iso9000文件-消防管理程序制度（十二篇）

第1篇 iso9000文件-消防管理程序制度

公 司 程 序 文 件版號: a

修改號: 0

ej-qp4. 2消防管理程序頁碼: 1/3

1.目的:

加強消防工作的管理,貫徹以防為主的方針,確保小區(qū)人身財產的安全。

2.適用范圍:

適用于本小區(qū)的消防管理。

3.引用文件:

3.1質量手冊第4.8、4.9、4.10、4.13章

3.2 iso9002標準第4.8、4.9、4.10、4.13章

4.職責:

4.1公司全體員工及分承包商員工為義務消防員;

4.2公司管理者代表為義務消防隊總指揮;

4.3保安服務部負責日常消防的預防工作;

4.4保安服務部主任檢查、監(jiān)督日常消防工作。

5.工作程序:

5.1成立義務消防隊。

5.1.1由保安服務部成立義務消防隊,保安服務部主任即為義務消防隊負責人。

5.1.2將義務消防隊成員名單交給綜合辦公室備案。

5.1.3義務消防隊負責人,負責有關消防工作的監(jiān)督和檢查。

5.2消防設備管理和檢查:

5.2.1根據(jù)深圳市消防局制定的《消防條例》,配備消防器材和設施。

5.2.2義務消防隊建立《消防設備登記表》和《消防設備平面圖》。

5.2.3對小區(qū)消防設施按《消防設備、設施標識各檢查方法》標出明顯標記。

5.2.4每月保安服務部根據(jù)制定的《消防檢查制度》負責對消防設施進行檢查,并在《消防器材設施檢查表》中作好記錄。

5.3消防檢查:

5.3.1保安服務部主任制定消防檢查制度,根據(jù)該制度對小區(qū)及地下車庫的消防情況進行檢查,做質量記錄。

5.3.1.1對損壞消防設施、器材的,要求先行修復并賠償損失。

5.3.1.2對違章使用、更改天然氣管道的,要求停止作業(yè),恢復原狀。

5.3.1.3對裝修使用易燃易爆物品的,責令停業(yè)使用,更換其它物品方可再施工。

5.3.1.4其它:視具體情況提出改進要求。

5.3.2對違章情況由消防隊長提出《整改通知書》,發(fā)至相關單位,

限期改進并跟蹤驗證整改效果。

5.4消防知識培訓:

5.4.1對住戶的消防要求:

5.4.1.1通過發(fā)放《住戶須知》向住戶宣傳安全用電、用水、安全專用樓宇等常識。

5.4.1.2義務消防員必須接受消防技能培訓。綜合辦公室組織義務消防隊消防知識的培訓,并將培訓結果填寫在各人培訓檔案。

5.4.2對員工每年學習消防知識,增強消防意識,學習內容:公司制定的《消防檢查制度》、學習情況,參加人員要詳細記錄。

5.5消防演練:

5.5.1由保安服務部每年組織一次消防演練。

5.5.2由保安服務部主任擬制演練計劃,由管理者副代表批準后,責成保安服務部實施。

5.5.3演練后,由保安服務部組織座談、總結,將總結形成文字后上報綜合辦公室存檔。

5.6火災事故處理:

5.6.1火災事故處理程序參見《火災應急措施》。

5.6.2由保安服務部主任責成具體事故單位寫出火災事故報告。

6.支持性文件與質量記錄:

6.1《消防檢查制度》 ej-wi-qp4.2-01

6.2《火災應急措施》 ej-wi-qp4.2-02

6.3《整改通知書》 &

nbsp; ej-wi-qp4.9-05

6.4《消防器材設施檢查表》 ej-qr-qp4.2-01

6.5《消防設備登記表》 ej-qr-qp4.2-02

6.6《消防設備、設施標識和檢查方法》 ej-wi-qp4.2-03

6.7《火災隱患檢查表》 ej-qr-qp4.2-03

6.8《消防設備、設施檢查卡》 ej-qr-qp4.2-04

6.9《消防設備平面圖》 ej-wi-qp4.2-04

6.10《消防演練計劃表》ej-qr-qp4.2-05

6.11《消防演練總結》ej-qr-qp4.2-06

6.12《消防值班記錄》ej-qr-qp4.2-07

6.13《消防系統(tǒng)的檢測和保養(yǎng)規(guī)程》ej-wi-qr4.2-05

第2篇 華閩酒店文件管理制度

閩華酒店文件管理制度

1、公文辦理一般包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序;

