醫(yī)藥公司管理規(guī)定辦法
每個公司都會對應(yīng)自身的特點制定相關(guān)的管理規(guī)定,那么對于醫(yī)藥公司,要如何制定管理規(guī)定呢來看下面:
醫(yī)藥公司管理規(guī)定【1】
銷售部門流程文件
一、每月跟蹤管理重點客戶和新開發(fā)客戶的銷售進展及售后服務(wù)的維護。
二、每月組織、參與專業(yè)產(chǎn)品知識及銷售技巧培訓(xùn)。
三、簽回聯(lián):銷售人員應(yīng)當及時將簽回聯(lián)交給部門內(nèi)勤,由內(nèi)勤在每月月底進行整理,于次月1—2日交到財務(wù)部,由財務(wù)部統(tǒng)一進行保管。
四、各銷售員應(yīng)按公司規(guī)定的格式建立自己的銷售臺賬,每月10號前與財務(wù)部相應(yīng)分管人員對賬。
醫(yī)藥公司管理制度。
五、銷售員對客戶與公司間的往來帳要做到每月對帳,醫(yī)院部,快批部每半年收回經(jīng)雙方確認的對賬函,
器械部每一年收回經(jīng)雙方確認的對賬函,賬賬不符時配合財務(wù)人員和客戶直接對帳。
六、分析銷售員的月報表并做出指導(dǎo)性批示,在月銷售分析會的兩天前做出部門分析表上報主管上級。
七、每月跟蹤分析轄區(qū)銷售員和自己的任務(wù)完成進展并討論制定下一步措施方案。
八、每天填寫銷售日志,明確年、季度、月、周的工作計劃、銷售任務(wù)、銷售回款任務(wù)等。
九、內(nèi)勤建立客戶檔案,并報部門負責(zé)人。
十、分析銷售員的月報表并做出指導(dǎo)性批示,在月銷售分析會的兩天前做出部門分析表上報主管上級。
十一、每月跟蹤分析轄區(qū)銷售員和自己的任務(wù)完成進展并討論制定下一步措施方案。
采購部流程文件
一、對實行庫存上下限管理的品種,品種負責(zé)人不僅保證所負責(zé)的品種上下限滿足需要,還要考核在庫時間。
采購部必須與銷售部門密切配合,按<滯銷商品管理辦法>控制品種在庫庫存。
二、對系統(tǒng)內(nèi)無資料的新品按<新品采購申請表>報送,必須按表上要求注明標準通用名、規(guī)格、產(chǎn)地、數(shù)量等;缺項的,采購負責(zé)人可退回。
申請通過后質(zhì)管部留檔,并將基礎(chǔ)資料錄入到業(yè)務(wù)軟件中。
三、除常用品種日常備貨范圍內(nèi),銷售部門一次性大宗采購計劃,即大輸液在100件以上、小針劑(含水針及粉針)與外用口服制劑在10件以上、
或一次性采購貨物價值在10萬元以上,必須填寫<大宗商品采購計劃>,經(jīng)需貨部門經(jīng)理在采購計劃上簽字確認并承諾銷售時間,由運營管理部、常務(wù)副總或總經(jīng)理批準后方可辦理后續(xù)手續(xù)。
四、對常用品種需要采購的,由銷售內(nèi)勤在兩個小時內(nèi)通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)將采購計劃登記報送給品種負責(zé)人,品種負責(zé)人在四個小時內(nèi)提取采購計劃登記并下采購訂單。
五、虧損采購及未能采購到的品種,品種負責(zé)人必須事先向需貨部門內(nèi)勤說明,由需貨部門決定是否采購,上述工作完成以一個工作日為限。
六、采購數(shù)量超過上月銷售數(shù)量的及現(xiàn)金采購的計劃,需銷售部負責(zé)人、運營部負責(zé)人通過業(yè)務(wù)軟件審核后,品種負責(zé)人方可下采購訂單。
七、采購計劃經(jīng)確認后,在本地采購的,必須在48小時內(nèi)到位,需要省外采購的,要求9天內(nèi)到貨,采購部全程負責(zé),需要預(yù)付款的,從付款之日起計算。
