第1篇 財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定辦法
財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定
第一條 為了加強(qiáng)和規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的管理,確保各種財(cái)務(wù)檔案的完整、安全、最大限度發(fā)揮其價(jià)值,根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,結(jié)合中心的實(shí)際情況,制定本制度。
第二條 財(cái)務(wù)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),因此財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)專人管理檔案。財(cái)務(wù)檔案包括會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報(bào)表、各類票據(jù)以及其他財(cái)務(wù)資料等。
第三條 財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍
會計(jì)憑證:包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證。 會計(jì)帳簿:包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬、其他會計(jì)賬。
財(cái)務(wù)報(bào)告類:包括月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、其他財(cái)務(wù)報(bào)告,報(bào)告中要有會計(jì)報(bào)表、附表、附注及必要的文字說明。
票據(jù)類:中央單位行政事業(yè)性收費(fèi)統(tǒng)一收據(jù)、資金往來收據(jù)、國稅、地稅機(jī)打發(fā)票、經(jīng)稅務(wù)部門批準(zhǔn)的自印票據(jù)、已作廢的各種票據(jù)、已使完的各種票據(jù)存根等。
其他類:包括銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表及稅務(wù)相關(guān)資料、會計(jì)電子檔案、審計(jì)報(bào)告、內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、會計(jì)核算工作中直接形成具有保存價(jià)值的會計(jì)核算資料。
第四條 財(cái)務(wù)檔案的整理
1.會計(jì)憑證:每月的原始憑證、記賬憑證應(yīng)在每月賬務(wù)完成納稅申報(bào)后,由會計(jì)人員整理、裝訂,并入庫管理。根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2.會計(jì)帳簿:各種會計(jì)帳簿在辦理完年終結(jié)賬后應(yīng)裝訂成冊,裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、賬簿冊數(shù)、賬簿頁數(shù)、單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。裝訂后的會計(jì)帳簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、掉頁現(xiàn)象。賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章。
3.會計(jì)報(bào)表:會計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按年度裝訂成
冊,裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、制表人簽章等。年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
4.票據(jù)類及其他類,中心實(shí)行票據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理的原則。
財(cái)務(wù)處對票據(jù)實(shí)行專人管理,負(fù)責(zé)票據(jù)的領(lǐng)購、發(fā)放、核銷、管理和監(jiān)督檢查。建立票據(jù)領(lǐng)用登記簿,對領(lǐng)購、發(fā)放、核銷進(jìn)行登記。財(cái)務(wù)處要定時(shí)檢查各種發(fā)票和收據(jù)的使用情況,對發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)糾正。財(cái)務(wù)處對已核銷的票據(jù)應(yīng)妥善保管。不得私自印刷和購買收款收據(jù)。對使用收據(jù)的部門,收取的現(xiàn)金應(yīng)隨時(shí)上交財(cái)務(wù)部門,不得私設(shè)“小金庫”,更不能挪用或以個(gè)人名義存入銀行。各單位必須嚴(yán)格執(zhí)行票據(jù)使用管理辦法。
對于其他會計(jì)核算資料,應(yīng)該在年終結(jié)賬完畢之后,分門別類的裝訂入庫。 5.會計(jì)年度終了后,于下一會計(jì)年度開始后的兩個(gè)月內(nèi)會計(jì)人員應(yīng)把手中的會計(jì)檔案整理裝訂成冊,開列清冊,填寫交接清單,交接人員按移交清冊和交接清單項(xiàng)目核查無誤后簽字。
第五條 財(cái)務(wù)檔案的歸檔及保管
1.財(cái)務(wù)處應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理工作。財(cái)務(wù)檔案管理工作人員應(yīng)負(fù)責(zé)全部會計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)建立財(cái)務(wù)檔案登記簿,在立卷歸檔時(shí),做到分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一。并分門別類按各卷順序編號并登記管理。
