公司倉庫盤點管理辦法2

公司倉庫盤點管理辦法2

公司倉庫盤點管理辦法(二)

1.0目的

制定合理的盤點作業(yè)流程,以確保公司庫存商品盤點的正確性,達到倉庫商品有效管理和公司財產(chǎn)有效管理的目的。

2.0范圍

盤點范圍:倉庫所有庫存商品

3.0職責(zé)

倉庫部:負責(zé)組織、實施倉庫盤點作業(yè)、最終盤點數(shù)據(jù)的查核,校正,盤點總結(jié)。

財務(wù)部:負責(zé)稽核倉庫盤點作業(yè)數(shù)據(jù),以反饋其正確性。

it部:負責(zé)盤點差異數(shù)據(jù)的批量調(diào)整。

4.0管理流程

4.1 盤點方式

4.1.1 定期盤點

4.1.1.1 月末盤點

4.1.1.1.1 倉庫平均每兩月組織一次盤點,盤點時間一般在第二月的月底;

4.1.1.1.2 月末盤點由倉庫負責(zé)組織,財務(wù)部負責(zé)稽核;

4.1.1.2 年終盤點

4.1.1.2.1 倉庫每年進行一次大盤點,盤點時間一般在年終放假前二周;

4.1.1.2.2 年終盤點由倉庫負責(zé)組織,財務(wù)部負責(zé)稽核;

4.1.1.3 定期盤點作業(yè)流程參照4.2-4.7執(zhí)行;

4.1.2 不定期盤點

4.1.2.1 不定期盤點由倉庫自行根據(jù)需要進行安排,盤點流程參考4.2-4.7,且可靈活調(diào)整;

4.2 盤點方法及注意事項

4.2.1 盤點采用實盤實點方式,禁止目測數(shù)量、估計數(shù)量;

4.2.2 盤點時注意商品的擺放,盤點后需要對商品進行整理,保持原來的或合理的擺放順序;

4.2.3 所負責(zé)區(qū)域內(nèi)商品需要全部盤點完畢并按要求做相應(yīng)記錄;

4.2.4 參照初盤、復(fù)盤、查核、稽核時需要注意的事項;

4.2.5 盤點過程中注意保管好“盤點表”,避免遺失,造成嚴重后果;

4.3盤點計劃

4.3.1 盤點計劃書

4.3.1.1 月底盤點由倉庫和財務(wù)部自發(fā)根據(jù)工作情況組織進行,年終盤點需要征得總經(jīng)理的同意;

4.3.1.2 開始準(zhǔn)備盤點一周前需要制作好“盤點計劃書”,計劃中需要對盤點具體時間、倉庫停止作業(yè)時間、帳務(wù)凍結(jié)時間、初盤時間、復(fù)盤時間、人員安排及分工、相關(guān)部門配合及注意事項做詳細計劃。

4.3.2 時間安排

4.3.2.1 初盤時間:確定初步的盤點結(jié)果數(shù)據(jù);我司初盤時間計劃在一天內(nèi)完成;

4.3.2.2 復(fù)盤時間:驗證初盤結(jié)果數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性;我司復(fù)盤時間根據(jù)情況安排在第一天完成或在第二天進行;

4.3.2.3 查核時間:驗證初盤、復(fù)盤數(shù)據(jù)的正確性;我司查核時間安排在初盤、復(fù)盤過程中或復(fù)盤完成后由倉庫內(nèi)部指定人員操作;

4.3.2.4 稽核時間:稽核初盤、復(fù)盤的盤點數(shù)據(jù),發(fā)現(xiàn)問題,指正錯誤;我司稽核時間根據(jù)稽核人員的安排而定,在初盤、復(fù)盤的過程中或結(jié)束后都可以進行,一般在復(fù)盤結(jié)束后進行;

4.3.2.5 盤點開始時間和盤點計劃共用時間根據(jù)當(dāng)月銷售情況、工作任務(wù)情況來確定,總體原則是保證盤點質(zhì)量和不嚴重影響倉庫正常工作任務(wù);