預(yù)付款采購,如果到貨數(shù)量不足付款數(shù)量的,視為采購不到位。
八、急需商品請計劃報送人特別說明,在本地有貨情況下,在24小時內(nèi)完成采購和配送。
九、與供應(yīng)商交易達成后,品種負責(zé)人在業(yè)務(wù)軟件中做采購訂單。
到貨后一個月內(nèi)增zhí shuì專用發(fā)票必須到位。
十、各品種負責(zé)人應(yīng)按公司規(guī)定的格式建立自己的采購臺賬。
十一、供應(yīng)商提出對賬時,由品種負責(zé)人向財務(wù)人員預(yù)約,除每月前后五天,三天內(nèi)財務(wù)人員應(yīng)安排對賬,對賬周期不得超過三天,對賬后雙方確認對賬函。
十二、庫存商品中同品種不能超過三個生產(chǎn)企業(yè),特殊情況必須由需貨部門按新品采購流程執(zhí)行。
十三、配合質(zhì)量管理部門,按照gsp要求索取合格的供貨商資料。
十四、向供應(yīng)商辦理付款時需符合<合同管理制度>之規(guī)定。
十五、簽訂采購合同,包括以下最有利的條件(質(zhì)量、包裝、品牌、折扣、價格、進貨獎勵、廣告贊助、促銷辦法、訂貨辦法、訂貨數(shù)量、交貨期限、付款方式及送貨地點等)。
經(jīng)運營部審核后方可簽訂。
開票組一般程序文件
一、開票員開票后,出票員復(fù)核并打印出庫單,開票員開票的最小單位可以為最小包裝的1/2,除近效期催銷產(chǎn)品,按先產(chǎn)先出原則開單,否則倉管員有權(quán)不發(fā)貨,并在半小時內(nèi)通知開票員。
出庫單開出后次日前必須提貨,系統(tǒng)以開票為準掛應(yīng)收賬。
二、關(guān)于零貨的開票規(guī)定:不足一件的拼箱允許兩個批號開單。
三、商品資料內(nèi)的銷售價由銷售內(nèi)勤及時維護,維護時在價格調(diào)整單內(nèi)調(diào)整。
開票價格不能低于含稅進價,如遇特殊情況,銷售部門可與采購部、運營部溝通解決。
四、開票員惡意拆單與銷售員惡意開整件貨后拆零退回的,視為情節(jié)惡劣的三級錯誤,按三級錯誤規(guī)定處理。
倉儲操作處理程序
一、對于本地采購,貨物采購?fù)戤吅?由司機配合采購員安排送到倉庫,驗收員在半個工作日內(nèi)按gsp規(guī)范完成驗收。
對于外地采購,貨物到達本地后,由采購內(nèi)勤電話通知司機在半個工作日內(nèi)提貨并檢查包裝是否完整,送至倉庫進行驗收入庫,驗收員在接到貨物后半個工作日內(nèi)按gsp規(guī)范完成驗收。
五十個品規(guī)以上的復(fù)雜來貨按上述流程,但驗收入庫與系統(tǒng)錄入工作時間可以視品規(guī)數(shù)計算延長。
二、驗收員根據(jù)預(yù)到貨日期從業(yè)務(wù)軟件中提取采購到貨通知單,照單驗收實物,驗收完畢后做系統(tǒng)入庫。
出現(xiàn)以下情況驗收員必須在到貨后一個小時內(nèi)通知采購品種負責(zé)人,驗收員根據(jù)采購品種負責(zé)人反饋的信息決定是否繼續(xù)驗收:
1、到貨數(shù)量超出采購到貨通知單的數(shù)量;
2、缺少隨貨同行、質(zhì)檢報告等其它資料;
3、業(yè)務(wù)軟件中沒有相應(yīng)的采購到貨通知單。
三、質(zhì)量管理員在一個工作日內(nèi)打印入庫單,所有入庫相關(guān)單據(jù)交予財務(wù)部記賬,不能跨月。
四、倉管員憑出庫單按商品品名、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、批號、數(shù)量準確發(fā)出貨物,倉管員發(fā)出貨物的同時由復(fù)核員照單復(fù)核,按銷售單位或區(qū)域分類打包封箱,按復(fù)核員備貨庫庫管儲運員的順序點清交接。
