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物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法怎么寫(2篇范文)

發(fā)布時(shí)間:2023-08-03 10:00:12 查看人數(shù):73

物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法怎么寫

第1篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法怎么寫

物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法

1.0目的:方便資料查閱,完善記錄檔案。

是事件有源可查。

2. 0 適用范圍物業(yè)公司的各種資料、檔案。

3. 0 管理內(nèi)容3.1 文件和資料的分類--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊(cè)、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)--文書檔案(國(guó)家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來(lái)往單位文件等)--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)3.2 文書檔案管理--上級(jí)機(jī)關(guān)、來(lái)往單位發(fā)來(lái)的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉(zhuǎn),并送有關(guān)部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。

--外來(lái)信件,寫明領(lǐng)導(dǎo)人親收或?qū)懨黝I(lǐng)導(dǎo)人姓名的由受文領(lǐng)導(dǎo)拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。

--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號(hào)、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應(yīng)登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應(yīng)記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。

--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說(shuō)明》(附錄)。

3. 3 其他資料管理--行政部將需要?dú)w檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關(guān)細(xì)則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。

--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。

任何個(gè)人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時(shí)在行政部進(jìn)行查閱。

--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。

--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。

檔案資料借閱時(shí)間原則上不得超過(guò)七天,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)使用人應(yīng)及時(shí)歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。

--公司所訂閱的報(bào)刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當(dāng)日重要信息供相關(guān)部門人員參閱。

報(bào)刊剪報(bào)工作,由公司文員負(fù)責(zé),每月完成上月報(bào)刊上有關(guān)信息、資料的收集、整理及傳閱。

--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關(guān)部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負(fù)責(zé)及時(shí)安排借閱,限定歸還日期后按時(shí)收回,以便其他人員借閱。

--借閱公司的圖書及參考資料應(yīng)辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對(duì)口專業(yè)員工進(jìn)行借用;

非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過(guò)叁冊(cè),要求在兩個(gè)月內(nèi)歸還。

--公司行政部文員應(yīng)每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進(jìn)行清理,并通知員工應(yīng)歸還的日期,員工應(yīng)積極配合清理,以便文員及時(shí)掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價(jià)值。

--所有圖書資料均應(yīng)妥善保管、及時(shí)歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價(jià)的二倍予以罰款。

無(wú)定價(jià)的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。

4.0 各職能部門的資料管理各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設(shè)專柜存放、取用,有必要時(shí)應(yīng)分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。

5.0相關(guān)文件

5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》6.0相關(guān)記錄

6.1 《收文薄》

6.2 《發(fā)文簿》

6.3 《信函收存登記表》

6.4 《信函寄發(fā)登記表》7.0 附錄

7.1 《電腦資料存貯說(shuō)明》編寫:

第2篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法

物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法

1.0目的:

方便資料查閱,完善記錄檔案。是事件有源可查。

2.0 適用范圍

物業(yè)公司的各種資料、檔案。

3.0 管理內(nèi)容

3.1 文件和資料的分類

--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊(cè)、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)

--文書檔案(國(guó)家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來(lái)往單位文件等)

--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)

3.2 文書檔案管理

--上級(jí)機(jī)關(guān)、來(lái)往單位發(fā)來(lái)的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉(zhuǎn),并送有關(guān)部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。

--外來(lái)信件,寫明領(lǐng)導(dǎo)人親收或?qū)懨黝I(lǐng)導(dǎo)人姓名的由受文領(lǐng)導(dǎo)拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。

--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號(hào)、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應(yīng)登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應(yīng)記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。

--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說(shuō)明》(附錄)。

3.3 其他資料管理

--行政部將需要?dú)w檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關(guān)細(xì)則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。

--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。任何個(gè)人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時(shí)在行政部進(jìn)行查閱。

--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。

--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。檔案資料借閱時(shí)間原則上不得超過(guò)七天,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)使用人應(yīng)及時(shí)歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。

--公司所訂閱的報(bào)刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當(dāng)日重要信息供相關(guān)部門人員參閱。報(bào)刊剪報(bào)工作,由公司文員負(fù)責(zé),每月完成上月報(bào)刊上有關(guān)信息、資料的收集、整理及傳閱。

--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關(guān)部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負(fù)責(zé)及時(shí)安排借閱,限定歸還日期后按時(shí)收回,以便其他人員借閱。

--借閱公司的圖書及參考資料應(yīng)辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對(duì)口專業(yè)員工進(jìn)行借用;非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過(guò)叁冊(cè),要求在兩個(gè)月內(nèi)歸還。

--公司行政部文員應(yīng)每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進(jìn)行清理,并通知員工應(yīng)歸還的日期,員工應(yīng)積極配合清理,以便文員及時(shí)掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價(jià)值。

--所有圖書資料均應(yīng)妥善保管、及時(shí)歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價(jià)的二倍予以罰款。無(wú)定價(jià)的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。

4.0 各職能部門的資料管理

各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設(shè)專柜存放、取用,有必要時(shí)應(yīng)分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。

5.0相關(guān)文件

5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》

6.0相關(guān)記錄

6.1 《收文薄》

6.2 《發(fā)文簿》

6.3 《信函收存登記表》

6.4 《信函寄發(fā)登記表》

7.0 附錄

7.1 《電腦資料存貯說(shuō)明》

編寫:zz審批:zz

物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法怎么寫(2篇范文)

物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法1.0目的:方便資料查閱,完善記錄檔案。是事件有源可查。2. 0 適用范圍物業(yè)公司的各種資料、檔案。3. 0 管理內(nèi)容3.1 文件和資料的分類--質(zhì)…
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