倉庫物料管理規(guī)定辦法
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倉庫物料管理規(guī)定[1]
第一章 總則
第一條:為規(guī)范倉儲過程中的物料管理,減少浪費,提高物料利用率,杜絕流失,保證公司財產安全,特制定本規(guī)定。
第二條:倉庫物料管理應堅持賬目健全、單據憑證格式統(tǒng)一、填寫規(guī)范、保存完整,堅持定額管理、定期盤點、賬物相符、標識清楚和先進先出的原則。
第三條:本規(guī)定所稱物料,是指構成產成品的零部件、原材料、半成品和輔助材料。
第二章 職責
第四條:物流經理負責對庫房的管理工作。
每月對物料消耗、利用與控制情況以及存貨周轉率進行分析、評價。
第五條:倉庫主管負責庫房的日常管理,以及各種出入庫賬目、單據和資訊報表、采購進貨的審核。
第六條:倉庫保管員負責編制日常采購計劃,物料倉儲保管和出入庫手續(xù)的辦理,定期進行盤點,確保流程規(guī)范、帳物相符。
第七條:倉庫開單員負責帳套系統(tǒng)、庫房采購價格體系的維護以及出入庫電腦手續(xù)的辦理,并按照財務部要求編制報表。
第八條:財務部指導倉庫健全相關賬目,并督促分公司倉庫執(zhí)行有關財務制度。
第三章 采購計劃
第九條:各庫房應按時編制月度采購計劃,日常采購計劃。
第十條:月度計劃由庫房主管組織制定,分公司經理負責審批,日常采購計劃由保管員根據月度采購計劃分解、結合實際庫存限額和采購前置時間表填寫《物資采購申請單》,由庫房主管審核。
第十一條:物料由多家供應商供應的應嚴格按照資源管理部下達的采購比例填寫《物資采購申請單》,并注明供應商名稱,電話、以及交貨時間。
第十二條:外購物料的《物資采購申請單》必須有供應部經理審核簽字或蓋章。
第十三條:有特殊要求的物料保管員在填寫《物資采購申請單》時須注明有關技術、質量、交貨期等要求。
第十四條:采購信息的傳遞,對于定點采購的物料經審核通過后電話或傳真的形式傳遞給供應商;外購的物料經審核后由庫房主管交供應部采購員采購。
第四章 物料入庫
第十五條:物料入庫前必須先經質檢部進行進貨質量檢驗,檢驗合格后開具《原材料、外協(xié)件含外購件檢驗入庫憑單》,并注明合格數(shù)量。
第十六條:保管員須核對《原材料、外協(xié)件含外購件檢驗入庫憑單》上所填寫的內容是否規(guī)范完整,物料的包裝及標識是否符合要求。
第十七條:保管員與送貨人當面核實入庫物料型號、規(guī)格、數(shù)量,在確認無誤后,保管員在《原材料、外協(xié)件含外購件檢驗入庫憑單》上進行入庫實物數(shù)量簽收確認,并將《原材料、外協(xié)件含外購件檢驗入庫憑單》的供應商聯(lián)交供應商。
第十八條:物料入庫交接完成后,數(shù)量須及時上卡,物料有確定價格的倉庫保管員應及時按照供應部下達的有效價格在《原材料、外協(xié)件含外購件檢驗入庫憑單》上填寫不含稅開單價格,交庫房電腦開單員在erp系統(tǒng)開具《入庫單》,雙方簽字確認后及時上臺帳。
檢驗憑單沒有檢驗人員簽字的不得開具入庫單據。
第十九條:《入庫單》和《原材料、外協(xié)件含外購件檢驗入庫憑單》作為入庫登賬的原始憑據要給予妥善保管。
在月未統(tǒng)一整理上交財務主管會計。
第二十條:對于外地供應商及送貨人未到場的,若物料的交庫數(shù)與實數(shù)不符時,應及時通知供應商核查。
第二十一條:對“技術更改”或“讓步接收”的物料入庫時,倉庫保管員要檢查物料是否有相應的標識及授權人員的簽字憑證。
此類物料在貯運過程中要采取必要的隔離措施,并對標識進行維護。
第二十二條:對于供應部月底才能確定入庫價格的保管員應妥善保管《原材料、外協(xié)件含外購件檢驗入庫憑單》,并當天在臺帳上進行數(shù)量登記,摘要欄注明《原材料、外協(xié)件含外購件檢驗入庫憑單》號。
月末價格確定后交開單員開具電腦系統(tǒng)《入庫單》。
并在臺帳上補上入庫價格和入庫單號。