4.3.3 人員安排

4.3.3.1 初盤人:負責(zé)盤點過程中商品的確認和點數(shù)、正確記錄盤點表,將盤點數(shù)據(jù)記錄在“盤點數(shù)量”一欄;

4.3.3.2 復(fù)查人:初盤完成后,由復(fù)盤人負責(zé)對初盤人負責(zé)區(qū)域內(nèi)的商品進行復(fù)盤,將正確結(jié)果記錄在“復(fù)盤數(shù)量”一欄;

4.3.3.3 查核人:復(fù)盤完成后由查核人負責(zé)對異常數(shù)量進行查核,將查核數(shù)量記錄在“查核數(shù)量”一欄中;

4.3.3.4 稽核人:在盤點過程中或盤點結(jié)束后,由總經(jīng)理和財務(wù)部指派的稽核人、和倉庫經(jīng)理負責(zé)對盤點過程予以監(jiān)督、盤點商品數(shù)量、或稽核已盤點的商品數(shù)量;

4.3.3.5 數(shù)據(jù)錄入員:負責(zé)盤點查核后的盤點數(shù)據(jù)錄入電子檔的“盤點表”中;

4.3.3.6 根據(jù)以上人員分工設(shè)置、倉庫需要對盤點區(qū)域進行分析進行人員責(zé)任安排;

4.3.4 相關(guān)部門配合事項

4.3.4.1 盤點前一周發(fā)“倉庫盤點計劃“通知財務(wù)部、采購部、客服部、銷售部、it部,并抄送總經(jīng)理,說明相關(guān)盤點事宜;倉庫盤點期間禁止商品出入庫;

4.3.4.2 盤點五天前要求采購部盡量要求供應(yīng)商或物流將貨物提前或延后送至倉庫收貨,以提前完成收貨及入庫任務(wù),避免影響正常發(fā)貨;

4.3.4.3 盤點三天前通知采購部,要求其在盤點前4小時完成檢驗任務(wù),以便倉庫及時完成商品入庫任務(wù);

4.3.4.4 盤點前和it部主管溝通好,預(yù)計什么時間將最終盤點數(shù)據(jù)給到,由其安排對數(shù)據(jù)進行庫存調(diào)整工作;

4.3.5 物資準(zhǔn)備

盤點前需要準(zhǔn)備a4夾板、筆、透明膠、盤點盤點卡;

4.3.6盤點工作準(zhǔn)備

4.3.6.1盤點一周前開始追回借出商品,在盤點前一天將借出商品全部追回,未追回的要求其補相關(guān)單據(jù);因時間關(guān)系未追回也未補單據(jù)的,借出商品數(shù)量作為庫存盤點,并在盤點表上注明,借料(商品)單作為依據(jù);

4.3.6.2 盤點前需要將所有能入庫歸位的商品全部歸位入庫登帳,不能歸位入庫或未登帳的進行特殊標(biāo)示注明不參加本次盤點;

4.3.6.3 將倉庫所有商品進行整理整頓標(biāo)示,所有商品外箱上都要求有相應(yīng)商品sku、儲位標(biāo)示。同一儲位商品不能放超過2米遠的距離,且同一區(qū)域的商品不能放在另一區(qū)域上。

4.3.6.4 盤點前倉庫帳務(wù)需要全部處理完畢;

4.3.6.5 帳務(wù)處理完畢后需要制作“倉庫盤點表”;并將完成后的電子檔發(fā)郵件給對應(yīng)財務(wù)人員);

4.3.6.6 在盤點計劃時間只有一天的情況下,需要組織人員先對庫存商品進行初盤;

4.4 盤點會議及培訓(xùn)

4.4.1 倉庫盤點前需要組織參加盤點人員進行盤點作業(yè)培訓(xùn),包括盤點作業(yè)流程培訓(xùn)、上次盤點錯誤經(jīng)驗、盤點中需要注意事項等;

4.4.2 倉庫盤點前需要組織相關(guān)參加人員召開會議,以便落實盤點各項事宜,包括盤點人員及分工安排、異常事項如何處理、時間安排等;

4.4.3 盤點前根據(jù)需要進行“模擬盤點”,模擬盤點的主要目的是讓所有參加盤點的人員了解和掌握盤點的操作流程和細節(jié),避免出現(xiàn)錯誤;

