén))儀器設(shè)備管理責(zé)任人負(fù)責(zé)協(xié)助本單位(部門(mén))領(lǐng)導(dǎo),落實(shí)管理使用單位(部門(mén))和使用管理責(zé)任人,組織驗(yàn)收,根據(jù)設(shè)備銘牌上的名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格等信息,填寫(xiě)《設(shè)備驗(yàn)收單》,輸入數(shù)據(jù),完成后發(fā)送到后勤保障處信箱。
(2)后勤保障處對(duì)各單位(部門(mén))提交的《設(shè)備驗(yàn)收單》,進(jìn)行初步審核,符合要求的通知用戶(hù),打印《設(shè)備驗(yàn)收單》。
(3)使用單位(部門(mén))和使用管理責(zé)任人在《設(shè)備驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn),指定有關(guān)人員攜發(fā)票和《設(shè)備驗(yàn)收單》到后勤保障處辦理入庫(kù)手續(xù)。
(4)在后勤保障處辦理入庫(kù)手續(xù)時(shí)對(duì)《設(shè)備驗(yàn)收單》上使用保管責(zé)任人是否簽字確認(rèn)、設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)和規(guī)格等信息是否輸入完整等,進(jìn)行再次審核。對(duì)符合要求的,由后勤保障處在《入庫(kù)單》上簽字蓋章,一式三聯(lián),其中的一聯(lián)返回院(部)保管,一聯(lián)留后勤保障處備查,一聯(lián)給經(jīng)手人隨發(fā)票到財(cái)務(wù)處報(bào)銷(xiāo)。
(二)由后勤保障處經(jīng)辦的政府采購(gòu)儀器設(shè)備驗(yàn)收、入庫(kù)、登記流程
第八條 設(shè)備到校,后勤保障處通知各單位(部門(mén))資產(chǎn)管理兼職責(zé)任人組織驗(yàn)收。
驗(yàn)收辦法同上。區(qū)別是一式三份的《入庫(kù)單》,其中的一聯(lián)返回校(部)保管,兩聯(lián)留后勤保障處,由后勤保障處采購(gòu)人員負(fù)責(zé)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù),即攜帶其中一份《入庫(kù)單》和政府采購(gòu)有關(guān)發(fā)票和文件,辦理經(jīng)費(fèi)結(jié)算手續(xù)。
第九條儀器設(shè)備到校后,按照“分級(jí)管理”的原則,由申購(gòu)單位(部門(mén))負(fù)責(zé)完成以下驗(yàn)收手續(xù):
1、儀器設(shè)備采購(gòu)合同生效后,申購(gòu)單位(部門(mén))應(yīng)負(fù)責(zé)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作,明確驗(yàn)收、領(lǐng)用、使用管理責(zé)任人員,落實(shí)放置地點(diǎn),配備所需環(huán)境設(shè)施,準(zhǔn)備工作完成后,通知送貨到校。
2、后勤保障處負(fù)責(zé)通知供貨商和申購(gòu)單位(部門(mén)),確定驗(yàn)收辦法,并要求供貨商隨同儀器設(shè)備,攜帶有關(guān)采購(gòu)合同、發(fā)票等憑據(jù),在指定時(shí)間內(nèi)到申購(gòu)單位(部門(mén))確定的地點(diǎn),進(jìn)行驗(yàn)貨。
3、儀器設(shè)備批量?jī)r(jià)值在10萬(wàn)元以上、單件價(jià)值在5萬(wàn)元以上的大型精密儀器設(shè)備驗(yàn)收,需成立驗(yàn)收小組。驗(yàn)收小組由后勤保障處、項(xiàng)目申請(qǐng)單位(部門(mén))、供應(yīng)商,并會(huì)同有關(guān)歸口管理部門(mén)組成,逐條考核儀器設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)和性能,驗(yàn)收完成后,各方在《儀器設(shè)備驗(yàn)收單》上共同簽字確認(rèn)。
4、驗(yàn)收辦法:
(1)設(shè)備到達(dá)指定地點(diǎn)后,由供貨單位負(fù)責(zé)開(kāi)箱。
(2)申購(gòu)單位(部門(mén))負(fù)責(zé)清點(diǎn)、檢查設(shè)備的外包裝與數(shù)量是否符合要求;對(duì)照發(fā)票、說(shuō)明書(shū)、裝箱單及其它技術(shù)資料,檢查設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、性能(主要技術(shù)指標(biāo)),附件及有關(guān)技術(shù)資料等,與合同有關(guān)條款和發(fā)票是否相符,發(fā)票金額與合同金額是否相符;
