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工程管理部資料管理制度

發(fā)布時(shí)間:2023-10-02 09:20:08 查看人數(shù):85

工程管理部資料管理制度

工程管理部資料管理制度

工程管理部資料管理制度

目的

對(duì)工程管理部所有的文件資料及書籍進(jìn)行有效控制和管理。

工程文件資料

1.下發(fā)的公司文件;

2.工程技術(shù)書籍;

3.與工程有關(guān)的政府批文(包括復(fù)印件);

4.勘察、設(shè)計(jì)、施工等有關(guān)合同(包括復(fù)印件);

5.工程管理部來(lái)往文件;

6.工程管理部管理制度;

7.工作記錄;

8.工程地質(zhì)勘察報(bào)告;

9.設(shè)計(jì)圖紙、文件及圖形磁盤;

10.施工承包商提交的文件;

11.現(xiàn)場(chǎng)簽證單及現(xiàn)場(chǎng)簽證跟蹤單(經(jīng)濟(jì)和工期)、設(shè)計(jì)變更及設(shè)計(jì)變更跟蹤單(經(jīng)濟(jì)和工期);

12.竣工圖和竣工資料;

13.工程管理部?jī)?nèi)部各項(xiàng)計(jì)劃、文件、報(bào)告等;

14.其它資料。

必須歸檔的工程資料

對(duì)于必須歸檔的工程資料,資料員應(yīng)及時(shí)了解情況,向有關(guān)部門索要資料。

其中包括:

1.與工程有關(guān)的政府批文;

2.勘察、設(shè)計(jì)、施工等有關(guān)合同;

3.設(shè)計(jì)圖紙、文件及圖形磁盤;

4.竣工圖和竣工資料;

5.依照深圳市城市檔案管理處規(guī)定必須歸檔的文件。

資料室文件資料管理

一、文件

1.政府來(lái)文

(1)政府來(lái)文是指:政府部門所批的各種批文及通知等;

(2)資料員在收到來(lái)文后,填好《政府文件登記表》(表4-17-1),填寫《來(lái)文處理單》(表4-17-3),然后送工程管理部經(jīng)理審閱;

(3)工程管理部經(jīng)理審閱后,認(rèn)為需要下發(fā)的做出批示,由資料員進(jìn)行復(fù)印、下發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2),原件不得下發(fā);

(4)不能下發(fā)的文件,在工程管理部經(jīng)理批示后可到資料室閱覽。

2.內(nèi)部文件

(1)內(nèi)部文件是指:公司文件及合同等;

(2)工程管理部經(jīng)理在收到內(nèi)部文件后交資料員;

(3)資料員收到文件后對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào),分類填好《文件登記表》(表4-17-7)和《合同登記表》(表4-17-6);

(4)內(nèi)部文件一般不得借閱,工程管理部?jī)?nèi)部員工可到資料室進(jìn)行閱覽;

(5)若確有需要借閱,應(yīng)有工程管理部經(jīng)理的批準(zhǔn)簽字。

(6)內(nèi)部文件重新改版后資料員應(yīng)將舊版文件交工程管理部經(jīng)理審核,工程管理部經(jīng)理批示是否消毀。

3.其它文件的收發(fā)

(1)這里主要是指:外部文件及資料等;

(2)資料員在收到文件后填好《文件登記表》(表4-17-7);

(3)資料員登記后填寫《來(lái)文處理單》(表4-17-3),然后送工程管理部經(jīng)理審閱;

(4)由工程管理部經(jīng)理批示來(lái)文是否需下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)以及轉(zhuǎn)發(fā)部門;

(5)資料員根據(jù)工程管理部經(jīng)理批示進(jìn)行文件的下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2)。

二、專業(yè)書籍管理

(6)專業(yè)書籍的購(gòu)買是由各專業(yè)工程師提出,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),資料室統(tǒng)一購(gòu)買;

(7)資料員應(yīng)對(duì)專業(yè)書籍進(jìn)行詳細(xì)登記,填好《專業(yè)書籍登記表》(表4-17-4);

(8)借閱的書籍資料員應(yīng)填好《專業(yè)書籍借閱表》(表4-17-5);

(9)已過時(shí)的舊版書籍,資料員應(yīng)及時(shí)整理,建議重新申請(qǐng)購(gòu)買;

(10)對(duì)于離職、離崗人員借閱的書籍,資料員應(yīng)及時(shí)索要。

三、資料錯(cuò)漏管理

a)凡是資料室下發(fā)的資料,接收人若發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)漏之處,為避免出現(xiàn)混亂,必須將錯(cuò)漏之處列項(xiàng)發(fā)文到資料室;

b)資料室收到文交工程管理部經(jīng)理審閱后再將文傳到相關(guān)部門。相關(guān)部門出變更文件,由資料室跟蹤、發(fā)文。

項(xiàng)目部資料管理

i.文件收發(fā)

(1)項(xiàng)目部在收到資料室的發(fā)文后,由項(xiàng)目主管視文件內(nèi)容下發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2);

(2)項(xiàng)目主管收到其它單位來(lái)文后,項(xiàng)目主管審閱后送交資料室處理。

ii.資料錯(cuò)漏管理

參閱資料室文件資料的接收與發(fā)放。

資料分類與編號(hào)

1.文件資料編號(hào)

i.政府來(lái)文編號(hào)規(guī)則:

'(政)-分類代號(hào)-序號(hào)'

其中:

分類代號(hào):

js:建設(shè)局;

gt:國(guó)土局;

*f:消防局;

zj:質(zhì)檢站;

qt:其它。

ii.公司內(nèi)部文件編號(hào):

'(內(nèi))-分類代號(hào)-序號(hào)'

其中:

分類代號(hào):

zz:職責(zé);

zd:制度;

qt:其它。

iii.其它文件編號(hào):

'(文)-分類代號(hào)-專業(yè)代號(hào)-序號(hào)'

其中:

分類代號(hào):

ht:合同;

tz:圖紙;

bg:設(shè)計(jì)變更;

qz:簽證單;

sg:施工單位提交的文件;

dz:電子文檔;

qt:其它。

專業(yè)代號(hào):

j:建筑;

g:結(jié)構(gòu);

s:給排水;

n:采暖、通風(fēng);

d:電氣;

r:弱電;

q:其它。

2.工程技術(shù)書籍編號(hào)規(guī)則:

'(書)-分類代號(hào)-專業(yè)代號(hào)-序號(hào)'

其中:

分類代號(hào):

gf:規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定;

sc:技術(shù)手冊(cè);

bz:各專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)圖;

c*:計(jì)算機(jī)程序盤;

qt:其它工程技術(shù)書籍。

專業(yè)代號(hào):

j:建筑;

g:結(jié)構(gòu);

s:給排水;

n:采

暖、通風(fēng);

d:電氣;

r:弱電;

q:其它。

相關(guān)記錄和表格

4-13-1政府文件登記表

4-13-2文件發(fā)放登記表

4-13-3來(lái)文處理單

4-13-4專業(yè)書籍登記表

4-13-5專業(yè)書籍借閱表

4-13-6合同登記表

工程管理部資料管理制度

工程管理部資料管理制度目的對(duì)工程管理部所有的文件資料及書籍進(jìn)行有效控制和管理。工程文件資料1.下發(fā)的公司文件;2.工程技術(shù)書籍;3.與工程有關(guān)的政府批文(包括復(fù)印件);4.…
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