對于供應部下達的價格調整單庫房主管和保管員、開單員應仔細核實調整后的價格是否正確(特別是調整單上的原價格一定要準確),核實清楚后方能開具入庫單,否則追究經濟責任。
無
第二十三條:外購物資到庫三天,未見結算單到庫的,保管員應向采購員提出查詢直至完成入庫為止。
第二十四條:暫收物料(暫時不能正常辦理入庫手續(xù))需報倉庫主管批準后方可放入倉庫存儲。
暫收物料須專門設立暫收物料賬目。
物料暫進庫后一定要有明確的狀況標識(如待檢,合格,不合格)和嚴格的批次管理(如按生產日期),以確保物料的正確發(fā)放和先進先出。
月末正式價格還未確定,但物料已經領用的,按照檢驗入庫憑單和供應部暫定價格開具入庫單送財務入賬。
待正式價格審批下達后另行開具價格調整單。
第二十五條:委外加工物料的入庫,保管員應仔細核對委外加工領用的數(shù)量與加工后的數(shù)量是否一致。
核實清楚后參照第十八條辦理入庫手續(xù),如差額超出標準范圍,應及時追查原因,并上報處理。
保管員每月底編制當月委托加工物料對賬單(見附錄b),對賬單須供方簽字確認。
第二十六條:按整套辦理入庫的物料,在供應商送貨不齊全的情況下不能辦理入庫手續(xù),具體參照第二十四條操作,但須登帳記錄差缺配件的名稱數(shù)量,等供應商全套配件送齊全后方能按照正常手續(xù)辦理入庫。
第二十七條:車間整件領用或不能按照計劃量配套出庫的原材料如漆包線、標準件等,剩余部分車間應開具調撥單及時退回倉庫;如車間需持續(xù)使用的,實物可不退回倉庫,但在月底盤點時若還有實物剩余的應從賬面上按照實際剩余數(shù)量先行退庫沖減當月的領用量,再重新辦理下月領用出庫手續(xù)。
第二十八條:車間退貨產品拆解產生的配件經檢驗能能達到預期質量要求的或經重新加工處理能滿足質量要求的由車間匯集,統(tǒng)計員憑質檢科出具的《檢驗入庫憑單》開具《內部調撥單》調入物料倉庫,調撥單上需注明入庫類別的編號(入庫類別見附錄f)。
倉庫須在臺帳和月報表上予以反應。
需重新加工的物料倉庫保管員須與正常物料分開單獨存放,同時要在倉庫殘次品物料匯總表上再次記錄匯總。
第五章 物料出庫
第二十九條:標準限額領料出庫,次日常規(guī)計劃生產用料倉庫保管員應在當日下午3點鐘前按照車間審批后的《生產計劃單》進行限額配料,并填寫流程卡或交接卡,車間憑生產計劃單領用。
車間與倉庫領料與發(fā)料時須當面交接核對型號、規(guī)格和數(shù)量。
第三十條:保管員應建立明細發(fā)料表,匯總每種物料當天的領料數(shù)量,并根據匯總數(shù)量開具《出庫單》,出庫單應有車間統(tǒng)計員簽字確認。
《出庫單》應妥善保存。
并在月末統(tǒng)一整理上交財務主管會計作為月報表的原始憑證。
第三十一條:在保證物料‘先進先出’的前提下,應考慮零散庫存的優(yōu)先取用及設計變更和現(xiàn)有呆料的優(yōu)先加速處理。
第三十二條:倉庫員在發(fā)放物料時,要注意先下帳或下卡,以防造成料卡或帳物不符,物料出庫時現(xiàn)場清點、核對。
第三十三條: “技術更改”和“讓步接收”的物料出庫時,須在流程卡上注明相應標識或“技術更改”和“讓步接收”字樣,做到“專件專用”。
第三十四條:因維修、試驗、超定額耗用等計劃外用料,分公司應單獨填制《領料單》并在領料單上注明領料用途即出庫類別編號(見附錄f),經分公司經理或其授權人員審批后到倉庫領取所需物料,倉庫保管員憑領料單發(fā)料。
第三十五條:發(fā)至生產車間的物料,因不合格需調換的車間應盡量安排集中調換,調換時由車間班組長開具《換料單》并在備注欄里注明調換原因,由工藝員和統(tǒng)計員簽字確認后一聯(lián)隨實物一起到倉庫等量調換,保管員要把每天的換料數(shù)量在《倉庫殘次品物料匯總表上》上進行統(tǒng)計,不需在臺帳和財務報表上體現(xiàn),但《換料單》和《倉庫殘次品物料匯總表上》需在月底上交財務會計。
與供應商數(shù)量打折調換的,損失部分出庫給生產公司計入生產成本。