2、凡酒店的收文(信、函)包括領導的親收件,由總經理室秘書處簽收、登記,轉交董事長或總經理;

3、公文登記后,根據(jù)總經理的批示,由總經理辦公室轉交各位領導傳閱,如需轉交有關部門閱辦,應由總辦秘書送交,并經登記、簽收后方可送交;

4、閱讀文件應按規(guī)定范圍,秘密級以上文件須到總經理辦公室閱讀,因工作需要借閱文件應辦理手續(xù),用完后及時退還,秘密級以上文件,各級領導及有關人員均不得攜離辦公室;

5、各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規(guī)定期限迅速辦理,不得拖延積壓;

6、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員,對自己經手處理的公文,應件件有著落,事事有下文,轉辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事;

7、公文辦完后,應根據(jù)文書立卷、歸檔的有關規(guī)定,及時將公文定稿,正本和有關材料整理立卷,當年文件應于第二年第二季度移交完畢;

8、各級干部調動時,應將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會議帶回的文件,應及時送總辦秘書處登記保管;

9、沒有保存價值的文件,經過鑒別和主管領導批準,由總經理定期銷毀。銷毀秘密文件,要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷,秘密級以上文件不準作廢出售,一律集中銷毀。

第3篇 文件、檔案資料管理制度

一、文件管理

1、文書人員在起草文件之前，應首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項，并收集相關素材，做好前期的準備工作。

2、文書人員在起草文件的過程中，要做到內容詳實、準確并根據(jù)文件的性質及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式，做到適時、貼切。

3、各種文件在下發(fā)之前要經總經理審閱，文件下發(fā)時要迅速、及時，并做好下發(fā)記錄；若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。

4、文件下發(fā)后要及時進行整理存檔；對于回收的資料也要及時整理存檔。

5、有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關的保密工作。

二、檔案資料管理

1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應嚴格登記。

2、借閱文件應在借閱指定地點進行并在指定期限內按時歸還，借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執(zhí)行，同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。

3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理，并且及時采取補救措施；對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對，必須做到物單相符。

4、借閱的文檔資料未經領導>;批準，不得隨意擴大閱讀范圍，否則將進行嚴肅處理。

5、機密、絕密類文檔資料如需復制和摘抄，必須經總經理批示。

6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時，應由指定人員負責，并采取必要的安全措施。

7、對各類文檔資料應指定其存檔期限，以便及時清理。

8、在部門主管安排、監(jiān)督下，定期對退檔資料進行銷毀，并且及時在文檔目錄上做出更改，確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。

9、檔案柜中的資料應保持干凈、整潔、明了。

10、各部門文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄，對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時或泄露相關機密，從而給公司帶來損失的，視情節(jié)輕重予以責任人相應的處罰。

11、文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類存放，同時做出相對應的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時添加。

12、若文檔負責人離職時，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責任人相應處罰。

13、新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時對文檔進行更新、備案。

14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應責任。

第4篇 調度中心文件信息資料管理制度

一、文件、信息、資料的登記:

接收上級的來電、文件、傳真及各礦上傳或報送的資料應立即登記,認真填寫《文件信息接收報送登記表》。

二、文件、信息、資料的報送:

1、每天白班收到上級來電、文件、傳真等,應立即送局辦公室。

2、每天白班收到各礦上傳的文件、傳真或其它資料,應于當天下班前送局辦公室。

3、每天夜班收到上級下發(fā)的文件、傳真,應立即把相關內容電話通知分管領導,按分管領導的指示及時或于第二天早8:30分之前報送到局辦公室。

4、每天夜班收到各礦報送的文件、傳真、資料等,應于第二天早8:30分之前報送到局辦公室。

三、文件、資料的傳達:

1、以傳真電文形式下傳:電話通知各礦調度員接收傳真,記錄接收人姓名,填寫《轉發(fā)文件(傳真)登記簿》。

2、復印文件(傳真)形式下發(fā):電話通知各礦來局調度中心取文件,記錄接收通知人姓名,填寫《發(fā)放文件(傳真)登記簿》。要求來取人員簽字。

四、文件、資料的存檔:

將存檔文件按要求填寫文件索引目錄,以電子文檔形式保存,然后將文件分類保存至檔案柜。

五、文件、資料的梳理、存檔、報送職責:

1、各類表格、記錄的內容由當班相關人員填寫。

2、每天接收各礦井(公司)向局上報的資料,由當班相關人員負責梳理、匯總、報送、存檔。

第5篇 公司文件管理制度

公司文件管理制度（一）

一、總則

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)有關規(guī)定，結合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。

二、收文的管理

第三條 公文的簽收

1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。

第四條 公文的閱批與分轉

1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯(lián)系后再分轉處理。

3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

第五條 文件的傳閱與催辦

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。

5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。

三、文件借閱和清退

第六條 各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

第七條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

第八條 各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

四、文件的立卷與歸檔

第九條 文件的歸檔范圍

凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：

1、企業(yè)領導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和經營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等；

2、各種專業(yè)例會記錄；

3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

4、有保存價值的客戶資料及處理結果；

5、企業(yè)日志和大事記。

第十條 立卷要求

1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

五、文件的銷毀

第十一條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

六、附則

第十二條 本制度解釋權歸行政部。

第十三條 本制度自公布之日起執(zhí)行。

公司文件管理制度（二）

（一）總則

第一條 減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關於文書處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。

（二）收文的管理

第四條 公文的簽收

1、凡來廠公文件（除廠領導訂的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

第五條 公文的編號保管

1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親文件，廠領導封後，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。

2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條 公文的閱批與分轉

1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系後再分轉處理。

3、加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第七條 文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

（三）發(fā)文的管理

第八條 發(fā)文的規(guī)定

1、全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2、各群團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群團體文件由黨委批轉。

3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。

第九條 發(fā)文的范圍：

1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：

（1）公布全廠規(guī)章制度；

（2）轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；

（3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；

（4）公布全廠性的重大生、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；

（6）其他有關全廠的重大事項；

3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：

（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

（2）同兄弟單位聯(lián)系有關工廠重大生、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

4、在工廠日常生、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準後，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。

5、凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

6、各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。

（四）發(fā)文程式與要求

第十條 發(fā)文程式規(guī)定：

1、各單位元需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；

2、黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4、文稿擬就後，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

5、兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

8、需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；

9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)；

10、經領導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列?。?/p>

11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。

（五）文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

（六）文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：

（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；

（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生經營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；

（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

（8）反映本廠生、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；

（9）工廠日志和大事記；

（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

2、業(yè)務科室，各群團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群團體負責立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

（七）文件的銷毀

第十七條 對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條 經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

公司文件管理制度（三）

第一章 總則

第一條 為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。

第二條 負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。

第三條 堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負責人均應指定專人負責收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第二章 文書檔案立卷歸檔方法

第一節(jié) 文件資料的收集管理

第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。

第五條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。

第六條 公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續(xù)，檔案員簽字認可后會計部才給予核報差旅費。

第七條 各系統(tǒng)、部門檔案員的職責：

（一） 了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。

（二） 認真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

（三） 承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續(xù)。

第二節(jié) 歸檔范圍

第八條 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。

第九條 上級機關發(fā)來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。

第十條 公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

第十一條 公司的請示與上級機關的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結。

第十二條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統(tǒng)計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。

第十三條 信訪工作資料。

第十四條 公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。

第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。

第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件。

第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。

第十九條 公司重要設備檔案、財會檔案材料。

第三節(jié) 平時歸卷

第二十條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統(tǒng)一保管。

第二十一條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的'案卷類目'。'案卷類目'的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十二條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。

第二十三條 檔案員應及時將已歸卷的文件資料，按照'案卷類目'條款，放入平時保存文件卷夾內'對號入座'，并在文件處理登記薄上注明。

第四節(jié) 立卷

第二十四條 立卷工作由相關部門檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。

第二十五條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第二十六條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

第二十七條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。

第二十九條 卷內文件資料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

第三十條 卷內文件資料應按排列順序，依次編寫頁號。

第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

第三十二條 有關卷內文件資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十三條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

