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第1篇 某電網(wǎng)公司檔案管理辦法
1 總則
1.1為加強貴州電網(wǎng)公司(以下簡稱公司)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化,充分發(fā)揮各類檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和南方電網(wǎng)公司的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際,制定本辦法。
1.2檔案管理是公司基礎(chǔ)管理工作的組成部分,是維護公司合法權(quán)益,記載公司發(fā)展過程的一項重要工作。檔案是公司資產(chǎn)的一部分,受國家法律保護。各單位有承擔保護檔案的義務(wù)。
1.3公司的檔案不向社會開放,只限于公司工作活動中使用。檔案管理部門要嚴格執(zhí)行國家和公司的保密規(guī)定,防止檔案的失密、泄密。
1.4對在工作中不負責任,違反本辦法,造成檔案失損、損毀的,依照公司有關(guān)規(guī)定處理;觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責任。
2適用范圍
本辦法適用于公司所屬各單位。
3定義
3.1公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、工程建設(shè)、科學研究等活動中直接形成的,具有保存和利用價值的文件材料、圖表、照片、錄音(像)帶、光盤、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。
3.2特殊載體主要指載體類型為非紙介質(zhì)的檔案。
4管理職責
4.1公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導,實行以本行業(yè)管理為主,地方檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導為輔的管理體制,實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。
4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門。
4.2.1貫徹執(zhí)行國家檔案局以及上級機關(guān)頒布的有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定,制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實施辦法。
4.2.2負責對公司各部門及所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導,交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗。
4.2.3收集、保管本單位各類檔案。
4.2.4進行檔案修復,延長檔案壽命,并負責組織檔案鑒定和銷毀工作。
4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓工作。
4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術(shù)鑒定、工程竣工等項目文件資料的驗收工作。
4.2.7做好檔案統(tǒng)計和檔案資料開發(fā)利用工作,積極提供各類檔案資料信息,為公司發(fā)展服務(wù)。
4.2.8負責組織實施檔案管理現(xiàn)代化工作,建設(shè)公司數(shù)字檔案館。
5 歸檔
5.1公司單位(部門)的檔案由形成部門負責收集、整理、歸檔,單位檔案部門負責對檔案的收集、整理工作進行監(jiān)督、檢查和指導,對接收進檔案室的檔案進行集中統(tǒng)一管理并提供利用。
5.2各單位辦公室應(yīng)加強對法律文書歸檔工作的指導、督促和審查。
5.3各單位的部門專兼職檔案員應(yīng)及時將辦理完畢的、應(yīng)歸檔的資料收集齊全,按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類進行整理后在規(guī)定的時間內(nèi)統(tǒng)一向檔案室移交。對不符合歸檔要求的,檔案管理部門有權(quán)提出整改意見、限期整改。
5.4歸檔范圍包括本單位在各項工作活動中形成的,已辦理完畢,具有查考利用價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎狀、獎旗、獎杯、題詞和字畫等。(詳參見《科技檔案歸檔文件指導目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書檔案歸檔范圍、時間及保管期限表》)
5.5歸檔要求
5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準確。各部門應(yīng)注意日常工作中歸檔材料的形成和積累,做好收集整理工作,檔案部門有權(quán)要求歸檔材料形成部門提供相應(yīng)的資料,任何部門和個人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2歸檔部門將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。
5.6歸檔時間
5.6.1文書檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。
5.6.2科技檔案在項目竣工(成果鑒定)3個月之內(nèi)向檔案室移交。
5.6.3會計檔案每年12月底以前移交在財務(wù)部門保管了一年的檔案(例如2008年12月底以前移前2006年的檔案)。
5.6.4榮譽類、紀念品類實物檔案在收到后一周內(nèi)移交歸檔;證件類實物檔案每年1月份以前移交;印章類實物檔案在印章作廢一月內(nèi)移交歸檔。
5.6.5錄音文件的歸檔時間為錄制完成一周之內(nèi)移交歸檔。
6歸檔方式
6.1文書檔案采取檔案管理部門與檔案形成部門結(jié)合立卷的方式,即各部門兼職檔案員按照檔案室安排的時間,在檔案室的指導下對本部門的帳外文件進行補充錄入,對本部門的檔案進行整理、編號,檔案室裝盒入庫上架。
