石油公司公文處理管理辦法
石油銷售公司公文處理管理辦法(暫行)
第一章 總則
第一條 為使hb公司的公文處理規(guī)范化、制度化、科學化,根據(jù)國家《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》及上級單位相關管理辦法,結合hb公司實際,制定本辦法。
第二條 公司公文(包括行政公文和黨公文),是公司履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是公司開展管理工作及公務活動的重要工具。公司公文分為電子公文、紙質公文兩種,具有同等效力。
第三條 公文管理指公文的擬訂、收文、發(fā)文、歸檔、處理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文管理應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。公文管理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)、規(guī)定,以及公司有關保密工作的制度,確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。
第五條 公司綜合辦公室是行政公文管理工作的管理部門,負責本單位的行政公文管理工作。
第二章 公文種類
第六條 公司公文種類包括:決議、決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、函、會議紀要10個文種。
(一)決議:適用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定:適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。
(三)通告:適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。
(四)意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(五)通知:適用于發(fā)布、傳達要求所屬部門執(zhí)行和有關單位周知或執(zhí)行的事項,任免人員,批轉、轉發(fā)公文。
(六)通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神和告知重要情況。
(七)報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,回復上級單位的詢問。
(八)請示:適用于向上級單位請求指示、批準事項。
(九)函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十)會議紀要:適用于記載會議主要情況和議定事項。會議決定事項如涉及機構設置、人員編制、人員任免、項目投資、資產重組、資金計劃以及政策性強、涉及面廣的重大事項等,應以其它文種專項行文。
第三章 公文格式
第七條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、 發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。
(二)密級和保密期限。涉密公文應當按照保密有關規(guī)定標注密級和保密期限。涉及國家秘密的,分別標注'絕密''機密''秘密'和保密期限;涉及商業(yè)秘密的,分別標注'核心商秘'、'普通商秘'和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應當分別標注'特急''加急'。
(四)發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加'文件'二字組成,也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時,發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱,也可以單獨用主辦機關名稱。主辦單位排列在前。同級或者相應的黨、政、群機關聯(lián)合行文,按照黨、政、群的順序排列。
(五)發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時,使用主辦機關的發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名,聯(lián)合行文應當標注各發(fā)文單位的簽發(fā)人姓名。
(七)標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容,標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號,詞組、短語之間一般不空格。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。普發(fā)性的公文使用準確、統(tǒng)一的規(guī)范化統(tǒng)稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內容。
(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。印發(fā)、批轉、轉發(fā)的公文,不應以附件說明。
(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。
(十二)成文日期。署會議通過或者發(fā)文單位負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時,署最后簽發(fā)單位負責人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數(shù)字標注。
(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應當加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。會議紀要不加蓋印章。
(十四)附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。其中'請示'應當在附注處注明聯(lián)系人(具體承辦人)的姓名和電話。
(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
(十六)抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他單位,應當使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。
(十七)印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁碼。公文頁數(shù)順序號。
第八條 公文的版式按照《黨政機關公文格式》(gb/t9704--2022)國家標準執(zhí)行。
第九條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等,按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。
第十條 公文用紙幅面采用國際標準a4 型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十一條 行文應當確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性,從嚴控制發(fā)文數(shù)量。
第十二條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級行文。特殊情況下需要越級行文的,應當同時抄送被越過的單位。
第十三條 向上級行文,應當遵循以下規(guī)則:
(一)原則上主送一個上級單位,根據(jù)需要同時抄送相關上級單位和同級單位,不抄送下級單位;
(二)公司一般不直接向集團公司行文;一般不直接向上級單位工作部門行文;公司所屬各部門、營業(yè)室一般不直接向上級單位或上級單位工作部門行文。
(三)公司各工作部門一般不得向公司以外的單位行文。確有需要,需經公司領導批準,以公司名義行文。凡涉及項目、投資、資產、資金、人事等重要業(yè)務,必須經公司上報上級單位批準后方可以公司名義行文,或以上級單位名義行文。
(四)'請示'應當一文一事。一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的,應當用抄送形式,但不得抄送下屬單位。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
(五)除上級單位負責人直接交辦的事項外,不得以單位名義向上級單位負責人報送公文,不得以本公司負責人
名義向上級機關報送公文。
第十四條 向下級行文,應當遵循以下規(guī)則:
(一)主送受理單位,根據(jù)需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送發(fā)文單位的直接上級單位;
(二)公司機關各部室一般不得以部門名義向所屬下級單位行文,確需行文應以公司名義行文;
(三)公司機關各部室的一般性具體業(yè)務,應以內部專函形式向下級單位及相關部門行文;
(四)涉及多個部門職權范圍內的事務,牽頭部門應主動與會辦部門協(xié)商一致后方可行文,未協(xié)商一致的不得行文;擅自行文造成不良影響的,應當及時糾正或者撤銷;
(五)上級單位向受雙重領導的下級單位行文,必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。
第十五條 公司黨支部和行政可以聯(lián)合行文,屬于黨支部和行政各自職權范圍內的工作,不得聯(lián)合行文。
第十六條 公司向本系統(tǒng)的重要行文,應當同時抄送直接上級單位。
第五章 發(fā)文辦理
第十七條 發(fā)文辦理包括公文起草、審核、簽發(fā)、校對、復核、登記、印制、蓋章、分發(fā)等程序。
第十八條 公文起草應當做到:
(一)符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖,并同現(xiàn)行有關公文相銜接。
(二)一切從實際出發(fā),分析問題實事求是,所提政策措施和辦法切實可行。
(三)內容簡潔、情況真實、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精煉、標點正確。
(四)文種正確,格式規(guī)范。
(五)深入調查研究,充分論證,廣泛聽取意見。
(六) 公文涉及其他部門和單位職權范圍內的事項,牽頭起草部門應征求相關部門和單位意見,力求達成一致。
(七)對涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的公文應當按相關保密規(guī)定,在公文擬制時,注明密級及保密期限。
(八)對涉及其他部門職責范圍內的事項,主辦部門應主動與有關部門協(xié)商,取得一致后方可行文。
(九)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
第十九條 公文審核。公文文稿簽發(fā)前,應當由發(fā)文部門負責人進行審核。審核的重點是:
(一)行文理由是否充分,行文依據(jù)是否準確。
(二)內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖;是否同現(xiàn)行有關公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行。
(三)涉及有關單位或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協(xié)商并達成一致意見,如有分歧,部門主要負責人應出面協(xié)調。
(四)重要公文文稿的起草,部門負責人審核后應送發(fā)文單位綜合辦公室進行初核。
(五)經審核不宜發(fā)文的公文文稿,應當退回并說明理由;符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的,由起草部門修改后重新報送。
第二十條 公文簽發(fā)。公文應當經本單位負責人審批簽發(fā),應當做到:
(一)主辦部門起草的公文涉及有關協(xié)辦單位或者部門職權范圍內的事項的,應當交由協(xié)辦部門負責人會簽。會簽后,交由主辦部門提交公司領導簽發(fā)。
(二)重要公文和上行文由單位主要負責人簽發(fā),一般性的下行文由分管負責人簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文,應當簽署意見、姓名和完整日期;簽名的,視為同意。
(三)聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)合發(fā)文單位負責人會簽,會簽一般不得使用復印件。
第二十一條 公文校對。公文經單位負責人簽發(fā)后,應交由擬稿人校對。校對的重點是:文稿內容文字表述是否準確無歧義,文種是否正確,糾正錯別字,檢查附件是否齊全,格式、字體是否規(guī)范,單位名稱、人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確;文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。
第二十二條 公文復核。已經公文擬稿人員校對后的公文,綜合辦公室印發(fā)前應當進行復核。復核的重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,文種是否正確,內容是否符合相關規(guī)定,附件材料是否齊全,格式、字體是否規(guī)范等。經復核需要進行實質性修改的,應按程序復審。
第二十三條 公文登記。對復核后的公文,要確定發(fā)文字號、分送范圍和份數(shù)并詳細記載,發(fā)文字號編號應當規(guī)范統(tǒng)一,避免重復。
第二十四條 公文印制。公文印制應當確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。
第二十五條 公文蓋章。文稿除會議紀要外,一律加蓋公司印章,蓋章位置應當符合公文格式位置要求。
第二十六條 公文分發(fā)。公文印制、蓋章完畢后,應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā),并做好發(fā)文登記,傳真發(fā)文的要做好傳真記錄。
第六章 收文辦理
第二十七條 收文辦理包括公文的簽收,登記、初審、擬辦、簽批、承辦、傳閱、催辦和答復等程序。
第二十八條 公文簽收。對收到的公文應當逐件清點,核對無誤后簽字或蓋章,并注明簽收時間。公司外來文件由綜合辦公室統(tǒng)一接收,凡代表公司外出參加會議、考察、訪問帶回的文件、重要資料,均應交綜合辦公室統(tǒng)一登記、處理。
第二十九條 公文登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細登記。
第三十條 公文初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是:內容是否符合國家法律,法規(guī)及其它有關規(guī)定;是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求;涉及其他單位或者部門職權范圍內的事項是否已經協(xié)商、會簽;是否符合公文起草的其他要求。
經初審有下列不符合規(guī)定的情形之一的,經綜合辦公室負責人批準后,應該退回呈報單位并說明理由。
(一)請示內容不符合國家法律、法規(guī)規(guī)定,不符合黨和國家的方針、政策的;
(二)不符合行文規(guī)則的;
(三)文種使用不當?shù)?
