水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定辦法
水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)水利科學(xué)技術(shù)檔案(以下簡(jiǎn)稱水利科技檔案)管理工作,充分發(fā)揮水利科技檔案的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《水利檔案工作規(guī)定》等法律、法規(guī)以及規(guī)范性文件,結(jié)合水利科技工作實(shí)際,制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱水利科技檔案,是指在水利科技活動(dòng)過程中形成的,具有保存價(jià)值的,各種形式與載體的歷史記錄,是應(yīng)歸檔保存的水利科技文件材料。
第三條水利科技檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。
在水利部的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,水利科技檔案由各級(jí)水行政主管部門及其所屬單位(以下簡(jiǎn)稱各單位)的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)分級(jí)進(jìn)行管理,以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
第四條各單位應(yīng)認(rèn)真履行檔案管理與保護(hù)的法律責(zé)任和義務(wù),加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),建立健全水利科技檔案工作制度,統(tǒng)籌安排業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi),依法保障水利科技檔案工作的正常開展。
第五條本規(guī)定適用于各單位的水利科技檔案管理工作。
第二章收集歸檔
第六條水利科技文件材料的歸檔范圍,應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映水利科學(xué)技術(shù)研究、勘測(cè)與規(guī)劃設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)觀測(cè)與分析、項(xiàng)目建設(shè)與運(yùn)行維護(hù)、設(shè)備儀器制造等水利科技活動(dòng)的過程與結(jié)果。
具體內(nèi)容見附件《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》。
第七條應(yīng)歸檔的水利科技文件材料,須由文件材料產(chǎn)生、經(jīng)辦部門或項(xiàng)目(課題)組,指定專人進(jìn)行收集整理后,按規(guī)定移交給本單位檔案工作機(jī)構(gòu)集中管理,任何部門與個(gè)人均不得據(jù)為己有或拒絕按時(shí)歸檔。
第八條各單位應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行國家有關(guān)“同步管理”規(guī)定,把項(xiàng)目文件材料管理納入項(xiàng)目管理工作程序,列入有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍。
在下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃或簽訂項(xiàng)目合同、協(xié)議時(shí),應(yīng)同時(shí)明確項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔要求;在檢查項(xiàng)目進(jìn)度時(shí),應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目相關(guān)文件材料的收集、整理情況;在進(jìn)行項(xiàng)目鑒定(驗(yàn)收)時(shí),應(yīng)先期或同步檢查、驗(yàn)收項(xiàng)目文件材料的整理與歸檔情況;在科技人員考核與職稱評(píng)審涉及有關(guān)項(xiàng)目時(shí),應(yīng)有該項(xiàng)目已按要求完成歸檔工作的證明材料。
第九條完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的水利科技檔案是進(jìn)行項(xiàng)目鑒定(驗(yàn)收)的必備條件。
各單位科技、基建、檔案等業(yè)務(wù)主管部門要密切配合,嚴(yán)格把好項(xiàng)目的鑒定(驗(yàn)收)關(guān)。
凡水利科技檔案檢查、驗(yàn)收不合格項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的鑒定(驗(yàn)收),更不能申報(bào)科技獎(jiǎng)勵(lì)。
科研項(xiàng)目在申請(qǐng)驗(yàn)收(鑒定)前,其檔案應(yīng)先通過本單位檔案部門的審查、驗(yàn)收;重點(diǎn)科研項(xiàng)目和基本建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收,由項(xiàng)目驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)組織。
水利部要加強(qiáng)對(duì)各單位檔案驗(yàn)收情況的監(jiān)督檢查,如發(fā)現(xiàn)未經(jīng)檔案部門審查、驗(yàn)收或檔案不符合要求的科研項(xiàng)目,已獲得獎(jiǎng)勵(lì)或正在上報(bào)科研成果,科技部門將按規(guī)定推遲或撤消對(duì)該項(xiàng)目成果的獎(jiǎng)勵(lì)。
第十條水利科技文件材料的歸檔時(shí)限:反映水文、水資源、水土保持、勘測(cè)、規(guī)劃設(shè)計(jì)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的科技文件材料,一般應(yīng)按年度,在第2年上半年完成歸檔工作;各專業(yè)項(xiàng)目產(chǎn)生的科技文件材料,應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施完成后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作(周期較長的項(xiàng)目,可分階段或分單項(xiàng)計(jì)算歸檔時(shí)限);重要儀器設(shè)備的隨機(jī)文件材料,應(yīng)在安裝調(diào)試或開箱驗(yàn)收后1周內(nèi)完成歸檔工作;項(xiàng)目鑒定或驗(yàn)收形成的文件材料,應(yīng)在鑒定或驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。
第十一條各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際,制定本單位或系統(tǒng)水利科技檔案分類方案,細(xì)化歸檔范圍,明確整編要求。
歸檔的水利科技文件材料應(yīng)為正本,重要或有專門需要的水利科技文件材料,可適當(dāng)增加保管份數(shù),其相應(yīng)的電子文件材料應(yīng)按有關(guān)要求同步歸檔。
