部門(mén)文件管理規(guī)定辦法
部門(mén)文件管理規(guī)定
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類(lèi)文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書(shū))登記簽收、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。
在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員(文書(shū))需注意檢查封口,對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對(duì)上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1. 收發(fā)員(文書(shū)) 拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上'文件處理傳閱單',作分類(lèi)登記編號(hào)、保管。
2.本單位外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書(shū))進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書(shū))分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。
為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。
如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書(shū))應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。
對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書(shū)),閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。
如有領(lǐng)導(dǎo)'批示'、'擬辦意見(jiàn)'辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書(shū)),切忌橫傳。
5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。
不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各 群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。
黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。
群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)單位影響較大,涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。
其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng);
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各科室書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請(qǐng);
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。
嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě);
4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);
5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。
對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚;
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽;
9.文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書(shū))統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印;
11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專(zhuān)人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書(shū))分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條,對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。
任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書(shū))對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。
(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。
如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書(shū))負(fù)責(zé)歸檔:
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
(3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄;
(4)支部黨代表大會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等;
(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。
重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷(xiāo)毀
第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件,應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書(shū))和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷(xiāo)毀。
第十七條 實(shí)施及修改 本辦法經(jīng)決策會(huì)通過(guò)后實(shí)施,修改時(shí)亦同。