4.5 盤點工作獎懲

4.5.1 在盤點過程中需要本著“細心、負責(zé)、誠實”的原則進行盤點;

4.5.2 盤點過程中嚴禁弄虛作假,虛報數(shù)據(jù),盤點粗心大意導(dǎo)致漏盤、少盤、多盤,書寫數(shù)據(jù)潦草、錯誤,丟失盤點表,隨意換崗;復(fù)盤人不按要求對初盤異常數(shù)據(jù)進行復(fù)盤,“偷工減料”;不按盤點作業(yè)流程作業(yè)等(特殊情況需要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn));

4.5.3 對在盤點過程中表現(xiàn)特別優(yōu)異和特別差的人員參考“倉庫管理及獎懲制度”做相應(yīng)考核;

4.5.4 倉庫根據(jù)最終“盤點差異表”數(shù)據(jù)及原因?qū)ο嚓P(guān)責(zé)任人進行考核;

4.6 盤點作業(yè)流程

4.6.1 初盤前盤點

4.6.1.1 因時間安排原因,盤點總共只有一天或時間非常緊張的情況下,可安排合適人員先對庫存商品進行初盤前盤點;

4.6.1.2 初盤前盤點作業(yè)方法及注意事項

4.6.1.2.1 最大限度保證盤點數(shù)量準(zhǔn)確;

4.6.1.2.2 盤點完成后將外箱口用膠布封上,并要求將盤點卡貼在外箱上;

4.6.1.2.3 已經(jīng)過盤點封箱的商品在需要拿貨時一定要如實記錄出庫信息;

4.6.1.2.4盤點時順便對商品進行歸位操作;

4.6.1.3 初盤前盤點作業(yè)流程

4.6.1.3.1 準(zhǔn)備好相關(guān)作業(yè)文具及“盤點卡”;

4.6.1.3.2 按區(qū)域的先后順序依次對區(qū)域上的箱裝(袋裝,以下統(tǒng)稱箱裝)商品進行點數(shù);

4.6.1.3.3 如發(fā)現(xiàn)箱裝商品不滿時,可根據(jù)經(jīng)驗?zāi)贸鲆欢〝?shù)量放在箱內(nèi);保證箱裝商品為“整十”或“整五”數(shù)最好;

4.6.1.3.4 點數(shù)完成后在盤點卡上記錄sku、儲位、盤點日期、盤點數(shù)量、并確認簽名;

4.6.1.3.5 將完成的“盤點卡”貼在或訂在外箱上;

4.6.1.3.6 最后對已盤點商品進行封箱操作;

4.6.1.4 初盤前已盤點商品進出流程

拿出商品后在外箱上貼的“盤點卡”上予以記錄拿貨日期、數(shù)量、并簽名;

4.6.2初盤

46.2.1 初盤方法及注

意事項

46.2.1.1 只負責(zé)“盤點計劃”中規(guī)定的區(qū)域內(nèi)的初盤工作,其他區(qū)域在初盤過程不予以負責(zé);

4.6.1.1.2 按儲位先后順序和先盤點散件商品再盤點箱裝商品的方式進行先后盤點,不允許采用散件商品與箱裝商品同時盤點的方法;

4.6.1.1.3 所負責(zé)區(qū)域內(nèi)的商品一定要全部盤點完成;

4.6.2.1.4初盤時需要重點注意下盤點數(shù)據(jù)錯誤原因:商品儲位錯誤,商品標(biāo)示sku錯誤,商品混裝等;

4.6.2.2 初盤作業(yè)流程

4.6.2.2.1 初盤人準(zhǔn)備相關(guān)文具及資料(a4夾板、筆、盤點表);

4.6.2.2.2 根據(jù)“盤點計劃”的安排對所負責(zé)區(qū)域內(nèi)進行盤點;

4.6.2.2.3 按散裝商品的儲位先后順序?qū)ι⒀b商品進行盤點;

4.6.2.2.4 散裝商品點數(shù)完成確定無誤后,根據(jù)儲位和sku在“盤點表”中找出對應(yīng)的商品行,并在表中“散裝商品盤點數(shù)量”一欄記錄盤點數(shù)量;