(四)涉及其他單位或者部門職權范圍內的事項,未經協(xié)商、會簽的;
(五)涉及事項應由報文機關自行解決的;
(六)一文數(shù)事、多頭主報、不蓋公章的;
(七)'報告'夾帶請示事項的;
(八)上行文未按要求注明簽發(fā)人,未注明聯(lián)系人和聯(lián)系方式的。
第三十一條 公文擬辦。經審核符合規(guī)定的公文,由綜合辦公室文秘人員報綜合辦公室負責人提出擬辦意見,緊急公文應當明確辦理時限。
第三十二條 公文簽批。綜合辦公室負責人審批后,呈送本單位主要領導批示(行政文件呈送總經理批示,黨支部文件呈送黨支部書記批示)。主要領導按照公司分管領導分工,提出批示意見批轉分管領導閱處,分管領導按照文件內容提出閱辦意見批轉分管業(yè)務部門具體辦理。簽批文件時,主批人應簽署明確意見、姓名和審批日期,
其他審批人圈閱或者簽名視為同意,沒有請示事項的圈閱表示已閱知。
第三十三條 公文承辦。承辦部門對分管領導批辦的公文應當及時辦理,有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。單位負責人收到交辦事項的行文,應在批示后交由綜合辦公室登記規(guī)定,需要轉有關部門的,用復印件。
第三十四條 公文傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要,應將公文及時送傳閱對象。辦理公文傳閱時,綜合辦公室文秘人員應隨時掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。閱知性公文應當根據(jù)公文內容、要求和工作需要確定閱知范圍,經綜合辦公室負責人審批后分送。
第三十五條 公文催辦。文秘人員應及時了解掌握公文的辦理進展情況,督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。
第三十六條 公文答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位,并根據(jù)需要告知其他相關單位,下級單位上報'請示'文件,要予以書面批復。
第七章 公文管理
第三十七條 公文由綜合辦公室文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。綜合辦公室應當建立健全本單位公文管理制度,確保管理規(guī)范,充分發(fā)揮公文效用。
第三十八條 公文整理與歸檔。公文辦理完畢后,應當根據(jù)有關國家檔案法律法規(guī)和集團公司檔案管理有關規(guī)定,及時收集齊全、整理歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 應按照分工負責的原則,做好歸檔公文的收集、整理與歸檔工作。
(一)各種公文定稿、正本,由公司綜合辦公室收集整理;
(二)各種例會的會議記錄、紀要等,包括原始記錄及有關資料,有承辦機構或承辦人收集、整理。紀要定稿應交綜合辦公室歸檔。
(三)單位負責人外出參加會議收到的應歸檔的公文,使用后交公司綜合辦公室整理歸檔。
(四)單位負責人兼任其他單位職務的,在履行所兼職務過程中形成的公文,由其兼職單位歸檔。
(五)兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位歸檔,相關單位保存復印件。
(六)每年5月底前,須將上年度應整理、歸檔的公文,向檔案管理機構移交并辦理交接手續(xù)。
第四十條 公文歸檔,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷,要保證檔案的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,以便于保管和利用。
第四十一條 公文歸檔期限按照集團公司檔案分類保管期限表的規(guī)定執(zhí)行。擬制、修改和簽批的公文的紙張和字跡材料,必須符合存檔要求。
第四十二條 涉密文件按照集團公司保密相關規(guī)定執(zhí)行。
(一)公文確定密級前,應根據(jù)擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后,應當按照鎖定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的,由原確定密級的單位或者其上級單位決定。
(二)涉及公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞,通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。
(三)涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道,由發(fā)文單位確定。經批轉公開發(fā)布的公文,同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。
(四)復制、匯編機密級、秘密級公文,應當符合有關規(guī)定并經本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編,確有工作需要的,應當經發(fā)文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。
第四十三條 公文撤銷或廢止,由發(fā)文單位或上級單位根據(jù)職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的,視為自始無效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。
第四十四條 不具備歸檔和保存價值的公文,經批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù),確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第四十五條 機構合并時,全部公文應當隨之合并管理;機構撤銷時,需要歸檔的公文經整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門。
第四十六條 工作人員離崗離職時,所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第八章 附則
第四十七條 本辦法由公司綜合辦公室負責解釋。