(3)由供貨商負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試和試運(yùn)轉(zhuǎn),申購(gòu)單位(部門(mén))負(fù)責(zé)在驗(yàn)收單上作好詳細(xì)記錄。如果申購(gòu)單位(部門(mén))自行安裝,必須在供貨商的指導(dǎo)下,按照使用說(shuō)明書(shū)的規(guī)定進(jìn)行安裝、調(diào)試,不得盲目安裝、操作和使用,造成損壞的要承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。
(4)儀器設(shè)備驗(yàn)收應(yīng)以合同和技術(shù)說(shuō)明書(shū)為依據(jù)。驗(yàn)收中若發(fā)現(xiàn)型號(hào)、規(guī)格不符,附配件及資料不全等問(wèn)題的,應(yīng)及時(shí)提出,填寫(xiě)《儀器設(shè)備驗(yàn)收問(wèn)題處理報(bào)告》,通知后勤保障處或直接向供應(yīng)單位(部門(mén))交涉,研究處理辦法,做好善后處理工作。
(5)儀器設(shè)備驗(yàn)收合格后,固定資產(chǎn)責(zé)任人會(huì)同設(shè)備領(lǐng)用人對(duì)照設(shè)備的銘牌、合同、說(shuō)明書(shū)等,逐件登記,填寫(xiě)《驗(yàn)收單》;登記完成后,編上自編號(hào),貼上小標(biāo)簽,在《驗(yàn)收單》和發(fā)票原件上簽字確認(rèn),以示保管責(zé)任,再經(jīng)單位(部門(mén))負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后,交本單位(部門(mén))固定資產(chǎn)兼職責(zé)任人匯總,統(tǒng)一送后勤保障處辦理入庫(kù)登記手續(xù)。
(6)入庫(kù)登記時(shí),使用單位(部門(mén))應(yīng)將儀器設(shè)備所附的軟件、技術(shù)資料、使用說(shuō)明書(shū)、圖紙等復(fù)印并列出清單,有關(guān)原件送后勤保障處存檔,復(fù)印件由申購(gòu)單位(部門(mén))保管。單件價(jià)值在5萬(wàn)元以上的大型、貴重、精密儀器設(shè)備的技術(shù)檔案原件由后勤保障處轉(zhuǎn)交校辦公室檔案部門(mén)存檔。
(7)進(jìn)口設(shè)備由后勤保障處、申購(gòu)單位(部門(mén))和經(jīng)銷(xiāo)單位共同驗(yàn)收;合同規(guī)定由外商安裝調(diào)試的設(shè)備,必須由外商技術(shù)人員開(kāi)箱,并安裝調(diào)試。
(8)驗(yàn)收完成期限。單價(jià)10萬(wàn)元以下的儀器設(shè)備到校后,原則上應(yīng)在7天內(nèi)完成
驗(yàn)收手續(xù),單價(jià)10萬(wàn)元(含)以上的儀器設(shè)備原則上應(yīng)在14天內(nèi)完成驗(yàn)收手續(xù)。
三、入庫(kù)登記、記帳規(guī)定
第十條入庫(kù)登記要符合以下要求:
驗(yàn)收合格后,申購(gòu)單位(部門(mén))須備齊以下材料,辦理入庫(kù)手續(xù):
(1)儀器設(shè)備采購(gòu)合同等批準(zhǔn)文件;
(2)申購(gòu)單位(部門(mén))負(fù)責(zé)人及使用管理人員簽字確認(rèn)的購(gòu)置發(fā)票;
(3)申購(gòu)單位(部門(mén))簽字確認(rèn)的《驗(yàn)收單》;
(4)所購(gòu)設(shè)備的全套技術(shù)資料原件(含說(shuō)
明書(shū)、保修卡等)。
第十一條經(jīng)后勤保障處辦理入庫(kù)手續(xù)后,即進(jìn)入建賬階段。建賬要求如下:
1、儀器設(shè)備入賬主要分為三類(lèi)登記:
(1)儀器設(shè)備固定資產(chǎn)賬,主要指500元以上、具有單獨(dú)使用功能、能夠保持一年以上外部形態(tài),且使用期限在一年以上的物品。
(2)低值耐用品賬,主要指500元(不含500元)以下和500元以上(含500元)、能夠保持一年以上外部形態(tài),且使用期限在一年以上的物品。
(3)易耗品和材料。不能保持一年以上外部形態(tài)或使用期限在一年以下有關(guān)物品。