4.6.2.2.5 按此方法及流程盤完所有散裝商品;

4.6.2.2.6 繼續(xù)盤點箱裝商品,也按照箱子擺放的順序進行盤點;

4.6.2.2.7 在此之前如果安排有“初盤前盤點”,則此時只需要根據(jù)商品外箱“盤點卡”上的標(biāo)示確定正確的sku、儲位信息和盤點表上的sku、儲位信息進行對應(yīng),并在“盤點表”上對應(yīng)的“箱裝盤點數(shù)量”一欄填上數(shù)量即可,同時需要在“盤點卡”上進行盤點標(biāo)記表示已經(jīng)記錄了盤點數(shù)量;

4.6.2.2.8 如之前未安排“初盤前盤點”或發(fā)現(xiàn)異常情況(如外箱未封箱、外箱破裂或其他異常時)需要對箱內(nèi)商品進行點數(shù);點數(shù)完成確定無誤后根據(jù)外箱“盤點卡”上信息在對應(yīng)盤點表的“箱裝盤點數(shù)量”一欄填上數(shù)量即可;

4.6.2.2.9 按以上方法及流程完成負責(zé)區(qū)域內(nèi)整個區(qū)域商品的盤點;

4.6.2.2.10 初盤完成后根據(jù)記錄的盤點異常差異數(shù)據(jù)對商品再盤點一次,以保證初盤數(shù)據(jù)的正確性;

4.6.2.2.11 在盤點過程中發(fā)現(xiàn)異常問題不能正確判定或不能正確解決時可以找“查核人”處理。初盤時需要重點注意下盤點數(shù)據(jù)錯誤原因:商品儲位錯誤,商品標(biāo)示sku錯誤,商品混裝等;

4.6.2.2.12 初盤完成后,初盤人在“初盤盤點表”上簽名確認,簽字后將初盤盤點表復(fù)印一份交給倉庫經(jīng)理存檔,并將原件給到指定的復(fù)盤人進行復(fù)盤;

4.6.2.2.13 初盤時如發(fā)現(xiàn)該區(qū)域商品不在所負責(zé)的盤點表中,但是屬于該區(qū)域商品,同樣需要進行盤點,并對應(yīng)記錄在“盤點表”的相應(yīng)欄中;

4.6.2.2.14 特殊區(qū)域內(nèi)(無儲位標(biāo)示商品、未進行歸位商品)的商品盤點由指定人員進行;

4.6.2.2.15 初盤完成后需要檢查是否所有箱裝商品都有進行盤點,和箱上的盤點卡是否有表示已記錄盤點數(shù)據(jù)的盤點標(biāo)記。

4.6.3 復(fù)盤

4.6.3.1 復(fù)盤注意事項

4.6.3.1.1復(fù)盤時需要重點查找以下錯誤原因:商品儲位錯誤,商品標(biāo)示sku錯誤,商品混裝等;

4.6.3.1.2 復(fù)盤有問題的需要找到初盤人進行數(shù)量確認;

4.6.3.2 復(fù)盤作業(yè)流程

4.6.3.2.1 復(fù)盤人對“初盤盤點表“進行分析,快速作出盤點對策,按照先盤點差異大后盤點差異小、再抽查無差異商品的方法進行復(fù)盤工作;復(fù)盤可安排在初盤結(jié)束后進行,且可根據(jù)情況在復(fù)盤結(jié)束后再安排一次復(fù)盤;

4.6.3.2.2 復(fù)盤時根據(jù)初盤的作業(yè)方法和流程對異常數(shù)據(jù)商品進行再一次點數(shù)盤點,如確定初盤盤點數(shù)量正確時,則“盤點表”的“復(fù)盤數(shù)量”不用填寫數(shù)量;如確定初盤盤點數(shù)量錯誤時,則在“盤點表”的“復(fù)盤數(shù)量”填寫正確數(shù)量;

4.6.6.2.3 初盤所有差異數(shù)據(jù)都需要經(jīng)過復(fù)盤盤點;