6.2科技檔案由歸檔部門兼職檔案員在專職檔案員的指導下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件,對文件進行整理并立卷,打印文件移交目錄,檔案室對案卷進行編目并入庫上架。
6.3會計檔案由財務(wù)部門兼職檔案員在專職檔案員的指導下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會計檔案,對會計憑證、工資冊、對帳單、帳簿、報表進行整理、裝訂,打印移交目錄,檔案室對案卷進行編目并入庫上架。
6.4照片檔案由各拍攝者在專業(yè)檔案員的指導下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對一組關(guān)聯(lián)照片進行組合,打印照片移交目錄,檔案室對照片檔案進行整理、裝冊并入庫上架。
6.5錄音文件檔案由錄音者在專業(yè)檔案員的指導下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件,打印錄音文件移交目錄,檔案室對錄音文件進行整理入庫。
6.6實物檔案由各部門兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實物檔案,打印移交目錄,檔案室拍攝實物檔案照片并與目錄掛接,對實物檔案進行編號并入庫。
6.7光盤檔案由歸檔部門將電子數(shù)據(jù)按照年度或項目刻錄光盤,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤檔案,打印移交目錄,檔案室對光盤檔案進行編號并入庫。
6.8各類檔案的歸檔方式和流程嚴格按照《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》(以下簡稱“規(guī)范”)中的相關(guān)要求執(zhí)行。
6.9歸檔流程所涉及的部門有責任按時完成在歸檔過程中所承擔的工作,保障檔案收集的齊全、完整、準確、規(guī)范、及時和高效。
7檔案的分類
7.1各類檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。
7.2公司的檔案分類、編碼設(shè)置與實際工作密切結(jié)合,根據(jù)國家檔案局對企業(yè)檔案分類管理和南方電網(wǎng)公司對分類表的統(tǒng)一要求,以公司全部檔案為對象,遵循檔案形成的規(guī)律,依據(jù)公司職能,本著便于保管和利用的原則進行分類。
7.3公司檔案共設(shè)置五大門類14個檔案類型。
7.3.1文書檔案。包括:0黨群工作,1行政管理,2經(jīng)營管理,3生產(chǎn)技術(shù)管理,4財務(wù)審計和5人事勞資,六個一級類目。
7.3.2會計檔案。會計帳務(wù)類檔案屬于4大類財務(wù)審計類目下,但由于其管理方式與文書檔案不同,因此單獨設(shè)為一個門類。各單位可結(jié)合自身實際,根據(jù)其形成特點,增設(shè)類型分別編目、排架。
7.3.3科技檔案。包括:電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度(6大類),科學技術(shù)研究(7大類),基本建設(shè)(8大類),設(shè)備儀器(9大類)。
7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個一級類目的管理范疇,在內(nèi)容和分類上屬于上述0-9大類類目,但由于存載體形式的不同,其保管方式也不同,因此在實際管理時設(shè)立單獨的門類進行管理,包括:照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實物檔案和電子文件光盤。其分類代字如下:
特殊載體檔案名稱
代字
照片檔案
zp
磁性載體檔案
c*
錄音文件
ly
實物檔案
sw
光盤
gp
7.3.5電子類文件(ed)。
8 檔案管理
8.1根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定,為便于檔案的管理和利用,檔案室應(yīng)建立健全各項規(guī)章制度,并制定嚴格的考核和獎懲辦法。檔案管理制度主要有《庫房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計制度》、《鑒定、銷毀制度》等。
8.2檔案室要設(shè)置規(guī)范的檔案專用庫房及檔案柜架。必須做到“三室分設(shè)”,即檔案室(庫)、工作室、閱覽室。檔案庫必須堅固、嚴密,做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防磁。
8.3檔案室須配備溫(濕)度控制設(shè)備、計算機、復印機、激光掃描儀、打印機及影像設(shè)備等。
8.4各種載體的檔案進入庫房前必須進行檢查和必要的技術(shù)處理,定期進行庫藏檔案的清理和核對工作,發(fā)現(xiàn)情況,立即采取搶救措施。
8.5公司部門要定期對檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進行統(tǒng)計。
9檔案的開發(fā)利用
9.1開發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務(wù)。檔案部門要積極開展檔案信息開發(fā)、利用工作,嚴格執(zhí)行檔案開發(fā)利用的相關(guān)制度和規(guī)范,為公司各項工作服務(wù)。檔案的開發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》
9.2檔案部門要積極主動配合檔案利用者,并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點及工作需要,重點編寫具有參考價值的資料。如:全宗介紹、年鑒、專題介紹、科研項目及成果簡介等。
9.3檔案的開發(fā)與利用必須嚴格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
10 附則
10.1本辦法由公司辦公室負責解釋。
10.2本辦法自印發(fā)之日起實行。
10.3《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標準表單》是本辦法的具體管理規(guī)范,與本檔案管理辦法具有相同的效力。
第2篇 電網(wǎng)公司檔案管理辦法
1 總則
