物業(yè)ic卡管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件
物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)文件:ic卡管理辦法
1.目的
規(guī)范對ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。
2.范圍
適用各管理處ic卡的工作管理
3.定義
無
4.職責(zé)
部門/崗位工作職責(zé)
管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)對ic卡的發(fā)放工作的全面監(jiān)督和檢查
管理處指定人員/崗位負(fù)責(zé)ic的日常辦理和授權(quán)、變更、回收等工作的具體操作
安全部負(fù)責(zé)核對顧客的ic卡使用情況
5.方法及過程控制
5.1.ic卡的發(fā)放控制
5.1.1管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)對ic卡發(fā)放管理工作進(jìn)行監(jiān)督、審批。
5.1.2管理處指定專人負(fù)責(zé)ic卡的授權(quán)發(fā)放管理工作,負(fù)責(zé)申請人的身份識別、房號和使用范圍等登記。每季度對ic卡進(jìn)行統(tǒng)計整理,填寫《ic卡季度整理表》,對異常情況進(jìn)行核查處理,負(fù)責(zé)對電腦管理權(quán)限密碼每季度進(jìn)行更改。
5.2 ic卡的登記發(fā)放
5.2.1業(yè)主申請領(lǐng)卡須出示有關(guān)證件及購房合同,ic卡發(fā)放人員根據(jù)證件及購房合同,進(jìn)行發(fā)卡、授權(quán),并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》上進(jìn)行登記。
5.2.2公司或相關(guān)工作人員如需申請領(lǐng)卡,需經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人審批簽名,發(fā)放人員進(jìn)行ic卡的發(fā)放授權(quán),并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》進(jìn)行登記。
5.2.3 ic卡持有人如需對卡的授權(quán)內(nèi)容進(jìn)行變更,須持有相關(guān)證件,由發(fā)卡人員予以變更,并登記。
5.2.4業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應(yīng)分開登記。
5.3 ic卡的掛失、解掛
5.3.1持卡人掛失/解掛ic卡時,須出示本人身份證,經(jīng)ic卡發(fā)放人核對無誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。
5.4 ic卡的更換、退還
5.4.1持卡人在保修期內(nèi)ic卡自然損壞,憑舊卡可在管理處換取新卡,發(fā)卡人回收舊卡并登記。
5.4.2持卡人因人為造成ic卡損壞,如打孔、折疊、機(jī)洗等只能重新申請領(lǐng)卡,不能更換。
5.4.3公司贈送的ic卡辦理退還相關(guān)手續(xù)時不能退還押金。
5.4.4車主不再承租車位后,管理處應(yīng)及時知會發(fā)卡人員,取消其車場授權(quán),并經(jīng)車主確認(rèn)后方可辦理解除手續(xù),同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。
5.5 ic卡的注銷
5.5.1如業(yè)主產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更,管理處應(yīng)及時通知發(fā)卡人員,對其ic卡進(jìn)行注銷,并通知原業(yè)主。
5.5.2如果工作人員持有的ic卡存在不合理使用或丟失,發(fā)卡人應(yīng)立即予以掛失或收回ic卡并賠償損失,同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。
5.6 ic卡的授權(quán)期限規(guī)定
業(yè)主及家庭成員(管理處業(yè)主資料中有登記的)的門禁系統(tǒng)ic卡授權(quán)期限一般為十年;車輛ic卡的授權(quán)期限根據(jù)業(yè)主租用車位的期限進(jìn)行授權(quán)。其他人員ic卡授權(quán)期限一般為一年,最長不得超過兩年。
5.7工作人員ic卡的回收
工作人員調(diào)離或離職,由人事管理員協(xié)助授權(quán)人收回ic卡,登記在《ic 卡發(fā)放/異常情況登記表》。
6.支持性文件
無
7.質(zhì)量記錄表格
tjzzwy7.5.1-a01-03-f1《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》
tjzzwy7.5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》
tjzzwy7.5.1-a01-03-f3 《機(jī)動車ic卡辦理通知單》