4.6.6.2.4 復(fù)盤時需要重點查找以下錯誤原因:商品儲位錯誤,商品標(biāo)示sku錯誤,商品混裝等;

4.6.6.2.5 復(fù)盤完成后,與初盤數(shù)據(jù)有差異的需要找初盤人予以當(dāng)面核對,核對完成后,將正確的數(shù)量填寫在“盤點表”的“復(fù)盤數(shù)量”欄,如以前已經(jīng)填寫,則予以修改;

4.6.6.2.6 復(fù)盤人與初盤人核對數(shù)量后,需要將初盤人盤點錯誤的次數(shù)記錄在“盤點表”的“初盤錯誤次數(shù)”中;

4.6.6.2.7 復(fù)盤人不需要找出商品盤點數(shù)據(jù)差異的原因,如果很清楚確定沒有錯誤可以將錯誤原因?qū)懺诒P點表備注欄中;

4.6.6.2.8 復(fù)盤時需要查核是否所有的箱裝商品全部盤點完成及是否有做盤點標(biāo)記。

4.6.6.2.9.復(fù)盤人完成所有流程后,在“盤點表”上簽字并將“盤點表”給到相應(yīng)“查核人”;

4.6.4 查核

4.6.4.1 查核注意事項

4.6.4.1.1 查核最主要的是最終確定商品差異,和差異原因;

4.6.4.1.2 查核對于問題很大的,也不要光憑經(jīng)驗和主觀判斷,需要找初盤人或復(fù)盤人確定;

4.6.4.2 查核作業(yè)流程

4.6.4.2.1 查核人對復(fù)盤后的盤點表數(shù)據(jù)進行分析,以確定查核重點、方向、范圍等,按照先盤點數(shù)據(jù)差異大后盤點數(shù)據(jù)差異小的方法進行查核工作;查核可安排在初盤或復(fù)盤過程中或結(jié)束之后;

4.6.4.2.2 查核人根據(jù)初盤、復(fù)盤的盤點方法對商品異常進行查核,將正確的查核數(shù)據(jù)填寫在“盤點表”上的“查核數(shù)量”欄中;

4.6.4.2.3 確定最終的商品盤點差異后需要進一步找出錯誤原因并寫在“盤點表”的相應(yīng)位置;

4.6.4.2.4 按以上流程完成查核工作,將復(fù)盤的錯誤次數(shù)記錄在“盤點表”中;

4.6.4.2.5 查核人完成查核工作后在“盤點表”上簽字并將“盤點表”交給倉庫經(jīng)理,由倉庫經(jīng)理安排“盤點數(shù)據(jù)錄入員”進行數(shù)據(jù)錄入工作;

4.6.5 稽核

4.6.5.1 稽核注意事項

4.6.5.1 倉庫指定人員需要積極配合稽核工作;

4.6.5.2 “稽核人”盤點的最終數(shù)據(jù)需要“稽核人”和倉庫“查核人”簽字確認方為有效;

4.6.5.2 稽核作業(yè)流程

4.6.5.2.1 稽核作業(yè)分倉庫稽核和財務(wù)行政稽核,操作流程基本相同;

4.6.5.2.2稽核人員用倉庫事先作好的電子檔的盤點表根據(jù)隨機抽查或重點抽查的原則篩選制作出一份“稽核盤點表”;

4.6.5.2.3 稽核根據(jù)需要在倉庫進行初盤、復(fù)盤、查核的過程中或結(jié)束之后進行稽核(具體時間參照“倉庫盤點計劃”);

4.6.5.2.4 稽核人員可先自行抽查盤點,合理安排時間,在自行盤點完成后,要求倉庫安排人員(一般為查核人)配合進行庫存數(shù)據(jù)核對工作;每一項核對完成無誤后在“稽核盤點表”的“稽核數(shù)量”欄填寫正確數(shù)據(jù);

4.6.5.2.5 稽核人員和倉庫人員核對完成庫存數(shù)據(jù)的確認工作以后,在“稽核盤點表”的相應(yīng)位置上簽名,并復(fù)印一份給到倉庫查核人員,有查核人負責(zé)查核;查核人確認完成后和稽核人一起在“稽核盤點表”上簽名;如配合稽核人員抽查的是查核人,則查核人可以不再復(fù)查,將稽核數(shù)據(jù)作為最終盤點數(shù)據(jù),但數(shù)據(jù)差異需要繼續(xù)尋找原因;