1.1為加強貴州電網(wǎng)公司（以下簡稱公司）檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化，充分發(fā)揮各類檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和南方電網(wǎng)公司的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本辦法。
1.2檔案管理是公司基礎(chǔ)管理工作的組成部分，是維護公司合法權(quán)益，記載公司發(fā)展過程的一項重要工作。檔案是公司資產(chǎn)的一部分，受國家法律保護。各單位有承擔保護檔案的義務(wù)。
1.3公司的檔案不向社會開放，只限于公司工作活動中使用。檔案管理部門要嚴格執(zhí)行國家和公司的保密規(guī)定，防止檔案的失密、泄密。
1.4對在工作中不負責任，違反本辦法，造成檔案失損、損毀的，依照公司有關(guān)規(guī)定處理；觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責任。
2適用范圍
本辦法適用于公司所屬各單位。
3定義
3.1公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、工程建設(shè)、科學研究等活動中直接形成的，具有保存和利用價值的文件材料、圖表、照片、錄音（像）帶、光盤、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。
3.2特殊載體主要指載體類型為非紙介質(zhì)的檔案。
4管理職責
4.1公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導，實行以本行業(yè)管理為主，地方檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導為輔的管理體制，實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。
4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門。
4.2.1貫徹執(zhí)行國家檔案局以及上級機關(guān)頒布的有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定，制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實施辦法。
4.2.2負責對公司各部門及所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導，交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗。
4.2.3收集、保管本單位各類檔案。
4.2.4進行檔案修復，延長檔案壽命，并負責組織檔案鑒定和銷毀工作。
4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓工作。
4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術(shù)鑒定、工程竣工等項目文件資料的驗收工作。
4.2.7做好檔案統(tǒng)計和檔案資料開發(fā)利用工作，積極提供各類檔案資料信息，為公司發(fā)展服務(wù)。
4.2.8負責組織實施檔案管理現(xiàn)代化工作，建設(shè)公司數(shù)字檔案館。
5 歸檔
5.1公司單位（部門）的檔案由形成部門負責收集、整理、歸檔，單位檔案部門負責對檔案的收集、整理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，對接收進檔案室的檔案進行集中統(tǒng)一管理并提供利用。
5.2各單位辦公室應(yīng)加強對法律文書歸檔工作的指導、督促和審查。
5.3各單位的部門專兼職檔案員應(yīng)及時將辦理完畢的、應(yīng)歸檔的資料收集齊全，按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類進行整理后在規(guī)定的時間內(nèi)統(tǒng)一向檔案室移交。對不符合歸檔要求的，檔案管理部門有權(quán)提出整改意見、限期整改。
5.4歸檔范圍包括本單位在各項工作活動中形成的，已辦理完畢，具有查考利用價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎狀、獎旗、獎杯、題詞和字畫等。（詳參見《科技檔案歸檔文件指導目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書檔案歸檔范圍、時間及保管期限表》）
5.5歸檔要求
5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準確。各部門應(yīng)注意日常工作中歸檔材料的形成和積累，做好收集整理工作，檔案部門有權(quán)要求歸檔材料形成部門提供相應(yīng)的資料，任何部門和個人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2歸檔部門將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。
5.6歸檔時間
5.6.1文書檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。
5.6.2科技檔案在項目竣工（成果鑒定）3個月之內(nèi)向檔案室移交。
5.6.3會計檔案每年12月底以前移交在財務(wù)部門保管了一年的檔案（例如2008年12月底以前移前2006年的檔案）。
5.6.4榮譽類、紀念品類實物檔案在收到后一周內(nèi)移交歸檔；證件類實物檔案每年1月份以前移交；印章類實物檔案在印章作廢一月內(nèi)移交歸檔。
5.6.5錄音文件的歸檔時間為錄制完成一周之內(nèi)移交歸檔。
6歸檔方式
6.1文書檔案采取檔案管理部門與檔案形成部門結(jié)合立卷的方式，即各部門兼職檔案員按照檔案室安排的時間，在檔案室的指導下對本部門的帳外文件進行補充錄入，對本部門的檔案進行整理、編號，檔案室裝盒入庫上架。
6.2科技檔案由歸檔部門兼職檔案員在專職檔案員的指導下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件，對文件進行整理并立卷，打印文件移交目錄，檔案室對案卷進行編目并入庫上架。