2.會計(jì)電子檔案中,由計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿、報(bào)表,其保存期限與手工方式完全一致。儲存于此盤介質(zhì)上的會計(jì)材料在未打印成書面材料前要妥善保管。同時(shí),會計(jì)部門應(yīng)明確復(fù)制備份數(shù)據(jù)的時(shí)間間隔,以及清除數(shù)據(jù)的時(shí)間間隔。兩者根據(jù)會計(jì)單位業(yè)務(wù)量大小和計(jì)算機(jī)儲存能力而定。會計(jì)數(shù)據(jù)的備份應(yīng)分別存于兩個(gè)以上不同的建筑物內(nèi)。
3.保存財(cái)務(wù)檔案資料應(yīng)做到防盜、防火、防潮、防蟲,磁性介質(zhì)還要防塵、防熱、防凍,要有相應(yīng)的安全措施。
4.機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人調(diào)動時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),由原管理人編制檔案交接清冊,將全部案卷逐一點(diǎn)交,接管人逐一接收。
第六條 財(cái)務(wù)檔案的借閱
1.財(cái)務(wù)檔案為本單位提供利用,原則上不得借出,有特殊需要時(shí),中心內(nèi)部
人員需經(jīng)財(cái)務(wù)處處長及上級主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可借出。外單位借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)財(cái)務(wù)處處長或中心主管批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù)。
2.借閱財(cái)務(wù)檔案人員應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記本。要將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸檔等情況登記清楚。
3.借閱財(cái)務(wù)檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊、不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)印原件。
4.借出的財(cái)務(wù)檔案,財(cái)務(wù)檔案管理人員要按期如數(shù)收回,并辦理注銷借閱手續(xù)。
5.財(cái)務(wù)處需要查閱、查詢財(cái)務(wù)檔案的需經(jīng)處長批準(zhǔn),由檔案管理人員負(fù)責(zé)查詢。
第七條 財(cái)務(wù)檔案的銷毀
1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由中心主管主任和財(cái)務(wù)處處長提出銷毀意見,經(jīng)中心主任辦公會集體討論決定會同財(cái)務(wù)部門共同鑒定。嚴(yán)格審查,編制財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊。以書面形式報(bào)經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后銷毀,對其中未了的債權(quán)債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,有財(cái)務(wù)處保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
2.中心按規(guī)定銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí),應(yīng)由辦公室和財(cái)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。 3.監(jiān)銷人員在銷毀財(cái)務(wù)檔案之前,應(yīng)當(dāng)按科技大銷毀清冊所咧項(xiàng)目逐一清查核對;銷毀后,要在“銷毀清冊”上蓋章,并將監(jiān)銷情況以書面的形式報(bào)告中心領(lǐng)導(dǎo)。
4.財(cái)務(wù)檔案銷毀后,經(jīng)辦人員也要在“銷毀清冊”上蓋章,歸入檔案備查。
第2篇 財(cái)務(wù)檔案管理辦法
1、財(cái)務(wù)(包括內(nèi)部核算財(cái)務(wù))要根據(jù)國家檔案管理有關(guān)規(guī)定和要求,對財(cái)務(wù)會計(jì)憑證、帳簿和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料,定期整理,裝訂成冊或立卷后送公司檔案室存檔。存檔時(shí),必須由財(cái)務(wù)經(jīng)理核對、清點(diǎn)數(shù)量無誤并簽署存檔記錄表后,檔案管理員方可給予存檔。存放會計(jì)檔案的檔案柜必須雙鎖開關(guān),鑰匙由主管會計(jì)和財(cái)務(wù)經(jīng)理各持一把(不同鎖)任何人經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱財(cái)務(wù)檔案,必須由主管會計(jì)、財(cái)務(wù)經(jīng)理共同開鎖,由主管會計(jì)妥善保管,嚴(yán)防失火、損壞、丟失。
2、公司內(nèi)部任何人員調(diào)閱會計(jì)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外來人員調(diào)閱或復(fù)制檔案,要憑介紹信并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、檔案銷毀,須由上級主管部門和有關(guān)檔案部門共同鑒定,由總經(jīng)理批準(zhǔn)后由主管會計(jì)與財(cái)務(wù)經(jīng)理共同監(jiān)督。銷毀的檔案須填寫“會計(jì)檔案銷毀清冊”?！皶?jì)檔案銷毀清冊”要長期保存。
4、會計(jì)人員變動,須辦理會計(jì)檔案移交手續(xù)。并由財(cái)務(wù)經(jīng)理或主管會計(jì)監(jiān)交,填寫移交清冊,并由交接雙方和監(jiān)交人在移交清冊上簽名或蓋章。
5、主管會計(jì)須設(shè)置會計(jì)檔案管理記錄簿,檔案收發(fā)調(diào)閱等事項(xiàng)要及時(shí)登記,出納人員不能兼管會計(jì)檔案管理。