4.6.6 盤點數(shù)據(jù)錄入及盤點錯誤統(tǒng)計

4.6.6.1 經(jīng)倉庫經(jīng)理審核的盤點表交由倉庫盤點數(shù)據(jù)錄入員錄入電子擋盤點表中,錄入前將所有數(shù)據(jù),包括初盤、復(fù)盤、查核、稽核的所有正確數(shù)據(jù)手工匯總在 “盤點表”的“最終正確數(shù)據(jù)”中;

4.6.6.2 倉庫盤點錄入員錄入數(shù)據(jù)以“盤點表“的“最終正確數(shù)據(jù)”為準(zhǔn)錄入電子檔盤點表中,并將盤點差異原因錄入;

4.6.6.3 錄入工作應(yīng)仔細認真保證無絲毫錯誤,錄入過程發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時找相應(yīng)人員解決。

4.6.6.4 錄入完成以后需要反復(fù)檢查三遍,確定無誤后將電子檔“盤點表”發(fā)郵件給總經(jīng)理審核,同時抄送財務(wù)部,采購組,客服主管,it部主管;

4.6.7.最終盤點表審核

4.6.7.1 倉庫確認及查明盤點差異原因

4.6.7.1.1一般經(jīng)過倉庫確定的最終盤點表在盤點數(shù)據(jù)庫存調(diào)整之前沒有足夠的時間去查核,只能先將“盤點差異表”發(fā)給it部調(diào)整再查核未查明原因的盤點差異商品;在盤點差異商品較少的情況下,需要全部找出原因再經(jīng)過總經(jīng)理審核后再調(diào)整;

4.6.7.1.2 在盤點差異數(shù)據(jù)經(jīng)過庫存調(diào)整之后,倉庫繼續(xù)根據(jù)差異數(shù)據(jù)查核差異原因,需要保證將所有的差異原因全部找出。

4.6.7.1.3 全部找出差異原因后查核人將電子檔盤點表的差異原因更新,交倉庫經(jīng)理審核,倉庫經(jīng)理將商品金額納入核算,最終將“盤點差異(含商品和金額差異)表”呈交總經(jīng)

理審核簽字;

4.6.7.1.4 倉庫根據(jù)盤點差異情況對責(zé)任人進行考核;

4.6.7.1.5 倉庫對“盤點差異表”進行存檔;

4.6.7.2 財務(wù)確認

4.6.7.2.1 在倉庫盤點完成后,財務(wù)稽核人員在倉庫“盤點表”的相應(yīng)位置簽名,并根據(jù)稽核情況注明“稽核商品抽查率”、“稽核抽查金額比率”、“稽核抽樣盤點錯誤率”等;

4.6.7.2.2 總經(jīng)理審核完成后“盤點差異表”由財務(wù)部存檔;

4.6.8盤點庫存數(shù)據(jù)校正

4.6.8.1 總經(jīng)理書面或口頭同意對“盤點表”差異數(shù)據(jù)進行調(diào)整后,由it部門根據(jù)倉庫發(fā)送的電子檔“盤點表”負責(zé)對差異數(shù)據(jù)進行調(diào)整;

4.6.8.2 it部門調(diào)整差異數(shù)據(jù)完成后,形成“盤點差異表”并發(fā)郵件通知財務(wù)部、倉庫組、總經(jīng)理;

4.6.9 盤點總結(jié)及報告

4.6.9.1 根據(jù)盤點期間的各種情況進行總結(jié),尤其對盤點差異原因進行總結(jié),寫成“盤點總結(jié)及報告“;發(fā)送總經(jīng)理審核,抄送財務(wù)部;

4.6.9.2 盤點總結(jié)報告需要對以下項目進行說明:

本次盤點結(jié)果、初盤情況、復(fù)盤情況、盤點差異原因分析、以后的工作改善措施等;

4.7表單

4.7.1 盤點表

4.7.2 稽核盤點表