2、由后勤保障處在《入庫(kù)單》上注明:屬專(zhuān)用設(shè)備還是一般設(shè)備。專(zhuān)用設(shè)備是指教學(xué)單位(部門(mén))領(lǐng)用,且單價(jià)在500元以上的儀器設(shè)備(不含家具),其它均為一般設(shè)備。
3、低于500元以下且能保持一年以上外部形態(tài)或使用期限的物品,由各單位(部門(mén))負(fù)責(zé)填寫(xiě)入庫(kù)驗(yàn)收單,直接到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù),但記入本單位(部門(mén))《低值耐用品明細(xì)賬》,明確領(lǐng)用人,由單位(部門(mén))負(fù)責(zé)管理。
4、家具類(lèi)物品不論購(gòu)置單價(jià),均由申購(gòu)單位(部門(mén))到后勤保障處辦理登記入庫(kù)手續(xù)。
5、實(shí)驗(yàn)室所用易耗品和有關(guān)材料,申購(gòu)單位(部門(mén))在本單位(部門(mén))填寫(xiě)入庫(kù)單后,直接到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù),記入本單位(部門(mén))的《易耗品和材料明細(xì)賬》,由單位(部門(mén))負(fù)責(zé)管理。
6、捐贈(zèng)的儀器設(shè)備,由接受單位(部門(mén))到后勤保障處辦理入庫(kù)手續(xù)后,到財(cái)務(wù)處做賬,并記入本單位(部門(mén))《固定資產(chǎn)明細(xì)賬》。
7、財(cái)務(wù)處根據(jù)設(shè)備處《入庫(kù)單》,給予報(bào)銷(xiāo),并在會(huì)計(jì)憑證的“摘要欄”內(nèi),登記入庫(kù)的“設(shè)備編號(hào)”或“入庫(kù)單號(hào)”以便今后備查。
8、對(duì)于單價(jià)500元以上(含500元),且不能獨(dú)立使用的儀器設(shè)備配件、附件,可以有兩種方法登記入賬:
一是將配件單價(jià)直接計(jì)入增加主機(jī)價(jià)值,并在固定資產(chǎn)明細(xì)表的備注中注明單價(jià)增加的原因。
二是作為儀器設(shè)備單獨(dú)登記入帳。500元以下的配件、附件,由申購(gòu)單位(部門(mén))在本單位(部門(mén))填寫(xiě)入庫(kù)單后,直接到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。
9、使用科研經(jīng)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)的儀器設(shè)備,由申購(gòu)單位(部門(mén))的科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與委托保管單位(部門(mén))商定,指定保管責(zé)任人,辦理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)。辦理入庫(kù)時(shí)除上述材料以外,還需要附“科研項(xiàng)目合同任務(wù)書(shū)”并經(jīng)科研處和委托保管單位(部門(mén))簽字確認(rèn)方可入帳。
10,以贈(zèng)送、支援或?qū)ν獬鍪劭蒲械犬a(chǎn)品為目的,而使用本校經(jīng)費(fèi)(含科研等經(jīng)費(fèi))購(gòu)置的設(shè)備等物品,均要辦理入庫(kù)手續(xù)。贈(zèng)送或出售時(shí),再按資產(chǎn)處置有關(guān)規(guī)定辦理銷(xiāo)賬手續(xù)。
11、儀器設(shè)備計(jì)價(jià)要求:
1、自制的儀器設(shè)備,按實(shí)際發(fā)生的全部工、料、費(fèi)計(jì)價(jià)入帳。
2、無(wú)價(jià)調(diào)入、帳外盤(pán)盈和其它原因增加的儀器設(shè)備,不能查明原價(jià)的,可以估價(jià)入帳。
3、調(diào)出、變賣(mài)、報(bào)廢的儀器設(shè)備,按原價(jià)注銷(xiāo)。
4、明確“教學(xué)”和“行政”在“使用方向”上的劃分原則。根據(jù)學(xué)校確定的教學(xué)和行政單位(部門(mén)),凡教學(xué)部門(mén)(單位)購(gòu)進(jìn)的資產(chǎn)一律在使用方向上列為“教學(xué)”;行政部門(mén)購(gòu)進(jìn)的資產(chǎn)列為“行政”。
第十二條本暫行辦法自頒布之日起實(shí)施,以往有關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本辦法為準(zhǔn)。