所有的發(fā)貨手續(xù)必須清楚,倉管、復(fù)核員、儲運員與收貨人必須在相關(guān)單據(jù)上簽字確認。
五、17:00以前開的出庫單,倉庫必須在當天下班前將貨物備好,放在發(fā)貨區(qū)。
17:00以后開的出庫單,在次日12:00以前備好發(fā)貨。
備貨時新開的單據(jù)放在下一輪備貨,不得插隊。
六、客戶或業(yè)務(wù)員收到貨后,如有疑問須在三個工作日內(nèi)向部門反饋。
七、新增供應(yīng)商信息、產(chǎn)品信息和客戶信息必須由質(zhì)量管理員處理。
八、質(zhì)管倉儲部必須每周實行動態(tài)盤點,每個月進行一次盲盤,必須做到賬實相符,賬賬相符。
發(fā)生貨物短少的,庫管員承擔(dān)相應(yīng)損失,必要時承擔(dān)法律責(zé)任 。
退貨處理規(guī)定
一、因商品質(zhì)量問題及其它政策性原因銷售退貨,由公司承擔(dān)相應(yīng)費用,其中因破損退貨不得超過總銷售額的0、2‰,超出部分參照失效商品管理規(guī)定。
二、因銷售部門轉(zhuǎn)銷售、采購錯誤、客戶報錯計劃(無證據(jù)證明的)等情況下退貨。
醫(yī)藥公司賬戶管理制度【2】
為了規(guī)范我院藥品購進渠道,建立我院醫(yī)藥公司賬戶管理制度。
1、開戶。
申請新開戶的醫(yī)藥公司,請依據(jù)我院<醫(yī)藥公司新開戶制度>辦理。
2、銷戶。
申請銷戶的公司,請依據(jù)我院<醫(yī)藥公司賬戶銷戶制度>辦理。
3、每個公司只允許有一個賬戶,若有多個賬戶的,請辦理銷戶手續(xù)。
4、年度對賬。
各醫(yī)藥公司每年請與我院對賬一次。
醫(yī)藥公司出具加蓋公司公章和財務(wù)專用章的年度對賬函,經(jīng)藥學(xué)部同意,由財經(jīng)處作年度對賬。
藥學(xué)部應(yīng)在年度對賬函上注明“該公司與我院有正常業(yè)務(wù)往來,請予對賬”。
對賬的結(jié)果,經(jīng)雙方財務(wù)人員核對無誤后,簽字,加蓋財務(wù)專用公章。
(年度對賬函的式樣見附件)
5、公司更名。
我院僅受理由工商部門注冊變更引起的公司更名。
6、業(yè)務(wù)變更的更名。
我院不受理業(yè)務(wù)變更的更名。
若確需業(yè)務(wù)變更而更名,可將原賬戶依照我院<醫(yī)藥公司賬戶銷戶制度>辦理;新賬戶符合條件的,依據(jù)我院<醫(yī)藥公司新開戶制度>辦理。
新舊賬戶各自獨立,不存在任何聯(lián)系,舊賬戶所經(jīng)營的藥品品種,由我院指定配送,不得以任何形式轉(zhuǎn)入新賬戶。
7、停用賬戶。
若某賬戶在連續(xù)十二月內(nèi)累積業(yè)務(wù)量不足一萬元的,由藥品采購組提出停用賬戶建議,經(jīng)藥學(xué)部主任、分管院長簽字后,交財經(jīng)處存檔。
藥學(xué)部通知該公司賬戶已停用,請該公司辦理銷戶手續(xù),未及時辦理銷戶手續(xù)的,該公司的賬目將做為呆賬處理,未銷售完的貨物因為缺乏該公司提供的藥品質(zhì)量保障,
若該公司滿三個月不予答復(fù),可視為對我院做呆賬及銷毀藥品處理無異議。
(藥學(xué)部通知樣式見附件)
8、重新開戶。
已停用的賬戶,或連續(xù)十二月未使用的賬戶,不得以任何理由啟用。
若確因業(yè)務(wù)需要而使用時,可先將原賬戶依照我院<醫(yī)藥公司賬戶銷戶制度>辦理。
符合條件的,依據(jù)我院<醫(yī)藥公司新開戶制度>辦理,重新辦理開戶手續(xù)。