6.3會計檔案由財務(wù)部門兼職檔案員在專職檔案員的指導下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會計檔案，對會計憑證、工資冊、對帳單、帳簿、報表進行整理、裝訂，打印移交目錄，檔案室對案卷進行編目并入庫上架。
6.4照片檔案由各拍攝者在專業(yè)檔案員的指導下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對一組關(guān)聯(lián)照片進行組合，打印照片移交目錄，檔案室對照片檔案進行整理、裝冊并入庫上架。
6.5錄音文件檔案由錄音者在專業(yè)檔案員的指導下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件，打印錄音文件移交目錄，檔案室對錄音文件進行整理入庫。
6.6實物檔案由各部門兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實物檔案，打印移交目錄，檔案室拍攝實物檔案照片并與目錄掛接，對實物檔案進行編號并入庫。
6.7光盤檔案由歸檔部門將電子數(shù)據(jù)按照年度或項目刻錄光盤，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤檔案，打印移交目錄，檔案室對光盤檔案進行編號并入庫。
6.8各類檔案的歸檔方式和流程嚴格按照《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》（以下簡稱“規(guī)范”）中的相關(guān)要求執(zhí)行。
6.9歸檔流程所涉及的部門有責任按時完成在歸檔過程中所承擔的工作，保障檔案收集的齊全、完整、準確、規(guī)范、及時和高效。
7檔案的分類
7.1各類檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。
7.2公司的檔案分類、編碼設(shè)置與實際工作密切結(jié)合，根據(jù)國家檔案局對企業(yè)檔案分類管理和南方電網(wǎng)公司對分類表的統(tǒng)一要求，以公司全部檔案為對象，遵循檔案形成的規(guī)律，依據(jù)公司職能，本著便于保管和利用的原則進行分類。
7.3公司檔案共設(shè)置五大門類14個檔案類型。
7.3.1文書檔案。包括：0黨群工作，1行政管理，2經(jīng)營管理，3生產(chǎn)技術(shù)管理，4財務(wù)審計和5人事勞資，六個一級類目。
7.3.2會計檔案。會計帳務(wù)類檔案屬于4大類財務(wù)審計類目下，但由于其管理方式與文書檔案不同，因此單獨設(shè)為一個門類。各單位可結(jié)合自身實際，根據(jù)其形成特點，增設(shè)類型分別編目、排架。
7.3.3科技檔案。包括：電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度（6大類），科學技術(shù)研究（7大類），基本建設(shè)（8大類），設(shè)備儀器（9大類）。
7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個一級類目的管理范疇，在內(nèi)容和分類上屬于上述0－9大類類目，但由于存載體形式的不同，其保管方式也不同，因此在實際管理時設(shè)立單獨的門類進行管理，包括：照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實物檔案和電子文件光盤。其分類代字如下：
| 特殊載體檔案名稱 | 代字 |
| 照片檔案 | zp |
| 磁性載體檔案 | cx |
| 錄音文件 | ly |
| 實物檔案 | sw |
| 光盤 | gp |
7.3.5電子類文件（ed）。
8 檔案管理
8.1根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定，為便于檔案的管理和利用，檔案室應(yīng)建立健全各項規(guī)章制度，并制定嚴格的考核和獎懲辦法。檔案管理制度主要有《庫房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計制度》、《鑒定、銷毀制度》等。
8.2檔案室要設(shè)置規(guī)范的檔案專用庫房及檔案柜架。必須做到“三室分設(shè)”，即檔案室（庫）、工作室、閱覽室。檔案庫必須堅固、嚴密，做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防磁。
8.3檔案室須配備溫（濕）度控制設(shè)備、計算機、復印機、激光掃描儀、打印機及影像設(shè)備等。
8.4各種載體的檔案進入庫房前必須進行檢查和必要的技術(shù)處理，定期進行庫藏檔案的清理和核對工作，發(fā)現(xiàn)情況，立即采取搶救措施。
8.5公司部門要定期對檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進行統(tǒng)計。
9檔案的開發(fā)利用
9.1開發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務(wù)。檔案部門要積極開展檔案信息開發(fā)、利用工作，嚴格執(zhí)行檔案開發(fā)利用的相關(guān)制度和規(guī)范，為公司各項工作服務(wù)。檔案的開發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》
9.2檔案部門要積極主動配合檔案利用者，并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點及工作需要，重點編寫具有參考價值的資料。如：全宗介紹、年鑒、專題介紹、科研項目及成果簡介等。
9.3檔案的開發(fā)與利用必須嚴格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者，按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
10 附則
10.1本辦法由公司辦公室負責解釋。
10.2本辦法自印發(fā)之日起實行。
10.3《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標準表單》是本辦法的具體管理規(guī)范，與本檔案管理辦法具有相同的效力。
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