第6篇 機關單位文件管理制度范例

機關單位文件管理制度

一、文件管理包括文件的登記、傳閱、分發(fā)、歸檔等一系列相關的、銜接有序的工作程序。

二、保密室收到來文后,應及時進行登記辦理,急件要立即辦理。

三、傳閱文件應根據(jù)批辦要求,進行辦理,先呈送主管領導,不得延誤。

四、文件傳閱時間不宜過長,送領導和秘書的文件,原則上時間不超過2天,急件不得過夜。盡量避免橫傳文件,以防文件遺失或下落不明。

五、為提高辦文效率,傳閱不得出現(xiàn)差錯,避免漏送、錯送。

六、需要各有關單位辦理的文件,時間一般不超過3天,特殊情況或難度較大的不得超過一星期。

七、對領導批示,應有辦理結果,有關文件應及時附在辦理文件之后,做到件件有著落,事事有回音。

八、秘書借閱文件,應進行登記,用完后及時退回,時間一般不超過一星期。

九、會議文件,應由分口秘書負責收回,及時送保密室存檔。

十、嚴格加強催辦制度,采取多種方式進行催辦,對急需辦的文件,應單獨進行登記,以便及時催辦。

十一、嚴格加強電報管理,電報隨到隨辦,對需辦理的電報根據(jù)電報內容或電話通知有關辦理單位,或請有關單位的領導親自來閱,如部門領導沒有時間或不在家,可派專人到保密室把電報內容摘抄帶回辦理,對需拿走的電報催辦要及時,不能延誤。

十二、文件收回后,要及時進行整理、清退,以便查閱、歸檔。

十三、嚴格加強文件銷毀工作,對過時和需銷毀的文件,由文秘科統(tǒng)一銷毀,各科室不得自行處理。

十四、文件或電報的辦理工作一定要做好、做細,力求高效、安全、穩(wěn)妥地傳閱,嚴格按照國家公文管理辦法執(zhí)行。

第7篇 機房上墻文件：工具管理制度

工程部機房上墻文件:工具管理制度

1、集中管理的工具

集中管理的工具為小型機械、精密儀器及不宜由個人保管的各種工具,借用者應掌握工具的基本性能和操作要領。借用工具必須登記。登記要清楚,用完后應及時歸還銷賬。應每月對工具進行清點、核對。

2、對工具精心保管、精心使用,如因使用不當或保管不善,造成損壞、丟失,應由借用者負責賠償。

3、工具不得轉借他人,歸還時需擦干凈。

4、個人管理的工具做好個人管理工具登記。

5、工具必須精心使用,妥善保管,如有丟失或使用不當造成損壞應由個人賠償。

6、工具的更新配置由工程部經理審批,統(tǒng)一安排。

**物業(yè)管理公司工程部

20**年*月**日

第8篇 文件管理制度范文

小編在這里分享一篇文件管理制度,希望大家以后在使用文件時要多加注意哦。

(一)總則

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據(jù)區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定,結合我單的實際情況,特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

(二)收文的管理

第四條 公文的簽收

1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。

第五條 公文的編號保管

1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上'文件處理傳閱單',作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復印或借用。

第六條 公文的閱批與分轉

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內容和性質閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領導和承辦部門閱辦,重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。

2.一般禮儀性質的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同各單位聯(lián)系后再分轉處理。

3.為加速文件運轉,收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門,如關系到兩個以上部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條 文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2.閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有領導'批示'、'擬辦意見'辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

4.文件閱完后,應交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。

5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。

6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由辦公室通知到單位閱文。

(三)發(fā)文的管理

第八條 發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉。

3.對單位影響較大,涉及多個以上領導分管范圍的文件,須經領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。

第九條 發(fā)文的范圍:

1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。

2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:

(1)公布單位規(guī)章制度;

(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;

(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項;

(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;

(6)其他有關重大事項;

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:

(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

(2)同兄弟單位聯(lián)系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常生產、技術、管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經分管領導批準后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。

5.各科室如會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

(四)發(fā)文程序與要求

第十條 發(fā)文程序規(guī)定:

1.各科室需要發(fā)文,應事先向黨支部、行政辦公室提出申請;

2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;

3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;

4.文稿擬就后,擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;

5.辦公室應根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關指示精神,有關文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;

6.經辦公室審查修改后的文稿,送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責);

7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門重新整理寫清楚;

8.需經會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;

9.文稿審核會簽后,按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā);

10.經領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;

11.文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名;

12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。

(五)文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。

第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍:

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔:

(1)上級機關來文,包括上級對單位報告、申請的批復;

(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;

(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;

(4)支部黨員代表大會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果;

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等;

(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料;

(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品;

(9)單位日志和大事記;

(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

2.業(yè)務科室,各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的銷毀

第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條 經審核同意銷毀的文件,應在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。

第十七條 實施及修改 本辦法經決策會通過后實施,修改時亦同。

第9篇 紙質文件管理制度范文

公司紙質文件歸檔管理辦法

第一章 總則

第一條 為加強公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,規(guī)范我司歸檔文件的管理方法,維護公司合法權益,把檔案管理從“分散、規(guī)矩、質雜、量大、孤本”的現(xiàn)狀變得“集中、系統(tǒng)、優(yōu)質、專指、廣泛”。

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和廣東省檔案局關于《廣東省檔案條例 》的規(guī)定,結合我司實際情況,特制定如下紙質文件歸檔管理辦法。

第二條 檔案管理工作主要分為收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀五項步驟。

在檔案管理工作中要做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據(jù)才能保證到文件的安全。

第二章 紙質文件歸檔的具體實施

第三條 紙質歸檔文件的收集范圍

1.紅頭文件,如批復、決定、通知等

2.白頭文件,如經驗介紹、會議材料等;

3.公布性文件,如公告、通告、布告等;

4.記載性文件,如大事記、組織機構沿革、年鑒、廠志、工作日記等;

5.內部使用文件,如會議記錄、規(guī)章制度、工作總結、工作計劃等;

6.報道性文件,如新聞媒體報道本企業(yè)的信息報道(如熱點新聞、人物素描、大事追記、重點事情跟蹤報道等)。

7.證明性文件,如介紹信存根、黨組織關系轉移證明等;

8.信訪處理材料,如人民代表、政協(xié)委員議案、提案處理材料等;

9.契約性文件,如協(xié)議、合同、意向書等;

10.登記性文件,如干部(職工)登記表、干部(職工)花名冊等。

第四條 紙質歸檔文件的整理注意事項

1.下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③

正文與補充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應與正文作為一件;

⑤原件與復印件或手抄件,應作為一件;⑥轉發(fā)文件與被轉發(fā)文件,應作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件。

如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在“歸檔文件目錄”的備注欄中加以說明。

2.以“件“為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復制件在后;④轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;

⑤回復性文件在前,報請性文件在后;⑥結論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦文件處理單放在文件前面;⑧漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑨不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后。

3.文件有多個時間特征一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等。

分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準,據(jù)以判定文件所屬年度。

取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結,預決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度。

4.跨年度形成的文件機關單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結年度歸檔,分類時也都歸入辦結年度。

如:①跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結案年;③跨年度的請示與批復,統(tǒng)一歸在批復年,原已分開歸檔的,應在各自歸檔文件目錄備注欄內加以說明;

④回顧紀念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結歸最后一年,等等。

5.幾份文件作為一件時,“件”的日期按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定“件”的日期,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準。

具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準;②正文與附件為一件,以正文為準;③轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,以轉發(fā)文為準;④來文與復文為一件,以復文為準;⑤多份文件(如組織關系,工資關系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間。

6.無落日期的文件要標注日期此類情況見于內部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類。

7.專門年度的分類方法因為相當一部分工作是按照專門年度進行的,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進行分類。

8.臨時企業(yè)、個人客戶,存在時間不長(即兩年以內),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個年度內歸檔。

第五條 紙質歸檔文件的保管辦法

1.檔案室對檔案進行系統(tǒng)存放和安全保護的工作,是檔案管理中的一項重要內容。

基本任務和要求是維護檔案的完整與安全。

2.檔案保管的軟硬件設施管理

2.1 檔案室/柜管理。

要建立完善的檔案室/柜管理制度,配備必要的防護設備,合理調節(jié)和控制溫度、濕度,做好防火、防盜、防塵、防霉等項工作,定期測記濕溫度變化、適時投放防蟲藥物、做好防火防盜工作,保持整潔、有序,保證檔案安全無損。