6、會計(jì)憑證是記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生,明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面憑證,是記帳的依據(jù)。會計(jì)帳簿是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的簿籍,是編制會計(jì)報(bào)表的依據(jù),取得或填制會計(jì)憑證,登記帳簿,是會計(jì)核算方法中不可缺少的兩項(xiàng)內(nèi)容。
7、會計(jì)憑證分原始憑證和記帳憑證,相關(guān)會計(jì)人員對公司發(fā)生的每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),必須逐筆按憑證的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額編制記帳憑證。各種原始憑證必須具備:憑證名稱、填制日期、單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、數(shù)量和金額、填制單位或財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、經(jīng)辦人簽名或蓋章。
8、會計(jì)憑證要妥善保管,會計(jì)人員要根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記帳憑證。要遵循借貸記賬法的原則,據(jù)以登記帳簿。
9、記帳憑證可根據(jù)每一憑證單獨(dú)填制,也可根據(jù)原始憑證匯總表填制,每月終了應(yīng)將已登記過帳簿的原始憑證和記賬憑證分類裝訂成冊。
10、財(cái)務(wù)部設(shè)置現(xiàn)金和銀行存款兩種日記帳、總賬和符合公司經(jīng)營需要的各種明細(xì)帳、明細(xì)分類帳簿等。登記帳簿要做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、有根據(jù),并能反映各項(xiàng)資金占用和資金的來龍去脈,以便對帳簿記錄進(jìn)行分析查核。
11、各種帳簿的記錄必須月月核對,做到帳證相符、帳實(shí)相符、帳帳相符、帳表相符。按月結(jié)帳前必須將本月內(nèi)發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部記入帳簿。對各種會計(jì)憑證和會計(jì)帳簿的具體格式,必須按上級主管部門的要求處理。
12、任何會計(jì)檔案、帳本、憑證等會計(jì)資料需復(fù)印必須由財(cái)務(wù)經(jīng)理書面批準(zhǔn),否則微機(jī)室不予受理。
第3篇 大學(xué)物業(yè)公司財(cái)務(wù)檔案管理辦法
n大學(xué)物業(yè)公司財(cái)務(wù)檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理,建立財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度,保證財(cái)務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密,使其規(guī)范化、系統(tǒng)化,特制定本制度。
第二條 財(cái)務(wù)部門是財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門,財(cái)務(wù)檔案管理工作分為六大類,包括會計(jì)檔案管理、年度報(bào)告及審計(jì)資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類。
第二章 會計(jì)檔案管理
第三條 會計(jì)檔案管理包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算的專業(yè)資料,是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料。具體包括:
1.會計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計(jì)憑證。
2.會計(jì)賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計(jì)賬簿。
3.財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會計(jì)報(bào)表及附表、附注和文字說明,其它財(cái)務(wù)報(bào)告。
4.其它類:會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、銀行余額調(diào)節(jié)表、其它應(yīng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料。
第四條 每月形成的會計(jì)檔案,應(yīng)由專人按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊、編制會計(jì)檔案保管清冊,檔案依據(jù)分類,分別保存,憑證按月整理保存,次年初將本年賬簿存檔。
第五條 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的保管工作,檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理,檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。
第六條 保存的會計(jì)檔案不得外借。如有特殊需要,按公司借閱審批流程,經(jīng)批準(zhǔn)后,可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員,不得在會計(jì)憑證上涂畫,不得拆封、抽換會計(jì)檔案。
第七條 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)置會計(jì)檔案查閱登記清冊,及時(shí)登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、部門、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。
第八條 會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。
第九條 會計(jì)檔案的保管期限,從年度終了后的第一天算起。
第十條 對會計(jì)檔案保管期限有特殊要求的,可以報(bào)主管校長批準(zhǔn)。
第十一條 保管期滿的會計(jì)檔案,可以按照以下程序銷毀:
1.編制會計(jì)檔案銷毀清冊,列明銷毀的會計(jì)檔案名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
2.公司總經(jīng)理、主管財(cái)務(wù)副總在會計(jì)檔案銷毀冊上簽署意見。
3.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)銷毀會計(jì)檔案,主管財(cái)務(wù)副總與辦公室人員共同監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽字蓋章 ,并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總經(jīng)理。
第十二條 保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證,不得銷毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷,保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。
第十三條 計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔,原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會計(jì)檔案進(jìn)行保存,同時(shí)刻錄成移動硬盤進(jìn)行備份保管。
第十四條 公司分立或撤銷,會計(jì)檔案由分立后的一方或撤銷后的接收方統(tǒng)一保管。對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出,移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第十五條 公司合并,原單位形成的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。
第十六條 公司之間交接會計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。
第十七條 交接會計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章 。
第三章 年度會計(jì)報(bào)告及審計(jì)資料管理
第十八條 年度資料包括年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等,這些報(bào)表及資料應(yīng)依據(jù)時(shí)間、類別分別由專人保管。
第十九條 年終報(bào)告、審計(jì)、驗(yàn)資報(bào)告應(yīng)長期保存,分別裝訂,注明名稱、日期等。
第二十條 年度報(bào)告及審計(jì)資料原則上不予外借。如公司內(nèi)部單位或?qū)W校等需要查閱或復(fù)制,需經(jīng)公司借閱審批流程批準(zhǔn),資料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、部門、數(shù)量等,并由接收人簽字或蓋章 。
第四章 資金類檔案管理
第二十一條 資金類檔案包括資金日報(bào)、資金周報(bào)、資金計(jì)劃,資金計(jì)劃執(zhí)行情況分析報(bào)告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。
第二十二條 資金類檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類保管。
第二十三條 融資臺賬信息記錄須完整,因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。
第二十四條 資金類檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。
第五章 預(yù)算檔案管理
第二十五條 預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算方案,預(yù)算調(diào)整方案,預(yù)算執(zhí)行情況等,涉及收入、成本、費(fèi)用及資本性支出等方面。
第二十六條 預(yù)算檔案按年度分類保管。年度預(yù)算應(yīng)永久保存。
第六章 日常往來財(cái)務(wù)文件、決議檔案管理
第二十七條 日常往來財(cái)務(wù)文件分為內(nèi)部往來財(cái)務(wù)文件及外部財(cái)務(wù)文件兩大類。其中內(nèi)部往來財(cái)務(wù)文件包括各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件,包括“內(nèi)部請示報(bào)告”、“內(nèi)部通知”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國內(nèi)外往來文件。
第二十八條 日常往來財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類保存,如內(nèi)部規(guī)章 制度,審計(jì)往來文件等等;外部往來財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往來單位進(jìn)行分類存檔。
第二十九條 公司內(nèi)部往來財(cái)務(wù)文件或外部財(cái)務(wù)文件亦需依據(jù)時(shí)間順序存檔,以年度為限,以前年度檔案需另行存放。
第七章 合同檔案管理
第三十條 依據(jù)公司合同管理規(guī)定建立合同臺賬,進(jìn)行合同檔案管理。
第三十一條 按合同性質(zhì)進(jìn)行分類保存,編制合同清單,每季度清理一次,如有遺失、毀損,要查明原因,及時(shí)處理。
第三十二條 合同原件無特殊情況不得外借。可在財(cái)務(wù)部門查閱合同文檔,確因工作需要借出查閱,須按公司借閱審批流程,經(jīng)批準(zhǔn)后,可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù),以復(fù)印件借出。
第三十三條 合同文檔須指派專人負(fù)責(zé)。
第八章 附則
第三十四條 本辦法由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第4篇 財(cái)務(wù)檔案室管理規(guī)定辦法
財(cái)務(wù)檔案有很多重要資料,因此每個(gè)機(jī)構(gòu)對財(cái)務(wù)檔案室管理都非常嚴(yán)格!歡迎大家閱讀財(cái)務(wù)檔案室管理規(guī)定,了解相關(guān)信息!
