物業(yè)管理報修投訴制度
創(chuàng)優(yōu)文件
――物業(yè)管理報修、投訴制度
1目的
明確對業(yè)主/客戶(以下簡稱業(yè)戶)投訴(服務需求)進行處理的職責和工作流程,以確保業(yè)戶投訴(服務需求)得到及時、準確、合理的解決。
2適用范圍
適用于本公司物業(yè)管理過程中所出現(xiàn)的業(yè)戶投訴(服務需求)的處理。
3職責
3.1客服中心設24小時值班電話,值班人員負責受理、傳達、跟催和反饋業(yè)戶服務需求及投訴,并將受理內(nèi)容記錄在《客服中心值班記錄本》。其中對管理服務質(zhì)量方面的投訴,受理人應填寫《投訴記錄表》,并轉(zhuǎn)交給客服中心負責人安排處理,對于重大質(zhì)量問題或超出處理權限的的投訴,上報管理處直至公司領導,由公司領導作出處理決定。
3.2公司各員工均有責任受理業(yè)戶各類投訴及服務需求,并及時傳達至管理處,管理員視情節(jié)輕重,聯(lián)系相關責任單位給予處理或跟進。
4實施程序
4.1受理
4.1.1管理員接到業(yè)戶來電時,接待者應按'四清楚,一報告'原則辦理,即'聽清楚,問清楚,復清楚,記清楚,報告責任單位負責人。',如業(yè)戶來訪時,應請來訪者入座并準備茶水及用以記錄的表格。
4.2處理程序
4.2.1管理員明確投訴(服務需求)內(nèi)容后,判斷投訴(服務需求)所涉及的單位,分情況作以下處理,責任單位應無條件協(xié)助處理。
4.2.1.1對業(yè)戶提出的室內(nèi)維修、小型安裝、公共區(qū)域的設備設施維修要求,填寫《客服中心值班記錄本》并立即告知工程班安排維修。具體程序按《維修服務工作制度》執(zhí)行,工程班應在業(yè)戶預約時間內(nèi)完成,并請業(yè)戶確認服務質(zhì)量、及時性,服務態(tài)度等。管理員根據(jù)預約完成時間,查詢維修的完成情況,并進行跟蹤、催辦,同時與報修業(yè)戶保持聯(lián)系,及時反饋業(yè)戶意見。
4.2.2對業(yè)戶提出的室內(nèi)清潔、綠化服務及告示牌租用等有償服務需求記錄在《客服中心值班記錄本》上,由管理員與業(yè)戶洽談并安排服務提供及跟蹤、催辦事宜。
4.2.3對業(yè)戶提出的有效投訴,如服務態(tài)度、亂收費、清潔質(zhì)量、綠化質(zhì)量、郵件報紙遺失、投遞不及時等受理人應填寫《投訴記錄表》并及時傳達至管理處負責人安排跟進處理。
4.3投訴的識別
4.3.1業(yè)戶提出的以下事項應判定為有效投訴:
4.3.1.1沒有履行《物業(yè)管理委托合同》中規(guī)定的義務;
4.3.1.2沒有履行對業(yè)戶的承諾;
4.3.1.3違反國家和當?shù)卣C發(fā)的物業(yè)管理法規(guī);
4.3.1.4違反公司的規(guī)定向業(yè)戶亂收費、多收費;
4.3.1.5應做的,經(jīng)兩次提示或督促還沒有做的事;
4.3.1.6服務態(tài)度惡劣、污辱業(yè)戶人格、損壞業(yè)戶的東西;
4.3.1.7供方承包的工作不符合質(zhì)量要求,不能滿足業(yè)戶的需要。
4.3.2業(yè)戶提出的以下事項應判定為協(xié)辦事項:
4.3.2.1反映其它業(yè)戶違反有關規(guī)定,如高空拋物、違章裝修、樓上房間往下漏水等問題;
4.3.2.2反映開發(fā)商不履行合同和承諾,如房屋存在漏水等質(zhì)量問題、公共設施不能按期投入使用等問題;
4.3.2.3反映屬于業(yè)主委員會研究決定才能解決的事項,如動用維修基金粉刷樓道、修理屋面、更換設備等事項;
4.3.2.4反映有關單位的問題,如供水、供電、有線電視、通信網(wǎng)絡、電話線路、停車場管理等(指由其它單位管理的)等方面存在的問題;
4.3.2.5反映有關政府部門擾民的,如夜間查戶口、上班時攔住查證件、亂罰款等。
4.3.3業(yè)戶提出的以下事項應判定為過高要求:
4.3.3.1要求增加原設計規(guī)劃沒有的公共設施和活動場所;
4.3.3.2要求降低合同已經(jīng)明確的、業(yè)主委員會討論同意的、當?shù)匚飪r局批準的收費標準;
4.3.3.3要求提供《物業(yè)管理服務合同》規(guī)定以外的和物業(yè)管理法規(guī)沒有規(guī)定的物業(yè)管理服務項目。
5質(zhì)量要求
5.1管理處組織向業(yè)戶發(fā)放'服務卡',公布24小時開通的報修、投訴、咨詢值班電話及公司服務質(zhì)量投訴電話。
5.2客服中心接到投訴(服務需求)后應立即與業(yè)戶聯(lián)系,對其投訴(服務需求)問題進行處理,對能解決的問題應立即解決,并做好回訪工作,對處理結果進行跟蹤驗證,不能立即解決的,告之業(yè)戶解決時間,一般不應超過三天。
5.3責任部門處理投訴(服務需求)時應及時,不刁難、不推諉,做到'事事有著落,件件有回音'
5.4責任部門處理完投訴(服務需求)后,應將處理結果反饋給客服中心投訴受理人員,由受理人員作好相應記錄。
5.5客服中心每月應對投訴(服務需求)處理情況進行分析,其中投訴(服務需求)處理及時率以《維修單》、《投訴記錄表》及《客服中心值班記錄本》等記錄為依據(jù)來進行計算,計算公式為:處理及時率=(及時處理件數(shù)÷總件數(shù))×100%。
5.6回訪按《回訪制度》執(zhí)行。
6分析改進
6.1投訴(服務需求)處理應按照公司對客服務承諾及時完成,該服務承諾應根據(jù)實際情況適時予以調(diào)整,投訴(服務需求)處理的內(nèi)部評價也以該承諾為依據(jù)。
6.2投訴(服務需求)處理完畢后,處理人須請業(yè)戶在《維修單》、《投訴記錄表》上簽名確認并評價。
6.3每半年品質(zhì)部負責對業(yè)戶投訴進行一次統(tǒng)計分析。
6.4管理處負責提出本規(guī)程的改進意見,品質(zhì)部進行文件修改。
6.5綜合組根據(jù)統(tǒng)計結果,對反復出現(xiàn)的投訴或有關質(zhì)量指標的波動,應組織有關單位制定和實施糾正措施,防止重復發(fā)生類似問題。
7記錄、標識
7.1《維修服務通知單》
7.2《客服中心值班記錄本》
7.3《投訴記錄表》
