萬(wàn)科物業(yè)綠化物資采購(gòu)管理辦法
vk物業(yè)綠化物資采購(gòu)管理辦法
1.目的
為了加強(qiáng)綠化工程部物資采購(gòu)的管理和監(jiān)控,確保綠化工程的順利開(kāi)展。
2.范圍
適用于公司綠化工程部
3.職責(zé)
部門/崗位工作內(nèi)容
總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的物資審核、審批
相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的物資審核、審批,采購(gòu)行為監(jiān)控。
參與現(xiàn)場(chǎng)議價(jià)。
部門經(jīng)理負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的物資審核、審批
負(fù)責(zé)對(duì)部門物資采購(gòu)的監(jiān)控
工程主管負(fù)責(zé)對(duì)工程用物資采購(gòu)的審核
養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)綠化養(yǎng)護(hù)類物資采購(gòu)的申請(qǐng)、審核
工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)工程用物資的申請(qǐng)、驗(yàn)收、領(lǐng)用控制與監(jiān)督
部門采購(gòu)員負(fù)責(zé)物資的采(訂)購(gòu)
苗木(物資)驗(yàn)收人負(fù)責(zé)部門工程(苗木)物資的驗(yàn)收,獨(dú)立于采購(gòu)員。
4.方法與過(guò)程控制
4.1中標(biāo)工程的物資采購(gòu)申請(qǐng)
項(xiàng) 目操作辦法
合同評(píng)審評(píng)審時(shí),須附《綠化苗木采購(gòu)申請(qǐng)單》。
物資申請(qǐng)根據(jù)《綠化苗木采購(gòu)申請(qǐng)單》費(fèi)用按審批權(quán)限分批借款采購(gòu),每張《綠化苗木采購(gòu)申請(qǐng)單》對(duì)應(yīng)一家供應(yīng)商。
報(bào)銷時(shí)附填寫完整的《綠化苗木采購(gòu)申請(qǐng)單》按權(quán)限審批后進(jìn)行報(bào)銷。
合同簽訂按地產(chǎn)公司的合同文本簽訂工程合同
4.2 地產(chǎn)公司指定的零星工程物資或甲供物資采購(gòu)申請(qǐng)
項(xiàng) 目操作辦法
物資申請(qǐng)根據(jù)《綠化苗木采購(gòu)申請(qǐng)單》費(fèi)用按審批權(quán)限分批借款,每張《綠化苗木采購(gòu)申請(qǐng)單》對(duì)應(yīng)一家供應(yīng)商。
報(bào)銷時(shí)附填寫完整的《綠化苗木采購(gòu)申請(qǐng)單》按權(quán)限審批后報(bào)銷。
甲供物資附發(fā)票、按地產(chǎn)相關(guān)部門要求到地產(chǎn)報(bào)銷
合同如地產(chǎn)公司事后要求補(bǔ)簽合同時(shí),按合同管理程序進(jìn)行
資料部門保存簽證單、業(yè)務(wù)指令單等記錄
4.3物業(yè)服務(wù)中心補(bǔ)苗及部門工具用品的采購(gòu)申請(qǐng)
項(xiàng) 目操作辦法
苗木類申請(qǐng)人填寫《綠化苗木采購(gòu)申請(qǐng)單》,每張《綠化苗木采購(gòu)申請(qǐng)單》對(duì)應(yīng)一家供應(yīng)商。 非苗木類填寫物資申請(qǐng),按權(quán)限審批后采購(gòu)。
4.4采購(gòu)行為、資金的管理辦法
項(xiàng) 目操作辦法
常用綠化苗木采購(gòu)應(yīng)建立部門供應(yīng)商名錄(填寫《合格物資供方(品牌)一覽表》)及價(jià)格清單,并掛部門內(nèi)部網(wǎng)頁(yè),長(zhǎng)期合作的應(yīng)每年簽訂框架協(xié)議,每次采購(gòu)時(shí)可不簽訂采購(gòu)協(xié)議。
市外苗木采購(gòu)市外采購(gòu)要求有兩人同時(shí)在場(chǎng),并選擇在有正規(guī)發(fā)票的供應(yīng)商購(gòu)買。
單宗采購(gòu)金額在50000元以上及單宗人工服務(wù)外包額在10000元以上的須有公司職能部門人員參與現(xiàn)場(chǎng)議價(jià),填寫《供方現(xiàn)場(chǎng)(約見(jiàn))評(píng)審記錄表》(人工外包的單獨(dú)簽訂施工協(xié)議)。