最新會計(jì)檔案管理辦法【1】
第一條 為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會計(jì)檔案管理制度,更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,制定本辦法。
第二條 國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位,按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位),應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計(jì)檔案。
第三條 各級人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第四條 各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
第五條 會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
具體包括:
(一)會計(jì)憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計(jì)憑證。
(二)會計(jì)賬簿類:總賬,明細(xì)賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會計(jì)賬簿。
(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明,其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
(四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料,會計(jì)檔案移交清冊,會計(jì)檔案保管清冊,會計(jì)檔案銷毀清冊。
第六條 各單位每年形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計(jì)檔案保管清冊。
當(dāng)年形成的會計(jì)檔案,在會計(jì)年度終了后,可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
出納人員不得兼管會計(jì)檔案。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。
個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
第七條 各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。
如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù),查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。
第八條 會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。
定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。
第九條 本辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限,各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
各單位會計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似檔案的保管期限辦理。
第十條 保管期滿的會計(jì)檔案,除本辦法第十一條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀:
(一)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制會計(jì)檔案銷毀清冊,列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)銷毀會計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。
財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
第十一條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。
正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。
第十二條 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。
具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的,由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。
第十三條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。
法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。
第十四條 單位分立后原單位存續(xù)的;其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案;單位分立后原單位解散的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。
單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
財(cái)務(wù)檔案管理制度【2】
第一章總則
為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理,保證會計(jì)檔案的安全、完整、及時(shí),根據(jù)<中華人民共和國會計(jì)法>和<中華人民共和國檔案法>及財(cái)政部<會計(jì)檔案管理辦法>的規(guī)定,結(jié)合本公司實(shí)際情況,制定本辦法。
第二章會計(jì)檔案管理部門
1、公司檔案主管部門和財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
會計(jì)檔案的具體管理工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé),由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點(diǎn)保管。
保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
財(cái)務(wù)檔案管理制度。
2、財(cái)務(wù)部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司,必須建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
第三章會計(jì)檔案歸檔的范圍
1、會計(jì)憑證。
包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對外對私改造資料,銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。
年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2、會計(jì)賬簿。
包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3、財(cái)務(wù)報(bào)告。
財(cái)務(wù)檔案管理制度。
包括<會計(jì)制度>規(guī)定和主管部門臨時(shí)通知編報(bào)的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào),月、季、年度會計(jì)報(bào)表,報(bào)表附注及財(cái)務(wù)情況說明書。
上級主管部門對報(bào)告的批復(fù)及社會審計(jì)的審計(jì)報(bào)告。
4、其它會計(jì)核算資料。
凡與會計(jì)核算緊密相關(guān)的,由會計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)資料。
5、增zhí shuì專用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章會計(jì)檔案的整理
會計(jì)年度終了后,應(yīng)將裝訂成冊的會計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。
各種會計(jì)檔案應(yīng)按會計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門別類地組成幾個(gè)類型的案卷,將各卷按順序編號。
1、會計(jì)憑證。
(1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。
(2)分散裝訂:根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2、會計(jì)賬簿。
各種會計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。
(1)會計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容。
(2)會計(jì)賬簿在裝訂前,應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù),核對各個(gè)賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后,將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全,撤去賬尺,用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。
不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計(jì)賬簿的裝訂順序:
會計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計(jì)賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角,掉頁現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后,會計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計(jì)賬簿的編號為一年一編,編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。
3、會計(jì)報(bào)表。
會計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章會計(jì)檔案的歸檔保管
1、當(dāng)年的會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年,期滿后存入檔案并由專人保管。
2、會計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
3、機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會計(jì)檔案移交清冊,將全部案卷逐一點(diǎn)交,接管人員逐一接收。
第六章會計(jì)檔案的借閱使用
1、財(cái)務(wù)部建立會計(jì)檔案清冊和借閱登記清冊。
2、凡需借會計(jì)檔案人員,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
3、借閱會計(jì)檔案人員,不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊,更不得抽換。
4、借閱會計(jì)檔案人員,不得將會計(jì)檔案攜帶出外,特殊情況,須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需
需要復(fù)制會計(jì)檔案的,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
第七章各種會計(jì)檔案保管期限
1、會計(jì)憑證保管15年。
2、會計(jì)賬簿保存15年,其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。
3、會計(jì)報(bào)表保存10年,其中年度決算表永久保存。
4、發(fā)貨票保管5年。
第八章會計(jì)檔案的銷毀
1、會會計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí)由檔案部門提出銷毀清單,匯同財(cái)務(wù)部門共同鑒定后,編制會計(jì)檔案銷毀清冊,報(bào)經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準(zhǔn)后,方可銷毀。
對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。
2、按規(guī)定銷毀會計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由檔案部門和財(cái)會部門、審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況以書面形式報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
第九章附則
本制度自頒布之日起實(shí)施,未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。