2.2 檔案檢查。

對于已存檔案的狀況應定期進行全面檢查,必要時可臨時進行部分檢查。

著重檢查檔案是否短少以及每件檔案的完好狀況,檢查時要逐卷進行,要作出詳細記錄并寫出正式報告。

一旦發(fā)現(xiàn)檔案缺少或嚴重破損等問題,要及時采取措施,妥善處理。

2.3 防止泄密。

對于保密文件,要保護其機密不被盜竊,嚴防泄密。

對涉密檔案安全進行檢查,特別是檔案信息安全管理、排查失泄密隱患與漏洞,確保檔案信息安全。

節(jié)假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。

3.保管期限的劃分

3.1 永久,凡是反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司建設和歷史研究有長遠(即50年以上)利用價值的檔案,定為永久保管。

它主要包括:(1) 本公司制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結,綜合統(tǒng)計報表;機構演變,公司領導人任免等文件材料。

(2) 同本公司產生的重要文件有密切聯(lián)系的上級和下級機關的重要文件,上級針對本公司所作的決定,批復,報告和調查研究材料。

(3) 本公司批轉下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料。

3.2 長期,凡是反映本機關的一般工作活動,在較長時間內(即15—50年左右)對本機關工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:(1) 本機關一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關系等)。

(2) 政府部門下發(fā)的屬于公司主管業(yè)務,并需要貫徹實行的一般性文件材料。

(3) 各級部門報送的年度工作總結,報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

3.3 短期,凡是在較短時間內(如15年以內)對本公司有參考利用價值的文件材料列為短期保管。

它主要包括:(1) 本公司一般事務性的文件材料。

(2) 政府部門頒發(fā)的非主管公司業(yè)務但需要參照執(zhí)行的文件材料。

(3) 各級部門報送的一般性的文件材料。

3.4 根據(jù)本公司的保管期限表,對當年文件材料進行分類時應注意以下幾點:① 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起。

② 應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。

③ 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則。

④本部門轉發(fā)上級的業(yè)務文件,沒有提出具體意見的打印件作短期。

第六條 紙質歸檔文件的借閱使用

1.公司各部門借閱檔案,必須按照公司制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續(xù)。

外來公司單位企業(yè)來人查閱本單位檔案,需持公司單位企業(yè)介紹信并經有關部門領導簽字批準,方可查閱,不得抄錄或借出。

檔案調出和歸還檔案都應逐卷點交清楚,辦理手續(xù)。

用完的檔案要歸還原位。

2.機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《 檔案安全保密標準》中的要求辦理。

3.查閱各門類檔案應在閱覽室內進行,不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。

特殊情況需借出的,需經部門負責人批準,但借出時間不得超過一周,不得轉借他人。

需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù),確保檔案的完整與安全。

4.珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

5.凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責任。

第七條 紙質歸檔文件的鑒定銷毀

1.檔案資料鑒定銷毀工作由檔案鑒定銷毀小組負責。

檔案鑒定銷毀小組組長為董事長,作為檔案銷毀鑒定負責人;副組長為行政部經理,作為檔案銷毀監(jiān)督人;小組成員為檔案管理員,作為檔案銷毀的執(zhí)行人。

2.鑒定銷毀小組應定期對綜合檔案進行鑒定,對保管期限已滿但仍有保存價值的,應延長保管期限;對不需要繼續(xù)保管的檔案資料按檔案管理辦法進行處理。

3.銷毀檔案必須編制檔案銷毀冊,登記所銷毀檔案資料的時間、數(shù)量及主要內容。

4.銷毀檔案時,應遵循保密原則及有關規(guī)定并指派專人負責監(jiān)督銷毀,參加檔案銷毀的人員都要在銷毀清冊上簽字,嚴禁將檔案作廢紙出售。

第八條 以上辦法自2023年11月1日起執(zhí)行,解釋權歸公司行政部。

二○一一年十月

紙質文件管理制度