第三十六條:對外銷售零部件時,應驗證銷售價格是否正確,若價格不符,保管員有權拒絕發(fā)貨并及時向主管領導匯報;價格核實無誤的,應立即開具《內部調撥單》同物料一起送交成品庫相應保管員簽收。
第三十七條:對外贈送的零部件出庫,保管員須憑購銷合同或公司領導審批簽字的憑據,開具《出庫單》出庫。
第三十八條:委托外協(xié)加工物料的出庫,在物料出庫前,倉庫保管員應作好備料工作;委托外協(xié)單位前來領取物料時,保管員應核查其領料人員是否屬委托加工方所授權領料之人(授權書見附錄a),核實后倉庫保管員應開具《出庫單》和《物料出門單》雙方需當面交接、簽字,由倉庫主管審核后出庫。
第三十九條:供應商退貨物料的出庫,對已驗收入庫的物料,在倉儲和制造過程中發(fā)現(xiàn)品質不良,則以《退貨單》出庫,退回原供應廠商,退貨出庫前,必須有供應商在《退貨單》上簽名,出門須如實開具《出門單》。
第四十條:呆廢料的報廢出庫:如庫存呆料已不堪使用,由倉庫保管員對呆料進行隔離和標識,并填寫《呆廢料報廢申請單》,經過有效審批后將物料轉交廢品庫,財務主管會計進行轉交數(shù)量監(jiān)督,由廢品庫保管員開具廢品入庫單,廢品入庫單應有型號規(guī)格數(shù)量,若廢品處理時存在計量單位轉換的應同時標注不同計量單位的計量數(shù)量,以便入賬統(tǒng)計分析。
《呆廢料報廢申請單》作為廢品入庫單的附件一同上交財務。
第六章 物料儲存保管
第四十一條:物料的儲存保管原則上應以物料的屬性、特點和用途規(guī)劃設置倉庫,并根據倉庫的條件考慮劃區(qū)分工,凡是吞吐量大的落地堆放,流轉量小的用貨架存放。
第四十二條:物料保管,應根據其自然屬性,考慮儲存的場所和按保管常識處理,可選擇墊、垛、蓋、通風、防潮、防雨、防爆、隔離等保管措施,經常輪翻保養(yǎng)所管物資,勿使公司財產發(fā)生保管失職損失。
第四十三條:物資的堆放原則是:在堆垛合理、安全可靠的前提下,根據特性,必須做到過目檢點方便、成行成列、文明整齊;同類物資堆放,要考慮先進先出,發(fā)貨方便,留有余地。
第四十四條:保管員對其經管的物料,包括庫存、代保管、待驗收材料以及設備、容器和使用工具等負有經濟責任和法律責任;倉庫物料如有損失、貶值、報廢、盤盈、盤虧等,保管員應以書面形式及時上報給倉庫主管,分析原因,查明責任,按規(guī)定辦理報批手續(xù)。
未經批準一律不得擅自處理,抽查帳、物、卡,發(fā)現(xiàn)實物有余缺量,憑上報數(shù)據為證,保管員不得采取“盈時多發(fā),虧時扣發(fā)”的違紀做法。
第四十五條:庫存物資發(fā)現(xiàn)不合格情況,應及時匯報,經判為不合格品后應標識隔離存放,嚴禁投產使用,并參照第三十九條處理,如因標志不明或工作馬虎,混入生產,保管員應負失職之責。
第七章 統(tǒng)計與盤點
第四十六條:實物入庫只能開具一次入庫單,無檢驗憑單、調價單等附件開具調整單必須經供應部或財務部經理批準簽字后才可執(zhí)行。
月度倉庫報表不允許出現(xiàn)數(shù)量或金額赤字。
價格調整金額應計入調整當月物料加權平均,追溯調整計入當月物料會造成波動異常(出現(xiàn)負數(shù)、±3%以上)的,或當月無可出庫物料的,應將調整額直接全額出庫調整銷售成本,不在倉庫報表反應。
第四十七條:倉庫保管員須建立手工臺帳并及時反應入出庫數(shù)量,入庫數(shù)量以檢驗合格單上確認的清點數(shù)量為準,并于每月10日、20日、25日及月底必須做當期的入出庫數(shù)量匯總,手工臺帳嚴禁用鉛筆登記。
第四十八條:每月末倉庫保管員自行檢查與電腦帳的出入庫數(shù)據,有差異須一天內找出原因。
實物入庫只能開具一次入庫單,檢驗憑單沒有檢驗人員簽字的不得開具入庫單據。
第四十九條:生產分公司經理、車間主任及庫房主管于每月的11日、21日、26日對倉庫的入、出庫數(shù)據進行檢查,并編制檢查記錄;檢查內容為檢驗單數(shù)量與手工帳數(shù)量是否相符,生產計劃單匯總數(shù)與手工帳出庫數(shù)及出庫單匯總數(shù)是否相符。