第十二條由若干單位協(xié)作或合作完成的項(xiàng)目,主持單位應(yīng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目重要文件材料的收集、歸檔工作;協(xié)作或合作的單位,應(yīng)負(fù)責(zé)其承擔(dān)項(xiàng)目產(chǎn)生水利科技文件材料的收集、歸檔工作,并將階段或結(jié)論性文件材料,報(bào)主持單位歸檔。
第十三條水利科技文件材料的整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2008)。
其中整理錄音、錄像、照片等聲像材料時(shí),應(yīng)注明材料反映的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景及作者等內(nèi)容。
第十四條電子文件歸檔,參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)、《cad電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(gb/t17678.1-1999、gb/t17678.2-1999)執(zhí)行。
重要的電子文件歸檔時(shí),應(yīng)形成相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。
第十五條水利科技文件材料歸檔時(shí),應(yīng)編制歸檔文件材料移交目錄(一式2份),由項(xiàng)目或課題的部門負(fù)責(zé)人審簽,交檔案部門查驗(yàn),交接雙方應(yīng)認(rèn)真履行交接手續(xù)。
對(duì)不符合要求的,檔案部門應(yīng)不予接收。
第三章保管利用
第十六條對(duì)已接收的水利科技檔案,檔案部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編目、入庫等管理工作,為檔案的保管利用創(chuàng)造條件。
第十七條各單位保管的水利科技檔案,應(yīng)使用檔案專用庫房和裝具,采取相應(yīng)防護(hù)措施,確保水利科技檔案的保管、保護(hù)條件滿足規(guī)范要求。
第十八條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案庫房管理制度,定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù),最大限度地延長檔案的價(jià)值時(shí)限。
第十九條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案利用制度,配備必要的檔案利用設(shè)施設(shè)備,積極開展水利科技檔案的利用與編研工作。
第二十條各單位應(yīng)做好水利科技檔案的統(tǒng)計(jì)工作,認(rèn)真執(zhí)行檔案年報(bào)的統(tǒng)計(jì)、報(bào)送制度。
第二十一條各單位應(yīng)積極開展水利科技檔案信息化建設(shè),確保水利科技檔案管理與本單位信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高水利科技檔案的現(xiàn)代化管理水平。
第二十二條各單位撤銷或合并時(shí),應(yīng)按照國家有關(guān)檔案歸屬與流向的要求處置原單位的檔案;專業(yè)技術(shù)人員在工作調(diào)離時(shí),須交清應(yīng)歸檔的水利科技文件材料或借閱的檔案,不得擅自留存或處理。
第二十三條各單位應(yīng)依據(jù)《水利部保密工作管理規(guī)定》(水辦[2005]380號(hào))和《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》(國家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國家保密局令第20號(hào))的要求,建立健全保密制度,加強(qiáng)對(duì)水利科技檔案的保密管理。
第二十四條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案鑒定、銷毀制度,并按要求對(duì)水利科技檔案進(jìn)行鑒定,提出保存或銷毀意見,報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。
銷毀檔案,應(yīng)到國家指定場(chǎng)所進(jìn)行監(jiān)銷,并由2名監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字。
銷毀清冊(cè)應(yīng)歸檔保存。
第二十五條水利科技檔案保管期限劃分為永久和定期(30年、10年)兩種。
劃分原則與標(biāo)準(zhǔn),參照《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條各單位應(yīng)按水利科技檔案移交進(jìn)館要求,向有關(guān)檔案館移交檔案。
第四章獎(jiǎng)懲
第二十七條對(duì)在水利科技檔案工作中做出突出成績的單位、部門或個(gè)人,上級(jí)主管部門或本單位應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第二十八條對(duì)于違反本規(guī)定的單位或個(gè)人,上級(jí)主管部門或本單位應(yīng)予以通報(bào)批評(píng),限期整改;對(duì)逾期未改的,應(yīng)按規(guī)定對(duì)相關(guān)單位或直接責(zé)任人給予處罰。
造成嚴(yán)重后果的,應(yīng)依法追究刑事責(zé)任。
第五章工作機(jī)制及人員
第二十九條水利部設(shè)有專門的檔案工作部門,在國家檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)下,依法對(duì)水利科技檔案工作履行如下職責(zé):
(一)貫徹落實(shí)國家檔案法規(guī)制度,制定、完善水利科技檔案規(guī)劃與規(guī)章制度;
(二)督促水利檔案法規(guī)制度的貫徹落實(shí);
(三)檢查、指導(dǎo)水利科技檔案工作;
(四)組織重點(diǎn)項(xiàng)目(課題)的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。
第三十條各單位應(yīng)結(jié)合工作職責(zé)與任務(wù),明確檔案工作部門和人員,依法加強(qiáng)檔案管理、認(rèn)真履行檔案管理職責(zé),為促進(jìn)水利科技檔案工作的健康、有序發(fā)展提供保障。
第三十一條水利科技檔案工作人員應(yīng)具備檔案專業(yè)和水利等相關(guān)專業(yè)知識(shí),愛崗敬業(yè),忠于職守,并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。
第三十二條各單位應(yīng)有計(jì)劃地開展對(duì)水利科技檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育,逐步提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。
第六章 附則
第三十三條本規(guī)定由水利部負(fù)責(zé)解釋。
第三十四條本規(guī)定自發(fā)布之日起施行,原水利部1988年9月2日發(fā)布的《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》和《水利科學(xué)技術(shù)檔案保管期限表》(水辦[1988]7號(hào))同時(shí)廢止。