結(jié)賬應(yīng)以轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行。特殊情況下需使用現(xiàn)金付款超過(guò)5000(含)元以上,必須事前經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,支付時(shí),金額在10000元以上的必須兩人以上前往結(jié)賬;金額在30000元以上的必須由公司財(cái)務(wù)人員陪同結(jié)賬。
不簽訂采購(gòu)協(xié)議的,須提供供應(yīng)商的電話、姓名、地址等相關(guān)資料。
甲供物資在地產(chǎn)相關(guān)部門參與及授權(quán)下進(jìn)行,并由參與人員及授權(quán)人簽字確認(rèn)。
市內(nèi)苗木采購(gòu)在價(jià)格、質(zhì)量同等條件下,應(yīng)選擇在合格供應(yīng)商采購(gòu)。
結(jié)賬以轉(zhuǎn)賬方式,可采取月、季等期限定期付款。
合格供應(yīng)商無(wú)需要的苗木或價(jià)格不合理時(shí),經(jīng)部門經(jīng)理同意后可以在其它苗場(chǎng)采購(gòu)。
如不能進(jìn)行支票交易,按市外采購(gòu)規(guī)定執(zhí)行或供應(yīng)商直接到財(cái)務(wù)管理部結(jié)賬。
不簽訂采購(gòu)協(xié)議的,須提供供應(yīng)商的電話、姓名、地址等相關(guān)資料。
其他物資采購(gòu)按《采購(gòu)管理程序》要求執(zhí)行
4.5驗(yàn)收入庫(kù)及報(bào)銷辦法
項(xiàng) 目操作辦法
養(yǎng)護(hù)綠化苗木項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)驗(yàn)收,核對(duì)實(shí)數(shù),并在供應(yīng)商送貨單收貨人處簽名、填寫《綠化部苗木(物資)采購(gòu)驗(yàn)收單》?，F(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)用物資。不再填寫《進(jìn)倉(cāng)單》和《物資領(lǐng)(借)用單》。
憑送貨單、發(fā)票、《綠化苗木采購(gòu)申請(qǐng)單》、《綠化部苗木(物資)采購(gòu)驗(yàn)收單》等資料報(bào)銷。
工程綠化苗木
設(shè)備工具、藥品、肥料等備用品由專人驗(yàn)收入庫(kù),倉(cāng)管員填寫《進(jìn)倉(cāng)單》、入賬。
物資領(lǐng)借用按《物資存儲(chǔ)及管理程序》執(zhí)行。
憑《進(jìn)倉(cāng)單》、發(fā)票等報(bào)銷。
土方、陶粒、一次性消耗品工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)驗(yàn)收,核對(duì)實(shí)數(shù),并在《物資申請(qǐng)單》'備注'欄中簽名,現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)用。不再填寫《進(jìn)倉(cāng)單》和《物資領(lǐng)(借)用單》。
采購(gòu)憑送貨單、發(fā)票、《物資申請(qǐng)單》復(fù)印件等資料報(bào)銷。
4.6 本辦法中未明確規(guī)定的內(nèi)容,按公司《采購(gòu)管理程序》執(zhí)行。
5.相關(guān)文件
vkwy7.4-z01 《采購(gòu)管理程序》
vkwy7.5.5-z01《物資存儲(chǔ)及管理程序》
6.記錄表格
vkwy7.4-z01-f1《物資申購(gòu)單》
vkwy7.4-z01-f3《物資/服務(wù)申請(qǐng)報(bào)告》
vkwy7.5.5-z01-f1《進(jìn)倉(cāng)單》
vkwy7.5.5-z01-f2 《物資領(lǐng)(借)用單》
vkwy7.5.1-j01-06-f1 《綠化苗木采購(gòu)申請(qǐng)單》
vkwy7.5.1-j01-06-f2 《供方現(xiàn)場(chǎng)(約見(jiàn))評(píng)審記錄表》
vkwy7.5.1-j01-06-f3 《綠化部苗木(物資)采購(gòu)驗(yàn)收單》