第五十條:財務人員將于每月12日、22日、27日或以后對當期材料出入庫數(shù)量進行檢查。
第五十一條:倉庫保管員應不定期開展現(xiàn)場物料滾動盤點,確保物料受控。
第五十二條:每月底,各庫房必須開展定期大盤點,編制《盤存表》、《物料月度收發(fā)存匯總表》并簽字確認,確保數(shù)據準確、賬物相符,《物料月度收發(fā)存匯總表》在每月3日上午上班前送交財務部,《盤存表》在每月3日下午下班前送交財務部,材料出入庫單據須在每月1日下午下班前送交財務部。
第五十三條:各部門經理、生產部或財務部每月應不定期組織人員監(jiān)督檢查倉庫流程的規(guī)范性和帳物的相符性,并做好抽查記錄,對不符合要求的地方提出整改意見。
第五十四條:開單員每月上旬應提供存貨周轉率分析報表。
分公司經理每月上旬應組織開展月度物料消耗與控制的分析和評價,查找問題與漏洞,制定實施改進措施。
第八章 附則
第五十五條:各部門可根據本制度,結合分公司庫房的實際情況,制定分公司庫房物料控制實施細則。
第五十六條:本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。
倉庫物料管理規(guī)定[2]
一、倉庫日常管理
1 、倉庫保管員必須合理設置各類物資和產品的明細賬簿和臺賬。
原材料倉庫必須根據實際情況和各類原材料的性質、用途、類型分明別類建立相應的明細賬。
2 、必須嚴格按照倉庫管理規(guī)程進行日常操作,倉庫保管員對當日發(fā)生的業(yè)務必須及時逐筆登記明細帳,做到日清日結,確保物料進出及結存數(shù)據的正確無誤。
及時登記明細帳,保證帳物一致。
3 、做好各類物料和產品的日常核查工作,倉庫保管員必須對各類庫存物資定期進行檢查盤點,并做到賬、物、腦三者一致。
如有變動及時向領導反映,以便及時調整。
4 、倉管人員應嚴格控制各類物資的庫存量;定期進行各類存貨的分類整理,對存放期限較長,逾期失效等不良存貨,要按月編制報表,報送部門領導。
二、入庫管理
1 、物料進庫時,倉庫管理員必須憑送貨單、檢驗合格單辦理入
庫手續(xù);拒絕不合格或手續(xù)不齊全的物資入庫,杜絕只見發(fā)票不見實物或邊辦理入庫邊辦理出庫的現(xiàn)象。
2 、入庫時,倉庫管理員必須查點物資的數(shù)量、規(guī)格型號、合格證件等項目,如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質量、單據等不齊全時,不得辦理入庫手續(xù)。
未經辦理入庫手續(xù)的原料一律不得入庫存放。
同時必須在短期內通知經辦人員負責處理。
3 、收料單的填開必須正確完整,供應單位名稱應填寫全稱并與送貨單一致。
每批材料入庫合計金額必須與發(fā)票上的金額一致。
三、出庫管理
1 、各類材料的發(fā)出,原則上采用先進先出法。
物料(包括原材料、半成品)出庫時必須辦理出庫手續(xù),特殊材料須持有門店經理的批復單,方可領用。
并做到限額領料,倉管員應開具領料單,經領料人簽字,登記入帳。
2、庫存物資清查盤點中發(fā)現(xiàn)問題和差錯,應及時查明原因,并進行相應處理。
如屬短缺及需報廢處理的,必須按審批程序經領導審核批準后才可進行處理,否則一律不準自行調整。
發(fā)現(xiàn)物料失少或質量上的問題(如超期、受潮、生銹、或損壞等),應及時的用書面的形式向有關部門匯報。
四、倉庫是財物重地,非保管人員不得隨意進出停留,不允許代存私人物品,不得私自拿用、外借物品,不得白條抵庫。
五、原料庫房要明亮通風,定期檢查,,不能有過期或霉變現(xiàn)象;各庫房衛(wèi)生要每日一小清,每周一大清,保持庫房內貨架、地面及墻壁干凈,無塵土、油污、面粉、米粒及雜物,保持干爽無異味。
六.配備擋鼠板,做好防蠅、防塵、防鼠、防潮“四防”工作。
七.倉庫管理員應責任心強,監(jiān)守崗位,無故不能離崗。
對突發(fā)事件能及時處理和協(xié)調,保證生產的順利進行,嚴防意外事故發(fā)生。
